導(dǎo)入工作認(rèn)識

涉外文秘工作認(rèn)識學(xué)習(xí)目標(biāo)1課堂導(dǎo)入2案例分析3課堂開展4小結(jié)與練習(xí)5學(xué)習(xí)流程學(xué)習(xí)目標(biāo)通過此次課的學(xué)習(xí)，你將掌握以下內(nèi)容：1.涉外文秘課程的性質(zhì)；2.涉外文秘課程的主要知識要點(diǎn)；3.在該門課程中所涉及的課堂活動的開展。導(dǎo)入問題：1.秘書、助理、特別助理有什么區(qū)別？2.涉外文秘是一項什么工作?3.涉外文秘的崗位職責(zé)應(yīng)該是什么？課堂導(dǎo)入邱秘書是立達(dá)公司總經(jīng)理辦公室秘書。這是7月的一天,星期四。清晨,一陣急促的鬧鈴聲打破了邱秘書酣睡的夢境。此時,距離上班時間還有一個半小時,經(jīng)過一番精心的梳洗打扮,邱秘書便邁著自信的步伐向工作單位出發(fā)了。上午8:15邱秘書來到公司，她要提前10分左右到達(dá)公司,以便做好正式上班前的準(zhǔn)備工作。她先打開總經(jīng)理辦公室的窗戶通風(fēng),然后將空調(diào)調(diào)到適宜的溫度,接著開始整理總經(jīng)理的桌面,將文件放整齊,并將廢紙簍中的垃圾傾倒干凈。之后,她回到自己的辦公桌前,開始整理自己的辦公桌,清掃擦拭桌面和文件柜,并用酒精擦拭電話送話器和傳真機(jī)的磁頭。然后打開電腦,從outlook中將當(dāng)天上司的工作日志和自己的工作日志各輸出一份。案例分析8:30,總經(jīng)理走了進(jìn)來,邱秘書站起來與總經(jīng)理打招呼后,立即給他送去一杯咖啡。然后邱秘書再打開E-mail看有無重要郵件，此時她收到一封來自美國客戶蘋果公司的郵件，要與邱秘書商量下個月他們公司主管市場開拓的副總Mr.Wilson一行四人想來立達(dá)公司參觀并商討關(guān)于合作的事宜。邱秘書立即將此時匯報給總經(jīng)理，總經(jīng)理召集了市場部相關(guān)人員商討此事。趁此時,她趕緊到公司收發(fā)室去取回今天的郵件,將其分類、拆封后裝入文件夾里。這時她也得到了總經(jīng)理關(guān)于同意蘋果公司代表團(tuán)來訪的回復(fù)，并要求他做好相關(guān)的工作安排。邱秘書立即向蘋果公司回復(fù)電郵，真誠邀請他們來訪，并詢問具體的來訪時間、飛機(jī)到達(dá)時間及來訪中有幾位女士等相關(guān)事宜。郵件回復(fù)完后，邱秘書看了一下工作日志,今天下午是例行的辦公室用品發(fā)放的時間。她來到保管室,將柜子里的辦公用品發(fā)放登記簿拿出來,有幾個部門的人員來領(lǐng)取了復(fù)印紙、信籠、打印機(jī)的打印墨水、文件袋等辦公用品。邱秘書將其一一填寫迸發(fā)放登記簿,并且還清點(diǎn)了庫存的辦公用品,看賬面余額和實物是否相符。離開保管室時,她還檢查了一遍門窗是否關(guān)好,然后才放心地離開。剛回到辦公室，又來了位客人,來客是騰達(dá)公司的公關(guān)經(jīng)理,他想見立達(dá)公司的張副總經(jīng)理,邱秘書告訴來客說張副總經(jīng)理出差了,下周一可能回來。問他有什么事需要幫助,來客說下周他們再來,邱秘書將客人送到電梯口后返回辦公室。接下來，總經(jīng)理又拿來了一份緊急文件要邱秘書復(fù)印,邱秘書抓緊時間復(fù)印完后,拿出登記簿將復(fù)印情況登記在冊。在下班之前,總經(jīng)理又臨時安排了幾件工作,邱秘書樓上樓下地跑了好幾趟,還打印了兩份文件。雖然不長,但因為總經(jīng)理要得急,讓邱秘書有點(diǎn)喘不過氣來。時鐘指向了18點(diǎn),這是公司下班的時間。邱秘書微笑著向最后一位離開辦公室的同事道了再見后,她走到每一扇窗戶前推了推看是否關(guān)嚴(yán),然后檢查文件柜是否上鎖,每一臺電腦是否已關(guān)機(jī),最后她關(guān)了辦公室的總電源,把門鎖緊后離開了辦公室。第二天上班后，邱秘書從蘋果公司的郵件回復(fù)中得知了他們來訪的一些具體信息，向總經(jīng)理回報完畢后打電話到飯店安排住宿。打完電話后，邱秘書便開始上網(wǎng)搜尋了解該客戶的相關(guān)背景資料及文化，同時制定了來訪者的行程安排及接待費(fèi)用預(yù)算，并交與總經(jīng)理審批。很快的，蘋果公司一行將于今天上午到達(dá)機(jī)場，邱秘書隨同司機(jī)小王前往機(jī)場接機(jī)并安排他們在本市的國際大酒店入住休息。之后她回公司向總經(jīng)理匯報相關(guān)情況，根據(jù)行程安排，明天總經(jīng)理將親自出席與蘋果公司的洽談會。邱秘書按照會議的安排給相關(guān)人員傳真了關(guān)于召開洽談會的通知,然后將電話記錄本拿出來,將下午要打的幾個電話的內(nèi)容、電話號碼、接電話人都記錄在電話記錄單上,然后將電話一個一個地打出去。會議在第二天早上九點(diǎn)召開，早上8：00，邱秘書便趕到公司，落實檢查會議室的準(zhǔn)備工作，包括提前開窗通風(fēng)；會標(biāo)是否懸掛好；

座位、席卡是否安排好；茶盤及茶點(diǎn)是否擺好；音響設(shè)備是否完好；禮儀接待是否就緒等。一切就緒后，8：30隨同司機(jī)小王前往賓館接來訪團(tuán)到公司，十分鐘的路程加上紅燈等到達(dá)公司剛好是早上8：55分。會議進(jìn)行的十分順利，接下來的參觀也在邱秘書的精心安排下順利的完成了，蘋果公司隨即愿意與立達(dá)公司簽訂合作合同，時間定在回國前一天。簽約儀式在某星級賓館舉行,邱秘書比他們提前了15分鐘趕到賓館,盡管昨天下午她就已經(jīng)做好了簽字儀式的一切準(zhǔn)備工作,但她還是有點(diǎn)不放心,提前到是為了再做一次檢查。當(dāng)時針指向11點(diǎn),簽字儀式的最后一道程序結(jié)束了,各方簽字人熱烈握手,并相互祝賀。在準(zhǔn)備好禮物送走了美國客人后，邱秘書將處理完的文件和郵件從“辦理完畢”的文件夾里取出來,按照文書立卷的要求將其分門別類地裝入不同的案卷中,在邱秘書的文件柜里,盡管文件已經(jīng)裝得很滿,但都井井有條,要找文件十分方便。每年文件歸檔時,邱秘書都只需很短時間就將一年的文件案卷整理好交到檔案室歸檔。同時，邱秘書又拿出了當(dāng)時的費(fèi)用預(yù)算及相關(guān)的接待發(fā)票找總經(jīng)理簽字并到財務(wù)部門報銷。至此，該商務(wù)接待活動才真正告一段落，邱秘書才真正的松了一口氣。通過該案例，我們可以把涉外文秘工作大體分為以下工作內(nèi)容：案例分析一、馳商務(wù)免秘書垮的一喘天（一）上班蘭之前（二位）上班糕之后（三錫）下班訓(xùn)后涉外陰秘書忘概論（一）上班奔之前1、整理括回顧度昨天蒸的工敗作2、考慮嗚當(dāng)日延應(yīng)該義完成穴的工敞作3、修傻飾個癢人儀妨表4、提陳前上融班整理壁回顧赤昨天以的工集作（1）尚未默完成雖的工潮作※昨天吸還遺減留了開什么秀工作尿有待光今天淋來完水成的※哪些訪是上臥班就棒要完選成的,哪些弦可以乞稍微鈴后推的記錄嫩到當(dāng)弱天秘艷書和維上司售兩本錫工作業(yè)日志扔中去路。（2）已完紡成而卵且滿您意的喬工作※秘并書從五中分氣析一妻下,得出詞經(jīng)驗,以作噸為今烘后辦存事的則經(jīng)驗收參考而?！貢B也不桶能純豬粹追墨求滿綿意率,因為姑有些泡事情級能否友做好,不完謙全取急決于問秘書璃個人虎。秘卻書只買要是鋼盡力鈴而為竭了（3）已完薦成但雁不夠躬滿意盒的工鍬作秘書草要盡箱量減誼少工撤作中超的差飲錯。較工作序中出現(xiàn)令不自己澡、令卡上司賄都不可滿意蛙的現(xiàn)脾象,大都侄與秘書證對該疤項工陷作認(rèn)識是否雜到位模、工異作是啄否投入、方法是否識合理李有密未不可襯分的筐關(guān)系蜘。秘書箭要對購這一震部分氣工作詢總結(jié)者教訓(xùn)有。（二基）上幻玉班之半后1、整衣理辦血公場顏所上司鏡辦公拔室和捉自己駐的責(zé)資任區(qū)涂、公弊共區(qū)為域2、向楊上司混呈送長茶水謝及當(dāng)炒日文歸件3、處惑理常冰規(guī)事盟務(wù)性鐘工作每和臨估時交另辦的繳工作常規(guī)追事務(wù)陡：應(yīng)勁答電睡話、第接待精客人班、收它發(fā)文親件、上司僑的約拉會、珠例會溪的會慶務(wù)工債作等臨時鳥交辦兔的：施草擬竭文件毯、查績找資碗料、外詢問弊等4、下舍班前奧的工凍作整理兇當(dāng)日晉文件義資料鑄、檢邊查安工全工淚作（三摧）下刷班后1、加曉班處是理當(dāng)殖日未馳完成寸的工啞作2、商間務(wù)社沃交活味動3、雙抹休日革和節(jié)只假日秘書節(jié)無休似息日二、允商務(wù)潔秘書課實務(wù)1、常規(guī)濾工作2、非?；菀?guī)工辜作3、運(yùn)用宣創(chuàng)造殿性思閉維當(dāng)況好上茂司的垃決策災(zāi)助手1、常孔規(guī)工器作（1）每蓬天都餃出現(xiàn)沒的工菜作整理驅(qū)辦公沉環(huán)境收發(fā)蓋、登要記郵勞件和春文件接打透電話為上停司管網(wǎng)理時掠間、專制定循工作登日志辦公良室設(shè)徒備的堪使用持和管寒理接待躬來訪賊等（2）定織期出愈現(xiàn)的厲工作公司義高層算例會準(zhǔn)備同定期搶的工嫁作報祖告定期旨發(fā)放岡辦公吳用品制定優(yōu)周計相劃辦公距室的勁安全池檢查文件光立卷壇歸檔衣等2、非射常規(guī)浩工作臨時蛛起草盡文件查找喇資料堡并回然答各鏡種詢袖問傳達(dá)或溝通描信息幫助堪上司鳳存款棉、驗陪證、摟納稅突然領(lǐng)性的聚事件三、慚商務(wù)渴秘書革工作恨的基鞭本職闖責(zé)（一廣）信濫息處辟理（二副）法巷律監(jiān)株護(hù)（三千）輔奸助決竭策（四狂）督蝦促檢遍查（五窗）文嬸書處也理（六谷）綜歉合協(xié)炕調(diào)（七窩）公雀關(guān)傳易播（八元）會齊務(wù)組羅織（九插）信區(qū)訪接務(wù)待（十音）內(nèi)氏務(wù)管盞理四、某商務(wù)圾秘書擦在涉曉外交攔往中叮的主嗓要禮斥儀（一浸）稱灑呼（二阿）語鴨言習(xí)資慣（三跑）涉萌外迎殿送（四路）會明見會糾談（五姿）參貓觀游替覽（六釋）國穗旗懸劑掛五、糟國際當(dāng)禮儀咽的基食本規(guī)錢范1、紳儉士風(fēng)諷度忌諱：◆太派隨便◆太千緊張著裝孔：衣零帽整喚潔，遼面、章手干針凈，鎖頭發(fā)州、胡漿須不總宜過妙長，仙剪得暴整齊炭。常識田：舉骨止大形度得方體，綱態(tài)度救端莊皆和藹雀，挺拌胸正霞體，扔有精洽神，陵守時中約。講究炭身份憐，講歪話客議氣，漁遵守哪公共嚷秩序賠。2、禮寨貌用靠語“請言”戚“謝低謝”窗“對渴不起槳”3、入蜻鄉(xiāng)隨潮俗4、尊穿重隱權(quán)私以個丟人行扮動為宰立場唯中心踐，不勞干預(yù)抖他人柜，尊重翠他人信隱私切。5、女嚼士優(yōu)稿先男性部在各擺種場象合都宅給女抗性以踐優(yōu)先憐權(quán)，昏顯示擔(dān)男士承的氣鋸質(zhì)及號紳士完風(fēng)度慣。6、不球卑不恒亢小貼捉士：女士俗優(yōu)先霧體現(xiàn)舟：（1）走腳路進(jìn)行門時餃女士較先行欄；（2）下乳樓梯稈男士相要走訴前；（3）上沉樓梯茅男士舟要走惑后；（4）大憲街上削人行爪道并葛肩行魄走時菌男士圍要靠烤馬路集一邊旱；（5）黑派暗處日男士捕走在稿較暗謊處；（6）進(jìn)端出門慨，上輕下電海梯、緩汽車腐，男稼士主征動為差女士仰開門憐；（7）會謝場、洗公共狗車輛秘上，凍男士劃讓座帶；（8）電禁影院腹、劇搞院靠墳通道務(wù)旁座喊位一垂般為楚男士屆席；（9）火及車、涂飛機(jī)朝靠窗雕邊為隨女士擱席；（10）照澡相時團(tuán)女士炮要坐薪在前賭排正昂中央州；（11）同詠時乘被電梯認(rèn)時男伶士要隆脫帽釘；（12）社寫交、薄聚會鋸場合熊，男淘士見蠻女士京時要尖起身萌，（承女士案不必獨(dú)要）距；（13）客疾人一么般要卸與女屑主人蛾打招擱呼，逗次為湯男主汪人；（14）進(jìn)期餐時亂，男達(dá)士要吩推拉釀椅子撓，女舊士先需點(diǎn)餐娃；（15）打杰招呼準(zhǔn)、寒歐暄時禁女士掩可坐雕著。其他鍋主要耍國家旺的風(fēng)猜俗禮喉儀：英國蔥習(xí)俗性格貞和習(xí)活俗家庭鬼就是狡城堡傾，喜狀歡獨(dú)導(dǎo)處，崇不喜技?xì)g別澇人闖滴入其顯生活艙。不經(jīng)燙邀請側(cè)而拜積訪是雖對其鋪生活揚(yáng)的擾循亂，冤極不府禮貌材。切忌據(jù)下班菠后在哲酒吧笑談?wù)摮饭ぷ骱?。性格槍：沉默打寡言鵝，謹(jǐn)井慎，蟲高傲胳冷漠務(wù)，難距以接津近，欺常以格讀報奴來避謊免與前人談祥話。與英敏國人針談話躍不能痕手舞寒足蹈棋，不分要高娃談闊傷論英國寺國教叛：圣任公會腸教鐵（An灘gl呼ic埋an副C詞hu壤rc鉗h）北愛鳴爾蘭屆：天籠主教零（Ca凳th甩ol住ic）與英逼國人坑談話部不能窮談宗孕教，座政治贊，切歪忌將的皇家怠事拉偶家常取。避免志用En克gl背an總d代英電國，持而應(yīng)蒸為Br守it甩ai植n.英國拔人的排綽號攝為Jo咸hn摸B耗ul泉l（約宿翰牛蹤蝶）.英國仙人忌諱：忌用午大象摧（el冤ep買ha知nt）作緣瑞任何漏標(biāo)志艙。（大壤象是席無用挖的東皆西，滅最笨偷蠢的暖動物憲）視Pe曉ac汗oc攏k為淫放鳥，團(tuán)禍鳥侵，把腦孔雀畫開屏魔視為步炫耀腹和吹妹噓。蓋（Pe睬ac誼oc吼k疲di孕sp枕la患ce）“山采羊”分被認(rèn)門為是哭“不殃正經(jīng)欺的男輕子”其。忌用市百合略（Li躲ly）當(dāng)辟禮物與送人景，認(rèn)誕為Li椒ly代表普死亡庭。禁止他用人梯像作矩裝潢電、商勵標(biāo)。各