關(guān)于Excel在財(cái)務(wù)工作中日常用法的簡(jiǎn)介

關(guān)于Excel在財(cái)務(wù)工作中日常用法的簡(jiǎn)介主講人：李晗，中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師，曾在會(huì)計(jì)師事務(wù)所執(zhí)業(yè)四年在財(cái)務(wù)工作中，尤其是財(cái)務(wù)管理中，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和整理，所以熟練使用Excel對(duì)提高財(cái)務(wù)工作效率是非常有必要的。今天主要向大家介紹Excel在財(cái)務(wù)工作中的一些運(yùn)用，如排序功能、分類匯總功能、單元格保護(hù)功能、抽表功能以及常用的兩個(gè)函數(shù)用法等。

一、排序功能

二、分類匯總功能

三、單元格保護(hù)功能

四、抽表功能

五、Sumif和Vlookup兩個(gè)函數(shù)用法一、排序功能——以銀行對(duì)賬為例進(jìn)行演示使用方法：先選中擬排序的表格，再使用數(shù)據(jù)菜單欄下的排序功能進(jìn)行排序（快捷鍵Alt+D+S）如果銀行賬戶比較多或交易量比較大時(shí)，傳統(tǒng)的人工對(duì)賬可能要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，而且容易出錯(cuò)。使用Excel數(shù)據(jù)菜單欄下的排序功能協(xié)助對(duì)賬，可以大幅度提高工作效率和質(zhì)量。具體方法是將電子版對(duì)賬單與財(cái)務(wù)賬都按發(fā)生額的大小順序進(jìn)行排序，然后兩者相減，差額為零則一致，不為零則出現(xiàn)調(diào)節(jié)項(xiàng)。排序前的銀行對(duì)賬單和明細(xì)賬銀行對(duì)賬單按大小順序進(jìn)行排序排序后的銀行對(duì)賬單和明細(xì)賬將排序后的結(jié)果相減查找調(diào)節(jié)項(xiàng)二、分類匯總功能——用銷售清單匯總進(jìn)行演示分類匯總在財(cái)務(wù)工作中的運(yùn)用也非常廣泛，如銷售清單匯總、應(yīng)收票據(jù)匯總、借款匯總等。分類匯總主要有兩種方法：一是利用數(shù)據(jù)菜單欄下的分類匯總功能；二是利用數(shù)據(jù)菜單欄下的數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖功能。下面以銷售清單匯總為例進(jìn)行演示。（一）數(shù)據(jù)——分類匯總功能匯總的數(shù)據(jù)必須是數(shù)據(jù)列表，或者外部數(shù)據(jù)庫文件，至少包括數(shù)據(jù)字段和類別字段。1、數(shù)據(jù)字段：包括要匯總的值或數(shù)據(jù)。在銷售清單里，銷售量、銷售額字段都是數(shù)據(jù)型字段；2、類別字段：對(duì)數(shù)據(jù)的描述。銷售清單里的月份、經(jīng)銷商、地區(qū)等就是類別字段。（二）數(shù)據(jù)——數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖步驟1：指定數(shù)據(jù)源位置步驟2：指定數(shù)據(jù)步驟3：完成數(shù)據(jù)透視表

步驟3.1：選擇透視表顯示位置步驟3.2：對(duì)透視表進(jìn)行布局布局如下：將月份拖到“頁”，經(jīng)銷商拖到“行”，銷售量和銷售額拖到“數(shù)據(jù)”功能一：按“頁”——月進(jìn)行匯總功能二：通過字段設(shè)置修改匯總方式功能三：圖表功能三、單元格保護(hù)功能——以統(tǒng)計(jì)會(huì)議預(yù)算情況表為例進(jìn)行演示可以將不讓他人修改的單元格區(qū)域鎖定，防止誤操作。其余沒有被鎖定的單元格，可以隨意編輯；廣泛用于集團(tuán)公司要求下屬子公司以及單位財(cái)務(wù)部門要求其他部門按照給定格式填報(bào)數(shù)據(jù)，如各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)表等。2010年度會(huì)議計(jì)劃表申報(bào)單位：

單位：元序號(hào)會(huì)議名稱時(shí)間地點(diǎn)人數(shù)會(huì)議預(yù)算會(huì)議類別視頻會(huì)議1、

2、

3、

4、

5、

合計(jì)--

Excel鎖定單元格步驟一：選中標(biāo)題、項(xiàng)目欄以及合計(jì)行等需保護(hù)的單元格，按ctrl+1，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“保護(hù)”項(xiàng)下勾選“鎖定”，然后確定；Excel鎖定單元格步驟二：?jiǎn)螕艄ぞ摺Ｗo(hù)工作表，可以輸入密碼，也可以不輸入，根據(jù)需要而定，確定；

Excel鎖定單元格步驟三：“在允許此工作表的所有用戶進(jìn)行”選項(xiàng)中勾選擬允許他人進(jìn)行的操作。輸入密碼確認(rèn)后就完成單元格的保護(hù)。若修改已保護(hù)的單元格會(huì)出現(xiàn)以下提示，此時(shí)必須根據(jù)提示撤銷工作表保護(hù)后才能進(jìn)行修改。四、抽表功能——以抽取資產(chǎn)負(fù)債表為例進(jìn)行演示該功能將某個(gè)文件夾中不同WORKBOOK中同名SHEET的內(nèi)容集中至一個(gè)WORKBOOK中，廣泛用于抽取既定格式的數(shù)據(jù)（如各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)表等）。

主要具有以下獨(dú)到之處：快速。平均而言，抽取30個(gè)單位的資產(chǎn)負(fù)債表只需要1-2分鐘；方便。由于全部是公式鏈接，報(bào)表數(shù)據(jù)有改動(dòng)時(shí)，結(jié)果會(huì)自動(dòng)更新；可靠。由于全部由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，人為錯(cuò)誤減至最低；高效。EXCEL不用打開任何一個(gè)報(bào)表，不過多占用計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)資源。（一）抽表功能概述——安裝會(huì)計(jì)師事務(wù)所專門設(shè)計(jì)的軟件（二）以抽取12家單位資產(chǎn)負(fù)債表為例進(jìn)行演示擬操作的對(duì)象是2009年東風(fēng)有限汽車公司下屬12家單位第二季度的財(cái)務(wù)報(bào)告；通過單元格保護(hù)功能統(tǒng)一設(shè)置好財(cái)務(wù)報(bào)告中各worksheet的格式；各單位按照上述格式填報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)告；合并前收集齊各單位財(cái)務(wù)報(bào)告，用抽表工具抽取東會(huì)01-資產(chǎn)負(fù)債表中A1-E108單元格的內(nèi)容（即資產(chǎn)負(fù)債表）。步驟1：選擇財(cái)務(wù)報(bào)告集中存放的文檔。直接按這個(gè)按鍵，會(huì)彈出以下窗口：步驟2：選擇編碼以“1”字開頭的財(cái)務(wù)報(bào)告。圖示如下：步驟3：勾選擬抽取的Sheet的名字。按“打開”按鈕，會(huì)出現(xiàn)Workbook中的所有Sheet列表，從中勾選東會(huì)01-資產(chǎn)負(fù)債表。圖示如下：步驟4：選取擬抽取的范圍。從A1到E108單元格。圖示如下：步驟5：選擇是否需要鏈接。需要鏈接則輸入“Y”，圖示如下：步驟6：存放抽表結(jié)果，圖示如下：步驟7：調(diào)整格式。打開104北京辦事處財(cái)務(wù)報(bào)告，按照其資產(chǎn)負(fù)債表的格式，利用格式刷統(tǒng)一調(diào)整格式，圖示如下：步驟8：將同一個(gè)Workbook里的不同Sheet的內(nèi)容集中到一個(gè)Sheet里。以將12家單位資產(chǎn)負(fù)債表中的審計(jì)數(shù)按統(tǒng)一格式匯總到一個(gè)Sheet里為例進(jìn)行演示。

具體步驟如下：首先插入一個(gè)新Sheet，命名為summary；利用按鈕，抽取每個(gè)單位D3至D108單元格的內(nèi)容；選擇橫排或縱排；選擇存放的位置；選擇是否需要鏈接；選擇是否需要排序。圖示如下：演示鏈接功能若104北京辦事處的資產(chǎn)負(fù)債表數(shù)據(jù)需要修改，可以直接用修改后的Workbook替換原財(cái)務(wù)報(bào)告；然后同時(shí)打開修改后的Workbook和東會(huì)01-資產(chǎn)負(fù)債表.linked，兩個(gè)Excel文件會(huì)自動(dòng)鏈接并進(jìn)行更新。下圖為修改前的104北京辦事處和抽表匯總表，其中交易性金融資產(chǎn)為1,354,957.38元1,354,957.38將交易性金融資產(chǎn)金額修改為10萬，自動(dòng)鏈接后結(jié)果如下：五、sumif和vlookup兩個(gè)函數(shù)的用法（一）Sumif（）函數(shù)用法簡(jiǎn)介SUMIF函數(shù)：對(duì)符合指定條件的單元格求和；SUMIF(range,criteria,sum_range)

range是指用于篩選的單元格區(qū)域；criteria是篩選的條件，可以是數(shù)字、表達(dá)式或文本值，如≥100、＜100等；sum_range是實(shí)際的求和區(qū)域。演示1將條件直接設(shè)置在函數(shù)里，對(duì)符合條件的區(qū)域進(jìn)行匯總求和；假設(shè)A1：A4中的數(shù)據(jù)是10、20、30、40，B1：B4中的數(shù)據(jù)是100、200、300、400，那么SUMIF（A1：A4，“>15”，B1：B4）的值等于900；那是因?yàn)锳2、A3、A4中的數(shù)據(jù)滿足條件，所以相對(duì)應(yīng)的對(duì)B2、B3、B4中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。演示2將條件應(yīng)用于某個(gè)單元格區(qū)域，對(duì)另一個(gè)單元格區(qū)域中的對(duì)應(yīng)值求和。例如，SUMIF(A1:A4,D4,B1:B4)時(shí)，該函數(shù)僅對(duì)單元格區(qū)域A1:A4中與單元格區(qū)域B1:B4中等于D4單元格（即橘子）對(duì)應(yīng)的單元格中的值求和。

（二）Vlookup()函數(shù)用法簡(jiǎn)介VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)判斷引用數(shù)據(jù)函數(shù)；Lookup_value

為需要在數(shù)組第一列中查找