秘書機構的設置

秘書機構的設置第1頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月第一章

行政秘書學的基礎知識第2頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月第一節(jié)秘書與秘書學第二節(jié)秘書機構第三節(jié)秘書工作第四節(jié)秘書的職業(yè)道德和能力結構第五節(jié)秘書與領導章節(jié)安排

第3頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月第一節(jié)秘書與秘書學一、秘書的定義及分類

1、“秘書”詞義的演變（1）宮中秘藏之書（2）輔臣（3）行政職業(yè)（4）社會職業(yè)第4頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月

2、秘書的定義

所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務是在認可的職權范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務，并能運用辦公室的工具設備，從事組織與主管制定的行政性任務的人員。從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員

——2003《秘書職業(yè)技能標準》

第5頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月3、秘書的職業(yè)特點

1.直接性2.穩(wěn)定性3.知識化4.年輕化

5.女性化

第6頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月

4、秘書的分類

橫向分類

按單位性質不同——機關秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。按工作內(nèi)容不同——行政秘書、機要秘書，文字秘書，教學秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學秘書，法律秘書等。按服務對象不同——公務秘書、私人秘書。

縱向分類（層次）高級、中級、初級

第7頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月我國黨政機關秘書高級秘書：秘書長、辦公廳（室）主任。一般是省、廳兩級的秘書人員。中級秘書：辦公廳（室）主任及其下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。一般是處、科兩級的秘書人員。初級秘書：是指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事文件收發(fā)保管、打字、印校、接待、聯(lián)絡、會務工作和辦理其它事務工作的人員。

第8頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月企業(yè)秘書高級秘書：包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級領導層的要職，這是秘書職位的頂點。要求有長期的相關工作經(jīng)歷，良好的外語條件，良好的溝通能力、協(xié)調能力、判斷能力和預見能力……而具備這些條件的人才更是鳳毛麟角。中級秘書：包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。權力和責任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25—35歲左右。初級秘書：包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。職責一般比較單一，技術含量較低，薪金相對低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。第9頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月企業(yè)秘書的各種類型總經(jīng)理行政助理ExecutiveAssistantManager

總經(jīng)理助理AssistanttoGeneralManager總經(jīng)理秘書ExecutiveSecretary

總經(jīng)理秘書SecretarytogeneralManager

行政秘書ExecutiveSecretary

行政助理AdministrativeAssistant

機要秘書Secretary

接待文員Clerk

第10頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月企

業(yè)

部

分

秘

書

崗

位

工

作

職

責

【辦公室主任崗位職責】

1.領導辦公室工作并具體主持行政事務工作；

2.召集公司辦公室每周例會,制定每周工作計劃;

3.審核批準公司1000元以下行政費用開支報告;

4.審核上報公司1000元以上行政費用開支計劃;

5.負責公司防火\防盜及交通等安全管理工作;

6.公司員工及住房管理;

7.對外經(jīng)濟合同的審核簽章及公司法律事務協(xié)調;

8.總經(jīng)理辦公室人員編制管理;

9.對外聯(lián)系的工作計劃制訂與實施.

【行政主管崗位職責】

1.按合同實施物資采購和小型用品采購;

2.員工午餐的具體安排;

3.電話費繳納;

4.環(huán)境衛(wèi)生管理;

5.外來賓客的住宿安排;

6.車輛年檢、年審、保險、維修的具體辦理及與管理部門聯(lián)系；

7.辦理公司員工暫住證及與治安委員會聯(lián)系。

8.其他工作配合。

【前臺文員崗位職責】

1.交換機電話轉接；

2.傳真收發(fā)與登記；

3.前臺接待、登記；

4.來賓引見、招待、接送；

5.打印監(jiān)督與考勤匯總；

6.請假及加班申報單的保管、匯總、造表；

7.鎖門、電梯管理、檢查燈光和門窗；

8.報刊函件收發(fā)及報紙的整理保管。

第11頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月1、秘書學的學科發(fā)展全國性秘書雜志目錄《秘書工作》（中共中央辦公廳秘書局編）《秘書》（上海大學編）《秘書業(yè)務》（中共廣東省委辦公廳）《秘書之友》（蘭州大學）《秘書界》（成都市秘書學會編）《秘書學研究》（江漢大學編）《文秘》（沈陽大學編）《秘書學刊》（鄭州秘書?？茖W校編）

二、秘書學的學科發(fā)展與研究對象第12頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月2、秘書學的研究對象“秘書工作”說“輔助管理”說“對象多元”說“秘書活動”說秘書學的研究對象=秘書工作+秘書人員第13頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月3、秘書學的學科特征秘書學是研究秘書工作規(guī)律及其應用的學科。其學科特征體現(xiàn)在：

1）知識的綜合性（與管理學、領導科學、文書學、檔案學、寫作學、信息學、公共關系、心理學等學科有著密切的關系

）2）理論的應用性3）學科的群體性（理論秘書學、應用秘書學）第14頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月第二節(jié)秘書機構一、秘書機構的概念

廣義的秘書機構，是指具有參謀助手、溝通協(xié)調、督促檢查的等功能，并為領導工作和機關工作服務的辦事部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機要、文書、調研、信訪、行政、督查、接待和值班等部門。第15頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月秘書機構圖辦公室（主任、副主任）

調研科室

秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室

機要科室第16頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月

狹義的秘書機構，指承擔以辦文辦會為主，專門輔助領導機關及其負責人辦理秘書業(yè)務的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。是直接為領導工作服務的辦事部門。

第17頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月秘書機構圖辦公室（主任、副主任）

調研科室

秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室

機要科室第18頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月第19頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月第20頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月

秘書部門無論是在黨政機關還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領導層服務的。它處于承上啟下、協(xié)調左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖：二、秘書機構的地位、性質與作用第21頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月1、秘書機構不是決策機構，而是輔助決策機構2、秘書機構不是職能部門，而是綜合協(xié)調機構3、秘書機構不是延展性機構，而是相對封閉機構4、秘書機構不是“前臺”機構，而是“幕后”機構秘書機構的地位第22頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月秘書機構的性質

秘書部門是領導的左右手，必須保守機密；秘書部門是輔助機構，而不是權力機關；秘書部門是綜合辦事部門；秘書部門是服務、協(xié)調部門。秘書機構的作用1、

組合作用2、

樞紐作用3、

過濾作用第23頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月1、助手2、參謀3、樞紐4、協(xié)調5、保密6、公關三、秘書機構的職能第24頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月（一）因人分設制（A為主要領導者；B為分管領導者；c為辦公部門領導者；未標序數(shù)的D為綜合機構，標有序數(shù)的D為其他秘書機構；橫虛線以下為辦公部門）四、秘書機構的組織模式及設置第25頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月

(二)因事分設制

圖因事分設制模式圖(A為領導者；B為辦公部門；c為若干秘書機構)

第26頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月(三)混合分設制案例：【國務院辦公廳】1998年：秘書一局，秘書二局，秘書三局，人事司，行政司，中辦國辦信訪局。國務院秘書長1名，國務院副秘書長5名。2008年：秘書一局，秘書二局，秘書三局，人事司，行政司，國務院應急管理辦公室（國務院總值班室），督查室，電子政務辦公室，財務室（副司局級）。另外還包括機關黨委，離退休干部局。國務院秘書長1名、國務院副秘書長9名（含兼職）。第27頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月1．各級秘書工作機構

（1）中央機關的秘書機構（2）省、市、縣級的秘書機構（3）基層單位的秘書部門

2．各類秘書工作機構（1）人民解放軍的秘書工作機構（2）企事業(yè)單位的秘書機構（3）民主黨派和人民團體的秘書工作機構3．臨時秘書工作機構

各級各類秘書部門的設置第28頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月中國2010年上海世博會組織機構第29頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月1、集中式2、分散式秘書機構的布局方式第30頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月（一）隊伍建設

1、保持相對穩(wěn)定2、提高綜合素質3、優(yōu)化隊伍結構4、組建和管理秘書團隊年齡結構智能結構非智力因素情緒智商優(yōu)秀的秘書團隊應具備的要素1、共同的目標2、互相合作，彼此認同3、責任心4、學習精神五、秘書機構的建設（二）制度建設

1、秘書工作制度2、管理制度：秘書的錄用、考核、獎勵、升降、培訓、交流等制度；工作責任制；目標管理制度。

第31頁，課件共32頁，創(chuàng)作于2023年2月

你怎樣看待這兩個人的做法？

某外企的兩個部門秘書同時去找總經(jīng)理裁斷，這兩個秘書一個擬寫文書，另一個制作和發(fā)文。為