管理制度公司合同管理辦法

（管理制度)公司合同管理辦法

合同管理辦法目的：對公司所有合同和標書的過程規(guī)范，保證公司合同、標書過程有效性和結(jié)果適應性，確定過程中各部門職責。第壹章總則本總則要求針對業(yè)務銷售、采購、租賃、外車采購合同。1.1格式化的合同由經(jīng)辦部門按合同紙上的要求填寫。1.2重大合同需外聘律師參和談判或當場審查的，應提前倆日告知行政人事部。1.3合同起草前，經(jīng)辦部門應根據(jù)實際情況進行下列具體工作：1.3.1對合同簽訂主體的資格進行審查，是否具備主體資格，證照是否齊全、是否合法，是否有承擔民事責任的能力和履約能力。1.3.2對授權(quán)委托簽定合同的，應要求對方提交授權(quán)委托書且仔細審查受委托代理人的委托代理權(quán)限及期限等。1.3.3全面了解對方資信情況，對資信不明的，應要求對方提供相應的擔保；1.3.4需進行價格審核的，應于合同簽訂前，按照關聯(lián)規(guī)定辦理。1.3.5根據(jù)實際情況需要進行的其他工作。1.4針對外車采購合同，簽訂前按公司要求對車輛、人員、信用進行審查。確定符合采購要求，方可簽訂。1.5合同簽蓋印章按《印章管理制度》執(zhí)行。第二章合同操作流程2.1合同制訂、修訂，需填寫《文件管理通知單》，后附簽約方關聯(lián)材料，材料需包括總則1.3-1.4條所要求的審查結(jié)論和關聯(lián)證明。修訂需附簽約方意見書。2.2提交文件管理通知單和關聯(lián)材料至文控室，文控室按關聯(lián)標準對合同申請進行分類和確定評審過程進行推動。2.3評審完畢后，由提出需求部門進行合同制訂、修訂。2.4制訂、修訂完畢，填寫《合同評審單》提交文控室，文控室按申請評審的流程再次進行評審過程的推動。2.5評審通過后，文控室按要求進行合同編碼、登記、分發(fā)、保管。2.6修訂后的新合同于下發(fā)時，舊合同即作廢回收。第三章采購、租賃類合同的管理3.1公司采購、租賃合同分類3.1.1固定資產(chǎn)采購、租賃合同3.1.2外車外包采購、租賃合同3.2合同橫向功能性審核規(guī)定3.2.1合同需求提出、制訂、修訂、合同執(zhí)行職責：各需求部門。3.2.2合同分類、評審過程確定和推動、管制：文控室。3.2.6合同涉及預算、款項結(jié)算、財務及稅務風險方面條款的審核：財務部。3.2.9有關合同“合法、合規(guī)”方面內(nèi)容的審核：由行政人事部負責。其中對合同標的物金額于2萬元之上的物資采購、租賃合同，須交由公司法律顧問審核（合同標準文本除外）。3.3合同縱向?qū)蛹壭詫徟?guī)定：3.3.1合同金額≤1千元的物資采購、租賃合同：由采購經(jīng)辦部門負責人審批；3.3.2合同金額1-2千元的物資采購、租賃合同：由財務經(jīng)理審批；3.3.3合同金額≥2千元的物資采購、租賃合同：由公司總經(jīng)理審批。3.4合同簽署權(quán)的規(guī)定：采購、租賃類合同由需求部門經(jīng)理及之上的人員負責簽訂、履行。3.5臨時外車采購合同：合同價格于運作部確定的指導價格范圍內(nèi)由授權(quán)經(jīng)辦人簽訂、履行。合同價格于確定的指導價格范圍外的由運作部和銷售部共同審批后授權(quán)經(jīng)辦人簽訂。綜合貨物價值、托運方重要性等因素，必要時，由運作部和銷售部共同請示總經(jīng)理審批。銷售類合同的管理4.1銷售類合同的分類4.1.1運輸、吊裝、倉儲、配送合同4.1.3對外設備租賃合同4.2合同橫向功能性審核規(guī)定4.2.1銷售、對外租賃合同評審職責參照采購類合同規(guī)定4.2.1貨運、倉儲類合同價格審核：銷售部、運作部共同審核4.2.2吊裝合同4.2.5.1合同運作方案、可行性方面審核：吊裝事業(yè)部4.2.5.2合同價格審核：銷售部、吊裝事業(yè)部共同審核4.3合同縱向?qū)蛹壭詫徟?guī)定：4.3.1合同金額≤1千元的銷售合同：由公司授權(quán)的業(yè)務經(jīng)辦人或銷售部負責人審批，簽訂。4.3.2合同金額1-2千元的銷售合同：由銷售部經(jīng)理或吊裝事業(yè)部經(jīng)理審批，簽訂；4.3.3合同金額≥2千元的銷售合同：由公司總經(jīng)理審批4.4長期、大宗銷售類合同的簽訂應經(jīng)需求部門負責人、合同內(nèi)容執(zhí)行關聯(lián)部門、財務部負責人審核同意，且于《合同審理單》上簽字確認，《合同審理單》隨合同正本由文控室留存。4.5銷售類合同的簽訂、履行人員為公司法定代表人授權(quán)的公司業(yè)務人員或吊裝事業(yè)部經(jīng)理及之上人員。3.6公司銷售人員應根據(jù)授權(quán)委托書的委托的具體業(yè)務范圍和事項從事銷售活動，不得進行無權(quán)代理。第五章格式合同的管理5.1格式合同：工作中重復使用、涉及金額少、臨時性強的合同，使用部門根據(jù)實際需要，可提請合同的定版形成常規(guī)格式合同，從而只需填寫少量信息來多次使用，減少評審過程，提高工作效率。5.2格式合同的定版按合同操作流程和采購類和銷售類合同規(guī)定執(zhí)行審核，所有格式合同定版均需法律顧問進行審核。5.3目前公司于用格式合同：外車采購合同（壹次性運輸合同），貨物托運單。5.4格式合同的使用要求按各格式合同關聯(lián)使用規(guī)范執(zhí)行。5.5格式合同日常由使用部門歸檔保管，必要時按公司要求進行傳遞。5.6全公司統(tǒng)壹使用關聯(lián)格式合同，版本保持壹致性，根據(jù)實際情況使用不同格式合同。合同版本變化，使用部門需及時更換，舊格式合同及時作廢。5.7禁止錯用、亂用、亂填、表述不清、越權(quán)簽訂，保管不善等情況出現(xiàn)。合同審核中的異議處理6.1公司各類合同于簽定前均應按照上述要求進行審核，于審核過程中，合同簽署部門對行政人事部、財務部以及其他關聯(lián)部門提出的異議予以否決的，合同簽署部門必須作出書面說明，由直屬負責人、總經(jīng)理簽字確認后，交印章保管人用印。6.2總經(jīng)理對有爭議的重大合同稿具有終審權(quán)，同意則直接交印章保管人用印。合同資料的管理7.1合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責的憑證，有關人員應保守合同秘密，且及時按機密程度專門歸檔。7.2合同正本存留倆份，壹份存財務部，壹份存文控室，經(jīng)辦部門為復印件。若只有壹份正本的，正本存文控室，復印件存財務部和經(jīng)辦部門。7.3各有關人員應按要求妥善保管合同以及和合同有關的資料，包括有關的文書、圖表、傳真件以及文件審理單、合同評審單等。7.4每份合同履行完畢或長期合同的每壹階段完成，經(jīng)辦人員應及時將上述有關資料整理清楚，交檔案管理人員存檔。之上資料不得隨意放置、銷毀、遺失。7.5各片區(qū)簽訂的合同提交公司文控室進行管制。第八章標書8.1標書：標書是招標工作時采購當事人均要遵守的具有法律效應且可執(zhí)行的投標行為標準文件。分為銷售標書、采購標書。8.2標書的操作按合同操作流程執(zhí)行。8.3銷售標書按銷售類合同管理制度執(zhí)行。8.4采購標書按采購、租賃類合同管理制度執(zhí)行。第九章法律責任8.1凡因越權(quán)處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟和行政責任。8.2故意或重大過失而給公司造成重大損失的，根據(jù)關聯(lián)法律法規(guī)的規(guī)定追究其法律責任。第十章附則9.1本辦法由行政人事部負責解釋、修改。文件管理通知書編號：申請文件作業(yè)制訂□變更□作廢□補發(fā)□借用□查閱□外部傳遞□更換□文件編號申請部門申請理由：申請內(nèi)容（針對制訂、變更作業(yè)的合同內(nèi)容闡述、簽約方情況說明）：申請人：年月日申請部門意見日期文控室意見日期管代意見日期最高管理者意見日期制訂、變更后的文件分級和標識備注業(yè)務銷售合同、采購、租賃合同需后附簽約方證件復印件合同審