采購部管理制度

目的和適用范圍定義采購管理制度供應商選擇、評審和終止辦法供應商選擇標準供應商選擇流程、評估、終止辦法供應商檔案管理要求采購流程采購原則采購作業(yè)流程采購作業(yè)細則相關責任采購部職責和權力部門職責部門權力采購部員工基本素質要求附則附件表格一、目的和適用范圍為了規(guī)范公司采購行為、降低公司運營成本，確保所采購的產品、服務符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。本規(guī)范適用于公司工程項目材料，工廠產品原材料，公司設備等物料采購的控制。二、定義2.供1應商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務的法人或其他合法組織。2.合2格供應商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應商。2.物3料申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項目所填寫并提交給采購部門的單據(jù)，此單據(jù)須有有審核權限的人員簽字。2.供4應商選擇考察表：是確定為公司合格供應商前對供應商進行評估的表格，一般由采購主管對供應商進行考察并填寫此表。2.供5應商考核表：是每年度對供應商交貨準時率、品質和售前售后服務等進行考察的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應商繼續(xù)合作。2.終6止供應商合作報告：是指供應商發(fā)生惡劣服務、嚴重品質情況或考核不合等提出與其終止合作的報告，此報告由相關權責部門向采購部門提出。2.抽7貨檢驗標準：此標準是對采購物品進行檢驗的參照標準，由技術部門或其他相關權責部門編寫交采購部門匯總成冊。2.貨8物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理意見。三、采購管理制度3.嚴1格遵守公司紀律，按采購規(guī)范和要求進行采購工作；3.注2重職業(yè)道德修養(yǎng)，廉潔自律，不能向供應商伸手，不接受供應商任何禮金、禮品和宴請，杜絕弄虛做假，貪吃回扣的行為；3.按3時按質按量地采購到所需物品；3.采4購應遵循“同等條件看質量，同等質量看價格，同等價格看信譽，同等信譽看遠近”的原則選擇供應商，做到貨比三家，為公司做到最大化的降低成本；3.自5覺維護企業(yè)利益，努力提高采購質量，在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本；3.嚴6格加強供應商考察、評審、甑選，以保證合格供應商的供貨品質；加7強采購的事前管理，建立完善的價格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本，并保證采購質量；3.科8學、客觀、認真地進行收貨質量檢查；.認9真分析采購工作，改進流程、規(guī)范和采購標準，提出有助改進公司和供應商服務水平的建議；3.1做0好采購相關文檔的存檔、備份工作；3.1所1有采購必須事前獲得批準，未經(jīng)審核和批準，除急購外不得采購，且急購需在事后立即補下訂單或合同；3.1凡2同類別物品，盡最大可能集中采購；3.1采3購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的合格供應商處購買，不得隨意變更供應商；3.1加4強學習，提高認識，增強法治觀念。3.1嚴5格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。3.1工6作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。3.1努7力學習業(yè)務，廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新材料及市場信息。四、供應商選擇、評估、終止辦法和檔案管理.供1應商選擇標準4.1供.應1商必須證照齊全，具有相關資質及履約能力，注冊資金達到50萬以上的一般納稅人；4.1具.有2良好的信用和良好的售前、售后服務能力和服務意識，健全的商務管理流程和制度，積極的合作態(tài)度；4.1有.良3好的財務狀況，設備類至少可以給予7天以上帳期，材料類至少可以給予30天以上賬期；具.有4優(yōu)勢的產品資源；4.1對.于5經(jīng)常使用的材料或服務，采購部應較全面地了解掌握供應商的管理狀況、質量控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記錄，會同客服、銷售、生產、工程技術部門對供應商定期進行評估和審計。4.1在.選6擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作為唯一決定的因素。.為7確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。供2應商選擇流程、評估、終止辦法供.應1商選擇流程供應商的資質水選平擇直接供關應系商到的供程貨序的流質程量圖、售后服務水平和重大產品問題的處理等儲多問題，更有重大品質、售后事件等的處理態(tài)度、反應的及時性都專業(yè)應商本市場資質、專業(yè)有關?？鸵虼擞斜匾獓栏竦睾Y選覽會核和供應商，名對不合格供應商制訂相關終止辦法。’I I I ―I—終止合作報告（表格附后）.供3應商檔案管理對于供應商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含《供應商選擇考察表》、《供應商名錄》、《供應商資料卡》《供應商考核表》和《終止供應商的報告》，以及其它和往來單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進行統(tǒng)一備份存檔管理。五、采購流程.采1購原則5.1嚴.格1執(zhí)行詢議價程序進行采購，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。5.1大.宗2材料、特殊材料或技術要求比較復雜材料的采購，必須經(jīng)過工程技術部、生產部、銷售部和客服部參與，調研匯總各方意見，經(jīng)公司領導審核批準方可實施采購。材料采購需要相關部門配合的，相關部門不得找理由拒絕。5.1.采3購人員必須參與貨物和服務的驗收，采購貨物質量、數(shù)量、交貨期等問題的解決，應由采購部根據(jù)合同要求及有關標準與供應商協(xié)商完成5.1采.購4人員采購的材料或服務必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時將信息反饋給銷售、客服或工程技術部供更改采購單作參考5.采2購作業(yè)流程材料、設備采購流程圖采購部相關部門采購部責任人I接受物料采購清J采購詢價、比價、 k辦理合同評審采購合同、定購部、造價設計部—訂單跟蹤 通知到貨日到貨 1 核對入庫I庫負責人物料入賬一U貨完成采購作業(yè)細則物.資1采購的申請與審批所有的材料或設備的采購，如沒履行以下相關手續(xù)，采購部有權拒絕采購。工程項目所需材料須由項目經(jīng)理填寫請購單后報采購部。由采購經(jīng)辦人員與項目經(jīng)理確認材料名稱，規(guī)格，數(shù)量及技術要求后進行采購作業(yè)，請購單未填寫明確的采購部有權退回請購單，要求請購部門填寫完善。設備材料請購單格式附后固定資產及大型生產設備的采購，由各使用部門報總經(jīng)辦統(tǒng)一申請。報請總經(jīng)理審批后交采購部門采購。工地急用或零星材料，由工地項目負責人或安裝單位本著節(jié)約成本的原則直接就近采購，事后報采購部備案補齊材料申購手續(xù)。其采購金額不能超過元，超過金額應先報公司總經(jīng)理批準。采購過程中發(fā)生變化時，銷售部或需求部門出具采購變更申請，由主管領導簽字確認后交采購部執(zhí)行。5.3采.購2詢價、比價、議價采購部門接到審批后的請購單進行采購作業(yè)時,根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量和交付期的不同，采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象。如是新材料,采購人員應對新采購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯(lián)系資料，由財務部對提供的供應商（但不僅限于）進行詢價或實地調查。對常用大宗原輔材料實行招標比價采購，公司根據(jù)市場行情每年至少舉行次招標，確定采購價格和供應商，一經(jīng)通過招標確定價格，只能在定標價格基礎上根據(jù)市場行情下調，不能上??；如屬國家政策調整等客觀原因所致采購價格上漲，并且采購物資屬供不應求的賣方市場，價格可以上調，但必須經(jīng)過總經(jīng)理辦公會研究同意后才能執(zhí)行。采購人員收到供應商報價后，應對報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質量要求等方面與項目部技術人員進行核對，以保證供應商提供的物料符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、質量、售后服務等方面進行分析比較，選擇條件最優(yōu)的供應商。采購人員應依據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格。5供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時，采購人員應送請購部門確認后再進行議價。專用設備/特殊材料或用品，采購部應會同使用部門共同詢價與議價。對重大的物資采購，無論是技術、商務談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人進行商務談判。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判，要求有兩個以上的部門派人參加。對供應商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應在公司規(guī)定的權限范圍內與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致。磋商完成后，應提交比價表呈報部門經(jīng)理核決。國家明碼標價壟斷經(jīng)營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業(yè)性服務收費不實行比價程序，物價審計只對采購物品或勞務的價格、收費標準、數(shù)量、質量的真實性進行審查。5.3采.購3合同/訂單簽定5.3.3公.司1的采購業(yè)務統(tǒng)一由采購部負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。采3.購2部經(jīng)價格審查后才可簽定采購合同或采購訂單，除零星采購和現(xiàn)場采購外的采購業(yè)務，設備類的采購必須以采購合同形式進行采購，材料類的采購以采購訂單形式進行采購即可。采購合同和采購訂單內容應包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式、銷售發(fā)票及經(jīng)濟處罰等條款。采購合同經(jīng)公司內“合同章使用審批表”審批流程后，加蓋公司合同章，經(jīng)對方簽章后生效。采購合同一式兩份，雙方各執(zhí)原件一份。采購部負責采購合同的傳閱會簽和相關部門的存檔。5.3.所3有.采5購業(yè)務應經(jīng)價格審查后方可報總經(jīng)理簽批。5.3貨.物4跟蹤采購人員應根據(jù)采購合同/訂單約定交期及時跟進物料交貨進度。如供應商不能如約交貨，應及時與需求部門溝通，以提早做應急準備。發(fā)貨前要求供應商在“送貨單”上注明“合同編號”，以便驗收確認。5.3物.資5驗收采購物資運到指定地點時，由驗收人員核對請購單名稱、規(guī)格、數(shù)量，由技術部確認相關技術要求，確認無誤后簽收。5.3結.算65.3.采6購.發(fā)1票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執(zhí)行。5.3.無6論.是2現(xiàn)款采購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填寫《采購付款申請單》，連同有關憑證報經(jīng)財務部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，出納人員方可付款。財務部在對采購物品結算付款時，應當認真審核《請購單》、《采購合同》、《采購付款申請單》、《供貨商送貨單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關單證，賬目結算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務制度規(guī)定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續(xù)。5.3.出6納.員4須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。相關責任5.4不.按1規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負責處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔。5.4經(jīng).審2批的采購申請，負責采購的部門和人員應在規(guī)定采購期限內采購到位，因沒有人到責任不能按時采購而影響正常經(jīng)營的，經(jīng)查實一次罰款元，給公司造成損失的按確定損失額的 05.4未.經(jīng)3比價即進行采購的，采購價格明顯高于比價結果的，價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高。經(jīng)查實后采購人員承擔相應損失，損失額在元以上的責令其下崗。物料需求部門必須依據(jù)實際需求，認真按照規(guī)定填制請購單。填寫不規(guī)范，導致無法確認請購物資須知信息的，采購部門有權拒絕采購。5.4采.購5申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，采購部可退回不予采購。對貪圖省事、亂提采購申請，造成本公司資源浪費的，經(jīng)查實后將處以元將罰款。采.購6部在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟損失的，應負相應的經(jīng)濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。財務部必須認真履行審核監(jiān)督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經(jīng)理匯報有關事情真相，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質量要求進行質量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質不符時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經(jīng)理）處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。倉庫對驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負責。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經(jīng)理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應負經(jīng)濟賠償責任。六、采購部職責與權力6.部1門職責6.1采.購1員須注重職業(yè)道德修養(yǎng)，嚴格遵守采購紀律，積極按采購的規(guī)范和要求進行采購工作；6.1采.購2材料應遵循優(yōu)質價廉的原則，嚴禁弄虛作假、貪吃回扣或購進劣質材料；6.1新.產2品、新材料信息的收集與供應商的開發(fā)；對.新3供應商產品質量體系狀況（產能、設備、交貨期、技術、品質等）的評估與論證，以保證供應商的優(yōu)良性；6.1根.據(jù)4生產計劃材料需求做采購計劃的編排、物料訂購及交貨期的控制；6.1與.供5應商的詢價、比價、議價的談判工作，遵循“同等條件看質量，同等質量看價格，同等價格看信譽，同等信譽看遠近”的原則選擇供應商時貨比三家，盡量壓低采購成本；6.1負.責6建立完整規(guī)范的合格供方信息檔案，建立供方考核與評價體系，定期對供方進行考察和綜合評價，不斷優(yōu)化供方資源，提高采購質量，合理降低采購成本；6.1供.應7商貨物到達后，及時組織相關部門和人員進行檢驗，清點數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商聯(lián)系解決，按合同規(guī)定執(zhí)行退換貨處理；6.1來.料8異常的處理；6.1品.質9的跟進，有關物料的質量問題反饋給供應商，并協(xié)商處理方案；新物料的尋找及打樣工作；外協(xié)加工項目的實施與跟進；及時跟蹤掌握原材料市場價格行情及品質情況，以降低采購成本，提高采購商品的質量；物料的庫存平衡，降低庫存成本；根據(jù)合同、訂單、帳期，與供方對帳，辦理貨款支付申請。6.部2門權力6.2公.司1相關政策制度的參與權和知情權；相.關2采購規(guī)則以及采購工作監(jiān)督跟蹤權；（進行交期、質量的有效控制）6.2違.規(guī)3供應、采購的否決、制止權和處罰權；6.2物.料4管理的監(jiān)控權；6.2所.屬5部門下級員工違規(guī)行為處罰的權力；6.2工.作6中有突出表現(xiàn)的員工以及嚴重違章造成公司經(jīng)濟損失的有獎勵和處罰的建議權；6.2對.所7屬下級的聘用、調崗、晉升、辭退有建議權；6.2對.所8屬下級的工作有監(jiān)督、檢查權、考核評價權和獎