后勤采購管理經(jīng)典手冊(cè)

1經(jīng)典采購管理手冊(cè)目的為加強(qiáng)公司商品采購管理，標(biāo)準(zhǔn)采購工作,保障經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常持續(xù)供給，加速資金周轉(zhuǎn)，降低采購本錢，特制定此手冊(cè)。適用范圍本手冊(cè)適用于公司經(jīng)營(yíng)所需各種材料、設(shè)備及公司辦公用品、勞保用品的采購(以下除非特別說明，以上所列物資統(tǒng)稱為采購物品)，以及需通過協(xié)作廠商完成的各種成品、半成品、材料的加工。除非特別說明，采購物品與外協(xié)加工產(chǎn)品統(tǒng)稱為采購物品。

手冊(cè)適用人員：商品部、營(yíng)運(yùn)部、門店、中心廚房、財(cái)務(wù)部、綜合辦、督查等涉及公司采購業(yè)務(wù)的所有員工。

手冊(cè)管理方法

由商品部負(fù)責(zé)組織每年一次的手冊(cè)修訂工作，并由商品部簽訂發(fā)行。商品部擁有對(duì)手冊(cè)的解釋權(quán)。由綜合辦負(fù)責(zé)手冊(cè)的發(fā)放、更換和回收管理工作，并制作手冊(cè)領(lǐng)用記錄。

保密要求

注意作好手冊(cè)保密工作。應(yīng)按適用范圍發(fā)放，商品部、中心廚房、財(cái)務(wù)部、綜合辦、督查、店經(jīng)理可領(lǐng)用完整手冊(cè)，其他人員只領(lǐng)用與其相關(guān)作業(yè)的局部。應(yīng)與領(lǐng)用者簽訂保密協(xié)議。

商品采購組織商品采購組織

公司商品采購管理實(shí)行集中統(tǒng)一采購，除單店的零星采購?fù)?，任何部門和人員不得單獨(dú)進(jìn)行采購。各部門主要職責(zé)：(需根據(jù)重新確定的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整)(一)需求單位：負(fù)責(zé)根據(jù)經(jīng)營(yíng)需求填寫需求方案或采購申請(qǐng)和相應(yīng)的價(jià)格建議；參與供給商的甄選；負(fù)責(zé)質(zhì)量不合格采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的評(píng)審并提出處理方案，負(fù)責(zé)將采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的其它問題及有關(guān)信息及時(shí)反應(yīng)給商品部。(二)營(yíng)運(yùn)部：負(fù)責(zé)根據(jù)各店的需求方案、庫存情況等填寫物品采購申請(qǐng)；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的驗(yàn)收、存儲(chǔ)與發(fā)放；負(fù)責(zé)對(duì)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量檢測(cè)，負(fù)責(zé)對(duì)供給商生產(chǎn)工藝和產(chǎn)品質(zhì)量的評(píng)估以及對(duì)供給商質(zhì)量保證體系的考核，參與采購物品及外協(xié)產(chǎn)品使用過程的質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量問題的處理；參與對(duì)供給商的甄選；參與對(duì)采購價(jià)格的審核。(三)商品部：負(fù)責(zé)制定采購方案及采購活動(dòng)的具體實(shí)施；對(duì)所采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場(chǎng)行情、供給商情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查，建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品價(jià)格信息庫；建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量記錄；負(fù)責(zé)對(duì)供給商的管理；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的交貨與協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決、退貨與索賠；負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的結(jié)算支付。(四)督查：負(fù)責(zé)對(duì)采購全過程的監(jiān)督審察，包括對(duì)采購方案、簽訂采購合同、質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)帳付款等采購過程每一環(huán)節(jié)的監(jiān)控。(五)財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)對(duì)采購方案及采購預(yù)算的審核；采購物品及外協(xié)產(chǎn)品付款憑證的審核。

采購方案

第一條采購方案制訂的依據(jù)采購方案應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)方案、由營(yíng)運(yùn)部匯總的各店日常經(jīng)營(yíng)需求方案、各部門的采購申請(qǐng)、年度預(yù)算、庫存情況、公司資金供給情況等確定，對(duì)經(jīng)營(yíng)急需物品，應(yīng)優(yōu)先考慮。第二條采購方案種類根據(jù)采購物品的不同應(yīng)分別制訂年度采購方案、月度采購方案及日采購方案?！惨弧衬甓炔少彿桨父鶕?jù)公司年度經(jīng)營(yíng)方案，在對(duì)市場(chǎng)信息和需求信息進(jìn)行充分的分析和收集的根底上，并依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)比照預(yù)測(cè)制訂，該方案也是制訂年度財(cái)務(wù)預(yù)算的主要依據(jù)之一?！捕吃露炔少彿桨甘窃趯?duì)年度采購方案進(jìn)行分解根底上，依據(jù)上月實(shí)際采購情況、庫存情況、下月度需求預(yù)測(cè)、市場(chǎng)行情制訂當(dāng)月的采購方案，該方案也是制訂月度資金方案的主要依據(jù)之一。〔三〕日采購方案是在對(duì)月度采購方案進(jìn)行分解根底上，依據(jù)店管部對(duì)各

單店每日經(jīng)營(yíng)所需物品的匯總審核后制訂。第三條各店日常經(jīng)營(yíng)需求方案各店根據(jù)每天的經(jīng)營(yíng)情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報(bào)送每天的需求方案，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。第四條采購申請(qǐng)的提出及審批權(quán)限采購申請(qǐng)應(yīng)注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途、技術(shù)要求、供給廠商〔參考〕、交貨期、送貨方式等。各種物品的采購申請(qǐng)應(yīng)由以下各部門提出：(一)工程工程所需公司采購的材料、設(shè)備等，由工程負(fù)責(zé)人根據(jù)合同及設(shè)計(jì)任務(wù)書所作的預(yù)算，結(jié)合工程進(jìn)度編制材料、設(shè)備采購清單〔又稱“材料表〞〕作為采購申請(qǐng)；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報(bào)開發(fā)副總審批；日常經(jīng)營(yíng)所需的原材料、輔助材料、產(chǎn)成品〔包括外協(xié)產(chǎn)品〕、包裝材料、低值易耗品等，由店管部根據(jù)經(jīng)營(yíng)需求及加工要求提出采購申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報(bào)經(jīng)營(yíng)副總審批；(二)工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等由使用部門在月初提出采購申請(qǐng)；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；(三)經(jīng)營(yíng)、辦公等需要的大件設(shè)備和工具〔屬于固定資產(chǎn)投資類〕由使用部門在年初編制固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)；由公司總經(jīng)理審批；(四)普通辦公用品、勞保用品等由綜合辦根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出年度或月度采購申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由總經(jīng)理審批；(五)庫房管理員可根據(jù)日常領(lǐng)料情況和庫存情況提出常備用料的采購申請(qǐng)，由店管部經(jīng)理審批；(六)研究開發(fā)所需要的原料、輔助材料、工具、器皿、設(shè)備等，由技術(shù)中心根據(jù)需求時(shí)間提出月度或日采購申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報(bào)營(yíng)運(yùn)副總審批。(七)以上各類物品如在年度預(yù)算外或超過年度預(yù)算，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批。(八)部門負(fù)責(zé)人/授權(quán)人審核本部門的采購申請(qǐng)時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購單的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，假設(shè)不完整或有錯(cuò)誤那么應(yīng)予以糾正。(九)審批后的采購申請(qǐng)表由采購部審核匯總。審核內(nèi)容包括采購申請(qǐng)各欄填寫是否清楚，是否符合工程合同內(nèi)容、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。

采購方案的管理(一)采購方案由采購部根據(jù)經(jīng)審批后的采購申請(qǐng)制訂，日采購方案由采購

經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行，月度采購方案報(bào)請(qǐng)營(yíng)運(yùn)副總批準(zhǔn)執(zhí)行，年度采購方案需報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理審批。(二)采購方案應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部審核，以利于公司資金的安排。(三)商品部經(jīng)理應(yīng)審查各部門的申請(qǐng)采購物品是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無可替代的物品。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請(qǐng)采購物品才能列入采購方案中。(四)請(qǐng)購部門。(五)物品需求單位對(duì)于申請(qǐng)采購物品假設(shè)需要變更或撤銷時(shí)，必須立即通知對(duì)于在采購方案內(nèi)無法于需用日期辦妥的采購申請(qǐng)單，必須及時(shí)通知采購部，及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購方案。(六)未列入采購方案內(nèi)的物品不能進(jìn)行采購。如確屬急需物品，應(yīng)填寫緊急采購申請(qǐng)表，由部門負(fù)責(zé)人審批后，由公司營(yíng)運(yùn)副總核準(zhǔn)后才能列入采購范圍。第六條采購作業(yè)的執(zhí)行采購作業(yè)由商品部根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的采購方案組織實(shí)施。采購應(yīng)按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近〞的原那么并嚴(yán)格按照采購方案按質(zhì)、按量、按時(shí)進(jìn)行采購。第七條采購方式的選擇采購人員應(yīng)按照采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的不同，分別采取以下幾種方式進(jìn)行采購：定點(diǎn)供給商長(zhǎng)期議價(jià)采購、比價(jià)采購和招標(biāo)采購。屬于定點(diǎn)供給商供貨范圍內(nèi)的物品，不管價(jià)值多少，可以直接從定點(diǎn)供給商處采購。不在定點(diǎn)供給商供貨范圍內(nèi)的物品，需采用招標(biāo)采購或比價(jià)采購。(一)定點(diǎn)供給商長(zhǎng)期供貨的物品范疇：為有效降低采購本錢，到達(dá)規(guī)模采購，并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標(biāo)準(zhǔn)，以下消耗較大且常用物品應(yīng)盡量采用定點(diǎn)供給商長(zhǎng)期議價(jià)供貨的方式：生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等；干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等；糧油、各種調(diào)料等；飲料類；經(jīng)營(yíng)加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品；熟食、涼菜類委托對(duì)外加工產(chǎn)品。(二)招標(biāo)采購的物品范疇：1.一次采購金額超過以下金額的大宗材料與設(shè)備：進(jìn)口材料和設(shè)備≥x萬元；國產(chǎn)檢測(cè)儀表≥x萬元；計(jì)算機(jī)、顯示器以及附件≥x萬元；電子類產(chǎn)品≥x萬元；常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等≥x萬元。2.工程裝修工程中需公司采購的材料、關(guān)鍵設(shè)備等；3.一年內(nèi)可在同一供給商處累計(jì)采購金額超過x萬元的某類物品。(三)比價(jià)采購的物品范疇：除定點(diǎn)供給商供貨范圍內(nèi)以及符合招標(biāo)采購條件的物品外的采購，以三家(包括三家)以上供給商的報(bào)價(jià)加以比擬，最后選擇性價(jià)比最優(yōu)者予以訂購。第八條采購詢價(jià)的發(fā)出商品部人員按照采購方案所列材料清單，參考采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場(chǎng)行情、公司相關(guān)人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價(jià)格資料等各種渠道的價(jià)格信息，對(duì)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供給商進(jìn)行充分的詢價(jià)、議價(jià)。(一)采購人員在詢價(jià)、議價(jià)過程中必須向供給商提供足夠的信息以使供給商能順利報(bào)價(jià)，這些信息包括采購物品或外協(xié)產(chǎn)品的品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、效勞、交貨期、交貨方式、地點(diǎn)、付款方法等因素。(二)詢價(jià)方式應(yīng)采用書面詢價(jià)，要求供給商提供簽字或蓋章的報(bào)價(jià)單，如只能采用詢價(jià)方式，應(yīng)獲得采購部經(jīng)理批準(zhǔn)。(三)采購人員應(yīng)要求供給商在接到詢價(jià)資料后至少７天內(nèi)以書信、電子郵件或形式反應(yīng)其報(bào)價(jià)意向〔假設(shè)供給商拒絕報(bào)價(jià)，那么應(yīng)將詢價(jià)資料退還給公司〕，假設(shè)詢價(jià)資料寄出后供給商沒有任何答復(fù)，采購人員應(yīng)打或電子郵件與供給商聯(lián)系，問清情況(如收到詢價(jià)資料與否？)。(四)在詢價(jià)過程中供給商如要求對(duì)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、標(biāo)準(zhǔn)等作進(jìn)一步澄清，采購員應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復(fù)，以使供給商有條件作出適當(dāng)報(bào)價(jià)。(五)同類、同規(guī)格產(chǎn)品的詢價(jià)應(yīng)有三家以上供給商的價(jià)格資料，同時(shí)應(yīng)建立采購詢價(jià)比價(jià)臺(tái)帳。臺(tái)帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號(hào)、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價(jià)格和運(yùn)雜費(fèi)用，并有綜合分析說明和比價(jià)依據(jù)。第九條詢價(jià)資料的整理(一)采購員接到供給商的報(bào)價(jià)后，要評(píng)審報(bào)價(jià)的完整性和準(zhǔn)確性，并了解報(bào)價(jià)的詳細(xì)構(gòu)成，需要時(shí)應(yīng)通過會(huì)議或溝通以弄清供給商的報(bào)價(jià)。同時(shí)應(yīng)整理收到的詢價(jià)資料備查。(二)假設(shè)供給商報(bào)價(jià)的物品與請(qǐng)購物品略有不同或?qū)俅闷氛?，采購人員應(yīng)在請(qǐng)購單上詳細(xì)注明相關(guān)信息，并報(bào)經(jīng)采購部經(jīng)理、使用部門或請(qǐng)購部門同意并備案。(三)采購員應(yīng)確定一個(gè)初始目標(biāo)價(jià)，以利于在隨后進(jìn)行的多輪談判〔3–4輪〕及每輪談判后目標(biāo)價(jià)格的重新確定。多輪談判的過程中如果需要，可要求供給商用以本錢細(xì)分的方式再次報(bào)價(jià)。第十條采購價(jià)格平臺(tái)的建立商品部信息管理員應(yīng)依照以往的采購資料和平時(shí)收集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理出一套完整的價(jià)格平臺(tái)〔采購價(jià)格平臺(tái)〕，并根據(jù)情況隨時(shí)更新，充實(shí)，以備相關(guān)人員選用。價(jià)格平臺(tái)應(yīng)包含以下內(nèi)容：〔一〕材料〔設(shè)備〕名稱；〔二〕規(guī)格型號(hào)；〔三〕主要技術(shù)指標(biāo)；〔四〕價(jià)格區(qū)間；〔五〕廠家〔或供給商〕；〔六〕索引。第十一條(一)采購價(jià)格核準(zhǔn)：招標(biāo)采購物品的價(jià)格由評(píng)標(biāo)小組決定。在質(zhì)量、效勞標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、送貨方式等相同的情況下，價(jià)格最低者中標(biāo)。如分歧較大，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理決定。(二)供給商長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價(jià)格范圍內(nèi)，由采購部經(jīng)理核準(zhǔn)；超出議定價(jià)格范圍外的，根據(jù)超出價(jià)格的多少，分別報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。(三)比價(jià)采購物品，一次采購金額小于5000元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于5000元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十二條(一)訂購供給商及采購價(jià)格確定后，由采購部統(tǒng)一向供給商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。(二)訂購過程中實(shí)行執(zhí)行的采購價(jià)格與經(jīng)核準(zhǔn)的采購價(jià)格有差異時(shí)，采購人員應(yīng)按采購價(jià)格核準(zhǔn)的審批程序進(jìn)行重新審批，緊急情況下可直接報(bào)請(qǐng)營(yíng)業(yè)副總審批。(三)屬于以下特殊情況的，可實(shí)行委托采購。1.特殊材料與物品，采購部無法進(jìn)行采購時(shí)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可委托業(yè)務(wù)部門進(jìn)行采購，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本方法的相關(guān)規(guī)定。2.屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計(jì)在300元以內(nèi)的，可委托單店自行采購，店管部負(fù)責(zé)監(jiān)督單店的采購是否嚴(yán)格執(zhí)行本方法的相關(guān)規(guī)定。(四)需預(yù)付定金、長(zhǎng)期需用的原材料、經(jīng)營(yíng)用物品等、采購金額〔〕元以上或有附帶條件的采購活動(dòng)應(yīng)與供給商簽訂采購合同。1.2.由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)；采購員負(fù)責(zé)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的合同范本起草合同文本，報(bào)采購部經(jīng)理審批并簽署意見，必要時(shí)，監(jiān)察部應(yīng)參與合同文本的起草；3.4.督查負(fù)責(zé)對(duì)合同的法律條款進(jìn)行審查，并簽署意見；在完成以上審查修改后，采購合同應(yīng)報(bào)營(yíng)運(yùn)副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。5.簽字蓋章生效的采購合同應(yīng)分送財(cái)務(wù)部、驗(yàn)收單位、監(jiān)事處等存檔備查。

第十三條

交貨及驗(yàn)收

〔一〕訂購后采購人員應(yīng)按采購合同及公司的經(jīng)營(yíng)方案對(duì)供給商的交貨進(jìn)行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門并列入重點(diǎn)催辦工程。〔二〕交貨時(shí)一般物品由庫管員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，包括品質(zhì)與數(shù)量的驗(yàn)收。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負(fù)責(zé)品質(zhì)驗(yàn)收，庫管員僅負(fù)責(zé)數(shù)量驗(yàn)收。品質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。數(shù)量不符，應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中注明，要求限期補(bǔ)足或退款。庫管員驗(yàn)貨前方可辦理入庫手續(xù)。〔三〕供給商直接配送到單店或加工現(xiàn)場(chǎng)的物品，由供給商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點(diǎn)送貨，收貨人負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收，確認(rèn)是否與訂購單或采購申請(qǐng)單所列內(nèi)容一致，并及時(shí)將驗(yàn)收單送交采購部、財(cái)務(wù)部辦理記帳付款手續(xù)。第十四條進(jìn)度控制與事務(wù)聯(lián)系(一)采購執(zhí)行過程中，商品部應(yīng)按詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段負(fù)責(zé)對(duì)采購作業(yè)制定進(jìn)度方案并進(jìn)行進(jìn)度控制。如未能按進(jìn)度完成采購作業(yè)時(shí)，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購或使用部門，以便采取應(yīng)對(duì)措施。(二)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。(三)外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對(duì)加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。第十五條(一)付。(二)庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時(shí)根據(jù)入庫單填寫入采購付款采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時(shí)間由采購部統(tǒng)一支庫清單報(bào)送采購部和財(cái)務(wù)部，采購部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫清單分別建立應(yīng)付帳款臺(tái)帳。供給商或配送方應(yīng)定期(根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周)憑收貨清單與采購部核對(duì)應(yīng)付帳款帳目，雙方核對(duì)無誤后向采購部申請(qǐng)付款。(三)采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對(duì)無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算方案，結(jié)算方案由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時(shí)間要求、供給商的重要性、采購物資的時(shí)間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計(jì)劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營(yíng)運(yùn)副總審批。(四)采購部根據(jù)結(jié)算方案依據(jù)資金使用申請(qǐng)程序(見財(cái)務(wù)管理手冊(cè))向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借款，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)資金方案審批后借出款項(xiàng)。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項(xiàng)時(shí)向財(cái)務(wù)部支取借款，即借即付。(五)在向供給商或配送方支付貨款時(shí)，采購部核算員應(yīng)對(duì)照合同、收貨清

單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。第十六條報(bào)銷采購人員支付采購貨款后應(yīng)依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷程序及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購方案單、驗(yàn)收入庫單，并由商品部經(jīng)理審批。第十七條應(yīng)付帳款的管理商品部核算員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺(tái)帳，定期編制客戶往來對(duì)帳單發(fā)送對(duì)方單位，每月核對(duì)一次并妥善保存對(duì)帳記錄。對(duì)長(zhǎng)期客戶或重點(diǎn)客戶，以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。第十八條(一)公司與單店的往來結(jié)算供給商或配送方直接向單店送貨后，單店應(yīng)及時(shí)將已簽字的發(fā)貨清單分別報(bào)送采購部和財(cái)務(wù)部，采購部據(jù)此與供給商結(jié)算，財(cái)務(wù)部據(jù)此登記應(yīng)付帳款，同時(shí)在該單店的帳戶上登記該項(xiàng)應(yīng)收帳款(公司對(duì)單店的應(yīng)收款)。(二)公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時(shí)將配送清單報(bào)送財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)該貨物的本錢(包括采購貨物本身的價(jià)格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工損耗本錢等)在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。(三)各單店應(yīng)于每月25日與公司財(cái)務(wù)部按月核對(duì)物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。第十九條采購本錢控制關(guān)鍵點(diǎn)

物品本身的采購價(jià)格、物品運(yùn)輸配送費(fèi)用、物品存儲(chǔ)費(fèi)用以及存儲(chǔ)過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費(fèi)用是采購本錢的主要構(gòu)成局部。針對(duì)采購本錢的主要構(gòu)成要素，采購本錢控制的關(guān)鍵點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面：確定最優(yōu)的采購價(jià)格確定合理的采購訂貨量確定最正確的采購物品配送方式第二十條(一)最優(yōu)采購價(jià)格確實(shí)定采用多種采購形式：包括招標(biāo)采購、供給商長(zhǎng)期定點(diǎn)采購、比價(jià)采購等，通過對(duì)各種采購形式的比照，找出本錢最低的采購形式組合以到達(dá)降低采購本錢的目的。(二)決定適宜的采購價(jià)格：通過科學(xué)的價(jià)格決定步驟，降低采購價(jià)格與采購本錢。決定一個(gè)適宜的價(jià)格一般要經(jīng)過一下幾個(gè)步驟：1.多渠道詢價(jià)。多方面收集了解市場(chǎng)行情，包括市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)格等。2.比價(jià)：分析各供給商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。3.自行估價(jià)：成立估價(jià)小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，估算出較為準(zhǔn)確的底價(jià)資料。4.議價(jià)：根據(jù)底價(jià)的資料，市場(chǎng)的行情，采購量的大小，付款期的長(zhǎng)短等因素與供給商議定出合理的價(jià)格。第二十一條合理采購訂貨量確實(shí)定采購訂貨量確實(shí)定直接影響存貨的缺貨本錢、采購物品的存儲(chǔ)費(fèi)用、采購資金占用的利息費(fèi)用及存貨的損失本錢等，因此確定一個(gè)合理的采購訂貨量是控制采購本錢的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個(gè)步驟：存貨信息收集、存貨信息分析、確定平安庫存、確定合理訂貨量(一)存貨信息的收集：1.店管部庫管員、單店每日應(yīng)填寫物品庫存日?qǐng)?bào)表，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價(jià)、現(xiàn)有存貨的儲(chǔ)存位置、儲(chǔ)存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時(shí)將此信息報(bào)送給采購部。2.采購部應(yīng)要求供給商或第三方物流的庫房保管人員通過、電子郵件等方式及時(shí)提供已訂貨物資的未達(dá)存貨日?qǐng)?bào)表。(二)存貨信息分析：店管部庫管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進(jìn)行綜合匯總，并結(jié)合盤點(diǎn)的實(shí)際情況對(duì)存貨量進(jìn)行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供給商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時(shí)獲得準(zhǔn)確的存貨信息。(三)1.2.確定平安庫存量平安庫存量確實(shí)定由店管部調(diào)度員負(fù)責(zé)制訂。采購部根據(jù)各部門采購申請(qǐng)制定采購方案時(shí)，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營(yíng)方案的根底上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最正確平安庫存。3.“平安庫存量〞，應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的中斷以及引起的經(jīng)濟(jì)損失。4.根據(jù)不同物品采購時(shí)間的不同及貨源的緊缺程度等，平安存貨量確實(shí)定可根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)估計(jì)、數(shù)學(xué)模型測(cè)算等方法確定，一般情況下，平安存貨量的計(jì)算公式確定為：最大平安存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。(四)確定合理訂貨量采購部人員在制訂采購方案時(shí)，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量〔包括供給商或第三方物流的未達(dá)存貨〕、貨源情況、訂貨所需時(shí)間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時(shí)間等因素，結(jié)合各種貨物的平安存貨量確定最正確訂貨量及訂貨時(shí)點(diǎn)。第二十二條最正確物品運(yùn)輸配送方式確實(shí)定物品運(yùn)輸配送方式直接影響物品的運(yùn)輸本錢費(fèi)、包裝本錢費(fèi)等，采購人員在訂購過程中應(yīng)要求供給商提供上述各項(xiàng)本錢的詳細(xì)清單，或與財(cái)務(wù)部相關(guān)人員合作，對(duì)上述本錢作出分析，選擇最正確的物品運(yùn)輸配送方式，提出降低本錢的建議。第二十三條供給商信息收集與調(diào)查供給商信息收集與調(diào)查由采購部負(fù)責(zé)，店管部、物品請(qǐng)購部門、使用部門等負(fù)責(zé)提供供給商信息及推薦合格供給商?！惨弧撤灿c公司建立供給關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫“供給商調(diào)查表〞，作為選擇供給廠商的參考?！肮┙o商調(diào)查表〞交采購部審核并存檔備查。如果供給商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)條件發(fā)生變化，應(yīng)要求供給商及時(shí)對(duì)該表進(jìn)行補(bǔ)充和修改?！捕巢少彶繎?yīng)組織相關(guān)人員隨時(shí)調(diào)查供給商的動(dòng)態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，“供給商調(diào)查表〞每年復(fù)查一次，以了解供給商的動(dòng)態(tài)，同時(shí)依變動(dòng)情況，更正原有資料內(nèi)容?！踩吃诿看喂┴浗Y(jié)束后，店管部、使用部門等應(yīng)提供供給商的供貨實(shí)績(jī)，采購部負(fù)責(zé)將供給商的業(yè)績(jī)記于“供給商管理檔案〞，作為評(píng)審供給商業(yè)績(jī)的資料。第二十四條選擇供給商原那么及方法招標(biāo)采購物品、長(zhǎng)期定點(diǎn)供給商(非外協(xié)產(chǎn)品)的選擇參照“采購招標(biāo)管理〞中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品、比價(jià)采購物品的供給商選擇由采購部匯總初選合格、評(píng)審考察通過的供給商名單，并提供相關(guān)的分析資料，按以下原那么進(jìn)行選擇：〔一〕同等條件價(jià)格、質(zhì)量?jī)?yōu)先；〔二〕同等條件信譽(yù)、實(shí)力優(yōu)先；〔三〕同等條件效勞優(yōu)先；〔四〕同等條件下，廠家為先的原那么(供給商級(jí)別選擇順序：廠家—總代理—區(qū)域代理—指定分銷商—經(jīng)銷商)；〔五〕同等條件先本地后外地的原那么。第二十五條供給商的評(píng)審供給商的評(píng)審與選擇由采購部負(fù)責(zé)組織，店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請(qǐng)購部門、使用部門等有關(guān)人員參加。〔一〕供給商的評(píng)審一般應(yīng)在對(duì)“供給商調(diào)查表〞及供給商報(bào)送的相關(guān)資料的分析根底上進(jìn)行，必要時(shí)由采購部負(fù)責(zé)組織店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請(qǐng)購部門、使用部門對(duì)供給方進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，就工藝技術(shù)，質(zhì)量控制，供貨能力等寫出調(diào)查報(bào)告?！捕硨?duì)不同重要度的產(chǎn)品應(yīng)進(jìn)行不同層次的評(píng)審或考察。評(píng)審或考察的方式和程度，可視產(chǎn)品特點(diǎn)和實(shí)際需要確定?！踩臣僭O(shè)申請(qǐng)免做潛在供給商評(píng)審，采購員需遞交“潛在供給商情況調(diào)查表〞和書面的免審依據(jù)，報(bào)主管副總審批?！菜摹彻┙o商評(píng)審的層次與周期1.對(duì)于臨時(shí)采購的供給商，采購部應(yīng)對(duì)供給商的經(jīng)營(yíng)資格進(jìn)行審核，報(bào)采購部經(jīng)理審批。2.對(duì)于長(zhǎng)期采購的供給商，采購部應(yīng)對(duì)其經(jīng)營(yíng)資格、信譽(yù)、效勞、采購標(biāo)的、質(zhì)量等審核，審核通過后，認(rèn)定其合格供給商資格，報(bào)主管副總審批，并每年復(fù)審一次。3.對(duì)于正在合作的長(zhǎng)期采購供給商，采購部應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次考評(píng)工作，并根據(jù)考評(píng)結(jié)果分配下期的采購比例，由采購部經(jīng)理審核，并報(bào)營(yíng)運(yùn)副總審批，供給商名錄應(yīng)不斷更新并注意開展增加供給商。第二十六條合格供給商須具備以下條件〔一〕有合法的經(jīng)營(yíng)資格；藥字號(hào)保健品供給商應(yīng)提供：藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證，藥品生產(chǎn)企業(yè)合格證，產(chǎn)品生產(chǎn)許可號(hào)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件(并已辦理當(dāng)年度年檢)稅務(wù)登記證復(fù)印件(并已辦理當(dāng)年度年檢)企業(yè)法人代碼證書〔個(gè)體經(jīng)營(yíng)除外〕商標(biāo)注冊(cè)證明〔個(gè)體經(jīng)營(yíng)除外〕代理、經(jīng)銷商的代理、經(jīng)銷許可〔授權(quán)書〕銀行開戶行資料食品生產(chǎn)企業(yè)許可證、食品衛(wèi)生許可證、衛(wèi)生防疫檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)口商品衛(wèi)生許可〔二〕符合公司的質(zhì)量、平安、環(huán)保規(guī)定；〔三〕具有產(chǎn)品交付能力；〔四〕價(jià)格滿足公司要求；〔五〕質(zhì)量滿足公司要求；〔六〕公司主要經(jīng)營(yíng)物品的供給商應(yīng)有滿足緊急需求的能力；〔七〕設(shè)備、外協(xié)加工供給商應(yīng)有售后效勞的保障。第二十七條供給商業(yè)績(jī)考評(píng)

〔一〕采購部應(yīng)組織相關(guān)部門定期考核和評(píng)估供給商，確保所采購產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)、支持和效勞、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等滿足公司相關(guān)規(guī)定要求。〔二〕供給商每批供貨，采購部應(yīng)根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)所提供的各項(xiàng)數(shù)據(jù)建立供給商質(zhì)量檔案，并定期報(bào)營(yíng)運(yùn)副總一份?！踩巢少彶繎?yīng)及時(shí)將考評(píng)結(jié)果通知供給商，對(duì)于考評(píng)不合格者，應(yīng)催促其提出相應(yīng)的改良措施并將改良措施及改善結(jié)果記錄在案?！菜摹巢少徫锲吩谑褂眠^程中發(fā)生質(zhì)量問題或采購合同執(zhí)行過程中供給商違約時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)通知供給商及時(shí)解決并將此信息反應(yīng)給采購部，采購部在對(duì)供給商提出警告的同時(shí)也可根據(jù)問題的嚴(yán)重程度尋求法律解決途徑?！参濉巢少徣藛T定期整理供給商考評(píng)結(jié)果，并按考評(píng)結(jié)果將供給商劃分為優(yōu)秀供應(yīng)商、伙伴供給商、普通供給商、不合格供給商等不同類型進(jìn)行管理，對(duì)于普通供給商給予警告并限期改正，對(duì)于不合格供給商，那么必須予以更換。第二十八條建立供給商檔案：采購部負(fù)責(zé)建立供給商檔案，店管部、中心廚房予以配合，對(duì)每個(gè)選定的供應(yīng)商必須有詳盡的供給商檔案。供給商檔案包括：供給商調(diào)查表、供給商審批表、供給商質(zhì)量檔案、供給商所提供的合格證明、價(jià)格表及相關(guān)資料。第二十九條不得隨便查閱。第三十條凡符合第招標(biāo)管理的內(nèi)容：條所規(guī)定物品的采購以及長(zhǎng)期定點(diǎn)供給商的選擇，均需實(shí)行招標(biāo)供給商檔案由采購部信息管理員負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，管理。第三十一條招標(biāo)管理工作由采購部負(fù)責(zé)組織，店管部、物品請(qǐng)購或使用部門、財(cái)務(wù)部、監(jiān)事處等部門參與。第三十二條〔一〕招標(biāo)程序招標(biāo)前，按采購方案審批權(quán)限向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交招標(biāo)報(bào)告。報(bào)告具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：招標(biāo)內(nèi)容、招標(biāo)方式、分標(biāo)方案、招標(biāo)方案安排、投標(biāo)人資質(zhì)〔資格〕條件、評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)小組組建方案以及開標(biāo)、評(píng)標(biāo)的工作具體安排等；編制招標(biāo)文件；發(fā)布招標(biāo)信息〔招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書〕；出售資格預(yù)審文件；按規(guī)定日期接受潛在投標(biāo)人編制的資格預(yù)審文件；組織對(duì)潛在投標(biāo)人資格預(yù)審文件進(jìn)行審核；向資格預(yù)審合格的潛在投標(biāo)人出售招標(biāo)文件；接受投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件有關(guān)問題要求澄清的函件，對(duì)問題進(jìn)行澄清，并書面通知所有潛在投標(biāo)人；在規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)，接受符合招標(biāo)文件要求的投標(biāo)文件；組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)會(huì)；組織成立評(píng)標(biāo)小組，采購部為組長(zhǎng)單位，小組成員在中標(biāo)結(jié)果確定在評(píng)標(biāo)小組推薦的中標(biāo)候選人中，確定中標(biāo)人；發(fā)中標(biāo)通知書，并將中標(biāo)結(jié)果通知所有投標(biāo)人；進(jìn)行合同談判，并與中標(biāo)人訂立書面合同。第三十三條招標(biāo)采購分為公開招標(biāo)采購、邀請(qǐng)招標(biāo)采購，采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式的應(yīng)在采購報(bào)告中予以注明。第三十四條采用公開招標(biāo)方式的工程，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)媒介上發(fā)布招標(biāo)公告，公告應(yīng)載明公司的名稱、地址、招標(biāo)工程的性質(zhì)、數(shù)量、實(shí)施地點(diǎn)和時(shí)間及獲取招標(biāo)文件的方法等事宜。發(fā)布招標(biāo)公告至出售資格預(yù)審文件或招標(biāo)文件的時(shí)間間隔一般不少于10日。招標(biāo)公告不得限制潛在投標(biāo)人的數(shù)量。采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式的，應(yīng)向3個(gè)以上有投標(biāo)資格的法人或其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。第三十五條采購部應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門對(duì)投標(biāo)人進(jìn)行資格審查并提出資格審查報(bào)告，經(jīng)參審人員簽字后存檔備查。資格審查不合格者不得參加投標(biāo)。第三十六條(一)招標(biāo)文件的制作與發(fā)出招標(biāo)文件主要內(nèi)容包括：1．招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書；2．投標(biāo)人須知，主要包括如下內(nèi)容：招標(biāo)工程概況；招標(biāo)工程名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量和批次、運(yùn)輸方式、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、驗(yàn)收方式；有關(guān)招標(biāo)文件的澄清、修改的規(guī)定；投標(biāo)人須提供的有關(guān)資格和資信證明文件的格式、內(nèi)容要求；投標(biāo)報(bào)價(jià)的要求、報(bào)價(jià)編制方式及須隨報(bào)價(jià)單同時(shí)提供的資料；標(biāo)底確實(shí)定方法；評(píng)標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)、方法和中標(biāo)原那么；投標(biāo)文件的編制要求、密封方式及報(bào)送份數(shù)；遞交投標(biāo)文件的方式、地點(diǎn)和截止時(shí)間，與投標(biāo)人進(jìn)行聯(lián)系的人員姓名、地址、號(hào)碼、電子郵件；投標(biāo)保證金的金額及交付方式；開標(biāo)的時(shí)間安排和地點(diǎn)；投標(biāo)有效期限。3．合同條件〔通用條款和專用條款〕；4．技術(shù)規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)〔標(biāo)準(zhǔn)〕；5．貨物量、采購及報(bào)價(jià)清單；6．安裝調(diào)試和人員培訓(xùn)內(nèi)容；7．其他需要說明的事項(xiàng)。

(二)按本制度規(guī)定必須進(jìn)行招標(biāo)的工程，自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不應(yīng)當(dāng)少于１0日。(三)第三十七條招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)按其制作本錢確定售價(jià)。投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編寫投標(biāo)文件，并在招標(biāo)文件規(guī)定的投標(biāo)截止時(shí)間之前密封送達(dá)采購部。在投標(biāo)截止時(shí)間之前，投標(biāo)人可以撤回已遞交的投標(biāo)文件或進(jìn)行更正和補(bǔ)充，但應(yīng)當(dāng)符合招標(biāo)文件的要求。第三十八條投標(biāo)人在遞交投標(biāo)文件的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)遞交投標(biāo)保證金〔視情況而

定〕。公司與中標(biāo)人簽訂合同后5個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)退還投標(biāo)保證金。第三十九條開標(biāo)〔一〕開標(biāo)由商品部主持，邀請(qǐng)所有投標(biāo)人參加?！捕抽_標(biāo)應(yīng)當(dāng)按招標(biāo)文件中確定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行。開標(biāo)人員至少由