圖書倉庫管理制度收貨管理、發(fā)貨管理、單據(jù)管理辦法

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔倉庫入出管理制度為加強(qiáng)倉庫管理，規(guī)定倉庫管理業(yè)務(wù)操作，特制定本規(guī)定，倉庫管理人員必須嚴(yán)格按此規(guī)定進(jìn)行業(yè)務(wù)操作：一、收貨管理收貨就是圖書購進(jìn)部門接收發(fā)貨單位所發(fā)圖書并清點(diǎn)入庫的整個過程。圖書收貨包括以下步驟：1、倉位安排。此項(xiàng)工作后由倉庫主管具體負(fù)責(zé)。倉庫主管應(yīng)根據(jù)春、秋兩季不同品種、不同數(shù)量和業(yè)務(wù)采購部門的進(jìn)貨計(jì)劃，提前安排好圖書擺放倉位，設(shè)計(jì)好倉庫圖書擺放的示意圖，做好收貨前的準(zhǔn)備工作。倉庫安排應(yīng)做到有計(jì)劃，有安排。避免臨時亂擺亂放的現(xiàn)象發(fā)生。2、收貨登記。該工作由倉庫主管確定專人負(fù)責(zé)實(shí)施，主管對其工作要進(jìn)行監(jiān)管、檢查。（1）圖書商品到庫后，首先要認(rèn)清包件上所注明的收貨單位是否明確，然后按貨運(yùn)單逐一清點(diǎn)應(yīng)收包件總件數(shù)。（2）檢查圖書包裝有無殘損，發(fā)現(xiàn)有破包、散包、破損、受潮等情況，應(yīng)當(dāng)時向運(yùn)輸部門進(jìn)行交涉，并按實(shí)際收貨情況進(jìn)行簽收，發(fā)現(xiàn)有包件數(shù)量短缺和質(zhì)量不符合要求的，應(yīng)及時向采購業(yè)務(wù)部門反映，并做好差錯記錄，以備查處。（3）認(rèn)真填寫好收貨入庫記錄，對收貨時間、總件數(shù)、收貨人、發(fā)貨單位，貨運(yùn)部門等均要按登記表進(jìn)行詳細(xì)登記。3、開包驗(yàn)貨。此項(xiàng)工作由主管負(fù)責(zé)實(shí)施，或由主管分派的人員實(shí)施。（1）總件數(shù)收清后，即可開包驗(yàn)貨，驗(yàn)貨時，要按發(fā)貨單逐個品種進(jìn)行驗(yàn)收，要認(rèn)真核對書名、版別、定價、冊數(shù)。驗(yàn)收完畢后應(yīng)由驗(yàn)貨人在發(fā)貨單位上簽上姓名和收貨日期。（2）收貨中發(fā)現(xiàn)差錯，一是在原始發(fā)貨單上做好記錄，二是及時向采購部門反映，由采購部門及時向發(fā)貨單位或運(yùn)輸部門查詢、傳真查詢、信件查詢等形式，查詢時間不能超過2天。差錯查詢要做到件件有交待，事事有結(jié)果。（3）開包驗(yàn)貨時，按易清點(diǎn)、不損書的原則進(jìn)行擺放，不得破壞圖書的封面、書腰、書簽、光盤、磁帶等，不許在圖書上做任何記錄，不許將圖書直接放在地面上，防止圖書污、損、殘等現(xiàn)象發(fā)生。（4）一般情況下，從收貨、驗(yàn)貨到歸類擺放，大宗收貨在100件以上的，要在1個工作日內(nèi)完成，1000件以下的要在2個工作日內(nèi)完成。4、電腦錄入。該項(xiàng)工作由倉庫文員或業(yè)務(wù)部的采購員完成。（1）電腦錄入要認(rèn)真核對樣書，堵住差錯源頭。（2）錄入數(shù)據(jù)的實(shí)物，要與發(fā)貨清單上的實(shí)際書號、書名、數(shù)量、等相一致。（3）沒有把握的數(shù)據(jù)和信息資料，必須向有關(guān)責(zé)任人或領(lǐng)導(dǎo)詢問清楚后方可錄入，不得擅自做主。（4）當(dāng)日的收貨錄入工作，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。（5）錄入工作完成后，要認(rèn)真核對、復(fù)查，以免出現(xiàn)差錯。5、分類管理存放。此項(xiàng)工作由倉庫主管組織、安排倉庫管理人員協(xié)同完成。（1）圖書要按照“合理、分版、美觀、易取”的原則進(jìn)行擺放，整包整箱的書，成課擺放；數(shù)量較大，不帶包裝的書，要打包擺放；數(shù)量較少，零散書全部上架、柜擺放，不準(zhǔn)混擺混放。（2）分版擺放的要做到分版清楚、品種醒目，擺放整齊。（3）倉庫圖書存放要使配書人員能迅速、準(zhǔn)確地找到存書位置。二、發(fā)貨管理發(fā)貨是指倉庫根據(jù)營銷部門的發(fā)貨憑證，按發(fā)貨單所列的要求進(jìn)行配書、復(fù)核、包裝、發(fā)運(yùn)等一系列作業(yè)的總稱。發(fā)貨作業(yè)的一般程序是：1、制單。此項(xiàng)工作主要由業(yè)務(wù)部門的客服和門市部指定人員完成。1）倉庫發(fā)貨必須要有正式的發(fā)貨單為憑，沒有發(fā)貨憑單，任何人不得擅自進(jìn)行發(fā)貨。倉庫人員在領(lǐng)取發(fā)貨單時，應(yīng)具備簽字手續(xù)。2）倉管人員在拿到業(yè)務(wù)部門或門市部的發(fā)貨單后，要對所開單據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的審核。對未經(jīng)審核的發(fā)貨單，一律不得出單。對所發(fā)圖書的書名、數(shù)量、定價、收貨單位、收貨人、貨運(yùn)單位等是否清楚、正確，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與有關(guān)部門聯(lián)系更正。2、配書。此項(xiàng)工作由主管指派業(yè)務(wù)熟悉，有經(jīng)驗(yàn)的倉管人員完成。一般情況下，當(dāng)日的單應(yīng)當(dāng)日配書發(fā)運(yùn)。1）倉庫拿到發(fā)貨單后，應(yīng)進(jìn)行登記備注，配書人員應(yīng)先簽字后才能領(lǐng)取發(fā)貨單。2）配書人員在配書時，應(yīng)做到準(zhǔn)確、熟練、及時，對每一個品種，都要認(rèn)真、仔細(xì)的逐一劃鉤確認(rèn)。防止錯配、漏配、多配、少配。配書完成后，配書人應(yīng)在發(fā)貨單上簽上配書的日期和姓名，待復(fù)核。3、復(fù)核。此項(xiàng)工作由主管安排責(zé)任心強(qiáng)，工作仔細(xì)的人員完成。圖書配發(fā)完畢后，應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的復(fù)核制度，以防止錯誤。復(fù)核人員要按照發(fā)貨單上的內(nèi)容逐個品種、逐項(xiàng)的進(jìn)行復(fù)核，并做劃鉤確認(rèn)。發(fā)現(xiàn)有錯配現(xiàn)象，要及時檢查校對糾正。經(jīng)確認(rèn)無誤后，復(fù)核人在配書單上簽字、以示負(fù)責(zé)。4、包裝。此項(xiàng)工作由復(fù)核人連續(xù)作業(yè)完成。1）復(fù)核完畢后，由復(fù)核人完成裝箱、打包工作，包裝時，按照“保護(hù)圖書、方便運(yùn)輸”的原則；根據(jù)不同的圖書的特點(diǎn)，采用不同的包裝方式，以保證圖書的碼放，運(yùn)輸、打包過程中不致?lián)p壞。2）長途發(fā)運(yùn)的包件，必須用防水紙，包裝后圖書一律不得外露，短途和自提的包件，要捆扎牢固，便于客戶攜帶，需加編織帶的，在編織帶上要注明內(nèi)裝小件數(shù)。3）包裝完畢后，應(yīng)在包件外表醒目處，寫上收貨單位名稱，總件數(shù)和包件序號，并注明清單件，黃色貨單應(yīng)隨貨同行，兩件以上的必須注明發(fā)單件，整個包裝完成后，要在黃、紅兩單上注明發(fā)貨總件數(shù)。4）待運(yùn)。待運(yùn)的圖書應(yīng)分區(qū)碼放，對自提包件，送貨包件、發(fā)貨包件要區(qū)別碼放。1）待運(yùn)的包件要做到重不壓輕，大不壓小，成捆的包件不許倒放、重壓。2）裝車運(yùn)輸前，對待運(yùn)圖書必須進(jìn)行出倉登記，對總件數(shù)（包括編織帶件和小件件數(shù)收貨單位、地址、電話號碼、貨運(yùn)單位等逐項(xiàng)進(jìn)行登記，并由運(yùn)輸司機(jī)、跟車發(fā)貨人員簽字驗(yàn)收。最后由出倉管理員確認(rèn)無誤后方可出庫。5圖書運(yùn)送。由專職司機(jī)和指派的跟車發(fā)貨員完成。1）送貨員不能發(fā)生遺忘、損壞、私拿、送錯等現(xiàn)象發(fā)生.要保證所發(fā)圖書貨物完好無損。2）貨運(yùn)部門發(fā)貨時，要認(rèn)真檢查貨運(yùn)部門所填貨運(yùn)單上的內(nèi)容是否與我方要求相符，對收貨人、收貨單位、電話號碼、總件數(shù)等逐項(xiàng)進(jìn)行核對，以免錯發(fā)、漏發(fā)、誤發(fā)現(xiàn)象發(fā)生。3）送貨發(fā)運(yùn)必須在經(jīng)銷商和客戶指定的貨運(yùn)公司發(fā)貨，不得隨意亂發(fā)。4）送貨完畢后，要及時對發(fā)貨情況回饋給倉庫主管或倉庫文員，并交回貨運(yùn)單據(jù)，倉庫文員要及時和出倉登記表進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)人員做帳。5）要做到安全行車無事故。6、差錯處理。此項(xiàng)工作由發(fā)貨人員和倉庫主管完成。1）接到收貨單位的差錯查詢后，倉庫主管應(yīng)立即組織人員進(jìn)行查找。首先要及時和貨運(yùn)部門取得聯(lián)系，查找運(yùn)輸途中的原因，然后核對庫存，查找發(fā)貨環(huán)節(jié)是否出錯，根據(jù)簽字找出配書、復(fù)核、倉庫文員等經(jīng)辦人員進(jìn)行檢查。2、出現(xiàn)的差錯要積極查找原因，認(rèn)真處理，不許推諉，確屬倉庫責(zé)任的，必須及時采取補(bǔ)救措施，同時給予責(zé)任人相應(yīng)的處罰。三、單據(jù)管理此項(xiàng)工作主要由倉庫文員、駕駛員、跟車發(fā)貨人進(jìn)行實(shí)施。1、完善單據(jù)轉(zhuǎn)移簽字手續(xù)，對業(yè)務(wù)部門或門市部轉(zhuǎn)交的發(fā)貨單，經(jīng)辦人要履行簽字手續(xù)。2、對駕駛員、發(fā)貨人員轉(zhuǎn)回的貨運(yùn)單據(jù)、發(fā)貨清單、收貨清單由倉庫文員負(fù)責(zé)接收，并在次日內(nèi)交到財(cái)務(wù)部門，特殊情況最多不得超過三天時間。有發(fā)生費(fèi)用的發(fā)貨、退貨、提貨的單據(jù)需經(jīng)采購人員簽字后方能轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔文件編號：MYZG-WI-WL-01版本：V0.1生效日期：2020-8-20頁次：1/4物流部管理制度索引章節(jié)內(nèi)容頁次1.0目的................................22.0適用范圍............................23.0職責(zé)要求............................24.0運(yùn)輸管理規(guī)定........................2、35.0車輛管理規(guī)定........................3、46.0人員管理規(guī)定........................47.0相關(guān)表單............................4文件控制印章：編制/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期武漢沐陽之光門窗系統(tǒng)文件編號：MYZG-WI-WL-01版本：V0.1生效日期：2020-8-20頁次：1/41.0、目的為了服從公司總體戰(zhàn)略目標(biāo)下，協(xié)調(diào)銷售、采購等其他部門的基礎(chǔ)上，以最快的速度、最好的服務(wù)和最低的成本，最大的利潤，最大限度的滿足客戶需求。2.0、適用范圍物流部的所有工作人員3.0、職責(zé)要求3.0.1物流主管負(fù)責(zé)物流部一切事務(wù)的安排和管理，協(xié)調(diào)部門間的事務(wù)和傳達(dá)與執(zhí)行上級下達(dá)的任務(wù)，培訓(xùn)和提高物流部人員行為規(guī)范及工作效率。3.0.2駕駛員負(fù)責(zé)每次安全準(zhǔn)時的將貨物運(yùn)送到客戶指定的地點(diǎn)并準(zhǔn)確的移交給接收人員。4.0、運(yùn)輸管理規(guī)定4.0.1運(yùn)輸負(fù)責(zé)制4.0.1.1貨物由公司倉庫流轉(zhuǎn)直到裝車，運(yùn)輸安全由物流部主管負(fù)責(zé)；4.0.1.2貨物由公司自己的車輛運(yùn)往客戶指定的地點(diǎn)，運(yùn)輸安全由司機(jī)和跟車兩人負(fù)責(zé)。4.0.1.3貨物由客戶上門自提，運(yùn)輸安全客戶自己負(fù)責(zé)。4.0.1.4貨物由第三方物流公司上門取貨運(yùn)輸安全由物流公司負(fù)責(zé)。4.0.2運(yùn)輸方式的選擇4.0.2.1根據(jù)接單部發(fā)出的《發(fā)貨通知單》要求，合理選擇運(yùn)輸方式：客戶自提、物流上門提貨、送貨至客戶指定的地點(diǎn)。4.0.3貨物運(yùn)輸搬運(yùn)安全4.0.3.1運(yùn)輸過程中針對不同的貨物采用不同的運(yùn)輸方式，務(wù)必輕拿輕放，減少搬運(yùn)次數(shù)，多使用搬運(yùn)工具，確保貨物安全和人身安全。4.0.3.2貨物的外包裝及標(biāo)識不能因運(yùn)輸搬運(yùn)導(dǎo)致混亂不清，裝車前需確認(rèn)貨物的外包裝防護(hù)是否完好，有異常及時反饋改善好后才安排裝車。4.0.3.3貨物在運(yùn)送的過程中，遇到顛簸不平坑洼的路段需慢行，或在不影響交付時間的前提下更換路線，保證貨物完好無損。4.0.3.4駕駛員與跟車運(yùn)輸?shù)倪^程中務(wù)必嚴(yán)格遵守《中華人民共和國道路交通管理?xiàng)l例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車，如需離開車輛，務(wù)必檢查車門車窗及熄火掛剎，同時檢查貨物外包裝，關(guān)好車后門并上鎖，保證人身，貨物及車輛安全。5.0、車輛管理規(guī)定5.0.1公司車輛（運(yùn)送貨物車輛，小車除外）由物流部負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌管理，并指定對應(yīng)駕駛員專車專人專管，定位定崗定責(zé)。5.0.2其他人未經(jīng)允許和批準(zhǔn)，不得擅自駕駛；公司所有人員不得公車私用。5.0.3有送貨任務(wù)時，物流部負(fù)責(zé)人填寫《車輛外派單》，經(jīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，結(jié)合《發(fā)貨通知單》貨物信息，如貨物數(shù)量，大小等合理安排貨物運(yùn)輸出行車輛，并登記好出發(fā)前里程數(shù)據(jù)與出發(fā)時間。5.0.4送貨任務(wù)完成返回后，駕駛員需主動向物流部負(fù)責(zé)人報(bào)備返回時間及返回后的里程數(shù)，物流部負(fù)責(zé)人做好登記備案。5.0.5駕駛員應(yīng)主動對其負(fù)責(zé)專管的車輛進(jìn)行日常的基本維護(hù)：車輛清洗，駕駛倉內(nèi)的清潔衛(wèi)生，車廂的清潔衛(wèi)生等；5.0.6在車輛日常維護(hù)檢查的過程中，如發(fā)現(xiàn)車輛有異常，立即向物流部負(fù)責(zé)人提報(bào)，物流負(fù)責(zé)人填寫《車輛維修申請單》，上級領(lǐng)導(dǎo)簽字后立即安排車輛維修，保證人身和車輛安全。5.0.7車輛在執(zhí)行送貨任務(wù)過程中，如發(fā)現(xiàn)車輛有異常，立即將車輛?？吭诎踩恢?，確保人身和車輛（貨物）安全，向物流部負(fù)責(zé)人報(bào)備后，立即聯(lián)系安排對車輛進(jìn)行維修，同時物流負(fù)責(zé)人填寫《車輛維修申請單》至上級領(lǐng)導(dǎo)審批；維修費(fèi)用由駕駛員墊付，送貨任務(wù)完成返回后憑維修單據(jù)或發(fā)票在物流負(fù)責(zé)人處報(bào)銷。5.0.8車輛的定期保養(yǎng)由物流部負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌安排，需要做保養(yǎng)時物流部負(fù)責(zé)人填寫《車輛外派單》，上級領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后安排對應(yīng)駕駛員（做保養(yǎng)只需一人）外出做車輛保養(yǎng)，車輛保養(yǎng)費(fèi)用從固定的流動資金中支付。同時，物流負(fù)責(zé)人對出發(fā)前和返回后的車輛里程數(shù)做登記備案。6.0人員管理規(guī)定6.0.1物流部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對物流部所有人員工作的安排，監(jiān)督，績效考評。6.0.2物流部負(fù)責(zé)人依照駕駛員安全行車、維修費(fèi)用、服務(wù)態(tài)度及客戶意見等各方面全面考慮，對表現(xiàn)好的駕駛員依照公司有關(guān)制度予以獎勵；對表現(xiàn)差的駕駛員依照公司有關(guān)制度予以懲罰。6.0.3駕駛員必須遵守《中華人民共和國道路交通管理?xiàng)l例》及有關(guān)