電大精編2019年-辦公室管理考試專用試題及答案

2019年《辦公室管理》復習題一單項選擇題1辦公室顧名思義是辦公的場所下列諸項中B應不屬于辦公室范疇B實驗室2請示是文員工作上有疑難無法處理時向上司請求指示或無權處理時向上司請求批準下面請示中C是不當的C越級請示3以下關于辦公室職能的說法那一種是正確的CC辦公室管理具有集中性和整體性5郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項因素DD愛好10以下餐巾的使用方法正確的是BB用來擦嘴唇嘴角1文員傳達上司的指示時哪一項做法是不適宜的BB傳達可以根據上司主要意思溶入自己對問題的意見2以下關于文員管理好時間的說法哪一個是不正確的DD把零散工作安排在安靜有效的時間段里去做3有時應上司要求文員參與會見或會談以下哪些內容不是文員的任務BB發(fā)表意見4傳真機最好用來傳送以下哪種郵件AA一般的圖紙5文員打印寄往歐美國家的信封收信人內容的打印順序應該是CC姓名部門地址國名6下列接受名片時唯一正確的做法是AA接受名片時要用雙手7以下哪一種類型適合自由談話或是收集創(chuàng)意的會議BB圓桌型8按照美國人類學家愛德華霍爾博士對交往空間距離的劃分理論45CM120CM應該是AA個人區(qū)9文員協(xié)助舉行宴會時不用考慮BB有無休息室10上司參加各種應酬和會議有時需要更換服裝文員應AA通知上司家人把衣服送達1以下哪點不是辦公室事務管理的特征BB決策性2辦公室布置要注意DD各種溝通保密3文員在進行辦公室布置時以下哪些行為是不適宜的CC較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上用標簽貼在各種物品的下方4以下關于文員對辦公室布置的情況哪一個是錯誤的BB辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊東西可放得滿一些5在辦公室里D的位置是上座D靠近窗戶6傳真機的使用哪一項是不對的BB隨時隨地可向對方發(fā)送7在使用復印機的過程中以下哪項內容是不恰當的AA接通電源可立即復印操作8以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的AA錄音時需將監(jiān)聽開關至于ON位置9以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的DD應設置電腦的桌面屏幕保護功能10以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責BB制造11以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中哪一項是不適宜的BB讓員工們隨意領取辦公用品12以下文員的工作順序中哪一項是正確的BB文員也應具有適當判斷情況機智應對的應變能力13文員按照優(yōu)先順序處理工作以下哪一項是不適宜的DD可以按照文員自己的習慣進行工作14文員必須管理好自己的時間以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的CC每天把工作安排得超出工作時間給自己壓力16以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中哪一項是不適宜的CC標準的零用現(xiàn)金單據有一個簽名18文員必須具有合作精神以下合作方法中哪一項是不適宜的BB應該有自己的個性盡可能使別人服從自己19以下接打電話的行為中哪一項是不適宜的CC應隨時使用手機在飛機上飯店里大劇院等進行聯(lián)系20以下哪個接打電話的行為是不正確的AA受到通話對方極大的責難應針鋒相對回擊21文員在接打電話時正確的做法是BB在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆一有留言就能立即記錄下來22以下文員應遵守的電話禮儀中哪一項是不適宜的BB打出電話而對方無人接聽等鈴聲響了二三下可掛電話23以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的CC按私人公務標準分揀24文員在拆郵件時不正確的做法是AA拿到信件后在桌子上磕幾下然后用手撕開25文員如果誤拆了非本公司的信應該AA在信封上注明誤拆寫上自己姓名的縮寫并把信重新封好并退回去26郵件送到單位所租的信箱由文員開啟取出郵件帶回辦公室以下哪項事情與文員的工作要求不一致DD應提高辦事效率把取郵件與其他事一起辦27郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素DD愛好28文員打印寄往歐美國家的信封收信人內容的打印順序應該是CC姓名部門地址國名30以下關于握手的禮節(jié)不正確的是CC雙方有很多人時可以交叉握手31文員在處理信訪工作時由收信人單位復信的情況是以下哪一種AA初次寫信或有過激言行的32文員從事信訪工作在處理顧客或其他人的來信時不應CC處理信件按照分級負責歸口辦理原則進行轉辦交辦或自辦33在會議開始前和進行過程中文員的以下哪項活動是不恰當的CC作會議記錄時離開會議室接聽電話34文員進行會議的計劃和準備時不應該做的是BB什么日期時間召開會議應要考慮議題的緊急程度35文員做會議記錄時可以在會議記錄中CC與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致36會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理這時文員應DD征求主持人意見停止筆錄關錄音機37上司決定參加某個會議時文員不應該AA只在便箋上寫好會議名稱39以下關于交互式電話會議的功能中哪一項是不具備的AA審查功能41文員根據上司指示向對方要求約會時以下哪種做法是錯誤的DD如果上司出差可以在他回來的當天安排約會42文員制作日程安排計劃表時以下哪一種情況應避免DD日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上可以廢棄43在某些情況下文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任取決于兩點一是掌握足夠的知識了解業(yè)務的輕重緩急另一是具有B了解要求約會者的心理B說話的技巧44以下關于確認上司日程安排計劃的行為中哪一項是不適宜的AA以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃不用再以書面形式確認45文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作以下哪一項是不適宜的BB代替上司制定約會計劃46以下關于預訂工作的行為中哪一項是不適宜的DD不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明47上司出差文員預訂機票時以下哪一種做法不正確DD不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認48照料上司身邊瑣事的說法哪一種是不正確的DD應酬需要更換衣服這是上司個人的需要不必給予協(xié)助49以下關于名片的使用方式哪項是錯誤的DD各自只能當面遞送寄去是不禮貌的50文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字應DD請教對方可否請問一下這個字怎么念51以下關于交際禮儀的舉止行為哪一項是比較適宜的DD穿著短裙的下蹲姿勢應跨前半步后腿虛跪上身保持挺直蹲下時慢悠悠地彎下腰52社交場合很講究次序禮儀一般BB以右為尊53當文員獲知婚喪喜慶的消息后首先應DD查證消息的可靠性55以下說明宴會的種類與形式的內容哪一項是正確的CC工作餐是非正式宴請形式早午晚舉行均可56以下關于文員的宴會禮儀中哪一項是正確的DD吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起再用湯匙輕輕由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正確的CC用來擦嘴唇嘴角59以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中哪一項是不適宜的CC未用完一道萊時應將刀叉平行排放在盤了上右側叉尖向上刀刃向內61以下關于說話的要領中哪一項不適宜BB由過程先說62接受忠告的正確反應是DD切勿感情用事63辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題哪些是屬于合適的話題AA有共同利益的話題64將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開從首頁到末頁在頁邊加蓋一完整公章可以證明文件各頁確實是同時形成以杜絕日后篡改之嫌疑這是AA騎邊章65值班人員不應該做以下哪類事情AA簽發(fā)文件66文員要做好檔案收集應該收集的文書資料是AA下級單位報送的報告統(tǒng)計報表等67以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷如問函與復函等用AA按通訊者特征立卷68文書立卷歸檔要求遵守一定的制度包括以下方面BB歸檔范圍歸檔時間歸檔耍求69文書立卷的歸檔制度包括三方面歸檔范圍A和歸檔要求A歸檔時間70為了防止辦公室出現(xiàn)"瓶頸現(xiàn)象"下列做法中哪項工作應該改進DD工作人員工作盡可能專門化單一化71文員在收取郵件時不正確的做法是DD為提高辦事效率應帶著郵件去辦理其他事情73在辦公室的布置方面A的位置是上座A離入口最遠74在公務專用信件書寫禮儀方面一般在收函單位或個人稱呼后習慣用DD"臺安""鈞安"76對新情況新問題無章可循時上司又沒有明確的指示文員可參照有關政策作出合乎情理的處理這是采用的C方法c變通77文員在為上司篩選電話時以下做法不正確的是DD來電者尋找你的上詞應弄清對方的身份再通報上司79文員必須管理好金錢學會節(jié)約開支以下行為中哪一項是不恰當的AA最好到價格便宜的商店去購買質量并不重要二判斷題1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度∨2辦公室的燈光照明要避開自然光最好用人工燈光×3在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機效果不受影響×4沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作∨5文員第一次做一項工作時應該快一些如果錯誤可以再做一遍×6善于合作指每一個文秘人員都要謙虛謹慎對同事尊重和理解即不能違反同事的意愿×7文員對支票管理要謹慎支票簿與印章應該一同鎖入抽屜×8文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心支票簿與印章應該一起收藏以避免被盜用冒領×9文員傳達上司信息時可以把上司的話語加多或減少以個人的口吻來轉達×10文員代替上司傳達不利消息時因為當這個信差很困難所以要拖到最后一刻行動因為上司震怒自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣×11如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話告訴上司要找的人馬上就會來聽電話讓上司直接與對方通話∨12文員對報紙和雜志的處理可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上其他的放在報刊架上供大家閱讀∨11小辦公室的配置打字復印間應離上司辦公室稍遠一些√13文員應避免不必要的通信和郵寄盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行∨14文員在工作時間如需要補妝應隨時隨地進行×15文員在工作時間如需要補妝應該去洗手間∨16男女之間男士先伸手了女土才能與之相握×17按英美國家習慣文員接待來訪者應該站起來與來訪者講話×18如果需要與來訪者確定會面時間應先征求來訪者方便的時間查看上司的時間表如果這一時間有空就可答應下來×19如果會客室的門是拉開的文員進入會客室后才能讓客人進入×20如果會客室的門是拉開的先讓來訪者進入會客室后文員立即換手握住室內的門把手以輕盈的步伐進入室內輕輕關上門∨21如果會客室的門是推開的文員應先小步走進會客室等客人進入后再輕輕關上門∨22介紹地位相同的人時應按照到職的先后先介紹新進的職員若同時到職就先介紹年紀較輕的人∨23文員作介紹應先介紹地位高的人再介紹地位低的人×24文員作介紹若年齡地位都相同應從較親近的人開始介紹∨25同時介紹很多人時可從右至左按順序介紹∨26如果是你主持會議則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾如果以后出現(xiàn)問題可以查看筆記證實某一天你曾給某人安排了某件工作等∨27為來自外地的與會者安排賓館住宿最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間只要弄清有多少人數即可×28假如上司不準備參加某個會議應立即將會議通知丟掉以免干擾其他事情×29如果會議氣氛緊張且對上司立場不利時文員可借奉茶為名態(tài)度和藹輕柔緩慢地端出茶點以消除緊張的氣氛∨30會議租用的設備文員必須確保賓館或其他供應者把所需用設備都送過來并在會議開始前有足夠的時間布置好這些設備應由文員具體操作和負責×31代表會議依法定期召開與會代表必須達到法定人數方為有效因此文員應仔細核對出席人數∨32如果上司一年之中交往很多但很難記住每一個人和每一次見面的情況文員應把有關資料輸入電腦準備交往提示文件∨33受到直屬上司以外的指派時假如是文員自己能夠安排辦理而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受否則要向直屬上司請示后再作決定∨34如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形就要排定能夠動用的空檔自己決定優(yōu)先順序×35上司自己安排的約會忘了事先告訴你出現(xiàn)約會沖突解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位×36文員因為已經打過電話并給對方留了言即是已經完成任務了做過某項工作和完成某項工作是完全相同的×37對于誤投郵件文員可先拆開看看然后在信封上寫上該地址不對并把它退回去×38假如對方所要求的日期已經被預約除非有相當的確認文秘人員切不可獨斷地拒絕應該問明上司的意思因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情∨39拜訪長輩或地位較高人士時可先請人遞上你的名片以作通報∨40當上司要求文員協(xié)助私人事務時就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務∨41即使是上司私人的應酬文秘人員也應該積極樂意地去協(xié)助∨42如果是沿著人行道走兩個人并行尊貴的位置是在右邊三個人并行則在中間∨43文員坐下時腳尖在膝蓋垂直線以內也可稍向左側后右側膝蓋與大腳可分開×44女性文員坐下后臀部在椅子上只坐三分之二后背離椅面有一個拳頭大小距離∨45當與人擦肩而過或越過長輩上司前面或因事中途離坐時都要招呼一聲∨46交際應酬要講求時效若時機錯過再來補救不但無法表達誠意還會破壞彼此關系∨47宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產品如茅臺等烈性酒×48不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論也不可評論菜肴的優(yōu)劣∨49用叉匙進食西餐時可將餐具的整體放人嘴里或用舌頭去舔×50宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出以便客人及早安排已經口頭約定的就不要補發(fā)請柬了×51無論何種禮服都應考慮宴會的地點時間形式請?zhí)现付ù蚝陬I結便表示穿無尾正式禮服∨52雞尾酒會一般要安排好座次在請柬上注明對著裝的要求×53口頭語言視時間場合對象的不同而有所不同對上司或長者說話應文雅些對一般同事或顧客說話就可通俗×54要發(fā)問或有意見時應該等上司說完話之后再發(fā)問可以提出自己的看法如果上司不加采用應說服上司×55如果要拒絕別人最好是依照自己和對方的人際關系程度分別使用表示方法以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾×56合適的話題可以有雙方都感興趣的有共同利益的話題比較高雅的話題和夸耀自己的話題×57凡是單位撤消原公章應立即停用不用通知有關單位×58監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室去其他地方蓋章×59介紹信的正本和存根必須一致可以出具空白介紹信×60值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理×61面對突發(fā)事件值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施×62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度請示報告制度和安全保密制度但沒有崗位責任制度×63列入保密范圍的公文應在產生的同時由制文機關確定密級和保密范圍密級和保密期限的變更和解密∨64注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果∨65檔案是指使用過的文件中所指事情已經辦理完畢具有保存價值的文書∨66即使客觀形勢發(fā)生變化也不應變更檔案的密級期限×67文書部門立好的案卷必須逐年移交給檔案室集中保管稱為歸檔有歸檔范圍和要求但沒有期限×68文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目將已經處理完畢的文件隨時按類目上的對應條款歸人卷內即為年終歸卷工作×69辦公室工作人員對工作認真負責的主要表現(xiàn)就是"樣樣事必躬親"×70兩個電話鈴同時響時文員要同時對兩個電話講話×71上下級之間握手下級先伸手后上級才能相握×72文員應有效利用時間可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做×73日常交往中的上下級角色關系不應談化×74無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送因而文員傳遞信息應首選傳真X75辦公室桌椅特別是客人的椅子應放在直對光源的地方×76請示與報告可以合并使用如"關于xxxx問題的請示報告"×77辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作√78小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間空氣流通聯(lián)系方便×79對于緊急而重要的事文員應作書面請示留檔備查×80文員在接聽電話時如果投訴者無端辱罵可把他使用的字眼寫下來以做證據再慢慢地向他解釋鄧先生如果你一直說臟話我就沒有辦法再跟你談下去了√81女性文員應留短薄式的發(fā)型以免妨礙工作×82如果兩位來訪者均未預約應該按照先來后到的原則引見給上司√83文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況可以等交接班后再報告上司×84文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務私事方面的協(xié)助財物管理及其他活動√三簡答題22請簡單說明提高會議效率的一些基本做法答1遵循法律法規(guī)2合理確定會議目標3確定必要的與會者4減少會議數量5縮小會議規(guī)模6簡化會議程序7縮短會議時間8控制會議經費9分析會議成本21文員在處理上司指派的工作時首先要仔細制定計劃簡要說明制定計劃時應注意的幾個要點答1充分了解即將開始的工作內容2思考以什么方法進行效率會最佳3上司分派兩項以上工作日才必須為工作排定優(yōu)先順序1什么是受意受意有幾種辦公室人員應怎樣運用受意方法答1受意是文員接受和領會上司意圖2一種是直接受意另一種是間接受意3文員要善于領會上司意圖按上司意圖辦事但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意把上司的質疑設問誤認為上司的指示要做到備好記錄本記錄下指示要點注意傾聽用心判斷指示的用意必要時可以提問直至明了意圖為止但不要打斷談話如有不同意見可以公開提出但要言之有理并要注意方式態(tài)度接受指示后要不失時機地貫徹實施2文員進言是指什么進言具有什么作用方法和要求是什么答1進言是指文員主動對上司提出意見建議批評或規(guī)勸 2參謀作用3補缺作用4增進關系作用5適事緊急的事重要的事上司需要知道的事6適時考慮時機7適地看場合8適度要注意掌握分寸3來信受訪的范圍包括哪些受理與處理的程序和基本要求是什么答1受理的范圍是國家機關主管部門或新聞單位轉來的信件職工群眾直接給機關單位領導的信件2及時拆封拆封時不要損壞郵票郵戳和其他書寫內容的地方對急信要信或有過激言語的來信要處理及時報告上司還要以有效方式通告有關單位緊急處理拆開后在裝訂時信紙在前信封在后要一并裝訂3認真閱讀把握信中的主要內容也可用顏色筆為領導標明信中的重點或在信紙的空白處注明參閱某卷宗或可與前信印證等提供領導復信所需要的資料4逐項登記用鋼筆將寫信人的姓名職業(yè)單位或住址寫信時間收發(fā)日期主要內容要求收信單位人以及承辦后的情況結果和立卷存檔號等詳細記載便于統(tǒng)計查找和催辦5認真處理處理信伺應該按照分級負責歸口辦理的原則進行轉辦交辦或自辦6及時復信復信是取信于職工群眾的有效措施增加職工群眾對組織的信任復信可采取收信人單位復信或承辦人單位復信兩種方式進行4文員受上司指示向對方要求約會時應注意哪些要點決定時間地點時要注意什么答1要獲得上司的許可2如果用寫信的方式在等到對方收到信后再怛大會給對方的文秘人員以確認3要正確告知對方赴約者的姓名職務目的時間地點方式早餐會餐會等所需要的時間等等4約定好以后一定要向上司匯報并填寫在日程安排計劃表上還應該準備約會所需要的文件資料5周一早上周末即將下班之前午餐前后不要安排約會6對方的休息日節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會7公司有重大活動的那一天不宜安排約會8地點選擇對方比較方便的地方還應考慮約會的禮儀規(guī)格是否需要保密是否需要就餐等因素5文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作有哪些提示系統(tǒng)具體做法是怎樣的答有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)電子提示系統(tǒng)的做法在電腦中設置日程表報警系統(tǒng)一周計劃以及其他提示事項文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息人工提示系統(tǒng)的做法設置基本辦公日程表固定活動日期一覽表使用提示性備忘錄準備約會表準備特殊提示卡準備交往文件6文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項答1會議名稱2會議記錄人的姓名蓋章3時間開始時間結束時間4會議地點5議題6主持人主席7出席者名單8會議的經過情形及結論9相關的資料10下次會議預定日期7提高會議效率可以有哪些做法答遵循法律法規(guī)合理確定會議目標確定必要的與會者減少會議數量縮小會議規(guī)模簡化會議程序縮短會議時間控制會議經費分析會議成本8文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的有什么要求答1不要失去報告的適當時機報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時但有時也要在尚未完成之時先作期中報告有時因上司太忙不妨預先約好時間2不要弄錯報告對象及順序要直接向指示工作的人上司報告3報告的順序基本上是先說結論接著依照必要說明理由及經過如結果是這樣理由有三個一是4一定要簡短扼要流暢5如報告過于復雜應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏6如果覺得僅僅以口頭報告對方對方不易明了或者報告項目很多時可以制作報告?zhèn)渫浱岢鰜?辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做要領有哪些答1清楚地知道在所說的事項中最想說什么以邏輯分析自己的意向并對目的效果重要性關聯(lián)性等抓住重點2說服時要盡量具體客觀使對方產生了解的動機3偶爾也需要引用某些權威人士專家的意見或者用圖表資料經驗談等等4要具體了解對方的立場和意向先注意聆聽對方所說的話切勿以自己主觀的方式進行談話要掌握對方不能了解的地方努力加以說服5主動發(fā)問了解對方的想法對方有關信息的種類和數量以及背景如何等等6以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言不要使用另對方反感的言詞7讓對方打開心扉使對方對自己的看法產生興趣讓對方認同自己8不可傷害對方的自尊心10單位印章主要有哪些印章的刻制和使用有哪些規(guī)定答1單位印章套印章2鋼印領導人簽名章其他印章3刻制公章有兩種情況一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)4另一種由法人代表申請經主管部門批準公安部門登記后由專門刻制廠刻制5公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用其他印章也應專人專用6加蓋公章是哪一級的公章須經哪一級的負責人批準并審核簽名7將蓋用文件名稱編號日期簽發(fā)人領用人蓋章人等項詳細登記8加蓋印章必須做到用力均勻使印章端正完整不歪斜更不能顛倒9凡以單位名義發(fā)出的公文信函等都必須加蓋單位公章方能有效11按照2000年《國務院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種答1命令令2決定3公告通告4通知通報5議案6報告7請示8批復意見9函 10會議紀要12公文的完全格式包括哪幾項請寫出這些項目答1版頭發(fā)文字號印刷順序號2密級緊急程度3簽發(fā)人姓名4公文標題5主送機關6正文附件7發(fā)文機關成文日期機關印章8注釋閱讀發(fā)送范圍9主題詞10抄送單位印發(fā)說明13文員根據單位需要向外或向內發(fā)文需要經過一系列程序即為發(fā)文處理過程請說明這一系列過程答1擬稿2核稿是指以擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實3簽發(fā)是指機關領導人員對文稿的最后審定簽字發(fā)出4編號已經簽發(fā)的文件由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號5繕印對已經簽發(fā)的文件定稿進行謄清復印或排版印刷6校對指將文件的謄寫稿打印稿或清樣按定稿核對校正7用印是指在完成的文件上加蓋機關印章8登記9分發(fā)指對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送14什么是文書的立卷特征通?？梢园凑漳膸追N特征立卷答1文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷稱為立卷特征2按問題特征立卷3按作者特征立卷4按文種特征立卷5按時間特征立卷6按地區(qū)特征立卷7按通訊者特征立卷8在運用六個特征立卷時需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷15什么是文員的擋駕方法主要的擋駕法有哪幾種一般應怎樣做答文員的擋駕方法是指對于上司不必要接見的來訪者不必要參加的邀請性活動不想接聽的電話由文員出門阻擋或謝絕文員沒有必要把真正原因告訴對方只需要禮貌地委婉第達到阻擋或拒絕的目的即可主要的擋駕法有1電話擋駕上司不愿接的電話文員要告訴對方暫時不能接或上司不在將內容記下轉告上司上司不能接的電話要另約時間或將內容轉告2來訪擋駕先問清來由判斷有無必要引見給上司或先作請示3會議活動擋駕對必必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕16文員處于社交場合時引出的話題哪些是屬于合適的哪些是不合適的答1談話雙方都感興趣的有共同利益的話題2一般人喜聞樂見的話題3顯示地方或民族色彩的話題4比較高雅的話題如中外名著展覽會等5積極健康的生活體驗的話題風趣幽默的小故事元傷大雅的笑話不合適的話題1應當忌諱的話題2令人不快的話題過于敏感的話題3自己不甚熟悉的話題夸耀自己的話題4庸俗的色情的話題5不宜談論的保密的話題17簡要說明會議紀要的概念會議紀要有什么作用形式是怎樣的答會議紀要是用來記載傳達會議情況和議定事項的一種正式公文它是在會議記錄的基礎上概括提煉而成擇要反映會議的精神和情況會議紀要具有溝通情況交流經驗統(tǒng)一認識指導工作的作用可以用于向上級匯報會議情況也可以分發(fā)給平級或下屬單位以傳達會議精神和議定事項或要求與會單位共同遵守執(zhí)行有兩種形式1議決性會議紀要是與會者經過商議對某些問題作出→致決定需要共同遵守執(zhí)行時寫下的文字依據2周知性會議紀要用于傳達會議情況傳播信息交流經驗而作的紀實性文件18簡要說明會議紀要有什么作用有哪兩種形式答會議紀要具有溝通情況交流經段統(tǒng)一認識指導工作的作用可以用于向上級匯報會議情況也可以分發(fā)給平級或下屬單位以傳達會議精神和議定事項或要求與會單位共同遵守執(zhí)行有兩種形式1議決性會議紀要2周知性會議紀要四設計題1小李是剛到公司的文員公司辦公室內有各種文件柜儲物架書報架辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌電腦電話機還給了她新的文件架文具用品盒各種筆膠水剪刀參考書需要翻譯的資料公司印章印盒墨水復印紙2刀要求小李整理好辦公桌把東西分門別類放置在適當的位置小李應該怎么做答1電話放在辦公桌左邊便于左手摘機右手做記錄電腦放在右邊2新文件夾放需要翻譯的資料在文件夾上貼上相應的標識條3各種筆膠水剪刀印盒等文具分門別類放在文具用品盒內參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里4公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內5墨水放置在儲物架底層復印紙放在下面幾層2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作上海以品牌技術入股利用安徽比較便宜的原材料和人工共同生產國內緊缺的產品上海代表團一行10人將于8月下旬來訪商議合作的具體事宜辦公室主任請小李作好準備假如你是小李你怎樣設計這個接待方案答1接受任務2了解來賓3制訂計劃4預訂食宿5迎接來賓6商議日程7安排會談8陪同參觀9送別客人10接待小結24某中外合資公司總部德方總經理來訪恰逢生日上司要求文員小陳購買禮物贈送小陳應如何辦要考慮哪些因素答1清楚德方總經理的愛好文化背景性格習慣等2征求上司意見或同意在允許的錢款額度范圍內選購禮物3比較合適的生日禮物是有中國特色的總經理又比較喜歡的物品4贈送的禮物應去掉包裝上的標價并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下5附上賀卡寫上中國公司的名稱讓上司親自送給德方總經理23文員面對所謂"有問題"的來訪者一般是怎樣的文員應如何應對答1固執(zhí)任性的來訪者死攪蠻纏出言不遜文員應毫不妥協(xié)但要注意禮貌〉地反復進行解釋并提出建議堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度可保證如果對方寫信給上司上司一定會看到這封信2進行威脅的來訪者悄悄地告訴老板打電話保安部門不要與蠻橫無理可能帶來危險的來訪者直接沖突3情緒激動的來訪者如果來訪者是男性女文員應該找男的幫忙如果是女性女文員可能會使她平靜下來如不行找一個成熟的女同事來幫忙4騙人的老手他們①介紹的產品或服務價格低得離譜②公司經營時間不長③個人或公司沒有通訊地址或電話號碼有疑問必須保護公司和上司的利益24作為辦公室文員在上司辦公室或接待室的整理方面應注意哪些具體事務答1清楚德方總經理的愛好文化背景性格習慣等2征求上司意見或同意在允許的錢款額度范圍內選購禮物3比較合適的生日禮物是有中國特色的總經理又比較喜歡的物品4贈送的禮物應去掉包裝上的標價并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下5附上賀卡寫上中國公司的名稱讓上司親自送給德方總經理3康橋賓館位于本市南京西路45號是個中型賓館有會議室餐飲停車場等某企業(yè)準備在11月15日上午900到1200召開全廠中層干部大會討論第二年產品發(fā)展和銷售計劃地點就在康橋賓館的12樓會議室這次會議由總經理辦公室負責安排辦公室主任讓小付擬一個會議通知他應該考慮哪些問題答1會議的名稱2出席會議者的姓名或組織部門的名稱3日期時間開始到結束的預定時刻4地點具體在幾樓幾號會議室5議題或者議事日程6主辦者的聯(lián)絡處電話號碼等7開會所在地建筑物名稱幾樓電話號碼必要時可附上地圖8注意事項是否備有餐點有否停車場或當天應備的資料等5麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力以制定合適的價格打入市場決定召開專家座談會對新產品進行評估辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會答1座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者能獨立思考有主見又敢于發(fā)表意見者2座談會以小型為主人數以七八人為宜3座談會上文秘人員應與主持人密切配合4主持人負責引導組織可不做記錄5詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做6座談會的時間不必嚴格規(guī)定可長可短7會場應準備些飲料茶點邊吃邊談可使氣氛輕松6某個下雨天在利達公司內召開的新產品推介會結束了公司的大型會議室有很各種會議用品室外有接待處公司還租了汽車來接送來賓為圓滿結束這次會議辦公室人員在會后應該做些什么工作答1要替搭車回去的人安排車子2在接待處暫時代為保管的衣物不要遺失或被人錯領冒領3有留話時切記務必傳達4檢查會場有無物品遺漏5要為參加會議的人員送行6文秘人員離去前要檢查煙灰缸字紙簍有無易燃的東西如有則必須加以熄滅7桌椅早先若和移動必須還原洗滌煙灰缸茶具等如有則必須加以熄滅8攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回9關緊門窗并上鎖10通知會場的管理單位會議已經結束7科達公司召開中層干部擴大會議參加人員為總經理副總經理各職能部門的正副經理辦公室正副主任和職工代表等共46人會議文秘人員和其他服務人員4人會議時間為5小時參加會議人員月平均工資為2400元其他收入600元假設一個月工作30天一天工作8小時會議后勤費用開支有文件材料費200元飲料費100元因會議緊張安排午餐餐費每人10元請計算會議的成本答1會議成本2×3[GS×T]n后勤開支6GSTn后勤開支2G----參加會議人員的每小時人均工資數每個人每小時平均工資為10元2400÷30÷83S參加會議人員每小時人均其他收入數其他收入為25元600÷30÷84T參加會議人員人均到會時間為5小時5n參加會議人數為50人4646后勤開支等于支票開支現(xiàn)金開支和實物開支的總和為80020010010×507會議成本一6×1025×5×5080018750一-80019550元8旅行結束后文員應主要完成哪些工作請予以設計答1整理好旅行過程中所有的單據憑證送上司審閱簽字后向財務部門報銷或者結算預支的出差費用2回到公司上班后應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報如果是與上司同行的可根據上司的原始記錄整理出報告送上司過目或批準然后存檔備案3盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)繼續(xù)做旅行前未完的工作4把在出差時結識的有關人士單位等情況做好記錄以便將來有用5對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員分別去函或去電表示感謝9文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目履行哪些職責答1準備旅行計劃和旅館信息旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點是乘飛機還是汽車火車或輪船出發(fā)和到達的日期及時間座位情況旅館情況2制定約會計劃約會計劃表包括城市名和省州名如果是國外旅行寫明城市名和國家名日期和時間與上司約會者的姓名公司和地址電話號碼3為商務洽談收集資料4決定旅行用品把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單5考慮行李問題通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息為每件行李準備識別標簽6安排差旅費7建立旅行旅館信息資料庫隨時與旅行社聯(lián)系建立最新信息充實自己的資料庫8辦理旅行保險如意外傷害保險等4文秘人員如何主持會議應注意哪些細節(jié)答文秘人員如果在會議上要發(fā)言應該先把要講的內容徹底考慮一下做一個總結結構的構思簡略記下發(fā)言的要點條理清楚重點突出會議上始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱忱的表情用規(guī)范的語言和抑揚頓挫的響亮聲調說話并控制發(fā)言的時間必要時可用目光掃視聽眾以引起他們的注意也可以在某些時候作一停留以給聽眾思考的余地10某公司成立三周年準備舉行大型宴會辦公室人員應該如何做好準備要做哪些工作答1客人的選擇確定名單再請上司核定2確定時間如果是涉外宴請宴請時間應該按照國際慣例征詢客人的意見要避免選擇對方的重大節(jié)假日3會場的選擇要考慮宴會的性質客人的數目以及預算費用等考慮宴會的形式與氣氛11文秘人員經常要代替上司選擇禮品向他人贈送禮品在處理這些事情應考慮什么怎樣做答1在贈禮前必須搞清贈禮目的如是為周年慶典生日結婚榮升喬遷或是圣誕節(jié)中秋節(jié)等2還要清楚贈禮對象身份愛好文化背景性格習慣等3在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意時間如何取決于當地的購物環(huán)境4還應熟知以下規(guī)則除非上司有特殊的要求不必送太昂貴的禮物只要用心為對方選擇適當的禮物即可5要看對方的實際情況選擇禮品做到恰如其分適合對方6贈送的禮物應去掉包裝上的標價并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下7如果不是親自送禮應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片賀卡8文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單上司可以在上面作一些增減表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見以及標明價格范圍9為了避免所送禮物的重復文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄12上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作德國以品牌技術入股利用上海比較便宜的原材料和人工共同生產國內緊缺的產品德國代表團一行9人將于8月下旬來訪商議合作的具體事宜辦公室主任請小李作好準備假如你是小李你怎樣設計這個接待方案13某中外外資公司總部德方總經理來訪恰逢生日上司要求文員小陳購買禮物贈送小陳應如何辦要考慮哪些因素答清楚德方總經理的愛好文化背景性格習慣等征求上司意見或同意在允許的錢款額度范圍內選購禮物比較合適的生日禮物是有中國特色的總經理又比較喜歡的物品贈送的禮物應去掉包裝上的標價并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫上中國公司的名稱讓上司親自送給德方總經理14總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付小付應該怎樣做答小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內鑰匙隨身攜帶每次用畢應將印章加鎖存放隨印隨鎖如因事外出須經批準交他人代管加蓋單位公章須經總經理批準并審核簽名并要將蓋用文件名稱編號日期簽發(fā)人領用人蓋章人等項詳細登記加蓋印章必須做到用力均勻使印章端正完整15辦公室主任吩咐文員小李設計一份電話記錄單你若是小李應如何設計答來電單位來電號碼 來電者姓名分機 來電時間 年月日時分 手機 內容摘要上司批示 處理結果記錄人 16總經理要與A公司總裁談某項業(yè)務工作文員替總經理安排這個約會應該怎么做答首先用寫信的方式定約等對方收到信后再打電話給對方的文秘人員確認其次正確告知總經理的姓名目的時間地點方式早餐會午餐會等所需要的時間等日期的確定應有彈性告知你或總經理的第三決定時間地點時要注意一星期一早上周末下午即將下班之前午餐前后對方的休息日節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子公司有重大活動時不要安排約會二地點必須選擇對方比較方便的地方還應考慮禮儀規(guī)格是否需保密是否需就餐等三〉如對約會地點沒有充分把握應事先調查路線如何前往房間太小桌子的配置等四〉約定好后向上司匯報并填寫在日程安排計劃表上如有必要還應準備約會所需要的文件資料17某公司為了推銷自己的產品做好宣傳和營銷前的準備工作以良好的社會形象及合適的價格打入市場決定組織召開專家座談會對其推銷產品進行評估如果你是辦公室人員領導責成你承辦這個座談會你該如何做答1座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者能獨立思考有主見又敢于發(fā)表意見者2座談會以小型為主人數以七八人為宜 附：精心推薦整理復習心得考試必看第一要實干不要在踟躕，蹉跎中等候。認認真真的按照原定的復習計劃，要像潛水員一樣，潛到書本里，對自己負責的復習，這是最重要的。這個過程，行動最重要，方法是次要，負責是主要，計劃是次要。什么意思呢，就是說，復習的過程中最重要的是堅持不懈的看書，做題，總結，這就是最好的方法，而所謂的方法往往會造成捷徑害人的結果。所謂的負責就是，接觸一類問題，解決一類問題，不要為了進度而敷衍了事，這樣和掩耳盜鈴無異。第二要善于總結總結的核心要義就是將知識系統(tǒng)化，將書本上的知識變成自己的語言。我曾經針對數學，自己做了一個總結的筆記本，按照高中數學的教學進程，將自己理解的課本的難點按照專題模式羅列出來，并進行了細致的歸納以及發(fā)散。在初期雖然這個工作比較耗時，但是最后看來反而是節(jié)約了時間。除了對課本的總結，其次就是試題的總結。試題的作用在于鞏固知識不假，但是其更準確的意義在于給你了一個機會，那就是通過一道題而將其在書本上關聯(lián)的知識一次性的決絕掉。正是由于我采取了每題都歸納的策略，因此獲得了數學選擇題贏得滿分的戰(zhàn)績。第三要不斷激勵鼓勵自己考的路最漫長最難熬，因此沒有巨大的勇氣，很難堅持到底。在這個漆黑如深夜的道路上，不斷的鼓勵激勵自己是十分重要的。第四關于要不要去上輔導班的問題我的看法是，如果你的基礎他差，可以考慮去上一個輔導班，因為在那里同學能給你提供學習的競爭氛圍，多少能提供一定的動力，那里的老師也是成考方面的專家，能在最短的時間里給你理出科目的復習思路，另外很重要的就是一些難點，經驗等，可以使你的復習事半功倍。如果你基礎較好，建議自己看書，就不要浪費父母的銀子了。第五選擇復習書籍輔導書籍很重要，最好買所在學校自己出的書。如果沒有的話，就選擇內容系統(tǒng)性較強的書作為復習輔導用書。第六做好筆記建議制作一個摘錄難點，自己容易犯錯的知識點的“集錯本”，務必保證錯誤只犯一次，有一次經驗教訓，就要吃透原因，甚至觸類旁通。第七保持心態(tài)的積極心態(tài)很重要，悲觀的人首先失敗在情緒上。成考是一項艱苦的系統(tǒng)工程，積極的態(tài)度是很重要的。所謂的心態(tài)，就是善于自己給自己做解釋，找合理且光明的理由，使自己能放的下，看的透，挺得住。附二：考試注意事項一、考生須知：1、考生必須自覺服從監(jiān)考員等考試工作人員管理，不得以任何理由妨礙監(jiān)考員等考試工作人員履行職責，不得擾亂考場及其他考試工作地點的秩序。2、考生憑準考證、身份證，按規(guī)定時間和準考證上各科目的考試試室、座位號參加考試。3、考生入場，除2B鉛筆、書寫黑色字跡的鋼筆或簽字筆、直尺、圓規(guī)、三角板、橡皮、手表外，其他任何物品不準帶入考試室。可使用沒有存儲記憶功能的計算器。嚴禁攜帶各種無線通訊工具（如尋呼機、移動電話、無線耳機）、電子存儲記憶錄放設備以及涂改液、修正帶等物品進入試室。嚴禁穿制服進入試室參加考試?？荚囀覂炔坏米孕袀鬟f工具、用品等。4、考生應在每科開考前20分鐘（第一科前移10分鐘）憑準考證、有效證件（身份證、現(xiàn)役軍人身份證件）進入試室，對號入座，入座后將準考證、身份證等有效證件放在桌面靠走道邊上角，以便讓監(jiān)考員核驗。考生領到答題卡、條形碼和試卷后，須認真核對答題卡的張數，核對條形碼上的姓名、考生號與自己準考證上的信息是否一致。如不一致，應向監(jiān)考員提出更換。在規(guī)定的時間內用黑色字跡的簽字筆或鋼筆準確清楚地填寫答題卡上的姓名、考生號、試室號、座位號，用2B鉛筆在答題卡上根據所發(fā)試卷準確填涂試題類型（A或B），并將條形碼橫貼在答題卡右上角的“條形碼粘貼處”欄框內。凡漏填、錯填、全填或字跡不清的答卷、答題卡無效。5、開考信號發(fā)出后才能開始答題。6、開考15分鐘后禁止遲到考生進入考場、試室，離每科考試結束前30分鐘，方可交卷出場，交卷出場后不得再進入試室，也不準在考場附近逗留或交談。7、考生在答題卡規(guī)定的區(qū)域答題。選擇題用2B鉛筆在選擇題答題區(qū)作答，非選擇題用黑色字跡鋼筆或簽字筆作答。不準用規(guī)定以外的筆和紙答題，不準在答卷、答題卡上做任何標記，否則答題卡無效?？忌粶孰S意修改答題卡上的題號，考生必須在指定的題號里作答。凡不在指定答題題號框內作答、超出答題區(qū)域作答或擅自更改題號作答，其答案一律無效。如果解答中有畫表或輔助線，先用鉛筆進行畫線、繪圖，再用黑色字跡的簽字筆或鋼筆描黑。8、在考場內須保持安靜、不準吸煙，不準喧嘩，不準交頭接耳、左顧右盼、打手勢、做暗號，不準夾帶、旁窺、抄襲或有意讓他人抄襲，不準傳抄答案或交換試卷、答題卡，不準將試卷、答題卡或草稿紙帶出試室。9、遇試卷分發(fā)錯誤及試題字跡模糊等問題，可舉手詢問；涉及試題內容的疑問，不得向監(jiān)考人員詢問。10、考試終了信號發(fā)出后，立即停筆，根據監(jiān)考員指令依次退出試室，不準在試室逗留。二、考生答題步驟：1、每科開考前二十分鐘（即開考前三十分鐘），考生憑準考證、身份證有秩序地進入考場。考生進入考場后，須對號入座，并將準考證、身份證等證件放在桌子上以便核驗。2、考生領到答題卡時，首先必須準確填涂每張答題卡卷頭的姓名、考生號、試室號、座位號?？忌诖痤}卡相應位置上填寫姓名、考生號、試室號、座位號及在指定位置粘貼條形碼。監(jiān)考員需認真指導考生在指定位置正確粘貼條形碼。當一份試卷有多張答題卡時，監(jiān)考員需提醒考生每一張答題卡上都必須粘貼條碼。3、開考前十分鐘，監(jiān)考員當眾啟封試卷袋，并認真核對。4、開考前五分鐘，監(jiān)考員開始分發(fā)試卷。試卷發(fā)放完畢后，考生須注意檢查考生自己拿到的試卷有無空白頁或缺頁，如有空白頁或缺頁應舉手報告。考生在答題卡上填涂試題類型。5、考試開始鐘響后，考生開始答卷?？忌仨氃诟黝}目答題區(qū)域內作答，答選擇題用2B鉛筆在答題卡上將選項的答案信息點涂滿涂黑，答非選擇題用黑色字跡的鋼筆或簽字筆在各題目答題區(qū)域作答，不得超出指定區(qū)域，不能在非指定區(qū)域作答，否則，答題無效。答題時要注意題號順序，不要將答案寫錯位置，不得擅自更改答題卡上的題號。6、考生在答題過程中，要注意保持答題卡卡面清潔、無污跡，不要折疊、撕裂、弄皺，需要修改的，用黑色筆直接修改，嚴禁使用涂改液、涂改帶。如遇到答題卡損壞，考生需要更換，立即由監(jiān)考員更換或補發(fā)。7、離每科考試結束前三十分鐘，考生方可交卷離開考場。8、考試終了前十五分鐘，由考場統(tǒng)一宣布離考試結束所剩時間。9、考試結束，考生立即停止作答，將試卷和答題卡反扣桌面上，并兩手垂下坐在原位。待監(jiān)考員到各個考生桌面上驗收齊試卷和答題卡后，方可有秩序地離開試室?？忌坏脦ё咴嚲怼⒋鹁恚ù痤}卡）和草稿紙。監(jiān)考員開始收卷。三、答題卡填涂規(guī)范：為確保考生答卷能夠準確評閱，考生在填涂答題卡和粘貼條形碼時一定要規(guī)范，按省招辦規(guī)定的要求去做，否則可能影響到考試成績，所以我們建議考生按以下步驟去做：1、考生在進考場前需要備齊準時手表一只、2B鉛筆、橡皮、墊板與黑色簽字筆或鋼筆（最好多準備幾支），鉛筆要事先削好幾支，以免答題時削鉛筆浪費時間，鉛筆的削法是：將鉛筆削成長方型，切記不要削成尖型。2、考生拿到答題卡后，認真檢查一下有無破損或污跡，若有則立即要求更換，然后將墊板墊在答題卡下面，用黑色簽字筆或鋼筆認真填寫自己的姓名和阿拉伯數字的考生號；在填寫姓名、考生號、考試室號、座位號及粘貼條形碼時，注意不要將筆畫寫出框外，以避免掃描答題卡時不能掃描完整而影響考生成績。3、試卷發(fā)下來后，考生一定要看清楚是試卷A還是度卷B，然后將答題卡中試卷類型欄相應選項涂黑。在答選擇題時，要用鉛筆在答題卡上將你需要的選項涂滿涂黑。填涂有關信息點時，要將信息點涂滿涂黑，黑度以蓋住框內字母為準。切記一定不得用鋼筆、圓珠筆等去填涂選擇題選項，否則機器無法識別。修改時，用橡皮擦干凈，再將你需要的選項涂黑即可。在作答非選擇題時，答題卡上都嚴格印制試題各題題號及留有作答空間。考生答題時，必須用黑色的簽字筆或鋼筆作答，書寫要在各題目的指定區(qū)域范圍內，不得超出答題區(qū)域范圍，不得自行更改答題卡上的題號順序或將答案答在別處。切記一定要書寫規(guī)范，保持答題卡及卷面整潔。12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P152)答：（1）接受任務。（2）了解來賓、制訂計劃。（3）預訂食宿。（4）歡迎來賓、商議日程。（5）禮節(jié)性拜訪、宴請。（6）正式會談。（7）簽訂協(xié)議書。（8）陪同參觀游覽。（9）互贈禮品。（10）歡送來賓、接待小結。13．某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？(P223)答：清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；比較合適的生日禮物是有國特色的、總經理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。14．總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？(P248)答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨鎖vk因事外出，須經批準交他人代管。加蓋單位公章，須經總經理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等詳細登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。15.康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9：00至12：00答案:（1）會議的名稱：（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。16.某個下雨天，在利達公司召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？答案:（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留話時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經結束。五、案例分析題：1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。上司說：“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪且驗樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答:(1)該問的沒有問(指對方情況,手套的需要量);(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；（3）該說的沒有說（沒有及時向上匯報）；（4）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；（5）不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；（7）不等對方說完，就“啪”掛上電話。2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。(P73)答：（1）收郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆；（2）應在清點后才能簽字；（3）首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（4）不能把回信地址剪掉；（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。（6）拆錯信，應在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向對方道歉。（7）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；（8）打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。3．文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？答：（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示。（2）在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經理請示，遵照總經理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這時文員執(zhí)行主要決策人的意見。4．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？答：（1）河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；（2）把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；（3）12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動。（4）在回信上應簽上自己的職稱，發(fā)出前復印一份，留待上司過目；（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯(lián)系；（6）沒有訂購的東西不能簽收；（7）在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好；5．某國營企業(yè)總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”。小。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對？答：（1）不能說“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；（2）接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；（3）對提重要建議的來訪者，應認真記錄匯報上司；（4）應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；（5）對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；（6）應盡快為總經理解圍，可以請保安或打110。6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還，指責客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應該是怎樣的？答：（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；（2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象；（3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；（4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（5）小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；（6）小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。7．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！比缓螅约鹤谄嚭笈抛簧?。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么……你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？答：主人和客人之間，應該主人先伸手；（2）在替客人拿行李前應征求同意：“我替你拿可以嗎？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”，（5）客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。總經理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。會議開幕前，辦公室人員去黎明大方來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？答：（1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經理匯報，請求該如何辦；（3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程；（4）得到總經理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（6）召開大型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（7）租借會議廳應全面考慮內外部環(huán)境和設施，包括噪音、停車場等問題；（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看；（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）9．公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉了轉，好客戶在10：00見面。到了·10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了，經理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？答：（1）應該搞清銷售員的人數和姓名，準備這份名單；（2）打印好書面通知(3)在三天內，當面發(fā)放通知或電話通知到名單上的每個人；（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（5）通知上應寫清會議時間、地點；（6）應詳細寫清會議內容，應做好哪些準備；（7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作；10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領導一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會議通知經局領導決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中騷亂。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？答：問題一：會議通知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點，請哪些人出席不明確，發(fā)放會議通知要交到會議出席手上，可進行說明解釋。如本人不在，應請代收人簽字，打電話確認是否出席。問題二：會前準備工作的每個細節(jié)問題都應認真對待。小萬沒有認真校對材料，最后也沒能仔細審查所有會議材料，加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種。11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）市教委關于2003年招生工作的通知；（2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；（3）東方學院2003年招生工作計劃；（4）東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；（5）市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；（6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定；（7）東方學院關于調整系主任的通知；（8）東方學院關于做好開學工作的通知；（9）東方學院各系關于開學準備工作的報告；（10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關于提高教學質量的報告；（12）東方學院2003年度工作總結；答：立卷一：1、市教委關于2003年招生工作的通知；4、東方學院關于2003年招生工作的請示（呈市教委）；5、市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請求、批復立卷二：2、東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；6、東方學院院務會議關于調整系主任的決定；7、東方學院關于調整系主任的通知；8、東方學院關于做好開學工作的通知；標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知立卷三：3、東方學院2003年招生工作計劃；12、東方學院2003年度工作總結；標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結立卷四：9、東方學院各系關于開學準備工作的報告；10、東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；11、東方學院各系關于提高教學質量的報告；標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（2）市工商局關于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經理會議記錄；（6）市物價局關于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經理會議記錄；（11）市稅務局關于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結。答：案卷一：1、利華公司2003年2月份經理會議記錄；5、利華公司4月份經理會議記錄；8、利華公司2003年6月份經理會議記錄；10、利華公司2003年8月份經理會議記錄；標題：利華公司2003年經理會議記錄案卷二：2、利華公司2003年銷售計劃；12、利華公司2003年銷售工作總結；標題：利華公司2003年銷售工作計劃、總結案卷三：3、市工商局關于年檢工作的通知；6、市物價局關于物價檢查的通知；11、市稅務局關于稅務自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價、稅務自查的通知案卷四：4、利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；7、香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；9、利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件、會議紀要13．皇朝貿易公司總經理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經常與羅浪斯公司的總經理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革。我們公司的成績倒不錯，我們經理總經理及時采取快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（3）企業(yè)的機密有哪些？（4）秘書在日常工作中應該怎樣做好保密正作？答：（1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到了這筆生意。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（3）企業(yè)的機密包括公司的生產流程、工藝技術、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內容。上司的隱私、疾病和公司內發(fā)生的事故、人事爭端、內部失竊、經濟糾紛等。（4）應做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內容用專用記錄本記并妥善保管，機密文件嚴密保管，自己的電腦設置密碼等14.文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經理約好的。但小胡一查經理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會。但既然說與李總經理有約，也可能是經理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務部的錢經理。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情的請坐、端茶，然后問道：“您是否和李總約在上午見面？”問題：（1）

小胡回到辦公室的第一件事應該是做什么？（2）小胡的做法是否正確？有沒有不妥之處？（3）

小胡為什么不可直言相告李總經理不能接待錢經理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？（4）秘書對來到公司的每一個人都應該視如貴客，都應該有求必應，引見給領導嗎？參考答案：1）小胡回到辦公室應馬上與媽小姐聯(lián)系，遵守諾言。（2）正確。接待技巧符合文員要求。（3）文員對待媒體尤其要小心謹慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應禮貌待人。這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運用策略做好接待工作。（4）不能有求必應，應區(qū)別情況，或引見，或擋駕；為上司擋駕是為了減輕上司的負擔。15.文員鄧小姐第一天上班，上司讓她處理公司的郵件，。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者就把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所以的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。答案：（1）收領郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆。（2）應在清點后才能簽名。（3）首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。（4）不能呆板回信地址剪掉。（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。（6）誤拆了信，應在信封上注明“誤拆”，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。（7）把交給上司的郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。（8）打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。16．請將下列文件分別組成三至四個案卷，并擬