審計詢問程序的應(yīng)用技巧

審計詢問程序的應(yīng)用技巧

詢問是審計人員最常用的審計程序，是指以書面或口頭方式，向被審計單位內(nèi)部或外部的知情人員獲取信息，并對答復進行評價的過程。通過詢問，有利于交流溝通，減少沖突、轉(zhuǎn)化矛盾，降低審計風險，樹立審計形象和審計權(quán)威。詢問的過程及細節(jié)審計人員的詢問程序并不是隨機的和無序的，完備的詢問程序分為三個階段。準備階段只有經(jīng)過周密計劃的詢問才能獲得完整的、相關(guān)的和可靠的信息。在準備階段，審計人員要充分考慮討論的話題。因為收集不同的信息采用的方法不同，如獲取業(yè)務(wù)活動和職責方面的信息，相對于證實或排除懷疑的舞弊行為，采用的方法顯然不同。準備階段可以具體細分為以下五個步驟：1.明確詢問目的，包括每一個具體審計目標。2.獲取相關(guān)背景信息。通過查閱以前年度的審計工作底稿、系統(tǒng)記錄、組織結(jié)構(gòu)圖、程序手冊和其他相關(guān)材料，了解要談?wù)摰幕顒右约霸儐枌ο蟮墓ぷ髀氊煟l(fā)現(xiàn)可能影響詢問對象的組織或經(jīng)營活動中的重大變化。3.問題編制。審計人員對被審計人員提出問題一定要經(jīng)過深思熟慮，不能隨意提出，要與審計目的切實相關(guān)。詢問時通常采用開放式問題，避免采用封閉式問題或誘導式問題。開放式問題為詢問對象提供了暢所欲言的機會，且能夠創(chuàng)造出一種融洽氛圍，也可以較好地控制詢問內(nèi)容。但是當審計人員實際上想得到肯定、否定或者特定數(shù)據(jù)時，則需要采用封閉式問題。同時，提出問題時不要帶有任何誘導，避免詢問對象輕易揣摩出審計人員想要的答案。此外，提出的問題應(yīng)該與詢問對象在組織中的作用相稱，不同職位能夠回答出的問題自然不同。4.將問題按照邏輯順序排列組織起來，使詢問按照進程有序進行。在詢問中，通常是按照能夠增進中立態(tài)度和提高問題清晰度的方式提出問題。審計人員應(yīng)該按照邏輯順序提出問題，如從一般問題開始，然后集中到某一特定事項；先提出開放式問題，后提出封閉式問題；先提問容易回答的問題，后提問不好回答的問題；比較有效的詢問方式是事先編制一份書面議程表。5.對詢問過程進行規(guī)劃。協(xié)商交談時間，說明詢問目的及預(yù)計持續(xù)的時間；協(xié)商交談的地點，盡量保證隱蔽和不受干擾。實施階段1.初次見面時盡量能夠說出詢問對象的名字。為建立和諧融洽的氛圍，以簡短熱情的介紹和幾個詢問對象有可能感興趣的問題或議題開始交談。2.在簡短寒暄后，清楚說明審計目標和詢問的具體目的。3.在詢問過程中，應(yīng)該一直致力于建立和諧融洽氛圍。審計人員在審計時不能把自己當成“審訊官”，抱有優(yōu)越感，態(tài)度武斷，這些容易引起對方反感，同時，避免挖苦、過分詼諧的語言以及晦澀難懂的技術(shù)術(shù)語。遇到冷場時，可以耐心等待或談一些與詢問無關(guān)的話題來放松緊張的心態(tài)。詢問過程中，審計人員盡可能采用商量的口吻，關(guān)心對方的切身問題。4.專注于詢問對象所說的話。促使詢問對象對探討的話題和說明的事實表達出關(guān)心。采用基本的主動傾聽技術(shù)，鼓勵詢問對象自由談話，盡量避免長時間的沉默和長時間中斷眼神之間的交流。5.利用后續(xù)提問的方法使詢問對象澄清其給出的過于概要或令人疑惑的說明。以比較通俗的語句來概括或重新敘述難以理解的信息，可以保證獲得正確的事實真相。同時，在詢問過程和之后實施的審計測試中，辨別哪些是事實陳述，哪些是個人意見。6.關(guān)注詢問對象的一些特殊行為。這些行為預(yù)示著詢問對象正在說謊或者隱瞞信息的信號，具體包括：躁動、姿勢不自然、不愿意眼神接觸、出汗、嘴唇發(fā)干、語速快或者說話聲調(diào)提高、突然改變回答問題的態(tài)度、在談話中改變已回答的問題答案等。這些信號是可能存在問題的征兆，可以影響審計人員隨后展開的審計程序。7.適當?shù)刈鲇涗洝⒂涗泝?nèi)容控制在最小限度，簡單記錄下關(guān)鍵詞句，在談話結(jié)束后馬上用這些內(nèi)容完成談話記錄。保證對每個重要看法都記錄有至少一個關(guān)鍵詞，以便能夠在談話后提醒自己回想起整個內(nèi)容。結(jié)束詢問1.在結(jié)束時或者在規(guī)定時間到了后，征求詢問對象是否可以結(jié)束交談，是否需要推遲時間完成余下的問題。2.從記錄中總結(jié)概括出要點。必要時，應(yīng)獲得詢問對象的簽名。3.提供聯(lián)絡(luò)方式，請詢問對象通過電話或電子郵件告訴他所想到的額外信息。詢問的技巧審計人員在詢問時，如果設(shè)計巧妙，將對實現(xiàn)審計目標起到事半功倍的效果。具體包括：詢問要有針對性審計人員在審計過程中，可能會發(fā)現(xiàn)被審計單位某些存在疑問的地方，此時，審計人員要針對懷疑的地方向被審計單位的有關(guān)人員進行詢問，了解具體情況。詢問要有時效性在懷疑存在的問題時，詢問時要快捷準確，詢問重要問題和矛盾焦點問題時，要時刻引導圍繞重要情節(jié)重要觀點來講，對所有詢問對象詢問的時間要集中，講求時效性，有的問題不能拖，要進行突擊性詢問，以求得審計觀點。詢問要有藝術(shù)性詢問除了要圍繞審計目標，精列要點外，還要講究設(shè)計的巧妙。同一問題，詢問方法不同，向不同的人詢問，其效果亦不一樣。有時需要逐漸深入，由淺入深，讓詢問對象抓不到審計的真正目標；有時重復提問以發(fā)現(xiàn)解釋中的差異；有時需要突然改變提問方向以試探出毫無防備的答案。對于藝術(shù)性這方面，審計人員不一定非要從主要負責人處獲得信息，也通過與相關(guān)知情人了解。審計人員可以通過與知情人從聊家常開始，消除隔閡，然后在不經(jīng)意間提到相關(guān)審計問題，這種方法會產(chǎn)生良好的效果。詢問要有啟發(fā)性啟發(fā)性的詢問，不僅可以影響被審計者的思維，還可以使審計工作收到意想不到的效果。審計人員有時會遇到被審計者拒絕提供相關(guān)資料的情況，此時可以就有關(guān)條例詢問一下其他審計人員，如此便可以藝術(shù)性地講明相關(guān)法規(guī)，講清責任，激發(fā)被審計人員的思維，使其明白不提供相關(guān)資料，將追究其責任。詢問要有探討性詢問介紹情況時，感覺經(jīng)濟活動某一方面存在一定破綻，但此時又沒有發(fā)現(xiàn)被審計單位在此方面存在問題，詢問時間有限，不能等查出一定情況后，再回過頭來詢問。此時，要與多個詢問對象，以探討的方式，分析這個環(huán)節(jié)管理有漏洞、可能存在某問題，對方也許會說可能會出問題或雖有漏洞目前沒有出現(xiàn)問題，這時就可以調(diào)整思路，重點查此環(huán)節(jié)是否存在問題。詢問筆錄要點詢問筆錄是審計人員針對與審計事項有關(guān)的問題向被審計單位財會人員和其他有關(guān)人員詢問或談話的內(nèi)容而做的書面記錄。它是一種口頭證據(jù)的書面化。審計詢問筆錄作為一種審計證據(jù)，雖然不像依據(jù)被審計單位會計記錄所做的工作底稿那樣常用，但也完全可以作為一種有效的審計取證方法在審計實踐工作中運用。詢問筆錄可根據(jù)審計情況采用表述的形式或一問一答的形式。在談話內(nèi)容記錄中，應(yīng)注意詢問對象談話的內(nèi)容前后保持一致，不能自相矛盾，用語表達要具體清楚，不能模棱兩可、含糊其辭。另外，談話內(nèi)容中有錯誤和改動之處應(yīng)要求被談話人簽章更正。審計人員也可以制作審計詢問調(diào)查表，這種書面詢問的方法省時簡單、清晰明確，但這種方法不能提供一個完整的看法，也沒有統(tǒng)一的格式。盡管審計人員通過詢問程序可以從客戶獲得大量的證據(jù)，但通常不能作為結(jié)論性證據(jù)，因為它不是來自于獨立來源，并且可能偏向客戶的意愿。詢問筆錄在審計證據(jù)種類中畢竟屬于