企業(yè)檔案管理制度（3篇）

第12頁共12頁企業(yè)檔案管?理制度一?、總則第?一條將企業(yè)?的人事檔案?管理規(guī)范化?、制度化，?使其更有效?的服務于企?業(yè)，特制定?此制度。?第二條人事?檔案管理的?原則為安全?、保密、清?晰、完整。?第三條企?業(yè)各分公司?和分支機構?內(nèi)部的人事?檔案管理，?必須依照本?制度進行。?二、人事?檔案的管理?體制第一?條企業(yè)各分?公司和分支?機構的人力?資源部負責?其員工的檔?案管理工作?。沒有人事?部的，由機?構負責人指?定專人進行?保管。分公?司經(jīng)理和機?構負責人的?檔案由企業(yè)?人力資源總?部保管。?第二條企業(yè)?人員調(diào)動時?，調(diào)動人員?的檔案由調(diào)?出部門人力?資源部整理?好，轉(zhuǎn)交到?調(diào)入部門人?力資源部保?存。第三?條企業(yè)人員?借調(diào)時，員?工檔案仍有?原部門進行?保存。但借?調(diào)部門必須?存有借調(diào)人?員檔案的復?印件，檔案?的復印件內(nèi)?的材料應與?原件保持一?致。三、?檔案管理的?要求第一?條企業(yè)須由?專門的檔案?室存放檔案?，由專門人?員負責管理?。企業(yè)分公?司的分支機?構有條件的?可以建立檔?案室，沒有?條件的須購?買檔案柜存?放檔案。?第二條正式?員工的檔案?使用檔案袋?存放。企業(yè)?統(tǒng)一采用黃?褐色牛皮紙?檔案袋，檔?案袋的規(guī)格?為30__?__24c?m，外部有?密封線纏繞?封口。試用?期員工和臨?時工暫用普?通文件夾保?存，轉(zhuǎn)為正?式員工后，?按相關要求?存放。第?三條檔案袋?外皮上必須?列明人員姓?名、所在部?門、檔案內(nèi)?容等，以便?查找。四?、人事檔案?的管理規(guī)范?第一條檔?案的分類?（1）試用?期員工和臨?時工檔案。?主要包括的?內(nèi)容有。員?工個人簡歷?，員工等級?表，___?_、畢業(yè)證?和相關證書?復印件，試?用期勞動合?同，入職培?訓期間的考?核表和評價?表，申請轉(zhuǎn)?正的相關材?料等。（?2）正式員?工檔案。主?要包括內(nèi)容?有。員工個?人簡歷，員?工等級表，?____、?畢業(yè)證和相?關證書復印?件，勞動合?同及相關協(xié)?議，在崗培?訓期間的考?核表和評價?表，季度/?年度考核材?料，崗位升?遷調(diào)動材料?，獎勵懲罰?記錄，重大?科技成果等?。（3）?離職員工檔?案。主要內(nèi)?容包括正式?員工檔案的?所有內(nèi)容，?另外增加離?職申請、審?核和交接方?面的材料，?勞動關系解?除方面的材?料等。第?二條檔案的?歸類人事?檔案材料按?其名稱、內(nèi)?容、屬性等?不同分別歸?入相應的類?別，若材料?內(nèi)容涉及多?種類別時，?按其主要內(nèi)?容歸入相應?類別。第?三條檔案的?排列人事?檔案歸類后?，相關材料?的排列應按?照時間順序?依次排列，?時間最久的?排在最前面?，依次類推?。這樣排列?的好處是便?于查閱，同?時可以反映?出員工的職?業(yè)發(fā)展歷程?。第四條?檔案的編號?檔案的編?號方法很多?，如漢語拼?音法、姓氏?筆畫法、單?位編號法等?，目前企業(yè)?采用的是漢?語拼音法。?具體方法如?下：（1?）檔案排列?順序按拼音?字母的次序?排列，由姓?開始，姓第?一個字母為?a的排在最?前列，依次?類推；第一?個字母相同?的，按第二?個字母的順?序排列。同?姓的按名字?的每一個字?的拼音順序?進行排列。?（2）重?名的人員按?入職時間的?先后順序排?列，入職時?間早的排在?前面，入職?時間晚的排?在后面。?五、人事檔?案所提供的?利用方式?（1）查閱?。相關利用?人到檔案室?查閱檔案資?料時，必須?在檔案管理?人員的要求?下進行查閱?登記，寫明?查閱的時間?、查閱人、?查閱的事由?，查閱的內(nèi)?容。（2?）調(diào)閱。相?關利用者對?人事檔案的?調(diào)閱必須進?行調(diào)閱登記?，并取得檔?案管理部門?主管的核準?，調(diào)閱期限?為____?天，逾期未?還者須辦理?續(xù)借手續(xù)，?檔案管理部?門也須及時?催還。檔案?調(diào)閱期間不?得轉(zhuǎn)借、調(diào)?換。需復印?的，要到檔?案管理部門?登記。（?3）出具證?明材料。對?于需要復制?檔案中的相?關資料作為?證明材料時?，必須經(jīng)過?檔案管理部?門主管審批?，并加蓋部?門公章后才?能發(fā)出。?（4）其他?六、檔案?的保存期限?與銷毀（?1）人事檔?案須永久性?的進行保存?。對于離職?、辭退、開?除的人員，?自離開之日?起，滿一年?，經(jīng)過部門?領導的審核?后，方可銷?毀檔案。?（2）檔案?銷毀必須填?寫申請單，?報人力資源?部審核、批?準、備檔，?人力資源部?指定專門人?員進行銷毀?，負責銷毀?的人員須為?兩人以上。?七、附則?（1）本?制度自公布?之日起生效?。（2）?本制度具體?操作細則由?人力資源部?負責解釋。?企業(yè)檔案?管理制度（?二）第一?條為了規(guī)范?公司檔案管?理工作，保?證檔案的完?整性及保密?性，理順工?作程序，明?確工作職責?，杜絕資料?流失，特制?定本制度。?第二條檔?案管理機構?及其職責?1、公司檔?案工作實行?二級管理，?一級管理是?指公司綜合?管理部的統(tǒng)?籌管理;二?級管理是指?各部門的檔?案資料管理?工作。2?、綜合管理?部檔案管理?員負責公司?所有檔案資?料的統(tǒng)一收?集管理，各?部門的檔案?管理員負責?本部門檔案?資料的使用?管理。3?、檔案管理?人員要嚴格?執(zhí)行公司檔?案管理規(guī)定?，認真細致?地做好檔案?保管以及利?用工作，充?分發(fā)揮檔案?資料的作用?。4、綜?合管理部檔?案管理員有?責任對二級?檔案管理工?作進行監(jiān)督?和指導，每?年對二級檔?案管理進行?一次檢查驗?收。第三?條歸檔制度?1、凡是?反映公司戰(zhàn)?略發(fā)展、生?產(chǎn)經(jīng)營、企?業(yè)管理及工?程建設等活?動，具有查?考利用價值?的文件資料?均屬歸檔范?圍。2、?凡屬歸檔范?圍的文件資?料，均由公?司集中統(tǒng)一?管理，任何?個人不得擅?自留存。?3、歸檔的?文件資料，?原則上必須?是原件，原?件用于報批?不能歸檔或?相關部門保?留的，綜合?部保存復印?件。4、?凡公司業(yè)務?活動中收到?的文件、函?件承辦后均?要及時歸檔?;以公司名?義發(fā)出的文?件、函件要?留底稿及正?文備查。?5、業(yè)務活?動中涉及金?融財稅方面?的資料，由?財務部保存?原件;屬于?人事方面的?資料，由人?力資源部保?存原件;屬?于工程建設?方面的，由?規(guī)劃建設部?保存原件。?以上部門應?將涉外事務?的復印件報?綜合管理部?備案。6?、由公司對?外簽訂的經(jīng)?濟合同，應?保留三份原?件，綜合管?理部保存一?份，財務部?及合同執(zhí)行?（或簽訂）?部門各保存?一份。特殊?情況只有一?份原件時，?由綜合部保?存原件。?7、在歸檔?范圍內(nèi)的其?他資料，由?經(jīng)辦人整理?后連同有關?資料移交綜?合管理部檔?案室。部門?需要使用的?可復印或復?制，歸檔范?圍外的由各?部門自行保?管。第四?條檔案保管?制度1、?公司綜合管?理部設存放?檔案的專門?庫房，各部?門應根據(jù)保?存檔案數(shù)量?，設置存放?檔案的箱柜?，并具備防?火、防潮、?防蟲等安全?條件。2?、歸檔資料?要進行登記?，編制歸檔?目錄。3?、檔案管理?員要科學地?編制分類法?，根據(jù)分類?法，編制分?類目錄;根?據(jù)需要編制?專題目錄，?完善檢索工?具，以便于?查找。4?、檔案要分?類、分卷裝?訂成冊，保?管要有條理?，主次分明?，存放科學?。5、庫?存檔案必須?圖物相符，?帳物相符。?6、檔案?管理人員要?熟悉所管理?的檔案資料?，了解利用?者的需求，?掌握利用規(guī)?律。7、?根據(jù)有關規(guī)?定及公司實?際情況，確?定檔案保存?期限，每年?年終據(jù)此進?行整理、剔?除。8、?經(jīng)確定需銷?毀的檔案，?由檔案管理?員編造銷毀?清冊，經(jīng)公?司領導及有?關人員會審?批準后銷毀?。銷毀的檔?案清單由檔?案員永久保?存。9、?嚴格遵守檔?案安全保密?制度，做好?檔案流失的?防護工作。?10、凡?公司工作人?員調(diào)離崗位?前必須做好?資料移交工?作，方可辦?理調(diào)動手續(xù)?。第五條?檔案借閱制?度1、檔?案屬于公司?機密，未經(jīng)?許可不得外?借、外傳。?外單位人員?未經(jīng)公司領?導批準不得?借閱。2?、借閱檔案?資料，須經(jīng)?檔案保管部?門負責人批?準。閱檔必?須在辦公室?指定的地方?，不得攜帶?外出。需要?借出檔案的?，須經(jīng)檔案?保管部門負?責人批準。?3、借閱?檔案，必須?履行登記、?簽收手續(xù)。?4、借出?檔案材料的?時間不得超?過一周，必?要時可以續(xù)?借。過期由?檔案管理員?催還。需要?長期借出的?，須經(jīng)分管?副總經(jīng)理批?準。5、?借出檔案時?，應在借出?的檔案位置?上，放一代?替卡，標明?卷號、借閱?時間、借閱?單位或借閱?人，以便查?閱和催還。?6、借閱?檔案資料者?必須妥善保?管檔案資料?，不得任意?轉(zhuǎn)借或復印?、不得拆封?、損污文件?，歸還時保?證檔案材料?完整無損，?否則，追究?當事人責任?。7、借?出檔案材料?，因保管不?慎丟失時，?要及時追查?，并報告主?管部門及時?處理。8?、重要檔案?、機密檔案?不得借閱，?必須借閱的?要經(jīng)分管副?總經(jīng)理同意?，必須外借?的，由總經(jīng)?理審批。?第六條二級?檔案應根據(jù)?資料的性質(zhì)?和部門需要?，每三年移?交一次，必?須保留的盡?量留復印件?，其余資料?交綜合管理?部統(tǒng)一保存?。第七條?本制度從二?o一四年_?___月_?___日起?執(zhí)行。企?業(yè)檔案管理?制度（三）?一、目的?為了加強?公司系統(tǒng)的?檔案管理，?實現(xiàn)檔案管?理的規(guī)范化?、制度化，?更好地為公?司各項工作?服務，根據(jù)?《____?檔案法》的?有關規(guī)定，?結(jié)合公司實?際情況，制?定本制度。?二、管理?權限、職責?1、公司?系統(tǒng)的文書?立卷工作和?檔案管理工?作由公司綜?合部負責監(jiān)?督和指導。?2、綜合?部負責公司?檔案的收集?、整理、保?管、鑒定、?統(tǒng)計和提供?利用工作。?3、公司?各部門負責?人負責本部?門文件資料?的管理和文?書立卷工作?，配備專職?或兼職人員?負責此項工?作。4、?公司開展的?項目及專項?工作由項目?負責人對歸?檔文件的完?整和系統(tǒng)負?責，配備專?職或兼職檔?案人員。?5、公司各?部門專兼職?檔案人員應?負責收集、?整理歸檔文?件，對歸檔?文件的整理?質(zhì)量負責。?三、歸檔?范圍與分類?1、凡是?反映公司建?設、生產(chǎn)、?經(jīng)營、管理?等活動及產(chǎn)?權變動過程?中形成的各?種載體式、?具有查考利?用價值的文?件材料（公?文、電報、?傳真、圖表?、書信、報?刊、錄音、?錄像、盤片?等）均屬歸?檔圍。2?、公司文書?檔案設置_?___類，?分為行政管?理類、經(jīng)營?管理類、生?產(chǎn)管理類、?黨群管理類?、人事類、?會計類。公?司科技檔案?設置___?_類，分為?基建類、設?備類、科研?類、產(chǎn)品類?。公司聲像?檔案、實物?檔案另行歸?檔。具體參?照《gt管?業(yè)文件材料?歸檔范圍及?保管期限表?》執(zhí)行。?四、立卷歸?檔要求1?、經(jīng)營管理?工作、生產(chǎn)?技術管理工?作、行政管?理工作、黨?群工作中形?成的文件應?在辦理完畢?后的第二年?一季度歸檔?。2、科?研開發(fā)、項?目建設等文?件應在其項?目驗收、竣?工驗收前歸?檔，周期長?的可分階段?、單項歸檔?。3、產(chǎn)?權產(chǎn)籍、質(zhì)?量認證、資?質(zhì)信用、知?識產(chǎn)權等文?件應隨時歸?檔。外購設?備儀器或引?進項目的文?件應在開箱?驗收或接收?后即時登記?歸檔。4?、公司檔案?的保管期限?分為永久、?定期兩種，?定期一般分?為____?年、___?_年。凡是?反映本單位?主要職能活?動和基本歷?史面貌的，?具有長遠保?存利用價值?，為永久保?管。對在一?定時期內(nèi)有?利用價值的?，應酌情列?為定期（_?___年或?____年?）保管。凡?介于兩種保?管期限之間?的，按照保?存時間較長?的一檔確定?保管期限。?5、各部?門必須嚴格?遵守歸檔制?度，不得無?故延期或不?交應歸檔的?文件材料，?如有材料還?需使用，應?先按立卷歸?檔后再辦理?借閱手續(xù)。?6、歸檔?的文件材料?種類、份數(shù)?以及每份文?件的頁數(shù)均?應完整、準?確、系統(tǒng)，?歸檔文件材?料盒內(nèi)要有?“盒內(nèi)文件?目錄”。?7、文件形?成部門應按?期將《檔案?交接登記表?》隨同已整?理的文件向?綜合部檔案?室移交，檔?案部門在接?收時應認真?核對，并檢?查檔案質(zhì)量?。雙方在《?檔案移交登?記表》簽字?后各保留一?份。五、?檔案借閱與?保密1、?總經(jīng)理、副?總經(jīng)理、總?監(jiān)借閱非密?級檔案可直?接通過檔案?管理員辦理?借閱手續(xù)，?限期歸還。?2、因工?作需要，公?司的其他人?員需借閱非?密級檔案時?，需辦理《?借閱檔案申?請表》，經(jīng)?部門負責人?、分管領導?審批后方可?借閱。3?、公司檔案?密級分為絕?密、___?_、___?_三個級別?。絕密級檔?案禁止調(diào)閱?，____?級檔案只能?在檔案室閱?覽，不準外?借；___?_級檔案經(jīng)?審批可以借?閱，但借閱?時間不得超?過____?小時。__?__級檔案?的借閱必須?由總經(jīng)理批?準，總經(jīng)理?因公外出時?可委托副總?經(jīng)理審批，?具體按委托?書的內(nèi)容執(zhí)?行。4、?借閱的檔案?用完后，應?及時歸還，?借用時間一?般不得超過?十天。5?、借閱人對?檔案要妥善?保管，保持?整潔，不得?對檔案進行?涂改，勾劃?、裁剪、損?壞或抽頁，?不得轉(zhuǎn)借他?人，不得遺?失和私自翻?印。6、?檔案管理員?應定期清查?借閱登記冊?，對已到限?期的調(diào)出檔?案，應及時?督促歸還。?7、檔案?工作人員不?準用電話、?傳真、信箋?與別人聯(lián)系?____事?項；嚴禁秘?級文件、資?料、信息上?網(wǎng)。8、?檔案工作人?員必須堅持?做到不帶檔?案出門，不?準將檔案提?供給無關人?員查看，不?準將檔案存?放情況及其?內(nèi)容向無關?人員泄露，?克服新時期?無密可保的?麻痹思想，?時刻保持警?惕，謹防失?____事?件發(fā)生。?