采購與財(cái)務(wù)關(guān)系和采購物資要點(diǎn)

采購業(yè)務(wù)處理難點(diǎn)ERP早已不是新鮮事物，但是，在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的ERP中，如何徹底處理好全部的采購業(yè)務(wù)，對于某些采購和財(cái)務(wù)人員至今仍感到迷茫。對于采購人員來講，因?yàn)槟承┢髽I(yè)中由他們負(fù)責(zé)采購發(fā)票與采購入庫單的匹配工作，在ERP中該部分內(nèi)容比較細(xì)化，甚至還要涉及到復(fù)雜的暫估處理，這使得他們力不從心。對于財(cái)務(wù)人員來講，ERP中憑證的處理很細(xì)化，他們對于采購環(huán)節(jié)了解又不徹底，經(jīng)常造成采購業(yè)務(wù)涉及到的財(cái)務(wù)科目賬務(wù)不平，折騰半天也找不出個(gè)所以然來。市場上ERP軟件非常多，筆者也無法一一去講述該部分業(yè)務(wù)在ERP中的操作；在本文中，筆者從業(yè)務(wù)處理角度向讀者抽絲剝繭、詳細(xì)解讀這些難點(diǎn)在采購業(yè)務(wù)中的處理，以便“以不變應(yīng)萬變”。一

、采購結(jié)算、采購暫估的含義1、采購結(jié)算具體什么叫采購結(jié)算，我們不去摳概念，那是學(xué)者的事情。我們經(jīng)?？吹讲少徎蜇?cái)務(wù)人員，一手拿采購入庫單、一手拿采購發(fā)票，一核對，然后用曲別針別在一起的過程，這個(gè)過程就是采購結(jié)算的核心環(huán)節(jié)。因此，可以把采購入庫單與采購發(fā)票、采購費(fèi)用發(fā)票匹配的過程稱為采購結(jié)算。在采購結(jié)算中，有兩種情況需要特別說明。一是采購過程中發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、通關(guān)費(fèi)等，這些費(fèi)用有些企業(yè)直接分?jǐn)偟讲少徹浳锍杀局?，有些企業(yè)把它們歸集到期間費(fèi)用中。二是采購過程中的合理損耗也是采用了這兩種處理方式，有的分?jǐn)偟搅瞬少徹浳锍杀局?，有的歸入了期間費(fèi)用。這兩種情況在財(cái)務(wù)處理上會(huì)進(jìn)入不同的會(huì)計(jì)科目，但在業(yè)務(wù)處理中差別不大，最多是不同的ERP軟件中操作上有細(xì)微差別，采購人員也不必過多關(guān)心。2、采購暫估先用大白話解釋一下，采購暫估就是對采購金額的估計(jì)。按照財(cái)務(wù)規(guī)定，每月采購的貨物，月底必須入賬。財(cái)務(wù)以采購發(fā)票金額做為入賬金額，若本月采購的貨物，月底之前沒有收到采購發(fā)票，就需要把采購金額先估計(jì)入賬，等到收到采購發(fā)票后，再根據(jù)采購發(fā)票的實(shí)際金額做調(diào)整。這種估計(jì)采購金額并按該金額入賬的方式即為采購暫估；因?yàn)椴少彆汗朗穷A(yù)估的應(yīng)付賬款，所以財(cái)務(wù)上也稱為暫估應(yīng)付。在采購結(jié)算中，筆者提到采購發(fā)票包含采購貨物發(fā)票和采購費(fèi)用發(fā)票兩部分，若本月的這兩部分發(fā)票都沒有收到，一般貨物金額必須暫估，對于費(fèi)用金額，根據(jù)金額的大小，企業(yè)可以靈活選擇是否進(jìn)行暫估。對于如何估計(jì)采購金額，也不是隨便拍腦袋，一般按照采購訂貨時(shí)的價(jià)格進(jìn)行暫估。估計(jì)的采購金額，等到收到采購發(fā)票后，需要把采購暫估回沖掉。那么，如何做暫估回沖呢？一般有三種方式：單到回沖、單到補(bǔ)差、月初回沖。企業(yè)使用ERP后，最常用的是單到回沖和單到補(bǔ)差這兩種。這三種方式具體是什么，請看下表中筆者的解釋：

回沖方式具

體

解

釋單到回沖自采購暫估后，直到收到采購發(fā)票，不進(jìn)行任何處理。當(dāng)收到采購發(fā)票后，把原來的暫估金額完全回沖掉，然后按照發(fā)票金額重新入賬。單到補(bǔ)差自采購暫估后，直到收到采購發(fā)票，不進(jìn)行任何處理。當(dāng)收到采購發(fā)票后，根據(jù)發(fā)票金額與原暫估金額的差額做補(bǔ)差處理。月初回沖每個(gè)月初，把上月末采購暫估的全部金額回沖掉，月末再把結(jié)算余額與本月新增的暫估金額重新暫估，這樣每月更新與輪回的方式稱為月初回沖。未進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化時(shí)，為了方便管理某些企業(yè)采用此種方式，但該方式操作繁瑣，需要每個(gè)月初進(jìn)行回沖與月底重新暫估?，F(xiàn)在有了ERP，企業(yè)一般不再使用該方式。二

、如何處理采購結(jié)算與采購暫估因?yàn)椴少徑Y(jié)算、采購暫估兩個(gè)環(huán)節(jié)銜接緊密，它們也是采購業(yè)務(wù)中財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)處理的銜接點(diǎn)，筆者把二者放在一塊兒進(jìn)行解說。1、采購結(jié)算、采購暫估的分類對于一筆貨物來講，若本月收到貨物，也收到了貨物發(fā)票和費(fèi)用發(fā)票，就不需要做暫估處理，直接結(jié)算即可；若本月僅收到貨物，未收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票，月底需要對貨物金額做暫估，費(fèi)用金額視企業(yè)要求而定是否進(jìn)行暫估。等到收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票的月份，先回沖暫估，再做結(jié)算；針對極個(gè)別先收到發(fā)票，本月未收到貨物的情況，先把發(fā)票做應(yīng)付賬款處理即可，等到收到貨物后直接做結(jié)算。根據(jù)采購人員收到貨物和發(fā)票的不同時(shí)間，常用的采購結(jié)算與采購暫估具體可以分為如下幾種情況：

到貨、票時(shí)間具

體

含

義貨票同到指同時(shí)或在同一個(gè)月份（準(zhǔn)確的講是指同一個(gè)會(huì)計(jì)月非自然月，下同），收到貨物、貨物發(fā)票、費(fèi)用發(fā)票。貨與部分票同到指同時(shí)或在同一個(gè)月份，收到貨物與貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票，甚至是收到貨物與貨物發(fā)票的一部分貨費(fèi)用發(fā)票的一部分。先貨后票指先收到貨物，在以后月份收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票。先票后貨指先收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票，在以后月份才收到貨物。未開票退貨指收到貨物并辦理入庫手續(xù)后、未收到采購發(fā)票之前，因?yàn)槟撤N原因需要退貨。開票后退貨指收到貨物和采購發(fā)票并做了采購結(jié)算以后，因?yàn)槟撤N原因需要退貨。

2、采購結(jié)算、采購暫估的詳細(xì)處理在細(xì)說每種情況的處理之前，筆者先解釋一下采購費(fèi)用發(fā)票的處理原則。采購費(fèi)用發(fā)票，可以攤?cè)氩少彸杀?，可以歸集到期間費(fèi)用。歸集到期間費(fèi)用時(shí)，不需要對應(yīng)到每筆采購貨物，不需要采購結(jié)算，也不會(huì)涉及采購暫估了。但是，采購費(fèi)用發(fā)票如果攤?cè)氩少彸杀?，它一般按照需要攤?cè)氲拿糠N貨物的數(shù)量或金額進(jìn)行分?jǐn)?。采購費(fèi)用金額能對應(yīng)到每筆采購貨物最好，若實(shí)在對應(yīng)不上也需要清楚的知道應(yīng)該分?jǐn)偟侥男┓N類的貨物中；因此，采購費(fèi)用發(fā)票攤?cè)氩少彸杀緯r(shí)，一定需要做采購結(jié)算處理。采購費(fèi)用攤?cè)氩少彸杀緯r(shí)是否需要暫估呢？企業(yè)一般根據(jù)采購費(fèi)用金額大小而定，金額較小時(shí)一般不暫估，等收到采購費(fèi)用發(fā)票后，直接結(jié)算即可。因?yàn)椴少徺M(fèi)用歸集到期間費(fèi)用無需暫估，所以在如下的詳細(xì)處理介紹中，筆者按照采購費(fèi)用攤到采購成本的方式進(jìn)行闡述。貨票同到對于貨物、貨物發(fā)票、費(fèi)用發(fā)票同時(shí)到來的情況最好處理，此種情況不涉及暫估處理，僅需做采購結(jié)算。三者匹配完畢后，采購費(fèi)用按照入庫單上每種貨物的數(shù)量或金額直接攤?cè)氩少彸杀?。結(jié)算完畢，大多數(shù)ERP軟件，會(huì)生成一張采購結(jié)算單，同時(shí)給參與結(jié)算的貨物打上已結(jié)算的標(biāo)識(shí)。貨與部分票同到針對貨物全到、貨物發(fā)票全到、費(fèi)用發(fā)票部分到的情況，一般與“貨票同到”處理情況相同，把上述三者先做結(jié)算，剩余部分做暫估。后續(xù)收到剩余部分的費(fèi)用發(fā)票時(shí)，再做一次費(fèi)用結(jié)算處理；但此時(shí)一般把后續(xù)收到的費(fèi)用發(fā)票金額直接攤?cè)虢Y(jié)存的貨物成本中，不再追蹤當(dāng)時(shí)貨物的采購入庫單據(jù)。因?yàn)樵贓RP中，當(dāng)時(shí)的貨物入庫單據(jù)已經(jīng)做過一次結(jié)算，并進(jìn)行了賬務(wù)處理，哪怕進(jìn)行追蹤也無法更新當(dāng)時(shí)貨物單據(jù)的金額。還有另一個(gè)重要原因是攤?cè)虢Y(jié)存成本的方式，一般不影響貨物出庫的成本計(jì)算（影響貨物出庫成本的特殊情況是：“個(gè)別計(jì)價(jià)”核算出庫成本的情況）。針對貨物全到、貨物發(fā)票部分到的情況，無論費(fèi)用發(fā)票情況怎么樣，一般把到票的那一部分貨物做結(jié)算處理，沒有到票的部分做暫估處理。在處理中，一般把費(fèi)用發(fā)票按照分?jǐn)傄?guī)則直接攤?cè)胴浳锏慕Y(jié)存成本中。先貨后票先貨后票的情況，本月先做暫估，等收到貨物發(fā)票后先回沖暫估，再做結(jié)算處理。對于費(fèi)用發(fā)票，若進(jìn)行了暫估也需要先回沖暫估，再做結(jié)算處理。費(fèi)用結(jié)算時(shí)，一般也是僅調(diào)整貨物的結(jié)存成本。比如：在用友ERP-U8中，費(fèi)用結(jié)算處理時(shí)，通過一筆僅有金額無數(shù)量的“入庫調(diào)整單”，調(diào)整貨物的結(jié)存成本。先票后貨

先票后貨的情況，比較少。但是，存在此情況時(shí)，一般把發(fā)票先做應(yīng)付處理即可，等到收到貨物后，再做結(jié)算。未開票退貨此種情況也稱為“紅藍(lán)入庫單結(jié)算”。因?yàn)椴少徣霂旌?，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)結(jié)束了，但財(cái)務(wù)處理還沒有結(jié)束，最終需要通過結(jié)算往財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。因?yàn)樨浳镆淹私o供應(yīng)商，不會(huì)再收到采購發(fā)票，所以要從財(cái)務(wù)意義上結(jié)束這筆業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行入庫單據(jù)和退貨單據(jù)的匹配工作，即：紅藍(lán)入庫單結(jié)算。開票后退貨開票后退貨，原則上會(huì)收到供應(yīng)商的退貨發(fā)票，若實(shí)在沒有退貨發(fā)票，一般是換貨而非退貨。對于換貨業(yè)務(wù)，如果原來的采購入庫單在ERP中已經(jīng)開票，建議在形式上走退貨流程，依據(jù)退貨單做紅字采購發(fā)票，并二者做結(jié)算。三

、采購結(jié)算中的特殊情況處理上述六種情況，都算采購結(jié)算與暫估中的正常情況。其實(shí)，在采購結(jié)算中還有一些“疑難雜癥”或不按套路出牌的情況；采購損耗在采購結(jié)算環(huán)節(jié)中就是“疑難雜癥”的典型代表，供應(yīng)商不給開發(fā)票可以稱做典型的“不按套路出牌”的情況。那么，對于這兩種情況應(yīng)該如何處理呢？采購損耗采購損耗，分為合理損耗與非合理損耗。對于合理損耗，雙方協(xié)商由誰來承擔(dān)，若采購方承擔(dān)，可以攤?cè)氩少彸杀净驓w入期間費(fèi)用；攤?cè)氩少彸杀緯r(shí)，在采購結(jié)算環(huán)節(jié)，平攤到對應(yīng)的采購金額中即可，它會(huì)稍微抬高貨物的采購單價(jià)；若歸入期間費(fèi)用，根據(jù)損耗依據(jù)直接在財(cái)務(wù)中做憑證即可。若合理損耗由供應(yīng)商承擔(dān)，一般在采購結(jié)算中抵消該部分采購金額即可，從而降低貨物的采購單價(jià)。對于非合理損耗，一般由供應(yīng)商承擔(dān)，同樣也是在采購結(jié)算中抵消采購金額，從而減少應(yīng)付賬款。供應(yīng)商無法開具采購發(fā)票在現(xiàn)實(shí)工作中，企業(yè)經(jīng)常要買些低值易耗品，或生產(chǎn)輔料。有時(shí)這些供應(yīng)商就是個(gè)體戶，他們不愿給客戶開發(fā)票，或需要單獨(dú)談開發(fā)票的條件；這就導(dǎo)致企業(yè)購買低值易耗品或生產(chǎn)輔料時(shí)收不到采購發(fā)票。針對這些情況，如果企業(yè)在ERP中走采購入庫流程，建議做張?zhí)摂M的采購發(fā)票，然后結(jié)算即可。當(dāng)做財(cái)務(wù)憑證時(shí)，用供應(yīng)商給開的收據(jù)做為原始憑證即可。四、期初采購的處理當(dāng)企業(yè)第一次實(shí)施ERP的時(shí)候，若采購與應(yīng)付進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，那么就涉及到ERP上線以前未收到采購發(fā)票的采購入庫單的處理問題，期初采購主要指的就是這個(gè)問題。針對這部分入庫單不能再重新入一次庫吧？那應(yīng)該如何處理呢？一般在ERP中有一個(gè)期初采購的功能，在該功能節(jié)點(diǎn)下錄入這部分期初采購入庫單，錄入的這些采購入庫單，它不會(huì)影響倉庫中的現(xiàn)存量，它的作用僅是等收到采購發(fā)票后，回沖暫估、做采購結(jié)算處理。期初采購入庫單后續(xù)的暫估回沖、采購結(jié)算，與正常的采購入庫業(yè)務(wù)完全一樣。如上，即是期初采購的處理。五、采購中轉(zhuǎn)科目借貸不平的常見原因在ERP中，當(dāng)供應(yīng)鏈與財(cái)務(wù)模塊集成使用時(shí)，采購業(yè)務(wù)的憑證一般在存貨核算模塊和應(yīng)付管理模塊生成，然后傳入總賬；而不像僅做總賬憑證的手工記賬、會(huì)計(jì)電算化時(shí)代一樣，把采購入庫單和采購發(fā)票放在一起直接做個(gè)總賬憑證就完事兒。這種財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的憑證生成方式，當(dāng)不考慮暫估時(shí)，與直接做總賬憑證方式的對比如下：

在“財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化”方式下，采購入庫單、采購發(fā)票都在采購管理模塊中，二者結(jié)算后，采購入庫單、采購發(fā)票分別傳入存貨核算和應(yīng)付管理模塊生成憑證。在“直接做總賬憑證方式”下，拿著紙質(zhì)的采購入庫單和采購發(fā)票，直接手工填制紙質(zhì)憑證或在會(huì)計(jì)電算化的總賬模塊中填制憑證即可。在這兩種方式下最大的區(qū)別就是：財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化方式下，采用了“材料采購”科目做中轉(zhuǎn)。原因在于：它把“直接做總賬憑證方式”下的一張憑證拆成了兩張，為了平賬，必須通過一個(gè)中轉(zhuǎn)科目。這里需要說明的是：“材料采購”中轉(zhuǎn)科目月末是沒有余額的，因?yàn)橹挥胁少徣霂靻?、采購發(fā)票做結(jié)算后才會(huì)用到該科目做中轉(zhuǎn)，暫估狀態(tài)下不需中轉(zhuǎn)科目，借方直接記入“原材料或庫存商品”與“應(yīng)交稅金”即可，貸方記入“應(yīng)付賬款”。有時(shí)，企業(yè)也用“在途物資”科目做中轉(zhuǎn)；至于“材料采購、在途物資”兩個(gè)會(huì)計(jì)科目在會(huì)計(jì)準(zhǔn)則下的含義與區(qū)別，本文中不做討論，本文的目的在于把這種業(yè)務(wù)在ERP下的使用難點(diǎn)解釋清楚。正是因?yàn)樵凇柏?cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化”方式下，用“材料采購”科目做了中轉(zhuǎn)，增加了處理環(huán)節(jié)，所以稍有不慎，便會(huì)引起“材料采購”科目借貸方不平，月末有余額。究其具體情況與原因，筆者總結(jié)如下：發(fā)票憑證與入庫單憑證期間不一致若采購入庫單與采購發(fā)票在某月份做了結(jié)算，兩張單據(jù)需要同時(shí)在當(dāng)期內(nèi)生成憑證，若有一方不生成，月末會(huì)引起“材料采購”科目借貸不平，導(dǎo)致借方或貸方有余額。這里再次強(qiáng)調(diào)一下，對于采購入庫單暫估的業(yè)務(wù)，是用不到“材料采購”科目的。2.非采購結(jié)算業(yè)務(wù)使用了“材料采購”科目無論哪一個(gè)中轉(zhuǎn)科目，一定是需要借貸匹配的；建議給中轉(zhuǎn)科目明確使用范圍與用途，不得用于其他情況，這樣才能有效避免中轉(zhuǎn)科目借貸不平。對于用于采購結(jié)算業(yè)務(wù)的中轉(zhuǎn)科目，若在其他業(yè)務(wù)中當(dāng)做非中轉(zhuǎn)科目使用，當(dāng)然極易引起“材料采購”科目的借貸不平。存在未結(jié)算就直接做憑證的采購發(fā)票在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的ERP中，采購發(fā)票需要先與入庫單結(jié)算再生成憑證，若未結(jié)算就直接生成了憑證。而采購入庫單要么仍在暫估狀態(tài)要么需要做暫估，因?yàn)闀汗捞幚碛貌坏健安牧喜少彙笨颇?，所以此種情況下會(huì)造成“材料采購”科目借貸不平。費(fèi)用發(fā)票攤?cè)氩少彸杀镜恼{(diào)整單據(jù)，未生成憑證在采購入庫單與采購貨物發(fā)票做過一次結(jié)算后，收到采購費(fèi)用發(fā)票時(shí)，若采購費(fèi)用發(fā)票需要攤?cè)氩少彸杀?，它只能通過直接調(diào)整相應(yīng)貨物的結(jié)存成本。在ERP中，一般通過存貨調(diào)整單據(jù)實(shí)現(xiàn)成本的調(diào)整，同時(shí)采購費(fèi)用發(fā)票做應(yīng)付賬款處理。在此種情況下，若調(diào)整單據(jù)沒有及時(shí)生成憑證，也會(huì)引起“材料采購”科目借貸不平。這里講點(diǎn)兒題外話，存貨調(diào)整單據(jù)的使用，在ERP中也會(huì)引起存貨明細(xì)賬僅有金額沒有數(shù)量的情況。舉個(gè)例子，假如A貨物現(xiàn)在的庫存量是零，若現(xiàn)在有一筆采購費(fèi)用發(fā)票通過存貨調(diào)整單攤?cè)肓薃貨物的成本中，此時(shí)就會(huì)引起A貨物僅有金額無數(shù)量的情況。但是，此種情況不算異常，不用擔(dān)心，后期它會(huì)隨著A貨物的購進(jìn)與使用，在A貨物的出庫成本核算中，進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整的。比如：A貨物的出庫計(jì)價(jià)方式為“移動(dòng)平均”，那么A貨物每次出庫時(shí)，ERP都會(huì)動(dòng)態(tài)的計(jì)算A貨物的出庫成本的。六、結(jié)束語財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化下，在ERP中采購業(yè)務(wù)的難點(diǎn)不多，但是這些難點(diǎn)還真是不簡單，瑣碎并且對財(cái)務(wù)知識(shí)要求較高，或許這才是成為難點(diǎn)的真正原因吧！對于這些難點(diǎn)的解說，筆者也感覺比較難，因?yàn)樽约呵宄c如何讓別人清楚這完全是兩種能力或兩個(gè)階段。筆者上述的解說，仍比較晦澀，也可能不全面，權(quán)當(dāng)拋磚引玉吧，愿能激起讀者更深入思考與理解！采購要點(diǎn)：首先，工程物資采購是工程建設(shè)土建和安裝調(diào)試實(shí)施的重要輸入條件，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃的樞紐環(huán)節(jié)；其次，大多數(shù)類型項(xiàng)目的主要成本是通過設(shè)備和材料采購而發(fā)生的，特別是那些設(shè)備價(jià)值較大，占工程造價(jià)比重較大的工程。降低采購環(huán)節(jié)的費(fèi)用是降低項(xiàng)目總成本的重要途徑；第三，工程設(shè)備的技術(shù)水平和原材料的各種性能從根本上將影響整個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)出或運(yùn)行水平，并最終影響項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益；第四，工程項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)性要求遠(yuǎn)高于普通制造業(yè)的要求，工程物資的采購面臨的風(fēng)險(xiǎn)較大。工程通常金額較大、工期很長，外部環(huán)境非常復(fù)雜，任何一個(gè)供應(yīng)商采購合同如果出現(xiàn)履約不及時(shí)或者質(zhì)量、進(jìn)度問題，都會(huì)對整個(gè)工程產(chǎn)生重大影響。物資采購是創(chuàng)造利潤的最佳途徑，通過采購可降低整體項(xiàng)目執(zhí)行成本。而且，項(xiàng)目采購還不單純是個(gè)成本的問題，它也是企業(yè)提高項(xiàng)目質(zhì)量、塑造自身核心競爭力、取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵過程之一。采購環(huán)節(jié)是工程計(jì)劃實(shí)施的一個(gè)承上啟下的環(huán)節(jié)，無論工程計(jì)劃如何完善、工程設(shè)計(jì)如何優(yōu)化、所采用的施工技術(shù)如何先進(jìn)，都需要采購活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)，采購過程需要遵守并保證進(jìn)度要求，獲得設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)所預(yù)期的產(chǎn)品，為施工提供原料和設(shè)備等等。采購環(huán)節(jié)競爭性的增強(qiáng)可以節(jié)約預(yù)算成本，采購質(zhì)量的提高可降低施工的成本，采購質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性可以減少質(zhì)量保證期內(nèi)發(fā)生的費(fèi)用，最終將提高總包商在該項(xiàng)目上的利潤水平。工程總承包企業(yè)應(yīng)制定采購管理制度，適應(yīng)工程總承包管理的需要。組建項(xiàng)目部時(shí)，工程總承包企業(yè)應(yīng)任命項(xiàng)目采購經(jīng)理并適時(shí)組建項(xiàng)目采購組，在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)采購工作。采購工作應(yīng)遵循“公平、公開、公正”和“貨比三家”的原則，保證按項(xiàng)目的質(zhì)量、數(shù)量和時(shí)間要求，以合理的價(jià)格和可靠的供貨來源，獲得所需的設(shè)備、材料及有關(guān)服務(wù)。工程總承包企業(yè)應(yīng)對供應(yīng)廠商進(jìn)行資格預(yù)審，建立企業(yè)認(rèn)可的合格供貨商名單。采購工作應(yīng)納入設(shè)計(jì)程序。設(shè)計(jì)應(yīng)負(fù)責(zé)請購文件的編制、報(bào)價(jià)技術(shù)評審和技術(shù)談判、供貨商圖紙資料的審查和確認(rèn)等工作。1、采購工作程序1）采購工作應(yīng)按下列程序?qū)嵤海?）編制項(xiàng)目采購計(jì)劃和項(xiàng)目采購進(jìn)度計(jì)劃。（2）采買：a進(jìn)行供貨商資格預(yù)審，確認(rèn)合格供貨商，編制項(xiàng)目詢價(jià)供貨商名單。b編制詢價(jià)文件。c實(shí)施詢價(jià)和接受報(bào)價(jià)。d報(bào)價(jià)評審。e召開供貨商協(xié)調(diào)會(huì)（必要時(shí)）。f簽訂采購合同（或定單）。(3)催交：包括在辦公室和現(xiàn)場對所訂購的設(shè)備材料及其圖紙、資料進(jìn)行催交。(4)檢驗(yàn):包括合同約定的前期、中期、出廠前檢驗(yàn)以及其他特殊檢驗(yàn)。(5)運(yùn)輸與交付:包括合同約定的包裝、運(yùn)輸、交貨形態(tài)和交付方式。(6)現(xiàn)場服務(wù)的管理，包括采購技術(shù)服務(wù)、供貨質(zhì)量問題的處理、供貨商專家服務(wù)的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)等內(nèi)容。（7）倉庫管理(如有)，包括開箱檢驗(yàn)、倉儲(chǔ)管理、出入庫管理等內(nèi)容。(8)采購結(jié)束工作，包括訂單關(guān)閉、文件歸檔、剩余材料處理、供貨商評定、采購?fù)旯?bào)告編制以及項(xiàng)目采購工作總結(jié)等內(nèi)容。2)項(xiàng)目采購組可根據(jù)采購工作的需要對采購工作程序及其內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但應(yīng)符合項(xiàng)目合同要求。2、采購計(jì)劃1）采購計(jì)劃由采購經(jīng)理組織編制，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。2）采購計(jì)劃編制的依據(jù)是：（1）項(xiàng)目合同。（2）項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。（3）項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。（4）工程總承包企業(yè)有關(guān)采購管理程序和制度。3）采購計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：（1）編制依據(jù)(2)項(xiàng)目概況(3)采購原則，包括分包策略及分包管理原則，安全、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、控制原則，設(shè)備材料分交原則等。(4)采購工作范圍和內(nèi)容。(5)采購的職能崗位設(shè)置及其主要職責(zé)。(6)采購進(jìn)度的主要控制目標(biāo)和要求，長周期設(shè)備和特殊材料采購的計(jì)劃安排。(7)采購費(fèi)用控制的主要目標(biāo)、要求和措施。(8)采購質(zhì)量控制的主要目標(biāo)、要求和措施。(9)采購協(xié)調(diào)程序。(10)特殊采購事項(xiàng)的處理原則。(11)現(xiàn)場采購管理要求。4)項(xiàng)目采購組應(yīng)嚴(yán)格按采購計(jì)劃開展工作。采購經(jīng)理應(yīng)對采購計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)行管理和監(jiān)控。3、采買1）采買工作包括接收請購文件、確定合格供貨商、編制詢價(jià)文件、詢價(jià)、報(bào)價(jià)評審、定標(biāo)、簽訂采購合同（或訂單）等內(nèi)容。2）請購文件由設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)編制，經(jīng)項(xiàng)目控制人員審核，經(jīng)采購經(jīng)理確認(rèn)，提交項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后組織采購。請購文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：請購單；設(shè)備材料規(guī)格書和數(shù)據(jù)表；設(shè)計(jì)圖紙；采購說明書、適用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；其它有關(guān)的資料、文件。3）采購組在工程總承包企業(yè)的合格供貨商名單及業(yè)主推薦的供貨商名單中選擇確定項(xiàng)目的合格供貨商。項(xiàng)目合格供貨商應(yīng)符合如下基本條件：（1）有能力滿足產(chǎn)品質(zhì)量要求。（2）有完整并已付諸實(shí)施的質(zhì)量管理體系。（3）有良好的信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況。（4）有能力保證按合同要求準(zhǔn)時(shí)交貨，有良好的售后服務(wù)。（5）具有類似產(chǎn)品成功的供貨及使用業(yè)績。4）詢價(jià)文件由采買工程師負(fù)責(zé)編制，采購經(jīng)理批準(zhǔn)。詢價(jià)文件分為技術(shù)文件和詢價(jià)商務(wù)文件兩部分。詢價(jià)技術(shù)文件包括：設(shè)備材料規(guī)格書或數(shù)據(jù)表，設(shè)計(jì)圖紙，采購說明書，適用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，要求供貨商提交供確認(rèn)的圖紙、資料清單和時(shí)間，其它有關(guān)的資料和文件。詢價(jià)商務(wù)文件包括：詢價(jià)函，報(bào)價(jià)須知，項(xiàng)目采購基本條件，對檢驗(yàn)、包裝、運(yùn)輸和交付的要求，報(bào)價(jià)回函，商務(wù)報(bào)價(jià)表及其它。5）采購組一般應(yīng)在項(xiàng)目合格供貨商中選擇3-5家詢價(jià)對象，經(jīng)協(xié)調(diào)和確認(rèn)后，發(fā)出完整的詢價(jià)文件。6）投標(biāo)人應(yīng)在投標(biāo)截止日期前，將密封的報(bào)價(jià)文件送達(dá)投標(biāo)地點(diǎn)。采購組應(yīng)組織對供貨商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評審，包括技術(shù)評審、商務(wù)評審和綜合評審。必要時(shí)可與投標(biāo)人進(jìn)行商務(wù)及技術(shù)談判并根據(jù)綜合評審意見定標(biāo)。7）根據(jù)工程總承包企業(yè)授權(quán)，可由項(xiàng)目經(jīng)理或采購經(jīng)理按規(guī)定與供貨商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)簡明扼要、完整、準(zhǔn)確、嚴(yán)密、合法。通常包括(但不限于)下列內(nèi)容：（1）采購合同；（2）完整的詢價(jià)文件及其修訂補(bǔ)充文件；（3）滿足詢價(jià)文件的全部報(bào)價(jià)文件；（4）供貨商協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議紀(jì)要（如有）；(5)定標(biāo)之前任何涉及詢價(jià)、報(bào)價(jià)內(nèi)容變更所形成的其它書面形式文件。4、催交與檢驗(yàn)1)采購經(jīng)理應(yīng)根據(jù)設(shè)備材料的重要性和一旦延期交付對項(xiàng)目總進(jìn)度產(chǎn)生影響的程度，劃分催交等級(jí)，確定催交方式和頻度，制訂催交計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。2)催交方式一般包括三種：駐廠催交、辦公室催交和會(huì)議催交。關(guān)鍵設(shè)備材料應(yīng)進(jìn)行駐廠催交。3)催交工作應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)熟悉采購合同及附件。(2)確定設(shè)備材料的催交等級(jí)，制訂催交計(jì)劃，明確主要檢查內(nèi)容和控制點(diǎn)。(3)要求供貨商按時(shí)提供制造進(jìn)度計(jì)劃。(4)檢查供貨商、設(shè)備材料制造、供貨及提交的圖紙、資料是否符合采購合同要求。(5)督促供貨商按計(jì)劃提交有效的圖紙、資料，供設(shè)計(jì)審查和確認(rèn)，并確保圖紙、資料按時(shí)返回供貨商。(6)檢查運(yùn)輸計(jì)劃和貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備情況，催交合同規(guī)定的最終資料。(7)按規(guī)定編制催交狀態(tài)報(bào)告。4)采購組應(yīng)根據(jù)采購合同的規(guī)定制定檢驗(yàn)計(jì)劃，組織具備相應(yīng)資格的檢驗(yàn)人員根據(jù)設(shè)計(jì)文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求進(jìn)行設(shè)備、材料制造過程中的檢驗(yàn)以及出廠前的最終檢驗(yàn)。5)對于有特殊要求的設(shè)備材料，應(yīng)委托有相應(yīng)資格和能力的單位進(jìn)行第三方檢驗(yàn)并簽訂檢驗(yàn)合同。采購組檢驗(yàn)人員有權(quán)依據(jù)合同對第三方的檢驗(yàn)工作實(shí)施監(jiān)督和控制。6)采購組可根據(jù)設(shè)備材料的具體情況確定其檢驗(yàn)方式并在采購合同中規(guī)定。7)檢驗(yàn)人員應(yīng)按規(guī)定編制檢驗(yàn)報(bào)告。檢驗(yàn)報(bào)告一般包括以下內(nèi)容：(1)合同號(hào)、受檢設(shè)備材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量。(2)供貨商的名稱、檢驗(yàn)場所、起止時(shí)間。(3)各方參加人員的姓名、職務(wù)。(4)供貨商使用的檢驗(yàn)、測量和試驗(yàn)設(shè)備的控制狀態(tài)并附有關(guān)記錄。(5)檢驗(yàn)記錄。(6)檢驗(yàn)結(jié)論。5、運(yùn)輸與交付1)采購組應(yīng)根據(jù)采購合同規(guī)定的交貨條件制定設(shè)備材料運(yùn)輸計(jì)劃并實(shí)施。計(jì)劃內(nèi)容一般應(yīng)包括運(yùn)輸前的準(zhǔn)備工作、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、人員安排和費(fèi)用計(jì)劃等。2)采購組應(yīng)督促供貨商按照采購合同規(guī)定進(jìn)行包裝和運(yùn)輸。3)對超限和有特殊要求的設(shè)備的運(yùn)輸，采購組應(yīng)制定專項(xiàng)的運(yùn)輸方案，并委托專門的運(yùn)輸機(jī)構(gòu)承擔(dān)。4)對國際運(yùn)輸，應(yīng)按采購合同規(guī)定和國際慣例進(jìn)行，做好辦理報(bào)關(guān)、商檢及保險(xiǎn)等手續(xù)。5)采購組應(yīng)落實(shí)接貨條件，制定卸貨方案，做好現(xiàn)場接貨工作。6)設(shè)備材料運(yùn)至指定地點(diǎn)后,由接收人員對照送貨單進(jìn)行逐項(xiàng)清點(diǎn),簽收時(shí)應(yīng)注明到貨狀態(tài)及其完整性,及時(shí)填寫接收報(bào)告并歸檔。6、采購變更管理1)采購組應(yīng)建立采購變更管理程序和規(guī)定。2)采購組接到項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)的變更單后，應(yīng)了解變更的范圍和對采購的要求，預(yù)測相關(guān)費(fèi)用和時(shí)間，制定變更實(shí)施計(jì)劃并按計(jì)劃實(shí)施。3)變更單應(yīng)填寫以下主要內(nèi)容：(1)變更的內(nèi)容。(2)變更的理由及處理措施。(3)變更的性質(zhì)和責(zé)任承擔(dān)方。(4)對項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用的影響。7、倉庫管理1）項(xiàng)目部在施工現(xiàn)場設(shè)置倉庫管理人員，在采購經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)倉庫作業(yè)活動(dòng)和倉庫管理工作。2）設(shè)備材料正式入庫前，應(yīng)根據(jù)采購合同要求組織專門的開箱檢驗(yàn)組進(jìn)行開箱檢驗(yàn)。開箱檢驗(yàn)應(yīng)有規(guī)定的有關(guān)責(zé)任方代表在場，填寫檢驗(yàn)記錄，并經(jīng)有關(guān)參檢人員簽字。進(jìn)口設(shè)備材料的開箱檢驗(yàn)必須嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)及其采購合同規(guī)定進(jìn)行。3）經(jīng)開箱檢驗(yàn)合格的設(shè)備材料，在資料、證明文件、檢驗(yàn)記錄齊全，具備規(guī)定的入庫條件時(shí)，應(yīng)提出入庫申請。經(jīng)倉庫管理人員驗(yàn)收后，填寫《入庫單》并辦理入庫手續(xù)。4）倉庫管理工作應(yīng)包括物資保管，技術(shù)檔案、單據(jù)、帳目管理和倉庫安全管理等。倉庫管理應(yīng)建立“物資動(dòng)態(tài)明細(xì)臺(tái)賬”，所有物資應(yīng)注明貨位、檔案編號(hào)、標(biāo)識(shí)碼以便查找。倉庫管理員要及時(shí)登帳,經(jīng)常核對，保證賬物相符。5）采購組應(yīng)制定并執(zhí)行物資發(fā)放制度，根據(jù)批準(zhǔn)的《領(lǐng)料申請單》發(fā)放設(shè)備材料，辦理物資出庫交接手續(xù)，確保準(zhǔn)確、及時(shí)地發(fā)放合格的物資，滿足施工和試運(yùn)行的需要。8、集中采購的管理優(yōu)勢集中采購就是集合和統(tǒng)一各種采購需求，形成一個(gè)大的采購訂單，向多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行綜合績效考察、詢價(jià)比較、擇優(yōu)采購，從而獲得對采購物品的品質(zhì)和供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量的控制，同時(shí)通過統(tǒng)一的采購、庫存和結(jié)算控制，降低采購成本。它是現(xiàn)代制造業(yè)加強(qiáng)供應(yīng)鏈管理的一個(gè)發(fā)展方向。是目前國際上大型企業(yè)普遍采取