物業(yè)管理檔案管理

物業(yè)管理檔案管理講師：劉杰第一節(jié)物業(yè)管理檔案的概念與分類第二節(jié)物業(yè)管理檔案的收集與整理第三節(jié)物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存第四節(jié)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案第一節(jié)

物業(yè)管理檔案的概念與分類一、檔案的定義二、物業(yè)管理檔案的內(nèi)容三、物業(yè)管理檔案的分類方法四、物業(yè)管理檔案存放一、檔案的定義檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。二、物業(yè)管理檔案的內(nèi)容物業(yè)管理檔案的內(nèi)容包括物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗(yàn)收文件，業(yè)主、物業(yè)使用人的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料，物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。三、物業(yè)管理檔案的分類方法（一）年度分類法定義：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。特點(diǎn)：按年度分類符合檔案按年度形成的特點(diǎn)和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時(shí)間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱利用檔案。（二）組織機(jī)構(gòu)分類法定義：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。特點(diǎn)：能保持全宗內(nèi)文件在來(lái)源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。（三）事件分類法定義：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進(jìn)行分類。又稱為事由分類法或問題分類法。特點(diǎn)：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動(dòng)的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。四、物業(yè)管理檔案存放四、物業(yè)管理檔案存放物業(yè)承接查驗(yàn)期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類檔案比較重要，一般是長(zhǎng)期存放,應(yīng)專架或?qū)９翊娣?。物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案重要程度也較高，存放期長(zhǎng)，檢索頻度較高，這類檔案隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生有限增加，因此這類檔案架或柜應(yīng)留有余量。物業(yè)日常管理期收集整理的檔案情況較復(fù)雜，一般存放期不長(zhǎng)，且隨時(shí)間推移會(huì)不斷增加，同時(shí)也會(huì)有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷毀。第二節(jié)物業(yè)管理檔案的收集與整理一、物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理一、物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理（一）物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)1．收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗(yàn)階段，并與承接查驗(yàn)同步進(jìn)行；2.檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣。（二）物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍權(quán)屬資料檔案技術(shù)資料檔案驗(yàn)收文件檔案二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理（一）物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)1.本階段的檔案資料收集來(lái)源于物業(yè)管理的服務(wù)對(duì)象——業(yè)主、物業(yè)使用人；2.本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。（二）物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序1.設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理；2.專責(zé)工作小組分為業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主、物業(yè)使用人個(gè)人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關(guān)表格和收集程序。三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理（一）收集范圍１、物業(yè)運(yùn)行記錄檔案：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案２、物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案。３、物業(yè)服務(wù)記錄檔案：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。４、物業(yè)管理公司行政管理檔案。（二）收集時(shí)間文件一旦實(shí)施完畢，應(yīng)及時(shí)收集.由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。第三節(jié)物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存一、物業(yè)管理檔案的檢索（一）紙介質(zhì)檔案檢索

1．常用檢索工具的編制方法（1）分類卡片目錄（2）專題卡片目錄（3）主題卡片目錄（4）名稱索引（1）檔案檢索的步驟和方式（2）檔案提供利用的方式（二）電子媒體檔案檢索１、保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料２、閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料2．檔案提供利用的方式二、物業(yè)管理檔案的保存與安全（一）檔案保存（1）物業(yè)承接查驗(yàn)期和入住期收集整理的檔案資料屬于物