合同專用章管理制度

合同專用章管理制度合同專用章是企事業(yè)單位用于簽署合同的重要章別之一，具有法律效力，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，確保章面、印鑒、使用手續(xù)等方面的規(guī)范和嚴(yán)密，避免因管理不當(dāng)而產(chǎn)生的法律糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。本文將從章面、印鑒、存儲(chǔ)和使用等方面，制定合同專用章管理制度，以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益。一、章面管理1.合同專用章使用前應(yīng)經(jīng)過核對(duì)，滿足以下條件方可使用：（1）印章外觀應(yīng)與工商行政管理部門制定的樣式一致；（2）印章印面應(yīng)清晰，無缺損，字體與規(guī)定相符；（3）印章成分應(yīng)符合工商行政管理部門規(guī)定；（4）印章保管人應(yīng)是企業(yè)正式工作人員，并經(jīng)過授權(quán)。2.章面使用周期應(yīng)每月巡檢，定期更換新章，以保證印章清晰、完整。3.印章使用后應(yīng)標(biāo)注使用日期、文字內(nèi)容和簽章人名字，以便管理記錄和審查。二、印鑒管理1.存放安全：印章存放在專用章柜中，柜門應(yīng)常年關(guān)閉，并配備專人管理，防止盜竊、灰塵和日曬雨淋。2.使用操作規(guī)范：（1）簽章人員應(yīng)是企業(yè)的正式工作人員，每次簽章前應(yīng)核實(shí)名字、合法性和合同內(nèi)容的真實(shí)性；（2）簽章前應(yīng)核對(duì)合同內(nèi)容，確保合同內(nèi)容在法律允許范圍內(nèi)且符合企業(yè)意愿；（3）在蓋章處加蓋綠色環(huán)保油墨，防止偽造和抄襲。三、存儲(chǔ)管理1.印章留存（1）每年印章使用結(jié)束后，需要再次核驗(yàn)印章的使用情況及完整性，并交由專人存放和管理，確保安全；（2）印章存放的房間環(huán)境應(yīng)符合保險(xiǎn)要求并具備防火、防盜、防潮及防蟲等安保措施；（3）每年對(duì)存放印章的房間進(jìn)行一次環(huán)境審核，確保環(huán)境符合要求。2.文件管理（1）合同簽訂及章單簽發(fā)時(shí)應(yīng)按客戶名稱、簽單日期、簽單數(shù)量、簽單金額等信息進(jìn)行電腦登記并匯總打?。唬?）在印章使用記錄中應(yīng)記錄印章使用時(shí)間、使用人員、使用場(chǎng)合、簽字人及意見等信息；（3）統(tǒng)一歸檔存儲(chǔ)電子版合同信息及印章記錄，確保文件審計(jì)合規(guī)。四、使用管理1.簽章權(quán)限（1）簽章權(quán)限應(yīng)進(jìn)行科學(xué)合理設(shè)置，簽章單位應(yīng)供給有用的身份證明資料及其他必要資料；（2）簽章權(quán)限應(yīng)將每個(gè)簽章人員的基本資料記錄在公共檔案里，并應(yīng)隨時(shí)變動(dòng)更新；（3）對(duì)于特定項(xiàng)目（如投資、工程等）應(yīng)進(jìn)行更高等次的審批權(quán)限設(shè)置。2.簽字記錄（1）每次簽章前必須與簽字人當(dāng)面核對(duì)簽字內(nèi)容和簽字日期和相關(guān)項(xiàng)目是否齊全、準(zhǔn)確，并在相應(yīng)條款處由簽字人親筆簽字確認(rèn)；（2）簽章后需立即記錄相關(guān)內(nèi)容，即：合同類別、客戶名稱、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、合同有效期等信息，并由簽章人或授權(quán)人在合同下部簽字確認(rèn)。通過以上章面、印鑒、存儲(chǔ)和使用等方面的合同專用章管理制度，能夠更好地規(guī)范和