辦公室接待禮儀與會務41

辦公室接待禮儀

及會務工作嘉華融通投資基金管理（北京）有限公司目前一頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點迎來送往、會議、接待是辦公室工作的重要工作之一，也是體現(xiàn)辦公室工作能力和水平的重要方面。辦會、接待中的禮儀，最能反映辦公室工作人員的禮儀素質(zhì)、辦事效率。在很大程度上也代表嘉華融通的總體形象。前言目前二頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點如何保持良好的儀表形象？一是精神要飽滿自然，態(tài)度要和藹端莊。二是多用禮貌有語。三是尊重隱私。四是體現(xiàn)女士第一五是著裝要得體，著裝要體現(xiàn)整體性、個性、和諧性。六是餐飲要規(guī)范。面、手、衣、履要潔凈。說話客氣，注意身份。在公共場所應保持安靜，遵守秩序，不打攪、影響別人。遵時守約。如：您好、請、謝謝、對不起，再見。與人交往時做到五不問，即不問年齡、不問婚否、不問去向、不問收入、不問住址。即時時處處做到女士優(yōu)先、保護女士。男女同行時，男士應走靠外的一側(cè)，不能并行時，男士應讓女士先行一步。男士衣著的顏色不能超過3色，否則就會顯得雜亂，不夠莊重。襪子一般應穿與褲子、鞋子同類顏色或較深色的顏色。通常情況下男士均穿便服，便服包括外衣、夾克、襯衣、T恤衫和各式西裝。但出席正式、隆重、嚴肅的會議或特別意義的典禮，則應穿深色西裝或禮服。要坐得端正，雙腿靠攏，兩足平放。雙手和手肘部要離開桌子，不扒在桌上。主人示意開始時，客人才能開始。進餐時要細嚼慢咽，不要發(fā)出大的聲響。敬酒時，上身挺直，雙腿站穩(wěn)。勸酒要適可而止，切忌飲酒過量。用筷子時，一旦夾上食物，不要停留時間過長。夾菜時，筷子不要在盤子里亂攪，也不要把筷子伸到太遠的菜盤里。（西餐時，左手持叉，右手持刀。上一道菜，使用相對應的餐具。如臨時離座，刀叉在盤內(nèi)擺成“八”字形，表示尚未用完。如用餐完畢，則將刀叉并排橫斜放在盤內(nèi)，柄朝右。）自助餐時，要按順序自動取食，不要搶先；所取食物最好吃完，不要浪費目前三頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點一、迎接客人的禮儀二、辦公室接待訪客的禮儀三、為客人介紹和引見時的禮儀四、手、問候、交換名片的禮儀五、陪客人乘車時的禮儀六、陪客人行路時的禮儀七、會見會面時的禮儀目錄辦公室接待禮儀目前四頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點一：

迎接客人需要注意的禮儀！目前五頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點準確了解客人身份、人數(shù)、性別、車次、航班，提前準備好交通工具、預訂住宿。安排與客人身份、職務相當或相應的人員前去迎接。主人應提前到達車站、機場恭候。接到客人后，首先問候。“一路辛苦了”、“歡迎您來到xxx”等等。作介紹和引見。如果有名片，可送予對方。幫客人辦理好手續(xù)并將客人領(lǐng)進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排、地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料交給客人。不要立即離去。可視情況稍作停留，熱情交談，可介紹客人參與的活動、當?shù)仫L土人情、天氣等。不宜久留。考慮到旅途勞累，讓客人早些休息。目前六頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點二：

辦公室接待一般訪客要注意的禮儀！目前七頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點以愉快的心情向來訪者打招呼。必須站起來向到訪者的人表示歡迎?。ㄗ⒁夥Q呼）問明客人身份，欲訪何人，所為何事，是否預約。填寫簽到表請客人稍候，為客人聯(lián)系要找的負責人，征得負責人同意，可引導客人前往。客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供茶水、雜志，如果可能，應該時常為客人換飲料。接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。辦公室接待一般訪客時的禮儀？目前八頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點接待多個訪客時的注意事項：（1）應該依訪客的先后順序進行處理：A、請訪客按順序在沙發(fā)上候坐；B、如令他們等候，要向訪客說聲：“對不起，令您久等了?！保?）聯(lián)絡會晤人員：A、聯(lián)絡后，引領(lǐng)訪客到會客地點并向訪客說：“已聯(lián)絡了。他現(xiàn)在正在前來接待處，請先坐一下?！盉、如需等待或會晤人員沒空時，詢問訪客可否由其他人作代表來與他會晤。目前九頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點三：

為客人介紹和引見時需要注意的些禮儀！目前十頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點介紹時，要有禮貌地用手示意，但不要用手指指點點1）職位的高低不同：首先將職位低的人介紹給職位高的人。然后將高職位的人介紹給低職位的人。應簡要說明被介紹人所在單位、職務及姓氏，如“這位就是××局劉局長，×××同志”。

2）不同年齡的人：首先介紹年少的人給年長的人，然后才將年長者介紹給年少的人。3）其中一方是自己公司的人：首先將自己公司的人介紹給公司以外的人認識。4）男性與女性：一般來說，先將男性介紹給女性。但如果男性的年齡較長或職位較高時，則剛好相反。5）地位與年齡相仿的人：此時將與你較熟的一方介紹給你不太認識的對方。6）要求介紹的人：首先介紹那位要求介紹的人。7）一個人對很多人時：首先將那個人介紹給那一班人認識。為客人介紹和引見時的禮儀？目前十一頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點四：

握手、問候、交換名片，需要注意的禮儀？

誰先伸手？問候什么？目前十二頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點握手禮儀同性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或輕輕的碰一下，就會使對方產(chǎn)生冷淡、疏遠的感覺。異性間的握手無需用力，只需要輕輕的握一下即可。原則一：領(lǐng)導同志或身份較高的人先伸手。原則二：女性先伸手。原則三：如果客人有意同你握手，就應當主動把手伸過去；如果無意同你握手，則不要勉強。目前十三頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點問候禮儀一般的問候（不大熟悉或初次見面）

可以說“你好”、“一路辛苦了”之類。特殊性的問候（用于彼此已相識、關(guān)系比較密切）一般詢問一下對方的工作、身體情況；如果關(guān)系比較密切，也可以詢問一下對方的家庭情況。

問候時的稱呼：是領(lǐng)導同志則直接稱呼姓加職務。一般同志就稱呼姓或名，較熟悉的同志叫名更親切。在外事活動中，對國外女性的稱呼分夫人、太太、小姐、女士四種。沒搞清對方是否已婚時，稱女士或小姐為好。目前十四頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點交換名片的禮儀1、事前的準備：前往會客室接見客人時，別忘記帶干凈的新名片；把名片放在上衣的袋內(nèi)或褲袋中都不好，應把名片存放在名片夾內(nèi)。平時準備多些名片，不要在客人面前出現(xiàn)名片已用光的情況或是掏出很臟的名片。2、交換名片時的禮儀：用雙手拿著名片的兩角，名片的正面向上面向?qū)Ψ?，并說：“我是XX，請多指教?！币话銇碚f，來訪者或地位較低的要先拿出名片。3、收下對方名片時禮儀：用雙手接取對方遞交的名片。接受時點頭示意，并拿著名片的空白部分，把名片接過來后，念名片。在會唔中，如有很多名片同時交換時，可在桌上將客人的名片逐一與他們的座位對應排好，便于認識客人。

4、事后的整理：事后的整理：當會客完畢送走客人后，返回自己座位，將剛才的名片拿出來整理后才保存下來。目前十五頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點五：

陪客人乘車需要注意的禮儀！上下車次序？乘車座次如何安排？目前十六頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點乘車時，接待人員要代客開車門，請領(lǐng)導或來賓先上車，而后自己再上車，待領(lǐng)導和來賓坐穩(wěn)后再關(guān)門。下車時，要主動為領(lǐng)導或來賓打開車門。乘車座次禮儀目前十七頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點目前十八頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點目前十九頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點六：

陪客人行路需要注意的禮儀！目前二十頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點1.走廊上：接待人員走在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。當訪客走在走廊的正中央時，接待人員要走在走廊上的一旁。偶爾向后望，確認訪客跟上。當轉(zhuǎn)彎拐角時，應走在客人的左前方數(shù)步的位置，要用手示意方向，同時禮貌地說：“請往這邊走?！蹦壳岸豁揬總數(shù)四十一頁\編于十九點

2.樓梯上先告知客人，目的地在X樓。上樓時，應該讓客人走在前面，因為一般以為高的位置代表尊貴。接待人員走在后面。下樓時，接待人員走在前面，客人在后面。上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全，一般客人走內(nèi)側(cè)、靠墻的一側(cè)，接待人員走外側(cè)、靠扶手的一側(cè)。（不應并排行走，而應當右側(cè)上行，左側(cè)下行。）目前二十二頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點接待人員先進入電梯，按住"開"的按鈕，等客人進入后關(guān)閉電梯門，按動目的樓層按鈕，同時告訴訪客目的地是在第幾層。如果訪客不只一個人，或者有很多公司內(nèi)部的職員也要進入電梯并站在一角，按著開啟的掣，引領(lǐng)訪客進入，然后再讓公司內(nèi)部職員進入。即是說訪客先進入，以示尊重。離開電梯，則剛好相反，按著開啟的掣，讓賓客先出。如果你的領(lǐng)導也在時，讓你的領(lǐng)導先出，然后你才步出。3.電梯內(nèi)目前二十三頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點陪客人行路的注意事項：陪同客人行路，主陪通常應請客人位于自己的右側(cè)，以示尊敬，自己并排走在客人的左側(cè)；隨同人員，應走在客人和主陪人員的后面或兩側(cè)偏后一點。如果環(huán)境比較復雜，接待人員應該始終在前引路。左右、內(nèi)外同上。目前二十四頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點七：

辦公室布置禮儀目前二十五頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點辦公室環(huán)境禮儀禁止在辦公區(qū)吸煙、扎堆聊天、大聲喧嘩；節(jié)約水電；禁止在辦公家具和公共設施上亂寫、亂畫、亂貼；保持衛(wèi)生間清潔。飲水時，如不是接待來賓，應使用個人的水杯，減少一次性水杯的浪費。不得擅自帶外來人員進入辦公區(qū)，會談和接待安排在洽談區(qū)域。最后離開辦公區(qū)的人員應關(guān)電燈、門窗、及室內(nèi)總閘。個人辦公區(qū)要保持辦公桌位清潔，非辦公用品不外露，桌面碼放整齊。當有事離開自己的辦公座位時，應將座椅推回辦公桌內(nèi)。下班離開辦公室前，使用人應該關(guān)閉所用機器的電源，將臺面的物品歸位，鎖好貴重物品和重要文件。目前二十六頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點辦公室相處禮儀▲真誠合作同事之間屬于互幫互助的關(guān)系，俗話說一個好漢三個幫，只有真誠合作才能共同進步，達成共贏，公司才有發(fā)展?！使部嗤碌睦щy，通常首先會選擇親朋幫助，但作為同事，應主動問訊。對力所能及的事應盡力幫忙，這樣，會增進雙方之間的感情，使關(guān)系更加融洽?！礁偁幫轮g競爭是正常的，有助于同事成長，但是切記要公平競爭，不能再背后耍心眼，做損人不利己的事情。▲寬以待人同事之間經(jīng)常相處，一時的失誤在所難免。如果出現(xiàn)失誤，應主動向?qū)Ψ降狼?，目前二十七頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點八：電話禮儀目前二十八頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點接聽電話前：

準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那么當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。目前二十九頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點接聽電話三聲之內(nèi)接起電話,接聽電話還要注意：注意接聽電話的語調(diào)，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑注意語調(diào)的速度；注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎；注意雙方接聽電話的環(huán)境；注意當電話線路發(fā)生故障時，必須向?qū)Ψ酱_認原因；注意打電話雙方的態(tài)度。目前三十頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。主動問候，報部門介紹自己；如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎？”；須擱置電話時或讓賓客等待時,應給予說明，并致歉。每過20秒留意一下對方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ＾D(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機上，并要讓對方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。感謝對方來電，并禮貌地結(jié)束電話,在電話結(jié)束時，應用積極的態(tài)度，同時要使用對方的名字來感謝對方。要經(jīng)常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。當手機出現(xiàn)未接電話時要及時回復短信或者電話，詢問是否有要事等若非有要緊事，晚上十點后盡可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息目前三十一頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點問候禮儀以問候語加上單位、部門的名稱以及個人姓名。它最為正式。以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用于一般場合。

以問候語直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。需要注意的是，不允許接電話時以“喂喂”或“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”、“你是誰”，或者“有什么事兒呀”，這樣一來，別人在厭惡之余就會難接目前三十二頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點打電話打電話時，需注意以下幾點：要選好時間。打電話時，如非重要事情，盡量避開受話人休息、用餐的時間，而且最好別在節(jié)假日打擾對方。要掌握通話時間。打電話前，最好先想好要講的內(nèi)容，以便節(jié)約通話時間，不要現(xiàn)想現(xiàn)說，“煲電話粥”，通常一次通話不應長于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。要態(tài)度友好。通話時不要大喊大叫，震耳欲聾。要用語規(guī)范。通話之初，應先做自我介紹，不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉(zhuǎn)時，應說“勞駕”或“麻煩您”，不要認為這是理所應當?shù)?。目前三十三頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點一、會議準備二、會議前三、會議中的注意事項四、會議服務五、會議后目錄會務工作目前三十四頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點會務工作的原則目前三十五頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點會議禮儀

是召開會議前，會議中，參議后及參會人員應注意的事項，懂得會議的禮儀對執(zhí)行精神有很大的促進作目前三十六頁\總數(shù)四十一頁\編于十九點一、會前準備確定會議主題與議題（要有確實的依據(jù)，必須要結(jié)合本單位的實際，要有明確的目的）確定會議時間（會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導是否能出席）確定會議所需用品和設備（必備用品是指會議需要的用品和設備，包括文具，桌椅，茶具，擴音設備，照明設備，空調(diào)設備投影和音像設備等）確定與會人員名單（包括出席會議和列席會議的有關(guān)人員，根據(jù)會議的性質(zhì)，議題，任務來確定與會人員）確定會議地點（要根據(jù)會議的規(guī)模，規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定，有時也考慮政治，經(jīng)濟，環(huán)境等因素）擬發(fā)會議通知（會議通知必須寫明會議時