有效的編制月度項目報告的構(gòu)成

一種有效的編制月度項目報告的方法1

引言1.1項目報告在項目的實施過程中，隨著工作流、物流、資金流有效的運動，推動著項目進程螺旋地前進，直至項目實施完成。在這個過程中同時伴隨著信息流的產(chǎn)生和運動。信息流將項目的工作流、物流、資金流與項目的組織、管理職能、環(huán)境等因素緊密地結(jié)合在一起，它不僅反映了項目實施過程中的各種情況，而且還控制和指揮著工作流、物流、資金流的運動[2]。所以項目信息對項目的管理起著重要的作用。任何一個項目管理者的期望就是使項目在一個施工高度安全、品質(zhì)卓越、工期提前、成本低于預算并且能令內(nèi)部外部客戶都滿意的團隊環(huán)境下進行，而項目報告則是有效地表達和傳遞項目執(zhí)行狀態(tài)信息的主要表現(xiàn)形式之一，是人們溝通信息的重要工具。所謂“項目報告”，就是依據(jù)項目目標、項目各種計劃、合同、組織資源供應等資料，收集項目實施過程中產(chǎn)生的大量信息，用特定的表達方式反映項目實施進度、費用、質(zhì)量等狀態(tài)的一種報告形式，以此來下達各種指令，協(xié)調(diào)、決策、控制和指揮項目實施過程。

1.2項目報告的分類項目報告的種類很多，例如：按時間可分為日報、周報、月報、年報；按項目內(nèi)容可分為工作報、單位工程、單項工程、整體工程；按內(nèi)容可分為質(zhì)量報告、成本報告、工期進展報告；按專題內(nèi)容可分為風險分析報告、總結(jié)報告、特別事件報告；按管理層次可分為分包商單位工程報告、項目管理層單一項目的進展報告、組織領導層整體項目或多項目狀態(tài)報告。項目報告不僅要完整真實地反映項目已經(jīng)實施情況，評價過去的情況及階段性成果，而且要總結(jié)經(jīng)驗，分析問題，提出解決問題方法，為項目決策提供依據(jù)，并為預測項目將來發(fā)展趨勢提供預警信息。為了避免項目報告的閱讀者，特別是項目領導層的決策者，要得到一兩個項目必要的信息不得不從大堆的項目報告中進行繁瑣的分析和篩選的現(xiàn)象，所以，針對不同類型的項目和不同層次的管理者，編制具有針對性的項目報告尤為重要，一份好的項目報告能使項目管理者迅速了解項目進展情況，快速做出決策。1.3本文中項目報告編寫的定位本文中所要論述的項目報告是以本人負責的生產(chǎn)線技術(shù)改造工程項目為例（項目投資4500萬元；工期1999年6月～2000年12月；工程主要內(nèi)容包括廠房建筑改造、設備采購安裝試運行、公用系統(tǒng)管道安裝、電氣安裝等；工程各部分內(nèi)容施工均由不同的承建商承建[4]），重點表達工程項目在實施過程中，針對項目管理層收集來源于項目作業(yè)執(zhí)行層記錄的工程活動的數(shù)據(jù)和資料，向項目組織領導層上報月度報告時，如何分析對比，編寫出單一項目的項目執(zhí)行報告或多項目的項目狀態(tài)報告。2

項目報告的構(gòu)成稱2.1項便目報告的目瀉標創(chuàng)

項目創(chuàng)組織領導層晨主要為高級僑項目經(jīng)理或攪企業(yè)總裁、靜副總裁，他買們與項目有紐著深切的利練益關系，在給繁忙的事務要中，及時而偷又準確了解況項目的關鍵脖問題，迅速軋地做出決策史是非常必要獅的。因而項蓋目管理層所俘提供的月度陣項目報告必吹須具備一下方特征：匹（1）使閱嗚讀者迅速地謝了解項目關專鍵問題。顆（2）針對牲問題和目的塌，及時確定撫出某項行動非計劃。手（3）用少它于10分鐘胖的時間能閱概讀完該項目臟報告。嶺2.2編撞寫項目報告世必要的條件誰一份要具備兄以上目標而遺且要有意義集，并能為領降導者帶來價嬸值的項目報繡告，在編制寧前必須滿足產(chǎn)一下必要條取件：日（1）了解等組織領導者懷的需要和期支望。腎（2）確定芽項目報告采錦用的報告形括式、內(nèi)容以輝及圖表。件（3）協(xié)商患一致的報告聽截止日期。勾（4）作業(yè)斃執(zhí)行層上報仗基礎資料的國提供人，必豆須采用統(tǒng)一坊的標準、規(guī)睬范的格式。而2.3項迎目報告的形拉式和內(nèi)容撥在項目的整腿個進程中，飼組織領導層嬸的管理者都深應當清楚地坊了解項目的松狀況，月度炕報告是非常赴重要的交流鋸項目信息的驅(qū)工具。讓繁企忙的高級項海目管理者閱副讀過多的數(shù)笛據(jù)或很厚的稀項目報告實志際是一種資打源的浪費。左所以，本文斃推薦的月度訊項目報告編戲制方法，將痛項目報告內(nèi)突容用“必讀近”部分和“蘇推薦閱讀”終部分形式表誠達。這樣就皂使管理者在香有限的時間巧內(nèi)，從每個閥月的月度項從目報告中了瀉解最有效的稼項目信息。勻報告中“必問讀”部分是抄項目執(zhí)行的跳基本信息，敢主要用兩至伴三段文字闡襯述項目執(zhí)行厘的概要、項立目的關鍵問瞧題和項目正差常的狀態(tài)。種對項目總體足上是否安全日有效地按照飼計劃執(zhí)行發(fā)苦表評論，并韻對關鍵問題思做出鑒別，傅提出建議性端行動計劃。箱這部分的信周息主要是用質(zhì)來回答了“鄰項目進展是辮否順利”的炒問題。惡“推薦閱讀斧”部分首先準提供項目報秧告的分解結(jié)妥構(gòu)，標明本靈報告信息的停提供者和內(nèi)簡容，其次是覺從項目執(zhí)行任層中工程師查、各單項工產(chǎn)程承建商、周供應商提供壤的詳細的報峰告中摘取最擺恰當?shù)男畔⒅?，利用恰當述的、簡單的迅、容易讓人為理解的圖形奶和表格，充料分地表現(xiàn)了末上一個月項啞目各部分執(zhí)鮮行狀況和取涌得的項目績績效，項目的副成本、進度裙與計劃相比傳發(fā)生的變動油，以及項目拜發(fā)展的趨勢膨。應用這種島表示方法目名的就是通過鑼這種月度項葵目報告的表編達形式讓高濕級項目經(jīng)理掘或企業(yè)組織幅層的領導者鉗在有限的時啦間內(nèi)，迅速暖獲得有效的精項目信息，嶼為制定下一敘個月關鍵的咬活動計劃提技供依據(jù)，使甲領導者快速蒙做出決策。情由于本文中復介紹的項目隊報告“必讀智”部分目前歪在工程中是孝一種常見的絮、傳統(tǒng)的表銜示方法，本急文不做過多醫(yī)論述，主要睜介紹“推薦旁閱讀”部分萍項目報告內(nèi)麗容的表達方蚊法?；j3

單一情項目報告和復多項目報告香的表示方法愁3.1單亦一項目的項系目報告項單一項目的第項目報告“炕推薦閱讀”它部分主要表患現(xiàn)一個完整賴的項目進展摟的情況和項鏈目各部分執(zhí)顛行的績效，狐使組織領導罵層的管理者齒能充滿信心爆對項目做出稼有效的決策宮。所以項目刪首先要具有白完整的計劃值系統(tǒng)，建立底必要的掙值梅分析體系，鬼并且能有效堡地收集項目獅實際完成的未數(shù)據(jù)，通過排分析計算項慌目的進度執(zhí)規(guī)行指標SP周I和成本效歪用指標CP贊I，表現(xiàn)在蹤各種圖形和笑表格來說明足項目的績效比和發(fā)展趨勢喊。紗項目績效狀些況圖，主要遺表現(xiàn)項目實翼施過程中進饅度和成本發(fā)戴展狀況和變顫動的趨勢。共本例中項目徐在濱3柏月至伯7渾月期間，實應際績效由滯禾后型轉(zhuǎn)變?yōu)楦M度超前型宵。宴項目各部分熱成本績效指亞標圖，主要茶表現(xiàn)項目實筍施過程中各浸部分成本效大果。本例中素項目各部分頁實際成本與糧預算成本之水間的偏差，渡反映了各部礦分實際成本福之間的差距米。竄3.2多欣個項目的項賞目報告促有時一個組裳織領導層的鄭高級項目經(jīng)急理或企業(yè)總餐裁同時負責筒幾個項目，仆這里提供一河個表格，主貼要匯總了多把個項目報告佳提供的多個隊項目的項目史執(zhí)行情況，么表格中用不姻同地符號表構(gòu)達項目的進驅(qū)展狀態(tài)。如即表1所示。俘★歲險——軍意味著項目茄正處于控制屋之下，對計貸劃或成本的巷影響不到3遍％。項目的唉安全和質(zhì)量洞執(zhí)行過程都銀得到保障。霉項目經(jīng)理可信以在下個月艦之前修正進喚度或成本誤侄差。貢◎揉誕——仰表明項目的潤安全或質(zhì)量領正面臨著一滴些困難。項剖目面臨的問窗題可能會對篇計劃或成本伐產(chǎn)生3％－烘5％的影響懇。要想在下讀個月之前改聯(lián)正這個問題但就必須獲得觸額外的資助胳或上一級管薯理層的協(xié)助僅。插●狡如——綿向組織領導趕的管理人傳娃達的信息是妙項目的安全普和質(zhì)量正處靠于岌岌可危蠻的狀態(tài)。項皮目遭遇的問賊題可能會對宏原計劃的進參度和成本產(chǎn)覽生5％以上顯的影響。朗●鉤信號，以及壩在某些情況年下的娛◎盟信號，要求缺得到公司最盯高管理層的泊注意，以便開他們能幫助徐解決項目所具面臨的問題跌。搜4創(chuàng)新結(jié)論言本文將項目疲管理層提供麻給組織領導繡層的項目月道度報告定義牽和論述了報秘告的剃“啞必讀仍”牙部分和格“樂推薦閱讀氧”毯部分形式和濕內(nèi)容，特別企是寬“樂推薦閱讀考”堆部分用進度田執(zhí)行指標和葵成本效用指搜標結(jié)合起來獵展現(xiàn)單一項患目的狀態(tài)和拾發(fā)展趨勢，澡在同一個表落格中用各種匯符號來展現(xiàn)犯多個項