房地產(chǎn)公司集團(tuán)維保第三方引入指引

編號(hào)：BZ-EM-PZ-021《xx集團(tuán)維保第三方引入指引》（xx年）編 制 人部門(mén)負(fù)責(zé)人審 批實(shí)行日期xx年1月xx 集 團(tuán) 工 程 管 理 中 心xxxx年一月目 錄一、編制目的 3二、適用范圍 3三、維保第三方單位儲(chǔ)備 3四、維保第三方工作范圍 3五、啟用維保第三方流程 4六、維保第三方修理修繕線上審批 11七、維保第三方啟用過(guò)程監(jiān)督 12八、維保第三方啟用追責(zé)機(jī)制 12一、編制目的引入機(jī)制及流程，保證項(xiàng)目維保工作的正常進(jìn)行，特編制本工作指引。二、適用范圍），但不包括純商業(yè)項(xiàng)目。三、維保第三方單位儲(chǔ)備儲(chǔ)備要求:各地區(qū)公司依據(jù)管轄城市內(nèi)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)數(shù)量及業(yè)態(tài)等狀況確定合適的維保第三方儲(chǔ)備單位，同一城市超過(guò)二個(gè)項(xiàng)目時(shí)，需儲(chǔ)備三家以上綜合性維保單位、二家以上專業(yè)性維保單位；同一城市僅有一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，需至少儲(chǔ)備一家綜合性維保單位、一家專業(yè)性維保單位。每年由地區(qū)公司依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r，通過(guò)招標(biāo)的方式集中簽訂三至五家第三方維保單位，接受固定單價(jià)協(xié)議，工程量按實(shí)統(tǒng)計(jì)。每年依據(jù)維保評(píng)價(jià)可淘汰一至二家第三方維保單位。全部目在地區(qū)公司戰(zhàn)略庫(kù)中選擇簽訂維保第三方修理修繕協(xié)議。四、維保第三方工作范圍責(zé)任單位不履行保修責(zé)任或故意拖延修理修繕，具體修理修繕響應(yīng)及修理修繕時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)下表:修理修繕?lè)诸愋蘩硇蘅樂(lè)秶憫?yīng)時(shí)間修理修繕時(shí)間搶修）30分鐘內(nèi)抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)2小時(shí)履行應(yīng)急修理修繕，削減損失應(yīng)急修理修繕）2小時(shí)內(nèi)抵達(dá)到現(xiàn)場(chǎng)8小時(shí)履行應(yīng)急修理修繕日常修理修繕（墻面裂縫、門(mén)窗不敏捷等）24小時(shí)工程師審核合理工期責(zé)任單位不認(rèn)真履行修理修繕責(zé)任，發(fā)生同一部位相同問(wèn)題兩次以上的修理修繕或責(zé)任單位不適合連續(xù)履行修理修繕責(zé)任的修理修繕。因修理修繕責(zé)任暫不明確，相關(guān)單位相互推諉的修理修繕；修理修繕后由甲方判定責(zé)任人并由責(zé)任人攤分費(fèi)用。責(zé)任單位不聽(tīng)從管理，使用不合格的材料或偷工減料及違反工程技術(shù)規(guī)范。五、啟用維保第三方流程重點(diǎn)留意事項(xiàng)：維保第三方修理修繕單位啟用，在項(xiàng)目正式交付之后。交付前若原建單位不協(xié)作或項(xiàng)目需搶工等特殊狀況，需要用到維保第三方施工單位資源，則由項(xiàng)目公司另行簽訂協(xié)議。修理修繕造成或產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用將從責(zé)任方協(xié)議中扣除。如責(zé)任方協(xié)議尚未結(jié)算，則對(duì)責(zé)任方發(fā)起減賬變更在其結(jié)算金額中扣除；如責(zé)任方協(xié)議已結(jié)算，則發(fā)起質(zhì)保金扣款流程從其質(zhì)保金中扣除。保修期內(nèi)，因責(zé)任單位不樂(lè)觀履行保修義務(wù)造成維保中心迫不得已啟用第三方進(jìn)行施工的狀況，屬成本對(duì)該單位進(jìn)行約談，必要狀況下上報(bào)地區(qū)公司、集團(tuán)，取消該單位下期招標(biāo)資格/資質(zhì)。職能進(jìn)行預(yù)警。發(fā)起SAP工程變更指令SAP拆分工程量發(fā)起SAP工程變更指令SAP拆分工程量審批流“5萬(wàn)元審批流打印出來(lái)現(xiàn)場(chǎng)工程師簽字現(xiàn)場(chǎng)信息員修理修繕接報(bào)單》或《附件十：2公區(qū)維保報(bào)修單》K2、郵件）＞30萬(wàn)元“30萬(wàn)元 ＞5萬(wàn)元施工單位現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接人施工單位現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接人線下籌備材料 現(xiàn)場(chǎng)信息員現(xiàn)場(chǎng)工程師、項(xiàng)目維保負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人簽字應(yīng)籌備材料包括：《附件八：修理修繕圖片一覽表》（修理修繕前中后照片）、《附件九：工程修理修繕完工及價(jià)款確認(rèn)單》、《附件十：1現(xiàn)場(chǎng)修理修繕接報(bào)單》（業(yè)主簽字）或《附件十：2公區(qū)維保報(bào)修單》。成本部估算師成本部估算師”5萬(wàn)元地區(qū)成本負(fù)責(zé)人審批K2 ＞20萬(wàn)元＜5萬(wàn)元20萬(wàn)元流程終止有責(zé)扣款有責(zé)扣款啟用維保第三方流程表序號(hào)操作步驟所需材料表單模板備注1電話錄音通知施工單位維保授權(quán)托付人進(jìn)場(chǎng)修理修繕說(shuō)辭》附件一：電話錄音通知修理修繕說(shuō)辭.docx后期公司審查；2修理修繕催告函函》附件二：工程修理修繕催告函.docx1K2授權(quán)托付人簽收；遞（保存好快遞簽收記錄及原始憑證）；3報(bào)價(jià)《附件三：修理修繕?lè)桨浮穬r(jià)單》附件三：修理修繕?lè)桨?docx附件四：工程修理修繕預(yù)算報(bào)價(jià)單.xls報(bào)價(jià)報(bào)備成本預(yù)審核；4告知函啟用告知函》附件五：工程修理修繕第三方啟用告知函.方修理修繕，暫預(yù)算費(fèi)用及聯(lián)帶責(zé)任均由責(zé)任單位擔(dān)當(dāng)；類發(fā)起啟用第三方修理修繕審批流程；5送修理修繕派工單單》賬》附件六：工程修理修繕派工單.docx臺(tái)賬.xlsx1、審批流程通過(guò)后打印出紙質(zhì)第三方。認(rèn)，保留憑證、并建立第三方修理修繕臺(tái)賬；6第三方進(jìn)場(chǎng)修理修繕表》一覽表.xls實(shí)施；照片盡可能呈現(xiàn)修理修繕現(xiàn)場(chǎng)；記錄；預(yù)算報(bào)價(jià)，需提前報(bào)備成本對(duì)接人；7付款函》《附件三：修理修繕?lè)桨浮穬r(jià)單》啟用告知函》表》價(jià)款確認(rèn)單》保報(bào)修單》附件九：工程修理修繕完工及價(jià)款確認(rèn)單.附件十：1現(xiàn)場(chǎng)修理修繕接報(bào)單.doc附件十：2公區(qū)維保報(bào)修單.docx款確認(rèn)單》，需經(jīng)維保、成本簽字確認(rèn)；需經(jīng)客戶驗(yàn)收簽字確認(rèn)，禁止代簽；需經(jīng)物業(yè)、維保聯(lián)合驗(yàn)收簽字確認(rèn)；類發(fā)起第三方修理修繕價(jià)款確認(rèn)及付款審批流程；審批流程；8修理修繕扣款函函》附件十一：工程修理修繕扣款函.docxEMS（保存好快遞簽收記錄及原始憑證）；注：實(shí)際操作中，為節(jié)省時(shí)間，《工程修理修繕催告函》《工程修理修繕第三方啟用告知函》用印申請(qǐng)可同時(shí)發(fā)起在前，《工程修理修繕第三方啟用告知函》在后，需留有合理的時(shí)限。）5.1.1正常啟用第三方流程。函件寄送憑證填寫(xiě)及留存要求（有責(zé)扣款憑證）項(xiàng)目協(xié)議保修留存辦公地址項(xiàng)目協(xié)議保修留存辦公地址項(xiàng)目協(xié)議全稱名協(xié)議留存保修聯(lián)系方式協(xié)議留存保修聯(lián)系人項(xiàng)目維保中心辦公地址項(xiàng)目協(xié)議全稱名維保工程師聯(lián)系方式對(duì)接的維保工程師工程修理修繕催告函EMS作為函件寄送的首選；“寄件人姓名”、“電話”填寫(xiě)對(duì)接的維保工程師及其聯(lián)系方式；寄件人“辦公地址”填寫(xiě)項(xiàng)目維保中心辦公地址；“內(nèi)件品名”填寫(xiě)資料文件的具體名稱，例如：工程修理修繕催告函或工程修理修繕扣款函，嚴(yán)禁籠統(tǒng)隨便；“收件人姓名”、“電話”填寫(xiě)項(xiàng)目協(xié)議內(nèi)保修要求中留存的聯(lián)系人及聯(lián)系方式，并匹配全都；函件一式兩份，維保中心做好留存，同時(shí)將快遞單寄件人留存聯(lián)在快遞人員簽收后妥當(dāng)保管，在快遞寄出幾日后準(zhǔn)時(shí)上網(wǎng)查詢快遞投遞狀況，并將該網(wǎng)頁(yè)保存打印，連同函件、快遞單憑證原件一同存檔。對(duì)方拒收函件時(shí)，退回的函件應(yīng)保持原封不動(dòng)，EMS信封不要拆開(kāi)，退件說(shuō)明也不要撕毀，網(wǎng)上的物流跟蹤單打印出來(lái)貼在原件上存檔，避開(kāi)遺失。無(wú)責(zé)修理修繕無(wú)責(zé)修理修繕啟用維保第三方流程表序號(hào)操作步驟所需材料表單模板備注1通知第三方進(jìn)《附件三：修理修繕?lè)桨浮贰陡郊模汗こ绦蘩硇蘅橆A(yù)算報(bào)價(jià)附件三：修理修繕?lè)桨?docx報(bào)備成本預(yù)審核；進(jìn)行預(yù)算報(bào)價(jià)單》附件四：工程修理修繕預(yù)算報(bào)價(jià)單.xls2事項(xiàng)簽報(bào)審批/起啟用第三方修理修繕審批流程；保留憑證、并建立第三方修理修繕臺(tái)賬；3《附件六：工程修理修繕派工單》附件六：工程修理修繕派工單.docx發(fā)送維單《附件七：第三方修理修繕臺(tái)賬》臺(tái)賬.xlsx4《附件八：修理修繕圖片一覽表》一覽表.xls施；片盡可能呈現(xiàn)修理修繕現(xiàn)場(chǎng)；錄；報(bào)價(jià)，需提前報(bào)備成本對(duì)接人；5《附件三：修理修繕?lè)桨浮穯巍肥马?xiàng)簽報(bào)審批流《附件八：修理修繕圖片一覽表》確認(rèn)單》：1或《附件十：2附件九：工程修理修繕附件十：1現(xiàn)場(chǎng)修理修繕接報(bào)單.doc附件十：2公區(qū)維保報(bào)修單.docx認(rèn)單》，需經(jīng)維保、成本簽字確認(rèn)；需經(jīng)客戶驗(yàn)收簽字確認(rèn)，禁止代簽；需經(jīng)物業(yè)、維保聯(lián)合驗(yàn)收簽字確認(rèn)；起第三方修理修繕價(jià)款確認(rèn)及付款審批流程；流程；付款流程付款流程所需資料文件資料付款審批流程中需上傳附件： 表1、付款工程量表2、工程款支付表3、收款清單.xls、質(zhì)量審核表.docx 申請(qǐng)表.doc x每個(gè)付款流程必備材料 附件六：工程修理修繕附件九：工程修理修繕附件八：修理修繕圖片派工單（給第三方完工及價(jià)款確認(rèn)單. 一覽表.xls付款的每個(gè)事項(xiàng)都需要這四份材料附件十一：工程維（EMS郵寄發(fā)函憑證）有責(zé)事項(xiàng)需要無(wú)責(zé)事項(xiàng)不需要）付款審批流程終止后，需要提交出納進(jìn)行付款所需要的材料：K2流程中上傳的全部資料文件資料的紙質(zhì)版。責(zé)任工程師審核責(zé)任工程師審核SAP自動(dòng)發(fā)起K2審批流＞5萬(wàn)元“5萬(wàn)元K2審批流程終止項(xiàng)目出納付款地區(qū)經(jīng)營(yíng)班子（成本）審批K2地區(qū)公司董事長(zhǎng)審批K2地區(qū)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批K2地區(qū)成本負(fù)責(zé)人審批K2地區(qū)工程負(fù)責(zé)人審批K2項(xiàng)目成本對(duì)接人SAP中發(fā)起付款項(xiàng)目成本負(fù)責(zé)人審批K2項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人審批K2地區(qū)公司維保負(fù)責(zé)人審批K2項(xiàng)目法務(wù)對(duì)接人審批K2項(xiàng)目財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批K2項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批K2六、維保第三方修理修繕線上審批6.1第三方啟用籌備資料文件資料第三方啟用籌備資料文件資料完工確認(rèn)資料文件資料EMS《附件三：修理修繕?lè)桨浮贰陡郊牛汗こ绦蘩硇蘅樛旯ぜ皟r(jià)款確認(rèn)單》《附件四：工程修理修繕預(yù)算報(bào)價(jià)單》2維保報(bào)修單》EMSEMS（修理修繕前狀況）保報(bào)修單》其他說(shuō)明：以上為有責(zé)修理修繕啟用第三方所需材料，如原責(zé)任單位同意扣款修理修繕的需供應(yīng)簽字或蓋章同意憑（會(huì)議紀(jì)要、K2）。七、維保第三方啟用過(guò)程監(jiān)督項(xiàng)目例行自查項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目維保負(fù)責(zé)人每周需對(duì)第三方修理修繕事項(xiàng)進(jìn)行掩蓋自查，規(guī)避因過(guò)程管理缺失給公司造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)。地區(qū)