會議禮儀培訓(xùn)教材

會議的六大功能傳達(dá)公司經(jīng)營理念并使公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一致召開會議最主要是為了傳達(dá)公司的經(jīng)營理念，統(tǒng)一上下員工的步調(diào)，改進(jìn)公司的缺失，讓公司能夠更好。同時(shí)通過會議，集思廣益，把大家的意見統(tǒng)一起來使之成為公司即將遵循的一個(gè)方向，這樣才能眾志成城，又快又好的將目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。傳達(dá)決策者信念集思廣益共同解決問題與危機(jī)腦力激蕩，尋求創(chuàng)意，突破經(jīng)營盲點(diǎn)檢討、改進(jìn)缺失達(dá)成告知功能樣傳達(dá)信息要比在布告欄上公布的效果好得多，而且也顯得更為鄭重。議進(jìn)行前的注意要點(diǎn)是否一定要開會一般來說，一定要召開的會議至少應(yīng)該符合下列條件中的一個(gè)：需要進(jìn)行信息交換從而尋找、分析、解決問題和做出決策時(shí)，也同樣需要開會。需要整合不同意見作為包含著許多個(gè)體的團(tuán)隊(duì)，要成為一個(gè)整體，就需要整合內(nèi)部不同的意見，如，讓眾人接受一個(gè)決定、計(jì)劃和構(gòu)想；或者重新整合眾人混亂的觀念，確保所有人都對一個(gè)問題有一致的理解，這時(shí)，就需要開會。另外，如果需要使某個(gè)問題盡快獲得各方的反應(yīng)，或是需要全面推動、加快已經(jīng)被延遲了的工作，往往也需要開會。涉及多方面的工作安排如果決策實(shí)施時(shí)涉及多個(gè)部門、多個(gè)人員時(shí)，當(dāng)然也需要召開會議。比如說，為了讓大家明確目前所面臨的問題；處理涉及到不同部會議議程不可太過冗長安排會議議程整合意見、得出結(jié)論和會議結(jié)束等幾個(gè)部分。視當(dāng)時(shí)具體的情況而定。各種會議的長度30～903030～1201開會地點(diǎn)的安排公司內(nèi)部的會議一般都在公司內(nèi)舉行，但不同類型的會議，舉行的地點(diǎn)也有所不同。公司的例會，需要有一個(gè)固定的會議場所，最好是一間獨(dú)立、寬敞、明亮的房間，里面有必要的布置和設(shè)備；公司的高層在主辦會議時(shí)可以使用公司內(nèi)部的場地；公司間的會議根據(jù)會議舉行的目的而選擇不同的地點(diǎn)；大型會議，特別是比較正式的會議，其場所要求比其他會議要高一些，但是仍有不少地點(diǎn)可供選擇，比如會議中心、公共建筑和高校會堂等。確定合適的開會時(shí)間8：00～11：0014：00～16：00舉行；臨時(shí)例會則要選擇與會者都感到方便的時(shí)間。還有，11：00間，這樣才不會影響與會者的正常安排。邀請適合參與會議的對象適合參與會議的人員應(yīng)該符合如下條件：有利于議題的討論更有效率的人。有利于會議的順利進(jìn)行用不可或缺的人、代表著某個(gè)團(tuán)體或群體利益的人等。有利于召集者的意愿召集者意愿的人當(dāng)然也是與會者的理想人選。定名單時(shí)首先被執(zhí)行。輔助器材的搭配公司的會議室由于需要長期使用，所以應(yīng)配有常用的輔助器材，它們主要是一些電子設(shè)備：首先是照明設(shè)備，無論采光效果如何，電燈的照明度都不應(yīng)低于影幕以及相關(guān)的傳導(dǎo)線等，投影器多為可移動型，可在投影幕前2～4ＤＶＤ影碟機(jī)、功放決定開會日期應(yīng)注意的事項(xiàng)1－1行。決定開會日期時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)1開會時(shí)間有無碰上外賓來訪，或公司出貨期、假日等特殊時(shí)期決定開會日期時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)1開會時(shí)間有無碰上外賓來訪，或公司出貨期、假日等特殊時(shí)期2應(yīng)考慮出席者的工作狀況，可有代理人3輔助器材的來源4由誰負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)5主席、會議記錄人員等相關(guān)人員的編派6會議進(jìn)行時(shí)間預(yù)計(jì)要多久下面就表1－1中的幾個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行說明：確定惟一的聯(lián)絡(luò)人人搞不清到底是哪一個(gè)部門通知開會。確定主席會議主席。確定會議記錄者好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發(fā)表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中，會議記錄者有義務(wù)適時(shí)幫助與會者有系統(tǒng)地陳述意見及遵照議程進(jìn)行討論。機(jī)、音箱等。開會場所的選擇于會議任務(wù)的順利完成。讓與會者放松心情、集中注意力，有利于激發(fā)與會者的創(chuàng)意。開會場所的選擇1在會議時(shí)間內(nèi)可自由使用的場所2開會場所的選擇1在會議時(shí)間內(nèi)可自由使用的場所2隔音效果良好3會場須舒適寬敞4采光通風(fēng)良好5沒有其他干擾源6最好有窗簾，在放投影資料時(shí)才能看清楚7安靜不嘈雜，空調(diào)良好8插座電源及白板、麥克風(fēng)等要齊全總而言之，開會場所一定要選在安靜合適的場所，必須要具備足功保駕護(hù)道具、視聽器材的準(zhǔn)備在開會日期以及開會場所確定好之后，接下來要做的就是對道1－3這些物品都準(zhǔn)備齊全之后，才能保證會議的順利進(jìn)行。道具、視聽器材的準(zhǔn)備1桌、椅、名牌、免洗杯、飲料2道具、視聽器材的準(zhǔn)備1桌、椅、名牌、免洗杯、飲料2黑白板、萬能筆、粉筆、板擦3簽到簿、名冊、原子筆4投影機(jī)、幻燈機(jī)、電池、錄音帶、鐳射指示器或指示棒5白紙、目錄、議程、會議資料、產(chǎn)品下面就表1－3中的幾個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行說明：簽到簿、名冊、原子筆準(zhǔn)備簽到簿是舉行會議時(shí)必不可少的一項(xiàng)工作，除名冊以外還應(yīng)準(zhǔn)備原子筆，因?yàn)橛械呐c會者來參加會議的時(shí)候，會忘記帶筆，等到要做記錄的時(shí)候就會產(chǎn)生不必要的麻煩，所以不僅要事先準(zhǔn)備好原子筆，還要保證充足供應(yīng)。會議議程的相關(guān)資料【自檢】請幫助這些會議的組織者選擇合適的會議長度：會議Ａ：□30分鐘以內(nèi) □30－90分鐘 □30－120分鐘□一天 □一天以會議Ｂ：□30分鐘以內(nèi) □30－90分鐘 □30－120分鐘□一天 □一天以會議Ｃ：□30分鐘以內(nèi) □30－90分鐘 □30－120分鐘□一天 □一天以會議Ｄ：□30分鐘以內(nèi) □30－90分鐘 □30－120分鐘□一天 □一天以上【本講小結(jié)】傳達(dá)公司經(jīng)營理念、整合大家的意見；傳達(dá)決策者信念；集思廣益共同解決問題；腦力激蕩、尋求創(chuàng)意、突破經(jīng)營盲點(diǎn)；檢討改進(jìn)缺失；達(dá)成告知功能是會議的六大功能。要做好開會場所的選擇；最后，還要做好道具、視聽器材的準(zhǔn)備?！拘牡皿w會】議，需要從以下兩個(gè)方面入手：會前的準(zhǔn)備安排接待人員會議的溝通協(xié)調(diào)工作。一般性服務(wù)事項(xiàng)接待人員負(fù)責(zé)一般性服務(wù)事項(xiàng)的接待人員，即普通接待人員。普通接待人員必須熟悉他國語言和國際禮儀，他們可以承擔(dān)一般性的引導(dǎo)工作，通過自身的服務(wù)讓外賓在陌生的環(huán)境中感覺到親切和舒適。專業(yè)的口譯人員會場布置會場的布置既要符合國際標(biāo)準(zhǔn)，又要體現(xiàn)出本國特色。以海報(bào)為例，就可以一邊用外賓國家的語言，一邊用本國語言，這樣的“雙劍合壁”相信可以很好地烘托出一種良好合作的氣氛。還要注意安全出口的暢通和衛(wèi)生間位置的提示。接待外賓的細(xì)節(jié)讓外賓的中國之行充滿愉快的記憶，從而從側(cè)面促進(jìn)交易的成功。外賓生活習(xí)慣的禁忌。飲料人也喜歡喝茶，他們喜歡的茶種是烏龍茶。一般的外國人喝礦泉水的比例很高，他們喜歡喝質(zhì)感較強(qiáng)的礦泉水，尤其是比較注重礦泉水的品牌。所以，如果為外賓準(zhǔn)備礦泉水，最好選擇那些國際上比較認(rèn)同的品牌。食物禁忌迎賓準(zhǔn)備鮮花的選擇議接待人員最好能多多了解有關(guān)花的知識，這樣才能送出合適的鮮花。胸花的佩戴不要隨便戳洞。夏天為女士佩戴胸花時(shí)，不要?jiǎng)e在胸前，以免倒掛，而是要將花別在女性的肩部。接機(jī)牌的裝飾在機(jī)場迎接外賓往往需要一塊接機(jī)牌，接機(jī)牌的主要作用是引導(dǎo)來賓。除了引導(dǎo)，接機(jī)牌還可以成為展現(xiàn)公司文化的一個(gè)小小窗口。為了給外賓留下美好的第一印象，一定要對接機(jī)牌進(jìn)行一定的裝飾。最好不要使用常見的白紙板，而要使用彩色的紙板。繽紛靚麗的色彩既醒目又熱情，非常適合迎賓。另外，紙板上還要清晰的用相關(guān)語言寫出來賓的名字。也可以對接機(jī)牌進(jìn)行個(gè)性化裝飾，比如，在接機(jī)牌的下半段懸掛兩個(gè)鈴鐺，當(dāng)旅客出來時(shí)，就輕輕搖晃牌子，鈴鐺發(fā)出的細(xì)碎而悅耳的聲音很容易吸引旅客的注意力，從而可以有效縮短尋找的時(shí)間，也能帶給賓客愉悅的感覺。沿途報(bào)喜不報(bào)憂安排外賓住宿營造良好的住宿氛圍窗外的景致也要好。提供相關(guān)資料為外賓選擇了一個(gè)舒適的住宿環(huán)境后，還要為其準(zhǔn)備以下資料，讓其對自己身邊的服務(wù)人員、自己的行程以及飯店的情況等都了如指掌，產(chǎn)生賓至如歸的感覺。圖2－1 為外賓提供的相關(guān)資料2－1兼顧到外賓的家眷派送禮物強(qiáng)感情聯(lián)系。精美的蠟燭臺對歐美人士來說也是不錯(cuò)的選擇?！咀詸z】以下是跨國會議前接待外賓需要做好的準(zhǔn)備工作，請以此為標(biāo)準(zhǔn)如果解決率≥80%，就說明貴公司的準(zhǔn)備工作比較充分。如果解決率≥80%，就說明貴公司的準(zhǔn)備工作比較充分。如果解決率≤80%，那您下次就要多多努力！接待人員資料□已解決□還未相關(guān)資外賓飲食喜好資料□已解決□還未料準(zhǔn)備情況編寫新聞稿□已解決□還未準(zhǔn)備行程表□已解決□還未安排茶點(diǎn)和飲食□已解決□還未登記安排□已解決□還未宣傳袋□已解決□還未一般業(yè)視聽設(shè)備□已解決□還未務(wù)安排翻譯服務(wù)□已解決□還未保衛(wèi)人員和停車場□已解決□還未接待工作□已解決□還未【本講小結(jié)】跨國會議，對于會議禮儀、接待禮儀、餐桌禮儀等等國際禮儀，皆須涉獵吸收，才能有“禮”走遍天下。的相關(guān)事宜?？鐕鴷h的接待人員主要分為兩種，一種是負(fù)責(zé)一般性服務(wù)事項(xiàng)的接待人員，即普通接待人員；另一種則是非常專業(yè)的口譯人員。他們各司其職，承擔(dān)著整個(gè)會議的溝通協(xié)調(diào)工作?！拘牡皿w會】開會應(yīng)有的態(tài)度開會之前針對主題提出自己的見解在開會之前針對主題把自己的見解整理出來，做到胸有成竹。需要注意的是要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，以適當(dāng)?shù)姆绞截暙I(xiàn)自己的創(chuàng)意。比如，輪到自己發(fā)言時(shí)，直接、正面地提出自己的看法；從別人的觀點(diǎn)引申，提出自己的看法；綜合多個(gè)人的觀點(diǎn)，提出自己的看法；同意他人的觀點(diǎn)；針對別人的觀點(diǎn)，提出不同的意見；以設(shè)問的形式，提出自己的看法。對出席者一視同仁，不分上下對出席會議的其他與會者應(yīng)該一視同仁，不要因?yàn)槟闩c他的私人問題，就將他所提的意見一概否決。開會的目的在于集思廣益、共同解決問題，而不是制造問題，因此，與會者要彼此尊重，公私分明，絕對不要存有個(gè)人私心，要對出席者一視同仁，不分上下，這樣才能達(dá)到開會的目的。不受利害及感情影響參加會議要不受利害及感情影響。對事不對人，不因個(gè)人喜好而區(qū)別對待他人服從眾人決議一點(diǎn)每位與會者都要謹(jǐn)記于心。通力合作以期在短時(shí)間內(nèi)完成工作當(dāng)你的意見不被采納時(shí)，千萬不要意氣用事，不要抱著“反正我的意見你們都不采納，隨你們吧！”的心態(tài)。這種做法非但不利于會議的順利進(jìn)行，而且也不利于你的個(gè)人發(fā)展。出席者應(yīng)遵守的禮節(jié)與會者禮節(jié)尊重會議的整體功能會議的決議無法按時(shí)達(dá)成。另外，還要切記會議是溝通和交流的場所，是求同存異的場所，如果出現(xiàn)了不文明的行為，對參與會議的每個(gè)人來說都是羞恥之事，應(yīng)該極力避免。遵守會議規(guī)定在最短的時(shí)間內(nèi)解決問題。所以，一定要認(rèn)真遵守會議的規(guī)定。出席者彼此尊重對其他與會者的一種尊重。關(guān)掉所有通訊器材發(fā)言要征詢主席許可會議的順利進(jìn)行。不隨便離席走動或打電話與會者的尊重。不要隨便打斷別人講話一些與會者在沒有理解發(fā)言者意思或者不等發(fā)言者說完一個(gè)問進(jìn)行提問。主席職責(zé)協(xié)調(diào)氣氛活躍起來。引導(dǎo)會議方向力?；鉀_突與會者本身若能自行化解意見沖突，則創(chuàng)造高效率的會議就不會是一件難事。必要的話，主席應(yīng)公開處理互相沖突的意見，但要極力避免引起與會者間的對立。主席在化解沖突前，應(yīng)該對持相反意見的兩方分別有清楚的了解，并提出折中方案應(yīng)對。有效結(jié)束會議安排。很顯然，已經(jīng)得出決議，完成預(yù)定目標(biāo)的會議可以結(jié)束了。對于【自檢】認(rèn)為應(yīng)該如何應(yīng)對才是正確的行為？一提出觀點(diǎn)就遭到了別人的反對?！趿⒓捶瘩g □不予理睬□有禮貌的提醒他讓自己把話說完 □請求主席維持會秩序別人反對自己的觀點(diǎn)時(shí)，有人身攻擊的語句。□反唇相譏 □不予理睬□提醒他注意禮貌 □繼續(xù)就議題討論3．雖然會議中有自己感興趣的議題，但似乎會議主席反對議的通過?！趵^續(xù)準(zhǔn)備 □放棄準(zhǔn)備□尋找同盟 □在會前請示會議主席閱覽4．自己想在會上提出一個(gè)觀點(diǎn)，但未受到會議主席的示意□擅自站起提出 □保持沉默□暫時(shí)壓下，等下次申請發(fā)言 □等會后再向會議席提出【本講小結(jié)】除了外表的美麗，在任何時(shí)候尊重他人、遵守禮儀也是一種美麗。良好的印象，更能有效推進(jìn)會議的進(jìn)行。人是會議的主導(dǎo)因素，每個(gè)參加會議的人都要抱著正確的態(tài)度，這些態(tài)度包括積極貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意，對出席者一視同仁、不分上下，不受利害及感情牽動，對事不對人、不因個(gè)人喜好而區(qū)別對待他人，服從眾人決議，通力合作以期在短時(shí)間內(nèi)完成工作。【心得體會】質(zhì)詢的禮節(jié)不要同時(shí)提出兩個(gè)以上的問題地回答你的問題，有利于解答你心中的疑問。尊重，也是一種有禮貌的表現(xiàn)。質(zhì)詢要在兩分鐘內(nèi)說完答。也會拖延會議的進(jìn)程。避免只回答是或不是回答問題時(shí)不能只說“是或不是，好或不好不要重復(fù)提出同樣的質(zhì)詢你應(yīng)該構(gòu)思其他的問題。而且，這種重復(fù)提問還會占據(jù)會議的時(shí)間，影響他人提問，實(shí)在是損人又不利己。勿大聲無理的問話或堅(jiān)持己見少數(shù)服從多數(shù)是會議規(guī)則中的一條，它強(qiáng)調(diào)的是一種集體的聲想法相左，你就要試著去接受大家的意見，而不是堅(jiān)持己見。如果你因?yàn)樽约旱囊庖姴槐徽J(rèn)同而臉色難看甚至在會議中大喊大鬧，那不僅于事無補(bǔ)，而且還會讓其他與會者覺得你沒有風(fēng)度、氣司儀角色扮演司儀是協(xié)助會議主席控制會議的人，其職責(zé)最主要是讀議程和唱名，并且提醒主席會議的重點(diǎn)，所以只有在進(jìn)行下一個(gè)議題時(shí)，才會開口，大部分時(shí)間都是由主席講話。一個(gè)稱職的司儀，不應(yīng)該喧賓奪主，搶走主席的光彩，而是大家各司其職，令會議開的有聲有色。一名合格的會議司儀應(yīng)具備以下九大特性：具有專業(yè)知識參與會議的主席、司儀和群眾，都要好好的扮演自己的角色，大家通力合作，才能把會議開得盡善盡美。要清楚自己的定位可喧賓奪主。一下”？這樣既尊重了主席，