系統(tǒng)需求分析方法

系統(tǒng)需求分析方法一JRP法(一)ByAMT唐曉輝編譯一個組織進(jìn)行信息系統(tǒng)更新或者重新建立一個信息系統(tǒng)的時候，系統(tǒng)需求分析奠定了整個項目的基礎(chǔ)。組織要保證信息系統(tǒng)項目的成功，準(zhǔn)確的把握系統(tǒng)需求分析是關(guān)鍵的第一步。系統(tǒng)需求分析是一連串的處理過程。要一套有組織的方法來收集信息，找出使用者的需求。經(jīng)過提煉，將需求(資料的、功能的以及行為需求)模式化，最后得出一份需求報告。在這一過程中，系統(tǒng)開發(fā)者扮演的角色就是利用高度的溝通技巧、采取各種不同的形式，將潛在的需求發(fā)掘出來，將可能被誤解的或是模糊不清的信息加以澄清。這里將列舉常用的需求分析方法并詳細(xì)介紹JRP(JointRequirementsPlanning)聯(lián)合需求規(guī)劃方法。常用的需求調(diào)查方法有：已有文檔、表格和文件抽樣法，訪問組織站點法，觀察工作環(huán)境法，問卷調(diào)查法，面談法，原型法，JRP法等等。已有文檔、表格和文件抽樣法當(dāng)開始對一個組織做需求分析的時候，查看已有文檔、表格和文件是對一個組織有一個初步了解的最好方法。一個好的系統(tǒng)分析員總會先從已有文檔收集基本信息。分析員會首先找出組織結(jié)構(gòu)圖，其次會查看組織的IS(InformationSystem)歷史文檔，然后會查看組織各分塊的商務(wù)功能及存在的問題文檔，最后會查看原有IS的研究、設(shè)計等相關(guān)文檔。訪問組織站點法各個組織存在的問題有很多相似之處，尤其是相類似的組織。訪問其它已解決相關(guān)問題組織的站點。如果能夠分享到相關(guān)信息將會節(jié)省系統(tǒng)分析大量的時間和精力。觀察工作環(huán)境法觀察是了解一個組織的有效的數(shù)據(jù)收集方法。系統(tǒng)分析員通過親自參與使用或者觀察組織員工日常工作來了解系統(tǒng)。該方法通常是在其它數(shù)據(jù)收集方法碰到困難或者系統(tǒng)的某一部分過于復(fù)雜以至于員工很難把他們工作中碰到的困難以及需求解釋清楚的時候使用。問卷調(diào)查法該方法是系統(tǒng)分析員通過特別設(shè)計的問卷來收集組織員工的想法、意見以及基本信息的方法。問卷可以大量復(fù)印并散發(fā)給各個員工，員工可以在他們方便的時候完成調(diào)查。該方法可以對同一問題收集大量信息。面談法該方法是一種很重要也是常用的一種方法。它可以實現(xiàn)以下目標(biāo)：收集信息、確認(rèn)信息、凈化信息、提高員工熱情、確定需求、征求想法和意見。原型法該方法是通過建立一個小型的組織需求模型來發(fā)現(xiàn)和確認(rèn)組織需求的方法。該方法尤其是在難以定義組織需求的時候很有用。該方法的本質(zhì)道理是：當(dāng)使用者看到它們（需求）時才會意識到它們（需求）的存在。面談法、問卷調(diào)查法等等經(jīng)典方法是通過對每個最終用戶進(jìn)行面談或者問卷來調(diào)查組織需求的。然而很多系統(tǒng)分析員或者組織者卻發(fā)現(xiàn)這些方法有很多缺點一一單獨的面談或者問卷調(diào)查經(jīng)常有互相矛盾的事實、觀點和優(yōu)先級別，以及大量花費(fèi)的時間和精力。因此很多組織采用團(tuán)體工作會議的形式來代替面談或者問卷調(diào)查。該方法的一個具體的例子就是JRP方法。這一類調(diào)查方法需要詳盡的培訓(xùn)來使調(diào)查工作有明確的目的性，但是這類方法能夠在一個組織系統(tǒng)生命周期中的一個或多個階段節(jié)約大量事實和需求調(diào)查的時間。JRP法JRP是一個通過高度組織的群體會議來分析組織內(nèi)問題并定義組織需求的過程。它是更為復(fù)雜的聯(lián)合應(yīng)用發(fā)展（JAD）技術(shù)的一部分，JAD技術(shù)能夠解決整個系統(tǒng)發(fā)展過程中的問題。JRP技術(shù)在系統(tǒng)計劃和系統(tǒng)分析中被越來越廣泛的用來在組織內(nèi)部對組織的問題、目的以及需求達(dá)成一致意見。文章分以下幾個部分：JRP會議的參與者及他們的角色，如何主持一個JRP會議，在JRP會議中用到的工具和技術(shù)，JRP方法的好處。JRP參與者JRP會議包括很多參與者和角色。每個參與者應(yīng)該全程出席并積極參與整個JRP會議。一個典型的JRP會議包括以下角色：發(fā)起人.任何一個成功的JRP會議需要一個單獨的人來作為倡導(dǎo)者，稱作JRP發(fā)起人。該人通常是一個高層管理者（非IT或者IS管理層）并有橫跨不同部門和參與該系統(tǒng)項目員工的權(quán)威。發(fā)起人通過鼓勵指定參與的員工意愿并積極的參與JRP會議來全力支持該系統(tǒng)項目。通常該項目中關(guān)于是繼續(xù)還是暫停等方向性問題的最終決定都是發(fā)起人做出的。發(fā)起人在JRP會議中以介紹會議參與者來開始會議，在會議結(jié)束時將對會議做總結(jié)評論。發(fā)起人還將和JRP主持人緊密合作，通過幫助從組織中挑選參與者來安排會議，并決定JRP會議的時間和地點。主持人.JRP會議需要一個單獨的人來擔(dān)當(dāng)會議的主持人。JRP主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)為系統(tǒng)項目所召開的所有會議。這個人要有：出色的交流技巧，談判和解決團(tuán)體內(nèi)部沖突的能力，商務(wù)相關(guān)的廣泛知識，極強(qiáng)的組織技巧。并且不偏不倚。有時候在組織內(nèi)部很難找到這樣一個人。因此，組織必須提供詳盡的JRP培訓(xùn)或者從外面聘請一個專家來擔(dān)當(dāng)該角色。很多系統(tǒng)分析員被培訓(xùn)成JRP和JAD主持人。JRP主持人的任務(wù)是安排JRP會議，主持會議并總結(jié)會議結(jié)果。在會議中，主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論、鼓勵與會者積極參與、解決可能發(fā)生的沖突并保證會議的最終目的得以實現(xiàn)。主持人還要制定會議臨時規(guī)則并保證與會者遵守這些規(guī)則。.員工和管理者JRP參與者包括大量組織內(nèi)部的員工和管理者。他們要暫時放下他們的日常事務(wù)來全力參加JRP會議。這些參與者通常是發(fā)起人從組織內(nèi)挑選的，他們必須有基本的商務(wù)知識以便能夠參加需求調(diào)查會議。一個典型的JRP會議應(yīng)該包括從員工數(shù)目較少的到十幾個甚至更多的任何部門都能參與其中。員工在會議中的責(zé)任是有效的交流商務(wù)規(guī)則和需求，審核設(shè)計原型并做出可接受的決議。管理者在會議中的責(zé)任是決定項目目的，建立項目優(yōu)先權(quán)，批準(zhǔn)項目時間安排和預(yù)算并批準(zhǔn)確定的培訓(xùn)需求和工具購買計劃。記錄員一個JRP會議也包括一個或者多個記錄員來記下會議中所討論的所有問題。這些記錄在會后馬上印刷并散發(fā)給每個與會者來保持JRP會議和參與者建立起來的解決問題的良好勢頭。越來越多的記錄員使用CASE(ComputerAidedSoftwareEngineering)工具來抓住會議中的各個細(xì)節(jié)，這也反映了快速印刷會議記錄并散發(fā)給與會者的必要性。因此，記錄員有相關(guān)系統(tǒng)分析與設(shè)計的知識和使用CASE工具的技能將是非常有利的。IT職員一個JRP會議也要有一定數(shù)量的IT人員參與。他們主要是聽并記錄員工和管理者提出的問題和需求。通常，除非得到邀請，IT職員在會議中不講話或者發(fā)表看法。他們有什么問題或者看法可以在會議結(jié)束前或者結(jié)束后直接提交給主持人。JRP會議中的IT職員通常應(yīng)該包括一定數(shù)量項目組人員。這些人員也可以協(xié)助記錄員工作。如果會議中遇到特殊的技術(shù)問題還可以叫來相關(guān)專家來提供技術(shù)信息。如何策劃一個JRP會議大多數(shù)JRP會議會延續(xù)3到5天，但是偶爾也會出現(xiàn)持續(xù)2周的情況。任何一個成功的JRP會議都依賴以一個合適的計劃和有效的執(zhí)行既定的計劃。有些準(zhǔn)備是必須在JRP會議前完成的。在策劃一個JRP會議前，系統(tǒng)分析員必須和發(fā)起人協(xié)商決定在JRP會議中討論議題的范圍。定下組織對每個JRP會議的要求和期望也是非常重要的，通常，通過與系統(tǒng)項目有關(guān)的部門員工進(jìn)行面談來了解人們的要求和期望。最后，在準(zhǔn)備過程中，系統(tǒng)分析員必須確認(rèn)發(fā)起人對會議必須的人員、時間以及其它必要資源的承諾。策劃一個JRP會議包括三個步驟：選擇JRP會議地點，選擇JRP與會者，準(zhǔn)備JRP會議議程。具體情況如下：1.選擇JRP會議地點如果可能的話，JRP會議不應(yīng)該在組織（公司）的工作場所舉行，當(dāng)?shù)刭e館或者有舉行團(tuán)體會議設(shè)施的大學(xué)都是比較合適的地點。在遠(yuǎn)離日常工作地點的地方舉行會議，可以讓與會者集中精力考慮組織信息系統(tǒng)的問題及其它JRP會議的相關(guān)活動，避免在日常工作地點被一些事情打斷或者分心。最后不管會議地點在什么地方，所有與會者不得無故缺席會議而去處理日常事務(wù)。JRP會議需要一定數(shù)量的會議室。一個能容納所有與會者的主會議室是必要的。并且如果人數(shù)很多，我們還要有一些小的會議室以便分組討論一些特殊問題和議題。主會議室應(yīng)該包括桌子、椅子以及其它與會者必須的一些設(shè)備，如：黑板、幻燈機(jī)、投影儀等等。會議室中還應(yīng)改為記錄員準(zhǔn)備電腦以便很好的記錄會議中大家提出的問題和看法，電腦中應(yīng)該有支持各種文本的不同軟件以及設(shè)備。這些軟件包括CASE工具，文字處理軟件（Word），電子表格（Excel），演示工具（PowerPoint），原型開發(fā)軟件；工具包括復(fù)印打印設(shè)備等。電腦設(shè)備應(yīng)該放在會議室后面以免吸引與會者的注意力。與會人員的交流是會議的中心內(nèi)容而不應(yīng)該放在會議室設(shè)備上。最后，會議室還應(yīng)改為與會者準(zhǔn)備筆記本、鉛筆。應(yīng)該為所有人員準(zhǔn)備好胸牌和座位卡。會議還要準(zhǔn)備休息時的甜點和飲料，讓與會者感到舒適放松是非常重要的，因為JRP通常會持續(xù)一天且強(qiáng)度較高。一個典型的會議室布置如下圖:TypicalroomlayoutforJRPsessionFi：h：id&RhTthmm?nti2.選擇JRP與會者前面提到的JRP會議的需求和最終期望應(yīng)該由系統(tǒng)分析員、發(fā)起人和管理者共同提出。而選擇一個合適的主持人也是這些人應(yīng)該首先考慮的。最好的情況就是組織內(nèi)部有一個有經(jīng)驗的JRP主持人，因為他對組織相對要熟悉的多。如果沒有，則要另外選擇一個人經(jīng)過必要的培訓(xùn)來主持JRP會議。也有許多公司也寧愿從外部聘請一個有經(jīng)驗的主持人，以免會議中因為主持人的原因而對一些問題產(chǎn)生偏見。會議也需要選擇多個記錄員。由于會議議題很多，強(qiáng)度也較高，記錄員必須有充分的相關(guān)技巧（Word，CASE等），他們通常從組織的IT部門選擇。這些記錄員的分工可能不同--一個記錄員負(fù)責(zé)記錄會議展示的相關(guān)材料，其他記錄員負(fù)責(zé)記錄會議中討論的諸如發(fā)展數(shù)據(jù)模型、流程處理模型及原型等技術(shù)需求和問題。除了記錄員以外，會議也必須包括一定數(shù)量的IT專家，他們的職責(zé)就是聽取員工和管理者的需求。通常涉及到系統(tǒng)項目的IT人員都應(yīng)該參加JRP會議。當(dāng)會議中遇到一些特別的技術(shù)問題時也應(yīng)該由IT專家來加以解釋。最后，系統(tǒng)分析員要和管理者從組織內(nèi)部挑選一定數(shù)量的員工。他們要涉及到各個部門、有代表性并能清楚的表達(dá)相關(guān)問題。值得注意的是，一些部門經(jīng)理可能對一個部門的一些主要負(fù)責(zé)人依賴性較強(qiáng)，也恰恰是這些人對組織運(yùn)作、存在的問題以及需求最為了解。系統(tǒng)分析員務(wù)必和這些部門經(jīng)理達(dá)成一致讓這些員工參與其中。3.準(zhǔn)備JRP會議議程充分的準(zhǔn)備是JRP會議成功的關(guān)鍵。JRP主持人必須準(zhǔn)備好整個會議的議程并在會議前發(fā)放到每個與會者手中。議程中應(yīng)該包括每次會議的議題及時間、地點。議程分3個部分：開始、討論和結(jié)束。在開始時應(yīng)該強(qiáng)調(diào)會議的目的、規(guī)則并調(diào)動與會者的積極性。討論部分應(yīng)該充分調(diào)動每個人對議題充分發(fā)表意見和看法并盡量達(dá)成一致。最后結(jié)束部分應(yīng)該對會議做出總結(jié)并提醒全體人員還沒有解決的問題。如何主持一個JRP會議JRP會議以開會致詞、介紹與會人員以及概述議程和會議目的開始。會議主持人以準(zhǔn)備好的底稿為基礎(chǔ)來主持會議。為了成功的主持會議，主持人應(yīng)該注意一下幾點：無特殊原因不得偏離會議議程嚴(yán)格按時間表展開各個話題確保記錄員能有效工作避免會議中使用行話隨時解決某一話題所導(dǎo)致的沖突會議中有足夠的休息時間鼓勵達(dá)成多數(shù)一致意見鼓勵所有與會人員發(fā)表意見和看法，避免成為某幾個人的會議確保每個人都能遵守會前定下的會議規(guī)則會議的一個重要目標(biāo)是收集盡量多的意見和看法來解決某個問題。其中一個方法就是頭腦風(fēng)暴。頭腦風(fēng)暴（集體自由討論）是一個在群體會議中收集想法的技術(shù)。與會者被鼓勵在短時間內(nèi)說出盡量多的想法，在這一過程中不對這些想法發(fā)表任何評論。在頭腦風(fēng)暴中你可以說出任何你覺得對的想法，所以為了達(dá)到既定效果，有些規(guī)則也必須遵守：（1） 確保與會者不受外界干擾。（2） 確保每個人知道這一會議的目的（收集想法）和要解決的問題。（3） 指定一個專門的人來記錄各種想法，最好是用投影儀把這些想法打出來讓所有的人都能隨時看見。（4） 提醒每個與會者頭腦風(fēng)暴的特殊要求：自發(fā)性，任何一個想法一出現(xiàn)就馬上說出來。在會議中不允許批評、分析和推理。會議中的任何一個想法都是有用的。強(qiáng)調(diào)想法的數(shù)量（而不是質(zhì)量）。（5）在會議結(jié)束后再去分析、提煉、合并各個想法如前面所提到的一樣，一個成功的JRP會議很大程度上取決于詳盡的計劃和JRP主持人的技巧。這些技巧通常是由培訓(xùn)或者經(jīng)驗積累來逐漸提高。為了更好的實行以后可能碰到的類似JRP會議，JRP會議后面一般會讓與會者來完成一個評價性的調(diào)查問卷。JRP會議最后會有一個會議總結(jié)報告，主要內(nèi)容是會議中與會者對組織系統(tǒng)的問題以