檔案管理制度

檔案管理制度一、文書(shū)類檔案管理制度1、檔案的文件材料必須按年度立卷，凡公司內(nèi)部所有部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。立卷后的檔案全部集中到公司檔案室統(tǒng)一管理（工程部技術(shù)檔案、資產(chǎn)財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案除外，自行管理）。2、公文承辦部門或承辦人應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后須及時(shí)交檔案員歸檔。經(jīng)辦人因工作變動(dòng)或因故離職應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。3、檔案室工作的基本任務(wù)：①對(duì)公司文件的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查；②負(fù)責(zé)管理公司全部檔案，并提供利用。4、文件材料的收集工作①堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。公司各部門均應(yīng)在經(jīng)理直接負(fù)責(zé)的情況下，指定檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。②如一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門同時(shí)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。③凡公司員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加各種會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后，資產(chǎn)財(cái)務(wù)部才能給與核報(bào)差旅費(fèi)。④公司召開(kāi)會(huì)議，會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后，資產(chǎn)財(cái)務(wù)部才能給與核報(bào)會(huì)議費(fèi)。5、各部門檔案員職責(zé)：①了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。②認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸檔，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料整理歸檔完畢，并向檔案室辦理好交接簽收手續(xù)。③若承辦人員借用文件材料，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示得到同意后，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)后，方可借閱并按時(shí)收檔。6、歸檔范圍①重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。②上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。③公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。④公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。⑤反應(yīng)主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。⑥公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。⑦客戶及員工投訴材料。⑧公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。⑨公司干部任免的文件材料及員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、辭退的文件材料。⑩公司員工職位變更、員工花名冊(cè)、錄用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、培訓(xùn)、績(jī)效等文件材料。?政府機(jī)關(guān)與公司聯(lián)系、協(xié)商工作的重要文件。?公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。7、平時(shí)歸卷要求①各部門必須建立健全平時(shí)歸檔制度。凡對(duì)處理完畢或批存的文件材料，有檔案員集中統(tǒng)一保管。②各部門凡收到政府職能部門的任何內(nèi)容的紅頭文件，都必須在該文件所指內(nèi)容辦理完畢后，及時(shí)將該文件移交檔案室或每月整理一次移交檔案室。各部門只留存該文件的復(fù)印件歸卷。③各部門應(yīng)根據(jù)本部的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”，“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。④公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交本部檔案員處歸卷。⑤兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。8、立卷要求①為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由所有兼職檔案員配合，檔案室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。②案卷質(zhì)量要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。③歸檔的文件材料種數(shù)、分?jǐn)?shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。④在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的證件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨絕密文電立卷。⑤不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后的一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。⑥卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。⑦卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。⑧永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。⑨有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在“備考表”內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)?！皞淇急怼睉?yīng)放在卷尾。⑩案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。?案卷的裝訂要求和案卷各部分的排列格式：a.案卷裝訂--裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)將其裱好，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)印并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。b.案卷各部分的排列格式--軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入盒內(nèi)，置于檔案柜內(nèi)保存。9、借閱規(guī)定凡借閱檔案者，應(yīng)按規(guī)定填寫《檔案借閱登記表》，并由檔案室負(fù)責(zé)人審批報(bào)董事長(zhǎng)批示后方可借閱。二、印鑒類檔案管理制度1、公司所有印鑒由辦公室統(tǒng)一管理（財(cái)務(wù)印鑒除外）。2、在沒(méi)有得到公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)下，公司各部門不得私自刻印、廢止任何代表公司或部門的印鑒。3、任何形式的簽章都必須由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可操作，否則追究管理人員的責(zé)任。4、若有私藏印鑒不報(bào)或不在綜合檔案室備案的，將追究經(jīng)理責(zé)任。三、人事檔案管理制度1、人事檔案包括：求職表、畢業(yè)證書(shū)、職業(yè)資格證、身份證復(fù)印件、勞動(dòng)合同、獎(jiǎng)懲通報(bào)、任免文件、勞保統(tǒng)籌手續(xù)等。2、公司所有人事檔案由人力資源部集中統(tǒng)一管理。3、除指定人員外，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示，任何人不得調(diào)閱相關(guān)人員資料。4、各部門招聘人員在該員工入職前必須將所有資料報(bào)人力資源部，否則不予承認(rèn)。5、員工依據(jù)正常手續(xù)辦理完離職手續(xù)后，若有索要相關(guān)人事證明或檔案者，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由人力資源部出具。四、證照類檔案管理制度1、公司證照類包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證（包括C卡）、國(guó)稅地稅稅務(wù)登記證、法人代表證、收費(fèi)許可證、衛(wèi)生許可證、文化經(jīng)營(yíng)許可證、體育經(jīng)營(yíng)許可證、煙