審計(jì)人事電子檔案與紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)上的差異

審計(jì)人事電子檔案與紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)上的差異

一、載體使用壽命的差異審計(jì)人事紙質(zhì)檔案的載體主要是紙張，紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件下，如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等作用下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要審計(jì)人事檔案管理者在檔案保護(hù)過(guò)程中注意排除發(fā)生化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至更久。審計(jì)人事電子檔案的載體材料是U盤(pán)和光盤(pán)。U盤(pán)全稱(chēng)USB接口移動(dòng)硬盤(pán)，它由外殼、機(jī)芯、閃存、包裝四部分組成。一般采用MLC顆粒的U盤(pán)可擦寫(xiě)1萬(wàn)次以上，而采用SLC顆粒的U盤(pán)使用壽命更是長(zhǎng)達(dá)10萬(wàn)次。U盤(pán)的存儲(chǔ)原理和硬盤(pán)有很大出入，不需要整理碎片，否則影響使用壽命，另外U盤(pán)里可能會(huì)有U盤(pán)病毒，插入電腦時(shí)最好進(jìn)行U盤(pán)殺毒。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，審計(jì)人事電子檔案載體材料的壽命要短得多，一般只有十幾年。二、環(huán)境條件影響的差異1.溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)U盤(pán)、光盤(pán)和紙張均有影響。對(duì)審計(jì)人事紙質(zhì)檔案而言，高溫高濕可促進(jìn)紙張發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散現(xiàn)象。而審計(jì)人事電子檔案載體受溫濕度的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，U盤(pán)和光盤(pán)載體中使用的材料會(huì)起變化，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1倍至2倍。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃至24℃，相對(duì)濕度為45％～60％，而保存電子檔案的理想溫度為16℃至20℃，相對(duì)濕度為35％～45％?？梢?jiàn)，溫濕度對(duì)審計(jì)人事電子檔案和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。2.光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)審計(jì)人事紙質(zhì)檔案的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線對(duì)審計(jì)人事電子檔案的破壞力更大。有害氣體，主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，它們具有酸性和氧化性，在一定條件下腐蝕、破壞U盤(pán)和光盤(pán)，致使盤(pán)基、帶基老化、變質(zhì)和脫落，使審計(jì)人事電子檔案信息丟失。光線向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性，使審計(jì)人事電子檔案載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤(pán)基、帶基老化，強(qiáng)度下降。3.灰塵影響的差異。灰塵對(duì)審計(jì)人事紙質(zhì)檔案的危害主要是機(jī)械磨損紙張，使紙張發(fā)生黏結(jié)，給紙張帶來(lái)霉菌等。而灰塵對(duì)審計(jì)人事電子檔案載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷U盤(pán)、光盤(pán)表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起U盤(pán)、光盤(pán)載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來(lái)霉變，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵既能損壞紙張也能損壞電子檔案載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張，產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過(guò)修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子檔案載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息，使審計(jì)人事電子檔案失去保存價(jià)值。因此，在審計(jì)人事電子檔案形成和使用過(guò)程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。4.外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)審計(jì)人事紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)審計(jì)人事電子檔案的載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)能使U盤(pán)和光盤(pán)發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)破壞記錄信號(hào)。因此，審計(jì)人事檔案管理者要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將電子載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。三、信息保護(hù)方面的差異審計(jì)人事紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件，以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)審計(jì)人事電子檔案而言，信息與載體是可分離的，審計(jì)人事電子檔案信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。此外，電腦病毒也是審計(jì)人事電子檔案信息保護(hù)方面的隱形殺手。電腦病毒是一種程序，它通過(guò)修改其他程序，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對(duì)其他程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是審計(jì)人事電子檔案保護(hù)的重要課題。目前，保護(hù)電子檔案信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要