工程檔案管理作業(yè)指引

工程檔案管理作業(yè)指引編制日期2009-06-25審核日期2009-06-批準(zhǔn)日期2009-06-修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人08-10-30第一次增加工程檔案管理總則；明確項目部需存檔文件內(nèi)容及調(diào)整組卷目錄；補(bǔ)充對項目工具書管理的要求；補(bǔ)充對竣工資料整理要求；補(bǔ)充現(xiàn)場檔案的歸檔時限及建立現(xiàn)場檔案的檢查制度。0第二次根據(jù)公司二級管控模式調(diào)整進(jìn)行修訂。

流程概況流程目的為了確保項目工程圖紙與存檔資料的完整性和有效性，及時地對項目管理提供信息資源，提供有效的單位工程竣工結(jié)算或分項工程竣工結(jié)算資料。適用范圍本流程適用城市公司設(shè)立項目部的項目工程檔案管理工作。2、城市公司由工程技術(shù)部履行項目部職能的參照此流程執(zhí)行。定義無。流程主導(dǎo)及參與部門總部技術(shù)部（主導(dǎo)）、總部總經(jīng)理辦公室、城市公司項目部（主控）、城市公司工程技術(shù)部、城市公司檔案管理部門上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱《工程管理流程》部門流程中承擔(dān)職責(zé)城市公司項目部（下稱項目部）負(fù)責(zé)現(xiàn)場圖紙的審核，發(fā)放；負(fù)責(zé)現(xiàn)場設(shè)計變更的發(fā)放；負(fù)責(zé)現(xiàn)場作廢圖紙的收回；負(fù)責(zé)現(xiàn)場工程竣工資料的整理、移交及歸檔；負(fù)責(zé)總部聯(lián)檢及月度巡檢發(fā)現(xiàn)的項目現(xiàn)場資料、檔案管理問題整改。城市公司工程技術(shù)部（下稱工程技術(shù)部）負(fù)責(zé)通過月度巡檢對城市公司項目現(xiàn)場工程資料管理情況進(jìn)行檢查；監(jiān)督月度巡檢及總部聯(lián)檢發(fā)現(xiàn)的項目現(xiàn)場工程資料管理問題整改工作。城市公司檔案管理部門負(fù)責(zé)城市公司月度資料檔案管理、公章使用、收發(fā)文制度檢查情況的匯總與上報；負(fù)責(zé)工程竣工檔案的內(nèi)部驗收及歸檔工作?？偛考夹g(shù)部（下稱技術(shù)部）負(fù)責(zé)本流程的修編；通過總部聯(lián)檢及日常工作跟蹤配合總經(jīng)辦監(jiān)督、指導(dǎo)城市公司工程資料檔案管理工作?？偛靠偨?jīng)理辦公室（下稱總經(jīng)辦）1、負(fù)責(zé)公司檔案管理、公章使用、收發(fā)文制度工作的檢查；

工程檔案管理總則為了規(guī)范項目部工程檔案資料的管理，做好項目檔案資料管理工作，根據(jù)國家《建筑施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》（GB50300-2001）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、我司《檔案資料管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合項目部的實際情況，特制定本流程。工程檔案資料是指我司負(fù)責(zé)開發(fā)建設(shè)的工程，依據(jù)有關(guān)管理規(guī)定，在開發(fā)全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字資料、各種圖表、表格、圖紙、材料實物、音像資料等技術(shù)文件的總稱。它是開發(fā)手續(xù)辦理、施工過程管理及竣工驗收、交付使用的必備條件，也是對工程進(jìn)行檢查、驗收、管理、使用、維護(hù)、維修和改擴(kuò)建的依據(jù)。本作業(yè)指引所稱“工程檔案資料管理”是指從前期手續(xù)辦理、工程開始組織施工到工程竣工交付，在開發(fā)建設(shè)過程中形成的前期手續(xù)文件、勘察設(shè)計資料、施工圖紙、招投標(biāo)文件、合同文件、施工準(zhǔn)備工作文件、工程質(zhì)量管理資料、工程進(jìn)度管理資料、工程技術(shù)資料、工程施工記錄、工程材料檢驗記錄、變更洽商資料、往來文函、會議資料、工程巡檢資料、工程驗收資料、竣工圖紙及工程移交資料的積累、整理、編制、報送和移交歸檔的規(guī)定和要求。本作業(yè)指引統(tǒng)一規(guī)定了項目部內(nèi)部工程檔案資料管理工作的內(nèi)容和要求，適用于項目現(xiàn)場工程檔案資料的管理。工程檔案的建立和使用項目部根據(jù)公司《檔案資料管理規(guī)定》對現(xiàn)場檔案的管理要求及本作業(yè)指引要求，建檔立卷，保證現(xiàn)場文件的完整性和可追溯性。每卷文件分別建立目錄。建立《現(xiàn)場檔案借閱登記簿》、《現(xiàn)場檔案簽收/發(fā)登記簿》（見附表），要求經(jīng)辦人對現(xiàn)場檔案借閱和收發(fā)情況進(jìn)行登記備案。文本檔案的管理按照公司《檔案資料管理規(guī)定》，項目部需存檔的工程檔案資料分為一級檔案和二級檔案資料：屬一級檔案的有：項目投資指導(dǎo)書；項目開發(fā)指導(dǎo)書；項目五證，有關(guān)政府部門對項目的批文；公司上報政府部門請示文件；立項文件資料；建設(shè)用地、征地、拆遷文件資料，勘察、測繪、設(shè)計報批批復(fù)文件資料；市政報裝相關(guān)資料；招投標(biāo)文件；建設(shè)、施工、安裝、監(jiān)理等政府審批文件資料；項目采購合約管控表、項目一級、二級計劃、項目工程進(jìn)度總控制計劃，合同及協(xié)議書、重要的往來文件、信函，竣工圖及竣工驗收文件材料，工程移交文件等；屬二級檔案的有：項目現(xiàn)場規(guī)章制度；施工圖紙、施工組織方案和重要分部工程施工方案（附審批文件）、施工總進(jìn)度計劃及年、季、月度計劃（附審批文件）；圖紙及設(shè)計交底記錄、圖紙會審記錄、變更洽商和客戶洽商（含內(nèi)部報審表、變更洽商記錄單及附圖等）；項目工程質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)文件；工程施工備忘錄（大事記）、城市公司工程檢查文件、工程管理月報、監(jiān)理與承包商檢查評價記錄、關(guān)鍵工序檢查記錄；監(jiān)理月報、監(jiān)理通知、監(jiān)理會紀(jì)要及其它現(xiàn)場工程協(xié)調(diào)、專題會紀(jì)要；材料認(rèn)價及工程量確認(rèn)文件、洽商月報、工程進(jìn)度款支付審核表、項目結(jié)算文件；材料設(shè)備封樣清單、進(jìn)場材料設(shè)備驗收分類表、材料設(shè)備驗收記錄單、現(xiàn)場施工樣板驗收記錄單；設(shè)備檔案（設(shè)備合格證、使用說明書等）；索賠函和反索賠函及相關(guān)資料、往來文函等；擔(dān)保管理文件資料。檔案保存：按照公司《檔案資料管理規(guī)定》，屬一級檔案的資料原件存城市公司檔案管理部門，業(yè)務(wù)部門存復(fù)印件。業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的一級檔案資料，在取得原件后應(yīng)在48小時內(nèi)將原件交付城市公司檔案管理部門，經(jīng)辦部門保存復(fù)印件。二級檔案資料由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保存原件，工程類及現(xiàn)場施工管理類檔案原件存項目現(xiàn)場，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門審核的資料檔案原件存業(yè)務(wù)部門，項目部存復(fù)印件。檔案資料組卷：項目部現(xiàn)場資料組卷按照公司《檔案資料管理規(guī)定》執(zhí)行，并對項目需存檔的工程檔案資料分卷號補(bǔ)充如下：

項目部需存檔的文件目錄卷別檔案類型檔案內(nèi)容項目存檔形式A1卷前期證照項目五證復(fù)印件F卷政府性文件政府部門對項目的批復(fù)文件，各項專業(yè)市政方案、各項專業(yè)審批手續(xù)復(fù)印件I卷征地相關(guān)手續(xù)建設(shè)用地、征地、拆遷文件材料復(fù)印件J卷勘察設(shè)計文件勘察、測繪、設(shè)計文件材料復(fù)印件L卷招投標(biāo)文件各類招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、定標(biāo)審批文件、免招標(biāo)申請審批表復(fù)印件M卷M1卷參建單位資料甲方、監(jiān)理、總包及各分包單位資質(zhì)、招標(biāo)備案手續(xù)、監(jiān)督備案及安全備案手續(xù)等復(fù)印件M2卷項目管理資料項目投資指導(dǎo)書、項目開發(fā)指導(dǎo)書、項目采購合約管控表、項目一、二級計劃等、項目總控制計劃等復(fù)印件M3卷技術(shù)方案各類專項技術(shù)方案、專項工藝研究報告等原件M4卷監(jiān)理月報每月監(jiān)理月報原件M5卷監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃及細(xì)則原件M6卷材料樣板材料認(rèn)價單、材料樣板（實物）、進(jìn)場材料設(shè)備驗收分類表、材料設(shè)備封樣清單、材料設(shè)備驗收記錄單、現(xiàn)場施工樣板驗收記錄單等原件M7卷設(shè)備資料設(shè)備合格證、線路圖、檢測報告、使用說明書等復(fù)印件M8卷工程款文件月進(jìn)度確認(rèn)文件、工程進(jìn)度款支付審核表等原件M9卷工程檢查資料項目工程質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、月度工程巡檢報告、項目現(xiàn)場聯(lián)檢記錄、工程管理月報、監(jiān)理與承包商檢查評價記錄、關(guān)鍵工序檢查記錄等復(fù)印件M10卷變更洽商變更洽商和客戶洽商（含內(nèi)審表、變更洽商記錄和附圖等）、工程量確認(rèn)單、洽商月報原件QS-JZ建筑專業(yè)QS-JG結(jié)構(gòu)專業(yè)QS-SB設(shè)備專業(yè)QS-JZ精裝專業(yè)QS-DQ電氣專業(yè)QS-SZ市政專業(yè)QS-KH客戶洽商其它（根據(jù)項目情況增加）M11卷音像資料項目實施過程的音像資料原件M12卷施工技術(shù)文件總體施工組織設(shè)計、施工方案、施工過程關(guān)鍵工序檢查要點、現(xiàn)場施工樣板計劃書等原件M13卷工程擔(dān)保文件工程擔(dān)保實施方案及細(xì)則、保函復(fù)印件等相關(guān)文件復(fù)印件N卷竣工驗收資料各類專業(yè)驗收、竣工驗收文件材料，工程移交資料復(fù)印件O卷合同協(xié)議書各類設(shè)計、施工、訂貨合同及協(xié)議書、現(xiàn)場合同交底記錄等（按合同單位分別歸類）原件/復(fù)印件P卷P1卷往來文函索賠函和反索賠函及相應(yīng)資料、項目發(fā)出與收到的各類文件及函件復(fù)印件P2卷現(xiàn)場指令工作聯(lián)系單（如有回復(fù)應(yīng)附對應(yīng)的工作聯(lián)系單一起保存）原件P3卷監(jiān)理通知監(jiān)理單位發(fā)出的現(xiàn)場通知原件Q卷現(xiàn)場規(guī)章制度項目部內(nèi)部及施工現(xiàn)場管理的各項規(guī)章制度、工作手冊、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)原件U卷圖紙資料各類施工圖紙、招標(biāo)圖、設(shè)計交底和圖紙會審記錄原件T卷施工計劃施工總進(jìn)度計劃及年、季、月度計劃，計劃完成情況原件S卷會議資料監(jiān)理例會、現(xiàn)場工程協(xié)調(diào)會、交底會紀(jì)要原件Z卷項目結(jié)算文件合同結(jié)算審核表、工程預(yù)（結(jié)）算書文本檔案的保管要求工程現(xiàn)場檔案柜置于現(xiàn)場辦公室的干燥通風(fēng)處，做好“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。采用塑質(zhì)3寸檔案盒成檔組卷，并按分卷編號順序排放。盒的側(cè)面要求粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明項目號、案卷號及內(nèi)容，字跡要清晰。卷內(nèi)的文件要編寫資料目錄，并編制檔號，在文件的右上角按照統(tǒng)一格式制簽貼簽，標(biāo)簽格式按《檔案資料管理規(guī)定》執(zhí)行。根據(jù)公司《檔案資料管理規(guī)定》統(tǒng)一規(guī)定，編制現(xiàn)場檔案目錄。來往文函管理：項目部所有來往文函均由項目部資料管理人員負(fù)責(zé)，如遇臨時不在崗可由項目經(jīng)理指定臨時代理人負(fù)責(zé)來往文件的收發(fā)，文件收發(fā)時應(yīng)按照以下規(guī)定執(zhí)行：文函發(fā)放：現(xiàn)場文函在發(fā)放前，經(jīng)辦人按本作業(yè)指引6.1條進(jìn)行審批，項目部資料管理人員按照經(jīng)辦人所列發(fā)放范圍將文件發(fā)放到收文單位或部門，并復(fù)印存檔，同時在《現(xiàn)場檔案簽發(fā)登記簿》中注明發(fā)文時間及收文部門人員的簽字確認(rèn)；如通過傳真方式發(fā)放文件，可先在《現(xiàn)場檔案簽發(fā)登記簿》中注明發(fā)文時間及發(fā)文方式，并附收文單位確認(rèn)收到文件的回復(fù)傳真，后補(bǔ)收文部門人員的簽字。文件接收：項目部資料管理人員在收到其它單位或部門的文件后，應(yīng)在《現(xiàn)場檔案簽收登記簿》中對接收的文件資料進(jìn)行登記并復(fù)印存檔，同時根據(jù)來文性質(zhì)按照《公文管理及行文制度》規(guī)定進(jìn)行下步工作處理。圖紙檔案的管理工程圖紙檔案編制要求項目部收到的正式施工圖需蓋有審圖章，并確定現(xiàn)場圖紙發(fā)放范圍和數(shù)量，由項目部資料管理人員負(fù)責(zé)圖紙發(fā)放并填寫《圖紙發(fā)放記錄表》。非正式圖紙應(yīng)經(jīng)由工程技術(shù)部審批會簽并要在圖紙顯著位置注明非實際施工用圖，由項目部資料管理人員負(fù)責(zé)發(fā)放。圖紙發(fā)放時要特別注意留出用于移交和歸檔的圖紙數(shù)量。所有圖紙要標(biāo)明項目、專業(yè)、圖名、圖號、版次及出圖日期，并有完備的簽字蓋章手續(xù)及施工圖目錄。交項目現(xiàn)場用于施工管理及成本核算的施工圖紙，按圖紙原圖幅分專業(yè)裝訂成冊。工程洽商和設(shè)計變更內(nèi)容項目部應(yīng)及時在施工圖紙上標(biāo)注，同時標(biāo)注變更洽商編號、日期和修訂人員?？⒐D編制說明：竣工圖按照國家規(guī)范及地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)由竣工圖編制單位簽字、蓋竣工圖章后交政府檔案管理部門、城市公司檔案管理部門和物業(yè)公司存檔?？⒐D編制單位上報的竣工圖除紙質(zhì)圖紙外還應(yīng)有與紙質(zhì)圖紙內(nèi)容一致的電子文件?？⒐D紙應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)《技術(shù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）中表一的方法折疊，折疊成A4幅面圖紙（297×210mm）規(guī)格，圖面朝外圖簽要外露，頁號標(biāo)在圖簽的右上方。工程圖紙電子版本要求：施工圖和竣工圖要求移交CAD電子文件，圖形電子文件必須為DWG格式，電腦建筑效果圖應(yīng)為JPG格式。施工圖和竣工圖電子文件目錄表要求采用Word、Excel或txt文本軟件編制，樣式示例如下：設(shè)計與施工圖說明書GXT.dwg總平面圖Z.dwg底層架空層平面圖（建筑、結(jié)構(gòu)、水電等分開）P-1.dwg標(biāo)準(zhǔn)層平面圖P-2。。。.dwg剖面圖PO.dwg立面圖LL.dwg生活給水系統(tǒng)圖GSXT.dwg消防給水系統(tǒng)圖XFXT.dwg雨水系統(tǒng)圖PY-XT.dwg排水立管系統(tǒng)圖PY-XT2.dwg照明系統(tǒng)圖S1-3DQ1.dwg弱電系統(tǒng)圖S1-3DQ2.dwg編寫說明：圖紙名稱要相符(字符間不得含有空格)圖名與電子文件名間有一個以上的空格電子版本要求分項目、類別用光盤裝載，除圖形文件外，還要有漢字字形庫、壓縮解壓工具和其他保證能夠完整讀出再現(xiàn)圖形的工具和軟件，并要確保光盤不帶病毒。紙質(zhì)圖紙檔案的分類及組卷示例如下：案卷序號案卷名稱U卷圖紙檔案U-1卷市政前期圖紙U-2卷招標(biāo)圖紙U-3卷施工過程圖紙U-4卷施工正式圖紙U-5卷裝修工程圖紙U-6卷園林工程圖紙U-7卷泛光工程圖紙U-8卷市政施工圖紙U-9卷專項施工圖紙（幕墻、弱電、空調(diào)等）圖紙檔案的保管要求工程現(xiàn)場檔案柜置于現(xiàn)場辦公室的干燥通風(fēng)處。所有圖紙分類存放于圖紙架或圖紙柜。圖紙檔案標(biāo)簽按統(tǒng)一格式制簽貼簽。根據(jù)公司《檔案資料管理規(guī)定》統(tǒng)一規(guī)定，編制現(xiàn)場檔案目錄。圖紙作廢確認(rèn)程序：收到新發(fā)施工圖紙時，項目部組織進(jìn)行審核，確認(rèn)收到圖紙是否存在重復(fù)并確認(rèn)原圖紙是否作廢。審核完成后，由項目部資料管理人員下發(fā)新發(fā)圖紙并對需替換的原有圖紙進(jìn)行回收，加蓋“作廢”章，簽上作廢日期并單獨存放。項目文件資料傳閱流程工程供方資料：需公司審批、蓋章、回復(fù)的文件：工程供方→監(jiān)理單位→項目部簽收→按公司流程評審、審批→項目部按審批意見執(zhí)行無需公司審批、蓋章、回復(fù)的文件：工程供方→監(jiān)理單位→項目部資料管理人員存檔→項目相關(guān)人員簽閱其他文件資料：需回復(fù)審批的按公司《公文管理及行文制度》執(zhí)行。項目檔案資料在存檔前，項目部資料管理人員應(yīng)組織項目部有關(guān)人員傳閱（復(fù)印件），各有關(guān)人員閱后在文件上簽閱，所有人員簽閱后的文件由項目部資料管理人員存檔。項目部保存復(fù)印件的應(yīng)在檔案目錄注明“原件已存檔”及原件所存部門。存檔文件及圖紙借閱要求：借閱現(xiàn)場檔案在登記使用之日起5日內(nèi)歸還，若遇特殊情況使用人應(yīng)向項目部資料管理人員及時辦理延長借閱登記。使用檔案期間，使用人應(yīng)保持借閱檔案的整潔、齊全，歸還檔案時，由項目部資料管理人員檢查借閱檔案使用情況，若遇檔案損壞或遺失由使用者負(fù)責(zé)在規(guī)定時間內(nèi)修復(fù)或補(bǔ)齊。工具書屬項目部共享資料應(yīng)統(tǒng)一編號