文書檔案管理制度

篇一：文書檔案管理暫行方法文書檔案管理暫行方法（修訂版）第一章總則第一條為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理，提高檔案管理水平，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施方法》以及相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，結(jié)合公司實(shí)際狀況，制定本方法。其次條本方法所稱的文書檔案是指公司在各項(xiàng)管理工作中形成的、已辦理完畢的經(jīng)營(yíng)管理等方面具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。。第三條本方法適用于全公司文書檔案的管理。其次章職責(zé)第五條辦公室（綜合部門，下同）是公司檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的檔案工作?？偨?jīng)辦對(duì)公司的檔案工作負(fù)有指導(dǎo)職責(zé)。第六條辦公室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書檔案；負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各下屬機(jī)構(gòu)文件材料的歸檔工作，并依據(jù)實(shí)際狀況對(duì)其進(jìn)行考核；負(fù)責(zé)歸檔文件材料的管理和供應(yīng)利用工作。第七條各部門必需指定專人負(fù)責(zé)收集、整理本部門應(yīng)歸檔文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件），并剛好向檔案管理部門歸檔。第三章歸檔范圍第八條凡是各部門在各項(xiàng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件、報(bào)表、照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、榮譽(yù)證書等）均屬文書檔案歸檔范圍。詳細(xì)詳見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。第四章檔案整理的質(zhì)量要求第九條歸檔文件材料必需齊全完整，能精確反映本部門主要職能活動(dòng)和文件形成規(guī)律。第十條歸檔文件材料的整理要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，區(qū)分不同價(jià)值，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。第十一條公司各個(gè)立檔單位內(nèi)的檔案，應(yīng)區(qū)分不同的門類和載體，分類應(yīng)保持前后一樣，不得隨意變動(dòng)。第十二條檔案文件的種類、份數(shù)及每份文件的正本、附件等應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，其頁數(shù)必需完整無缺。檔案文件必需經(jīng)過系統(tǒng)整理，精確分類，正確劃分保管期限。立成的案卷能夠正確地反映公司主要業(yè)務(wù)工作狀況，便于保管，便利利用。第十三條歸檔文件材料的排列依次是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前（上），被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后（下）。第十四條圍繞某一特別事務(wù)所形成的文件材料（如大型會(huì)議所形成的全部文件、案件材料、經(jīng)濟(jì)合同糾紛材料等）應(yīng)視為一件或一套，不得分開，并按歸檔要求進(jìn)行整理，填寫歸檔文件材料書目時(shí)作為一件填寫一條記錄。第十五條歸檔的文件材料，必需進(jìn)行編目和技術(shù)加工。按要求逐卷填寫卷內(nèi)文件書目（見[附件4]），卷末附備考表（見[附件5]）。案卷封面的填寫要求精確、清晰。全部歸檔的案卷應(yīng)依據(jù)分類方案排列和編號(hào)，同時(shí)登記文件信息并編制檔案檢索工具（即檔案文件書目）。第十六條書目中文件材料的標(biāo)題不能隨意更改和簡(jiǎn)化；對(duì)沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能反映文件內(nèi)容實(shí)質(zhì)的文件，應(yīng)按文件材料內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題，自擬標(biāo)題必需用方括號(hào)［］括上。第十七條給每份檔案文件編制一個(gè)檔號(hào)。檔號(hào)的編制參照公司統(tǒng)一檔案編制規(guī)則執(zhí)行。第十八條卷內(nèi)文件應(yīng)按依次排列，文件材料必需編寫頁號(hào)。（一）裝訂的案卷，每卷文件應(yīng)當(dāng)整體編寫頁號(hào)，編寫方法為：在有文字的正面右上角、背面左上角用鉛筆按依次編寫頁號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。（二）不裝訂的案卷，每份文件必需單件裝訂，并逐件編頁號(hào)。頁號(hào)編寫方法為：在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按依次編寫頁號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。（三）歸檔的文件材料若原來沒有編頁號(hào)或錯(cuò)編漏編頁號(hào)的，必需重新編寫頁號(hào)。（四）頁號(hào)不得漏編或重編；編寫書刊等成冊(cè)文件材料的頁數(shù)時(shí)，可利用原有頁號(hào)，再加上封面、書目、附頁等有內(nèi)容的頁數(shù)，頁號(hào)不再重新編寫。第十九條不裝訂的案卷，卷內(nèi)每份文件必需單件裝訂，并按卷內(nèi)文件依次逐件編號(hào)。其次十條案卷的排列要求：依據(jù)不同門類、不同載體、不同年度、不同保管期限分別排列。排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一樣。依據(jù)排列依次編寫卷號(hào)，并分別填寫案卷書目。移交時(shí)，案卷書目伴同檔案一起歸檔移交給檔案部門。其次十一條案卷標(biāo)題的擬制要求：內(nèi)容精確，概括全面，文字簡(jiǎn)明，結(jié)構(gòu)完整。案卷標(biāo)題應(yīng)用毛筆、鋼筆書寫或打印，字跡要工整清晰。其次十二條跨年度文件材料的歸檔年度劃分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件應(yīng)放在文件的形成年度歸檔。文件的形成年度與文件的內(nèi)容針對(duì)年度不一樣時(shí)，應(yīng)以文件內(nèi)容所針對(duì)的年度為準(zhǔn)；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年歸檔；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最終一年歸檔；跨年度的會(huì)議材料放在會(huì)議開幕年歸檔；案件材料放在結(jié)案年歸檔；各類事故材料放在事故發(fā)生年歸檔；評(píng)比先進(jìn)、嘉獎(jiǎng)材料放在評(píng)比、嘉獎(jiǎng)年歸檔；總結(jié)與安排可放在一起，視內(nèi)容主次確定歸檔年度；跨年度處理完畢或跨年度轉(zhuǎn)發(fā)的文件放在處理完畢或轉(zhuǎn)發(fā)年歸檔；臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形成的文件，放入機(jī)構(gòu)撤銷的年度立卷。其次十三條文件原稿及簽發(fā)看法的書寫材料必需能耐久保存。鋼筆墨水應(yīng)運(yùn)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。傳真件要以復(fù)印件歸檔。其次十四條歸檔文件材料須去除金屬物，對(duì)破損文件材料應(yīng)進(jìn)行裱糊。其次十五條歸檔文件材料的用紙規(guī)格為a4紙，大于a4紙的文件材料要折疊成a4紙大小。小于a4紙的文件材料要補(bǔ)成a4紙大小。對(duì)于不宜修改大小的特定文件（如獎(jiǎng)狀、證照、特定各式的合同文本等）應(yīng)與一般文件分開，另外保存。其次十六條檔案的裝訂依次為：案卷封面--卷內(nèi)文件書目--文件--備考表--封底。裝訂采納三孔一線的方法。不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線或不易生銹的回形針、長(zhǎng)尾夾等裝訂工具裝訂。裝訂的要求是：牢固、整齊、美觀、不掉頁、不壓字、不損壞文件、不阻礙閱讀。其次十七條各類檔案案卷封皮的外形舉薦尺寸為315mx230m?？蛇\(yùn)用硬卷皮（卷盒），也可運(yùn)用軟卷皮，運(yùn)用軟卷皮必需加盒。紙質(zhì)檔案的卷宗厚度一般不超過2厘米，即每卷最多不超過200頁。其次十八條歸檔文件材料的保管期限，由歸檔部門按《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）精確劃分。篇二：公司文書檔案管理制度doc文書檔案管理制度一、總則1、文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料，它記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大供應(yīng)了文字依據(jù)，文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程，進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，特制訂本制度。2、歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。二、文書檔案管理1、各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入兼職檔案員職責(zé)范圍。2、文書檔案歸檔范圍凡是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔，主要包括：（1）具有保存價(jià)值的本單位正式收文、發(fā)文，除文件的正件外，還應(yīng)包括它的附件；（2）本單位在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請(qǐng)示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、經(jīng)營(yíng)合同等；（3）本單位經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、安排、總結(jié)、條例、會(huì)議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等；（4）企業(yè)在發(fā)展過程中獲得的被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。3、文書檔案歸檔要求（1）已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)剛好歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊(cè)，對(duì)重要的文件要標(biāo)注密級(jí)（絕密、機(jī)密、隱私）。（2）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），依據(jù)文件形成的先后次序排列清晰，并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。（3）存檔文件必需為原件，至少二份（包括復(fù)印件）。（4）文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù)。（5）每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案（要辦理移交手續(xù)）。（6）各部門的兼職檔案員和詳細(xì)辦文人員有責(zé)任幫助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。4、文書檔案的借閱（1）檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱文書檔案者需說明利用目的，并辦理借閱手續(xù)。（2）依據(jù)公司實(shí)際狀況，將已存檔的文書檔案按其重要性分為重要文書檔案和一般文書檔案兩種。（3）因工作須要借閱屬隱私、機(jī)密類的文書檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理簽字后方可借閱，絕密類的文書檔案除需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任、分管副總經(jīng)理簽字外還必需經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可借閱。如遇特別狀況，屬機(jī)密、隱私性的文書檔案可由部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任簽字后可借閱。（4）因工作須要借用一般性文書檔案，需部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任簽字后方可借出。（5）借閱文書檔案運(yùn)用后應(yīng)剛好歸還，借閱時(shí)間一般不得超過一天，如因須要超過借閱時(shí)間，借閱人應(yīng)提前向公司辦檔案室說明，并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將依據(jù)超過時(shí)間長(zhǎng)短賜予相應(yīng)懲罰。（6）檔案管理員每星期檢查一次借閱登記薄，對(duì)到期未還的檔案應(yīng)剛好催還，歸還時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清并放回原處。（7）借閱人應(yīng)妥當(dāng)保管所借出的文書檔案，不得損壞、遺失、復(fù)印、涂改或轉(zhuǎn)借他人，否則將依照規(guī)定賜予干脆扣罰2-10分；如發(fā)生失密、泄密現(xiàn)象，要?jiǎng)偤脜R報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行補(bǔ)救措施，并追究相關(guān)人員責(zé)任，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，要賜予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)懲罰，情節(jié)嚴(yán)峻的賜予辭退或開除處理。（8）凡從總經(jīng)辦借出的文書檔案資料，因工作須要復(fù)印，需經(jīng)辦公室主任同意簽字后，方可復(fù)印，運(yùn)用后需將復(fù)印件歸還總經(jīng)辦，個(gè)人不得留存，如因工作須要無法拿回復(fù)印件，需報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)，由辦公室主任酌情處理，并在借閱登記薄中注明。5、文書檔案的保管及銷毀（1）檔案室檔案管理員有責(zé)任對(duì)各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。（2）公司對(duì)全部文書檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由總經(jīng)辦檔案室負(fù)責(zé)。（3）檔案室檔案管理員要對(duì)各部門移交的文書檔案進(jìn)行必要的整理，并分類、立卷、編目。（4）文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司辦及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊(cè)。二ｏ一ｏ年一月十日篇三：文書檔案管理制度文書檔案管理制度文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實(shí)際，制訂本制度。一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記(函、電報(bào)干脆分送有關(guān)部門)，剛好送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后剛好收回來檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后剛好送還。2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門剛好閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。3、外出參與會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個(gè)人不得保存任何文件。二、發(fā)文制度1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必需用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。2、公司會(huì)簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會(huì)簽。3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。三、檔案管理制度（一）歸檔范圍1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。2、重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的確定、決議、指示、吩咐、條例、規(guī)定、安排等文件材料。6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。7、公司及各部門的年度工作安排、總結(jié)。8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。9、信訪工作材料。10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工嘉獎(jiǎng)、處分的文件材料。12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。13、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審材料。（二）歸檔時(shí)間1、各部門應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上年度具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1、歸檔的文件資料不論采納手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必需齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機(jī)聯(lián)系。2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采納紅墨水書寫。出現(xiàn)上述狀況，文書應(yīng)剛好要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。（四）檔案管理1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷書目。2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破裂的檔案資料必需剛好進(jìn)行復(fù)原、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編