如何做好溝通協(xié)調(diào)工作

如何做好溝通協(xié)調(diào)工作行政部是一個綜合管理部門，對內(nèi)要正確領(lǐng)會貫徹廠部的各項工作部署，做好全廠性服務(wù)工作，協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系。對外要加強企業(yè)與地方的公共關(guān)系，樹立良好的企業(yè)形象。工作涉及消防、保衛(wèi)、交通、檔案、文秘、接待、信息等。行政部職責(zé)：綜合協(xié)調(diào)、行政樞紐、參謀助手和窗口服務(wù)部門子文化“強管理、重效率、善協(xié)調(diào)、講服務(wù)、厲節(jié)約”。提升“總攬全局、推進(jìn)發(fā)展、科學(xué)管理、應(yīng)對突發(fā)事件”的四種能力。理念、思路：“講學(xué)習(xí)、樹風(fēng)氣、顧大局”，“勤思考、善謀劃、多辦事”方向：建設(shè)一支具有一流職業(yè)素養(yǎng)、一流業(yè)務(wù)技能、一流工作作風(fēng)、一流崗位業(yè)績的部門隊伍。目標(biāo)：堅定地貫徹上級精神，加強督導(dǎo)督辦，進(jìn)一步提高執(zhí)行力，提高工作效率。努力將部門打造成一個工作高效率、服務(wù)高質(zhì)量、技能高水平的團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)、有凝聚力的團(tuán)隊。行政部工作的幾個特點：繁：處理不完的繁多的事務(wù)。雜：沒有嚴(yán)格的工作程序。?。合鄬τ诎踩a(chǎn)、電量指標(biāo)，日常工作就顯得微小。偶然性或不可預(yù)測性。一、與上級部門及領(lǐng)導(dǎo)的溝通匯報工作的方法：所謂匯報，就是指將本專業(yè)向部門領(lǐng)導(dǎo)或者上級組織報告的一種常用工作（溝通）方法。有的人匯報后，給人的印象很深，覺得這個專業(yè)工作不錯，匯報也挺好。有的人匯報后，覺得這個專業(yè)工作沒少做，但沒匯報出來。有的人匯報后，叫人根本聽不明白這個專業(yè)的工作究竟是怎么做的。由此可見，匯報工作是一門學(xué)問，值得研究和探討。方式方法：（一）端正態(tài)度：對待匯報，應(yīng)該有高度的責(zé)任心，要從大局出發(fā)，堅持實事求是的態(tài)度，有一說一，有二說二，有成績就講成績，有問題就擺問題，不歪曲事實，不粉飾成績，這才是應(yīng)有的正確態(tài)度。（二）抓住重點：匯報工作因時間所限和實際需要，不能不分主次和輕重、眉毛胡子一把抓地什么都匯報，而應(yīng)抓住重點說深說透，有些點到為止，有些干脆不說。這就需要在匯報前作好充分準(zhǔn)備。（三）獲得領(lǐng)導(dǎo)滿意：匯報工作是一種比較特殊的回答式對說，既有說話的技巧，又有心理溝通的藝術(shù)，是一門綜合學(xué)問。掌握了它的人，匯報工作時說話既清楚、簡練，又分寸得當(dāng)、邏輯性強，說出的道理令人信服，領(lǐng)導(dǎo)一聽就明白，且容易引起心理上的共鳴，匯報前需要在心里回答好以下幾個問題：1.此次匯報的主要目的是什么？（這是必須清楚的）。2.不進(jìn)行這次匯報自己能否順利解決遇到的問題？（匯報越重要，越要做好這方面的準(zhǔn)備）。3.與匯報相關(guān)聯(lián)的情況是否都了解清楚了？4.領(lǐng)導(dǎo)是否準(zhǔn)備討論自己提出的問題？（這可使匯報者估計到匯報時將出現(xiàn)的一些障礙）。5自己對匯報的良好開端是否有信心？（會遇到什么樣的主觀和客觀的障礙，它們的嚴(yán)重程度如何）6.什么樣的匯報開端對自己和領(lǐng)導(dǎo)是合適的，什么樣的是不合適的？7.在匯報中利用什么樣的方法可以對領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生作用？（援引權(quán)威者的見解，談解決所有問題的重要性）。8.領(lǐng)導(dǎo)可能向自己提出什么問題？如果按照上述問題做好準(zhǔn)備，那么，匯報（溝通）就會有良好的開端。（四）應(yīng)避免的匯報方式：1.長篇大論，沒有結(jié)論。有的人見到領(lǐng)導(dǎo)，總好像有說不完的心里話，嘮不完的知情嗑。匯報起工作來，心底里老暗暗告誡自己：“機會難得，一定得把工作成績一滴不漏地向領(lǐng)導(dǎo)說到?！庇谑?，匯報起來面面俱到，海闊天空，包羅萬象。結(jié)果，領(lǐng)導(dǎo)越聽越煩，感覺工作沒有重點，無法評價。2.匯報中摻雜個人恩怨。中國有句古語，叫做“無情未必真豪杰”。在工作中，不以親情和友情代替原則，不拿原則做交易。如果匯報工作中摻雜個人恩怨，領(lǐng)導(dǎo)查清后，恐怕不只是“小事一樁”啦！3.匯報時間、地點不合時宜。這類問題多出于主動找領(lǐng)導(dǎo)匯報的時候。作為領(lǐng)導(dǎo)，特別是職務(wù)較高的領(lǐng)導(dǎo)，工作都比較忙。實事求是地講，有些領(lǐng)導(dǎo)確實很難隨時找到，于是有的人就采取等、堵的辦法找領(lǐng)導(dǎo)――上、下班時，午休前，回家途中，或領(lǐng)導(dǎo)參加會議、活動間，都是不要取的。如無特殊情況和緊急事宜，這些時間或地點是不宜匯報工作的。（五）講究匯報藝術(shù)。1.條理分明、邏輯清楚、詳略得當(dāng)；2.注意修辭、褒貶恰到好處；3.語言流暢、重點突出；4.用事實說話、事例生動。（六）做好充分準(zhǔn)備。事先認(rèn)真綜合分析的基礎(chǔ)上，經(jīng)過深思熟慮，擬出提綱，把觀點、材料一一書寫清楚。這樣在匯報時，才能思路清晰，緊扣主題，從而取得滿意的效果。二、如何做好外來人員接待因工作性質(zhì)關(guān)系，行政部不可避免要與外來人員進(jìn)行接觸，也是外來人員了解電廠的窗口，為維護(hù)電廠形象，應(yīng)堅持如下原則：1.誠懇熱情。誠懇熱情的態(tài)度是人際交往成功的起點，也是待客之道的首要之點。做到平等相等，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。2.講究禮儀。接待活動作為一項重要的社會交際活動，務(wù)必以禮待人，體現(xiàn)自身禮貌修養(yǎng)。講究禮儀包括：在言語方面，要聲音適度，語氣溫和，禮貌文雅；在儀表方面，要面容清潔，衣著得體，和藹可親；在舉止方面，要穩(wěn)重端莊，從容大方。3.細(xì)致周到。接待工作的內(nèi)容往往具體而瑣碎，涉及許多方面的部門和人員。這就要求在接待工作中要開動腦筋，綜合考慮，把工作做得面面俱到、細(xì)致入微、有條不紊、善始善終。對群眾投訴的接談和處理：對來訪者的申訴，要堅持“一聽、二問、三記、四分析”。聽，就是耐心傾聽來訪者的申訴，讓人家把話講完。對談得過長、抓不住要點的來訪者，可以適當(dāng)加以引導(dǎo)。問，就是把來訪者沒有談清楚的主要問題問明白，特別是要把事情經(jīng)過、主要情節(jié)、過去上訪情況和處理的結(jié)果，這次來訪的要求及其理由了解清楚。記，就是把來訪者的主要問題扼要記下來，對其中的主要情況要詳細(xì)記錄，以便分析情況和處理問題提供充分的原始材料。分析，就是對來訪者談的問題，按相關(guān)政策規(guī)定進(jìn)行分析，作出判斷。對周邊群眾來訪反映的問題，要以事實為根據(jù)，以相關(guān)政策和國家的法律為準(zhǔn)繩，實事求是地進(jìn)行處理。對來訪者提出的正確意見，要熱情歡迎，虛心聽取。有重要建議的，應(yīng)給予鼓勵、表揚。對來訪者提出的政策上允許、條件上又可以解決的合理要求，要及時處理，盡可能予以滿足。對那些要求盡管合理，但限于條件無法解決的，要做好解釋說服工作，以爭取得到來訪者的諒解。對來訪者提出的不符合政策或要求過高的問題，處理時，既要體諒他們的實際困難，又要以明確的態(tài)度向來訪者講明不能解決的原因，不要含糊其辭，應(yīng)耐心說服來訪者放棄那些不合理的或過高的要求。對無理取鬧者，要進(jìn)行批評教育。對那些態(tài)度極為蠻橫，經(jīng)勸說無效的，可請求公安機關(guān)予以教育和制止。三、與同級部門的溝通正常工作中，大部分的溝通及協(xié)調(diào)會在其它部門同級人員之間進(jìn)行，但由于部門不同，所站立場、角度不同，可能會存在溝通的不暢通，這就要求做到以下幾點：（一）見賢思齊，強者為師處理同級同事關(guān)系，不僅要有“容人之短”的肚量，而且要有“容人之長”的胸懷。強者為師，就是主動地向賢者看齊，虛心地拜強者為師。這既是在“氣度”方面的要求，也是處理同級關(guān)系的重要原則。（二）互相尊重，彼此信任互相尊重，是因為每個部室都有明確的分工和職權(quán)范圍。在工作時一定要掌握好分寸和尺度，掌握好時機和方法。尊重，一方面表現(xiàn)為自尊，另一方面表現(xiàn)為尊重別人。每個人都有自尊心，在工作溝通中，既要熱情地支持、鼓勵，又要善意地指出其不足，不要袖手旁觀。隨著廠各部門崗位的調(diào)整，一大批學(xué)歷高，有知識，年富力強的青年職工進(jìn)入到管理崗位，但由于年齡、資歷、經(jīng)驗、文化知識的不同，使他們有著不同的思想感情和不同的心理。另一方面某些年紀(jì)稍大的員工，雖然文化水平、干勁、精力與年輕員工相比差一些，但經(jīng)驗豐富，辦事穩(wěn)妥，遇事上的困難，甚至?xí)硪恍┎槐匾膿p失。（六）掌握分寸，分清職責(zé)與同事相處，應(yīng)當(dāng)分清職責(zé)，掌握分寸，不爭權(quán)力，不推責(zé)任。屬于別人職權(quán)之內(nèi)的事，決不干預(yù)，屬于自己的責(zé)任，也決不推卸。本應(yīng)由自己分管的工作，決不請別人點頭畫圈，本來不應(yīng)該由自己處理的事情，也決不爭著要管。特別是那種凡好事就爭，凡難事就推的行為，是破壞同事間相互協(xié)作的腐蝕劑，必須堅決防止和克服。（七）經(jīng)常聯(lián)系，溝通情況既然是同事，都屬于整個管理機構(gòu)的一個組成部分，工作上有著密切的聯(lián)系，只有保持經(jīng)常聯(lián)系，及時溝通情況，才可能進(jìn)行有效的合作。也唯有這樣，才能彼此了解，互相信任，將一些不必要的誤會和摩擦消滅在萌芽狀態(tài)。因此，無論工作多忙，也應(yīng)主動向同事提供有用的資料、信息、情況和建議，只要能夠堅持下去，就一定會贏得同事的“感激”和“回報”。（八）相互信任，親密合作在與同事接觸中，僅有美好主觀愿望和正確的行為準(zhǔn)則，往往還不能完全收到良好的客觀效果。建立“互相信任、親密合作”的同事關(guān)系，還必須遵循事物發(fā)展規(guī)律，講究一定的方式方法，掌握科學(xué)的合作藝術(shù)。1.運用創(chuàng)新思維來考慮和處理同級之間的工作配合。如AB角互補工作崗位。2.運用全方位思維來考慮和處理同事提出的要求。與同事的交往中，屬于自己向?qū)Ψ教岢龅囊?，都是主動式的，可控的；屬于對方向自己提出的要求，都是被動式的，不可控的。每個崗位都要學(xué)會巧妙地應(yīng)對同事提出的要求。3.運用宏觀思維來考慮和處理同事關(guān)系。鑒于工作性質(zhì)及精力有限，對于諸多同事，不可能也沒有必要個個皆顧，八方掛聯(lián)。因此，很有必要站在宏觀立場上，冷靜剖析一下自己和諸多同事，在整個部門管理上分別處于什么位置，他們之間存在有怎樣的工作關(guān)系人際關(guān)系，然后掂量輕重，分清主次，權(quán)衡利弊，鑒別優(yōu)劣，從中篩選出一些與自己的工作沒有直接聯(lián)系的同級，作為自己“一般交往”的對象，而將其中位置重要、影響明顯、聯(lián)系密切、能夠左右全局的同事，作為自己“重點交往”的對象。（九）心平氣和，以理服人同事之間常常會在工作中遇到一些糾葛和矛盾。在解決這些糾葛和矛盾時，應(yīng)本著顧全大局，維護(hù)團(tuán)結(jié)的良好愿望，對一些無關(guān)緊要的“小事”，采取不予細(xì)究，委曲求全的態(tài)度。即使遇到一些需要辨清是非的“大事”，也要講究方式方法，盡量做到心平氣和，以理服人。這樣做，隨著問題的妥善解決，同事之間不但不會傷和氣，反而會在新的基礎(chǔ)上，建立起更加牢固的友誼。（十）既“合作”又“競爭”“合作”和“競爭”，是同事關(guān)系中不可割的兩個方面，合作中包含著競爭，競爭中又包含著合作；合作，推動競爭，競爭，又有助于更好地合作。因此，一味“合作”而不講“競爭”，最終將減弱自己與人“合作”的能力，這種“合作”也不可能持久有效。因此應(yīng)該正確對待“合作”與“競爭”的辯證關(guān)系，自覺樹立“競爭意識”，對同事，既要熱誠合作，又要敢于“競爭”。這種“競爭意識”，應(yīng)該是積極的、健康的，具體表現(xiàn)在以下幾點：1.以競爭來激勵自己；2.在和同事的競爭中，領(lǐng)先時不自滿，落后時不自餒，一如既往，積極進(jìn)??；3.自覺向同事中的先進(jìn)、優(yōu)秀者看齊、學(xué)習(xí)；4.依靠自己的不懈努力，奮力創(chuàng)造工作業(yè)績。5.無保留地幫助在競爭中暫時落后的同事。（十一）善于“回避”和“等待”社會生活是復(fù)雜的，同事之間工作上的分歧有時也會引進(jìn)個人恩怨或受已存在的個人恩怨的影響。當(dāng)同事之間的矛盾或分歧比較嚴(yán)重，并且一下子難以解決時，就暫時回避一下。暫時回避矛盾或分歧，表面看來似乎是消極的，其實卻是積極的。特別是當(dāng)對方“怒火中燒”、頭腦不冷靜時，暫時回避本身就能起到“釜底抽薪”的作用?；乇懿皇翘颖?，而是為了防止矛盾激化，并在回避中等待解決矛盾的時機。同事之間發(fā)生的有些矛盾或分歧，常常會在回避與等待中自然化解。所以回避與等待是處理同級關(guān)系的一種藝術(shù)。當(dāng)然，什么樣的矛盾與分歧應(yīng)該回避與等待，還需要具體問題具體分析。同事之間在工作中產(chǎn)生矛盾或分歧本屬正常，只要雙方都是為工作，沒有個人的私怨和成見，心胸都比較開闊，即使?fàn)巿?zhí)起來，也不難和解。（十二）協(xié)調(diào)同事之間不同意見的方法工作中，需要協(xié)調(diào)同事關(guān)系時，有五種方法很值得借鑒；1.重組。有時候，同事提出的解決問題的意見之所以行不能，并不在于意見本身一無是處，而在于意見中的個別要素排列位置不盡合理。這時候，只需將這些要素調(diào)換一下位置，變換一下結(jié)構(gòu)和順序，就會產(chǎn)生新的結(jié)果。2.移植。有時候，將自己的或同事的某一“擱淺”的建議，移植到另一個工作領(lǐng)域，用來處理某一特定的非程序性問題，往往會收到意想不到的奇效。3.變通。將同事提出的看似難以實行的處理辦法，稍加變通，諸如“放大”、“縮小”，或者變換其中的某一要素，有時往往會成為令人驚訝的理想處置方案。4.“雜交”。生物之間的雜交，可以產(chǎn)生良種。同事之間有不同意見和想法，通過“雜交”，也能產(chǎn)生創(chuàng)新思維，促使一種全新的工作模式和同級之間新型的協(xié)作關(guān)系誕生。5.綜合。對于同事提出的不盡完善的主張和建議，可以將自己的其他同事的合理意見加以綜合，最終形成新的處理意見。運用創(chuàng)新思維，是行政部員工處理新時期同事之間的工作配合、建立新型工作模式不可缺少的手段，對此，應(yīng)該予以足夠的重視。（十三）處理同級之間矛盾的原則同事之間都渴望有一個良好的人際關(guān)系，與各位成員友好相處，為工作創(chuàng)造舒暢的環(huán)境。面對同事之間出現(xiàn)的矛盾，我們可采取以下原則來處理：1.以德報怨。以德報怨是征服人心的上策。在同一部門工作日久，難免出現(xiàn)些恩恩怨怨的事情。對此，是以德報怨還是以怨報德，將直接影響同事關(guān)系的發(fā)展趨勢和結(jié)果。應(yīng)該胸懷坦蕩，有“君子之心”。即使某人做了對不起自己的事，也不能“以其人之道，還治其人之身”，而應(yīng)該以德化之，以情感之，這樣常常會收到奇效。2.以短比長。同事之間在思想上如果能堅持以短比長，那么在工作上就自然會以長補短，形成一個團(tuán)結(jié)互助的集體。實踐表明，大凡善于以已之長補他人之短的同事，其