電腦部制度及工作流程(新)

配送中心信息（電腦部）管理制度、崗位配置及工作流程1、信息（電腦部）管理制度①電腦日常維護(hù)方面正確使用電腦，做到每天人走機(jī)關(guān)，關(guān)閉所有電源。嚴(yán)禁擅自安裝軟件、程序，不得使用外部軟盤在電腦中私自拷貝任何文件。嚴(yán)禁利用上班時(shí)間進(jìn)行任何與工作無(wú)關(guān)的事情，不得為他人、自己制作與工作無(wú)關(guān)的電腦文件。4）公用上只能存放需要上傳文件，且公用個(gè)人文件夾要定期清理，上傳過(guò)的文件要及時(shí)刪除，本地電腦上的工作文檔、報(bào)表存放在固定文件夾中，定期整理。②工作細(xì)則方面1）電腦操作員每天對(duì)所做票據(jù)進(jìn)行審核（例如：核對(duì)業(yè)務(wù)員、價(jià)格級(jí)別、折扣率是否正確），審核業(yè)務(wù)訂單，發(fā)現(xiàn)訂單問(wèn)題（例如：要貨量過(guò)大、訂單商品重復(fù)等）要及時(shí)與業(yè)務(wù)核實(shí)，確認(rèn)后再出據(jù)正式出庫(kù)票，并定期上報(bào)至部門主管。2）每天出據(jù)相關(guān)報(bào)表，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息全面、反饋及時(shí)。3）定期配合庫(kù)房人員進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)工作，做到帳務(wù)清晰、票據(jù)準(zhǔn)確明了，保證帳、物相符。4）對(duì)庫(kù)房發(fā)貨、庫(kù)存情況要起到有效的輔助、監(jiān)督作用。5）工作時(shí)間遵守公司各項(xiàng)紀(jì)律，保持有序、融洽、和諧的工作氛圍。2、信息(電腦)部職能范圍負(fù)責(zé)物流配送中心辦公設(shè)備、系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)。負(fù)責(zé)及時(shí)上報(bào)公司每月各種報(bào)表。負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確的執(zhí)行公司每天的銷售訂單。負(fù)責(zé)配合各庫(kù)房做好產(chǎn)品繳庫(kù)、銷售出庫(kù)、庫(kù)存盤點(diǎn)以及商品退貨等各項(xiàng)工作。輔助、監(jiān)督庫(kù)房發(fā)貨及庫(kù)存情況。整理、上報(bào)操作系統(tǒng)的使用情況并提處合理化建議。做好與其他各部門工作的協(xié)調(diào)與配合。3、崗位配置系統(tǒng)管理主管電腦部主管制單操作員票據(jù)轉(zhuǎn)接員4、崗位描述①系統(tǒng)管理主管負(fù)責(zé)管理及維護(hù)配送中心信息設(shè)備及系統(tǒng)。負(fù)責(zé)解決應(yīng)用系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題。協(xié)助電腦部做好公司所需上報(bào)報(bào)表的出具、改進(jìn)工作。②電腦部主管：負(fù)責(zé)電腦部人員管理與崗位分配。定期出據(jù)各部門相關(guān)報(bào)表。每日與公司信息部接收數(shù)據(jù)人員核對(duì)上傳數(shù)據(jù)。負(fù)責(zé)系統(tǒng)基礎(chǔ)信息的維護(hù)（例如：在系統(tǒng)內(nèi)新增或停用商品、客戶及商品調(diào)價(jià)等）。統(tǒng)計(jì)配送人員每月配送次數(shù)、戶數(shù)、配送金額的匯總。負(fù)責(zé)電腦操作員人員的入崗前培訓(xùn)工作。③制單操作員（分本市、外埠）飲片制單員負(fù)責(zé)執(zhí)行飲片要貨訂單的票據(jù)制作。配合飲片庫(kù)庫(kù)房盤點(diǎn)工作。負(fù)責(zé)每日所有訂單中未執(zhí)行訂單的匯總。制作月底飲片庫(kù)進(jìn)銷存報(bào)表。保健食品制單員（分本市、外埠）負(fù)責(zé)執(zhí)行保健食品要貨訂單的票據(jù)制作。制作每日非自產(chǎn)商品的庫(kù)存報(bào)表。配合保健食品庫(kù)庫(kù)房盤點(diǎn)工作。制作月底保健食品庫(kù)進(jìn)銷存報(bào)表。普通食品制單員（分本市、外埠）負(fù)責(zé)執(zhí)行普通食品要貨訂單的票據(jù)制作。負(fù)責(zé)傳真文件的整理及發(fā)放。配合普通食品庫(kù)庫(kù)房盤點(diǎn)工作。制作月底普通食品庫(kù)進(jìn)銷存報(bào)表。輔料制單員（分本市、外埠）負(fù)責(zé)執(zhí)行輔料要貨訂單的票據(jù)制作。負(fù)責(zé)一線贈(zèng)品配發(fā)的票據(jù)制作。制作月底輔料庫(kù)進(jìn)銷存報(bào)表。成藥制單員（分本市、外埠）負(fù)責(zé)執(zhí)行一線成藥要貨訂單的票據(jù)制作。退回成藥的退票制作及成藥退上家退票制作。配合成藥庫(kù)庫(kù)房盤點(diǎn)工作。制作月底成藥庫(kù)進(jìn)銷存報(bào)表。配送制單員（分本市、外埠）負(fù)責(zé)配送單的制單工作。協(xié)助配送調(diào)度的分票工作。采購(gòu)制單員負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)所有商品及一線用輔料的采購(gòu)制單。配合生產(chǎn)部門及各庫(kù)房的繳庫(kù)工作。負(fù)責(zé)電子商務(wù)的發(fā)貨及外埠快遞的發(fā)放。退票制單員（分本市、外埠）負(fù)責(zé)一線退回商品的退票制作。負(fù)責(zé)退上家商品的退票制作。其他出庫(kù)制單員負(fù)責(zé)市場(chǎng)部下發(fā)文件的顧客投訴、大額折扣、贈(zèng)品統(tǒng)退等其他退票的制作。票據(jù)轉(zhuǎn)接員1）負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)所有會(huì)計(jì)相關(guān)票據(jù)的轉(zhuǎn)接工作。5、崗位職責(zé)①系統(tǒng)管理主管負(fù)責(zé)配送中心所有辦公設(shè)備以及局域網(wǎng)絡(luò)的定期維護(hù)并及時(shí)更新設(shè)備，保證其正常運(yùn)行。維護(hù)操作系統(tǒng)使用的穩(wěn)定性，及時(shí)升級(jí)，使其功能更加完善。系統(tǒng)出現(xiàn)故障、問(wèn)題時(shí)及時(shí)解決，并做好相應(yīng)記錄上報(bào)相關(guān)部門。做好配送中心的監(jiān)控管理工作。定期檢查電腦部電腦設(shè)備與操作系統(tǒng)的使用情況。配合電腦部主管對(duì)電腦操作員的培訓(xùn)工作。協(xié)助電腦部做好公司所需上報(bào)報(bào)表的出具、改進(jìn)工作。②電腦部主管制定合理、有序、科學(xué)的電腦部工作流程。負(fù)責(zé)電腦部人員管理與崗位分配，并將其工作表現(xiàn)及時(shí)上報(bào)庫(kù)區(qū)經(jīng)理。監(jiān)督并指導(dǎo)電腦操作員正確使用辦公設(shè)備和操作系統(tǒng)。負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的增減及維護(hù)。監(jiān)督、審核電腦操作員所制票據(jù)的準(zhǔn)確性。審核業(yè)務(wù)訂單，定期將電腦部工作中所遇問(wèn)題上報(bào)庫(kù)區(qū)經(jīng)理。定時(shí)出據(jù)相關(guān)報(bào)表，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、上傳及時(shí)。每日與公司信息部接收數(shù)據(jù)人員核對(duì)上傳數(shù)據(jù)。及時(shí)上報(bào)操作系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題至信息主管。10)配合信息管理員對(duì)操作系統(tǒng)的升級(jí)工作。11)業(yè)務(wù)員訂單、急要貨的協(xié)調(diào)與銜接。12）負(fù)責(zé)配送中心考勤的管理，及人員工資核算工作。③電腦操作員正確的使用電腦，做到人走關(guān)機(jī)。真實(shí)、有效的接收業(yè)務(wù)訂單，正確無(wú)誤的出據(jù)各類票據(jù)。及時(shí)準(zhǔn)確的處理急單，當(dāng)日訂單當(dāng)日?qǐng)?zhí)行，嚴(yán)禁漏單現(xiàn)象。每天出據(jù)相關(guān)報(bào)表，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息全面。熟悉庫(kù)存商品的基礎(chǔ)信息。配合庫(kù)房做好銷售出庫(kù)、產(chǎn)品繳庫(kù)、商品退貨、庫(kù)存盤點(diǎn)等各項(xiàng)工作，保證帳務(wù)清晰明確。做好相應(yīng)的票據(jù)轉(zhuǎn)接工作。工作中遇到的問(wèn)題要及時(shí)上報(bào)，做到不拖延、不積壓。不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。10）遵守電腦部工作制度及公司各項(xiàng)紀(jì)律，保持有序、融洽、和諧的工作氛圍。6、電腦部各崗位工作流程圖保健食品庫(kù)保健食品庫(kù)普通食品庫(kù)到貨驗(yàn)收合格通知普通食品庫(kù)到貨驗(yàn)收合格通知飲片庫(kù)庫(kù)房質(zhì)量驗(yàn)收員飲片庫(kù)庫(kù)房質(zhì)量驗(yàn)收員核對(duì)后遞交繳為單至成藥庫(kù)禮品包裝庫(kù)核對(duì)后遞交繳為單至成藥庫(kù)禮品包裝庫(kù)票據(jù)轉(zhuǎn)接至票據(jù)轉(zhuǎn)接至采購(gòu)制單員采購(gòu)制單員根據(jù)商品所屬庫(kù)房根據(jù)商品所屬庫(kù)房制訂制訂各庫(kù)采購(gòu)入庫(kù)單圖（1）采購(gòu)制單員工作流程圖圖（1）采購(gòu)制單員工作流程圖業(yè)務(wù)員制單業(yè)務(wù)員制單急單通知訂單傳至訂單問(wèn)題勾通急單通知訂單傳至訂單問(wèn)題勾通保健庫(kù)操作員新保健庫(kù)操作員保健庫(kù)操作員新保健庫(kù)操作員飲片庫(kù)操作員中成藥庫(kù)操作員禮品包裝庫(kù)操作員電腦電腦部（操作員）庫(kù)區(qū)經(jīng)理庫(kù)區(qū)經(jīng)理上報(bào)問(wèn)題訂單定期上上報(bào)問(wèn)題訂單定期上報(bào)問(wèn)題訂單票據(jù)問(wèn)題反饋制單并轉(zhuǎn)交至督促制單通知督促制單通知本市本市主管倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)庫(kù)通知通知庫(kù)區(qū)電腦部主管禮品包裝庫(kù)中成藥庫(kù)飲片庫(kù)新保健食品庫(kù)保健食品庫(kù)庫(kù)區(qū)電腦部主管禮品包裝庫(kù)中成藥庫(kù)飲片庫(kù)新保健食品庫(kù)保健食品庫(kù)圖（2圖（2）出庫(kù)制單操作員工作流程圖配送單制作的目的：能夠把要貨單位所要的各庫(kù)商品匯總到一起打印，這樣可以方便司機(jī)點(diǎn)貨配送單制作的目的：能夠把要貨單位所要的各庫(kù)商品匯總到一起打印，這樣可以方便司機(jī)點(diǎn)貨、拼箱庫(kù)復(fù)核等工作，可以避免漏單現(xiàn)象。要貨訂單執(zhí)行完畢進(jìn)行配送制單進(jìn)行配送制單外埠配送制單本市配送制單外埠配送制單本市配送制單當(dāng)日發(fā)貨次日發(fā)貨急單正常配送當(dāng)日發(fā)貨次日發(fā)貨急單正常配送每日下午3點(diǎn)30開始制單打印并轉(zhuǎn)交本市拼箱庫(kù)。根據(jù)外埠主管制定的發(fā)貨統(tǒng)計(jì)表，逐個(gè)單位的進(jìn)行配送制單并轉(zhuǎn)交外埠拼箱庫(kù)。于次日早上10點(diǎn)前制作打印并轉(zhuǎn)交外埠拼箱庫(kù)。督促出庫(kù)制單操作員制單，并及時(shí)打印每日下午3點(diǎn)30開始制單打印并轉(zhuǎn)交本市拼箱庫(kù)。根據(jù)外埠主管制定的發(fā)貨統(tǒng)計(jì)表，逐個(gè)單位的進(jìn)行配送制單并轉(zhuǎn)交外埠拼箱庫(kù)。于次日早上10點(diǎn)前制作打印并轉(zhuǎn)交外埠拼箱庫(kù)。督促出庫(kù)制單操作員制單，并及時(shí)打印、轉(zhuǎn)交配送單至相關(guān)人。圖（圖（3）配送制單工作流程保健食品庫(kù)圖（4）其他票據(jù)制單流程市場(chǎng)部保健食品庫(kù)圖（4）其他票據(jù)制單流程市場(chǎng)部庫(kù)區(qū)信息（電腦部）其他票據(jù)制單員下發(fā)有領(lǐng)導(dǎo)簽字的需開票的傳真件至至制定票據(jù)根據(jù)傳真內(nèi)容及開票類別補(bǔ)損出庫(kù)顧客投訴贈(zèng)品出庫(kù)店內(nèi)自購(gòu)其他票據(jù)類別票據(jù)轉(zhuǎn)接至圖（5）退貨流程圖調(diào)撥合格庫(kù)業(yè)務(wù)員傳有領(lǐng)導(dǎo)簽字的退貨原始單圖（5）退貨流程圖調(diào)撥合格庫(kù)業(yè)務(wù)員傳有領(lǐng)導(dǎo)簽字的退貨原始單制單員負(fù)責(zé)將其復(fù)印給退貨庫(kù)主管貨在庫(kù)房（外埠）貨在公司貨在店里操作員開銷售退票，不審核紫聯(lián)蓋章后交由送貨司機(jī)去店內(nèi)送貨時(shí)拉回即可。訂退貨操作員配合退貨庫(kù)主管及時(shí)聯(lián)系業(yè)務(wù)員把退貨拉回庫(kù)房。