GB/T 26163.2-2023信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理元數(shù)據(jù)第2部分：概念化及實施

ICS0114020

CCSL.76.

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T261632—2023/ISO23081-22021

.:

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理元數(shù)據(jù)

()

第2部分概念化及實施

:

Informationanddocumentation—Metadataformanagingrecords—

Part2Concetualandimlementationissues

:pp

ISO23081-22021IDT

(:,)

2023-08-06發(fā)布2024-03-01實施

國家市場監(jiān)督管理總局發(fā)布

國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會

GB/T261632—2023/ISO23081-22021

.:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語和定義

3………………1

元數(shù)據(jù)的目的和益處

4……………………1

文件管理元數(shù)據(jù)的目的

4.1……………1

文件管理元數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)受益

4.2………………………2

方針和責(zé)任

5………………4

方針確定

5.1……………4

文件管理元數(shù)據(jù)實施職責(zé)

5.2…………4

元數(shù)據(jù)概念模型

6…………………………5

實體

6.1…………………5

實體關(guān)系

6.2……………5

扁平化實體模型實施

6.3………………6

元數(shù)據(jù)實施相關(guān)概念

7……………………7

聚合

7.1…………………7

繼承關(guān)系

7.2……………10

元數(shù)據(jù)值重復(fù)使用

7.3…………………11

元數(shù)據(jù)元素間的相互依賴關(guān)系

7.4……………………11

可擴展性和模塊化

7.5…………………11

文件管理元數(shù)據(jù)模型

8……………………12

元數(shù)據(jù)模型

8.1…………………………12

動態(tài)元數(shù)據(jù)模型

8.2……………………12

元數(shù)據(jù)文件

8.3…………………………13

通用元數(shù)據(jù)元素

9…………………………14

標(biāo)識類元數(shù)據(jù)

9.1………………………14

描述類元數(shù)據(jù)

9.2………………………14

使用類元數(shù)據(jù)

9.3………………………15

預(yù)期事件類元數(shù)據(jù)

9.4…………………16

既往事件類元數(shù)據(jù)

9.5…………………17

關(guān)系類元數(shù)據(jù)

9.6………………………18

文件管理元數(shù)據(jù)方案制定

10……………19

元數(shù)據(jù)方案

10.1………………………19

Ⅰ

GB/T261632—2023/ISO23081-22021

.:

元數(shù)據(jù)注冊系統(tǒng)

10.2…………………20

文件管理元數(shù)據(jù)方案設(shè)計

10.3………………………20

元數(shù)據(jù)方案展現(xiàn)

10.4…………………22

文件管理元數(shù)據(jù)實施

11…………………22

概述

11.1………………22

存儲和管理

11.2………………………22

元數(shù)據(jù)捕獲

11.3………………………23

創(chuàng)建文件管理元數(shù)據(jù)文件

11.4………………………23

注冊

11.5………………24

元數(shù)據(jù)作為文件管理控制工具

11.6…………………24

鏈接元數(shù)據(jù)

11.7………………………24

鑒定

11.8………………25

文件移交

11.9…………………………25

長期保存和存儲格式

11.10……………26

確保元數(shù)據(jù)長期管理

11.11……………26

參考文獻(xiàn)

……………………27

Ⅱ

GB/T261632—2023/ISO23081-22021

.:

前言

本文件按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

本文件是信息與文獻(xiàn)文件管理過程元數(shù)據(jù)的第部分已經(jīng)發(fā)

GB/T26163《》2。GB/T26163

布了以下部分

:

信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第部分原則

———1:。

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理元數(shù)據(jù)第部分概念化及實施

———()2:。

本文件等同采用信息與文獻(xiàn)文件檔案管理元數(shù)據(jù)第部分概念化及實

ISO23081-2:2021《()2:

施

》。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任

。。

本文件由國家檔案局提出

。

本文件由全國信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中國人民大學(xué)天津師范大學(xué)國家檔案局國網(wǎng)浙江省電力有限公司信息通信分

:、、、

公司山東省計算中心國家超級計算濟南中心中國電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院高地知庫北京信息咨

、()、、()

詢有限公司蘇州石頭記智能科技有限公司中電科大數(shù)據(jù)研究院有限公司深圳市永興元科技股份有

、、、

限公司廣州炎晟信息科技有限公司

、。

本文件主要起草人安小米白文琳郝晨輝何芮姚一楊李剛張紅衛(wèi)王金祥楊安榮程序

:、、、、、、、、、、

連樟文楊中慶沈榮王麗麗黃婕許濟滄胡菊芳

、、、、、、。

Ⅲ

GB/T261632—2023/ISO23081-22021

.:

引言

文件元數(shù)據(jù)通過對電子文件的內(nèi)容業(yè)務(wù)背景結(jié)構(gòu)信息等進(jìn)行全面描述是維護(hù)文件真實性完整

、、,、

性可靠性有用性的保障是促進(jìn)電子文件流轉(zhuǎn)共享檢索利用的保障元數(shù)據(jù)的制定與運用具有重

、、,、、。

要的意義我國加強對文件元數(shù)據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定是對文件元數(shù)據(jù)的描述擬由兩個部

。,GB/T26163,

分組成

。

信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第部分原則目的在于確立文件元數(shù)據(jù)管理

———1:。

的基本原則

。

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理元數(shù)據(jù)第部分概念化及實施目的在于規(guī)定文件管理元

———()2:。

數(shù)據(jù)元素的定義框架并且提供元數(shù)據(jù)元素的通用陳述無論文件的形式物理的模擬的數(shù)

,,(、、

字的如何

)。

本文件所稱文件1)等同于中文語境下的機關(guān)單位或組織的文件和檔案

“”。

本文件提供了適用于任何文件環(huán)境的組織應(yīng)用文件管理元數(shù)據(jù)的擴展機制元數(shù)據(jù)的概念模型以

,、

及通用元數(shù)據(jù)種類集的高層級元素包括例如現(xiàn)行文檔或文件管理實施或檔案化實施本文件不僅規(guī)

,,。

定了文件實體的通用元數(shù)據(jù)種類同時規(guī)定了需要被管理的其他實體的通用元數(shù)據(jù)種類以便于記錄和

,,

理解文件的背景信息本文件同時明確了文件管理關(guān)鍵實體的最少固定聚合層級數(shù)量以便于互操作

。,。

本文件定義的元數(shù)據(jù)模型和通用元數(shù)據(jù)種類主要聚焦于文件實體但也與其他實體相關(guān)

,。

本文件并不規(guī)定具體的元數(shù)據(jù)元素集而是明確了需要滿足文件管理要求的通用元數(shù)據(jù)種類該

,。

方法便于組織根據(jù)自身文件保管期限內(nèi)的文件管理業(yè)務(wù)需求靈活選擇具體的元數(shù)據(jù)元素本文件以

,。

圖表的形式規(guī)定了特定實施中元數(shù)據(jù)元素以及實體的不同聚合層級中使用的元數(shù)據(jù)本文件定義了應(yīng)

。

用于所有聚合層級的通用元數(shù)據(jù)種類提醒實施者注意的是某些專門元數(shù)據(jù)元素可能僅適用于特定聚

,,

合層級

。

在組織和系統(tǒng)環(huán)境中實施文件管理元數(shù)據(jù)涉及多種選擇這些選擇由組織環(huán)境現(xiàn)有系統(tǒng)和文件管

,、

理要求所決定

。

本文件依據(jù)的基本原則對文件管理元數(shù)據(jù)方案的核心概念進(jìn)行了進(jìn)一步的詮

ISO23081-1:2017,

釋并從組織視角為制定和構(gòu)建文件管理元數(shù)據(jù)方案提供了實踐指南最后本文件還探討了長期實施和

,,

管理元數(shù)據(jù)的相關(guān)議題

。

根據(jù)我國檔案工作實際翻譯成文件等同于中文語境下的機關(guān)單位或組織的文件和檔案不包括

1),“records”“”,(

檔案館館藏檔案標(biāo)題上采用文件檔案便于檢索也便于維護(hù)文件檔案管理系列國際標(biāo)準(zhǔn)中

),“()”,,()“records”

的本意便于維護(hù)已經(jīng)采標(biāo)的國家標(biāo)準(zhǔn)使用的連貫性和更廣泛地推廣應(yīng)用

,。

Ⅳ

GB/T261632—2023/ISO23081-22021

.:

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理元數(shù)據(jù)

()

第2部分概念化及實施

:

1范圍

本文件在遵循中闡明的原則與實施要點的前提下建立了用于定義元數(shù)據(jù)元素

ISO23081-1:2017,

的框架該框架的宗旨在于

。:

有助于文件及其相關(guān)的關(guān)鍵背景實體的標(biāo)準(zhǔn)化描述

a);

建立對文件固定級次信息的共同理解以促進(jìn)組織系統(tǒng)之間文件及與文件相關(guān)信息的互操作

b),;

有助于文件管理元數(shù)據(jù)跨時間跨空間和跨應(yīng)用領(lǐng)域的再利用及其標(biāo)準(zhǔn)化

c)、。

為便于實施文件管理元數(shù)據(jù)本文件進(jìn)一步明確了需要處理和記錄的關(guān)鍵決策點目的在于

,。:

明確文件管理元數(shù)據(jù)實施中需要解決的問題

———;

明確和闡明解決問題的多種選擇

———;

明確文件管理元數(shù)據(jù)實施過程中決策制定和作出選擇的各種路徑

———。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有修改單適用于本

,;,()

文件

。

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理概念與原則

GB/T26162—2021()(ISO15489-1:2016,IDT)

信息技術(shù)元數(shù)據(jù)注冊系統(tǒng)第部分框架