5S辦公管理培訓課件

四川中物環(huán)?？萍加邢薰?S辦公管理培訓1CompanyLogo培訓內(nèi)容一、文件管理二、5S是是什么？

確定5S的目的識別5S的益處

5S實施過程步驟三、如何做好5S2CompanyLogo一、文件管理3CompanyLogo一、文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求4CompanyLogo一、文件管理記錄闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗證、預防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要控制版本。5CompanyLogo二、5S是什么？文件分類重要度保存期限來源版本緩急6CompanyLogo二、5S是什么？分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負責索引專門化管理技巧7CompanyLogo二、5S是什么？簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認可蓋章生效連貫性有效性授權(quán)8CompanyLogo二、5S是什么？9CompanyLogo二、5S是什么？10CompanyLogo二、5S是什么？為什么以上5項內(nèi)容會被稱為5S？11CompanyLogo將5S并應用于你的辦公室、信息和交易過程，實現(xiàn)你的業(yè)務目標

5S模塊的目的：5S

定義5S

過程二、5S是什么？12CompanyLogo

5S的目的是創(chuàng)建工作場所組織、提高生產(chǎn)率、實施目視化管理,并且為持續(xù)改進使用的所有其他精益工具打基礎(chǔ)。

5S的目的5S文化的益處○生產(chǎn)率

消滅查找信息和辦公室用品所浪費掉的時間?？s短加工時間和辦公室設(shè)備停工時間。更加容易地區(qū)分任務的優(yōu)先次序。增加創(chuàng)造價值的時間。

二、5S是什么？

○質(zhì)量消除使用過期或不正確信息的可能性

○安全

減少損失工時的事故、工人賠償要求和OSHA可記錄事件的數(shù)目

13CompanyLogo二、5S是什么？14CompanyLogo二、5S是什么？5S 說明（整理）整齊、有組織

是指對工作區(qū)域的每件東西分門別類，只保留必要物品的做法。其他每件東西都要存放起來或扔掉。這樣就減少了干擾高效率工作的隱患和雜亂無章的情況。1S（整頓）整齊

關(guān)注于對有條理的工作場所的需要。信息、設(shè)備和材料必須系統(tǒng)地擺放，使得取用最容易、效率最高。每件東西都各得其所、各就其位。2S(清掃)系統(tǒng)化的清掃

指的是需要保持工作場所清潔和整齊。在日本公司，清掃是一項日?；顒?。每班結(jié)束時都要打掃工作區(qū)，將每件東西放回原處。3S5S–源于日文術(shù)語15CompanyLogo二、5S是什么？（清潔）標準

使其得到控制和保持一致。在工廠中的任何地方都遵守基本的清掃標準。每個人都準確知道自己的責任是什么。清掃職責是日常工作程序的一部分。4S(素養(yǎng))始終遵守紀律

是指日復一日、年復一年地遵守標準并使工廠保持安全高效的秩序。5S5S 說明（實施每一個S的目的在于？大家討論）16CompanyLogo二、5S是什么？5S 總結(jié)歸納，定義說明（便于大家掌握每項S管理的意義）？

Sort（清理）SetInPlace（整理）Shine（清潔）Standardize（維持）1S2S3S4SSustain（素養(yǎng)）5S●？

●？●？●？●？17CompanyLogo二、5S是什么？8S（？）7S（？）6S（？）5S（修養(yǎng)）3S、4S（清掃、清潔）2S（整頓）1S(整理）演變6S—8S是什么？定義及目的？18CompanyLogo二、5S是什么？5S是一種管理需要全員的積極參與和長時間的堅持不懈每日每日堅持5S管理，一點一滴持續(xù)的改善5S不是知識，也不是技術(shù)，而是應該做的事情！19CompanyLogo二、5S是什么？整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內(nèi)成為學習榜樣企業(yè)形象20CompanyLogo二、5S是什么？可以及時拿到需要的東西隨時確認自己的工作是否按計劃執(zhí)行保證工作順利進展整理干凈不是最終的目的，而是避免浪費，提高工作效率21CompanyLogo三、如何做好5S22CompanyLogo三、如何做好5S整理將需要的和不需要的物品明確分開，并處理不需要的物品。目的騰出空間防止誤用23CompanyLogo整理前步驟1-整理實施5S過程步驟？三、如何做好5S24CompanyLogo整理后——給工作崗位上的物品進行分類或貼上彩色標簽，便于分類查找。步驟1-整理三、如何做好5S25CompanyLogo拿走不必要的物品，空出整個書架（用紅標簽標識等待處置）將不必要物品移到歸檔系統(tǒng)清理前清理后步驟1-整理三、如何做好5S26CompanyLogo步驟1-整理白板并未發(fā)揮它的作用舊的信息沒有擦除清理前清理后三、如何做好5S27CompanyLogo要領(lǐng)要區(qū)分對待!馬上要用的暫時不用的長期不用的三、如何做好5S28CompanyLogo要領(lǐng)例如：減少文具使用數(shù)量減少文件保存數(shù)量減少電話使用時間縮短會議時間將需要的物品的數(shù)量降到最低程度三、如何做好5S29CompanyLogo要領(lǐng)對可有可無的物品，應堅決處理掉，決不手軟!三、如何做好5S30CompanyLogo問題點在哪里？提問

1、圖片中存在什么問題？

2、為什么會產(chǎn)生這樣的問題？

3、會產(chǎn)生什么樣的影響？

4、我們應該怎樣做？三、如何做好5S31CompanyLogo整頓

將需要的物品，擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài)。━即尋找時間為零工作場所一目了然消除找尋物品的時間井井有條的工作秩序三、如何做好5S目的32CompanyLogo確定物品放置場所步驟2–整頓物品分類擺放三、如何做好5S33CompanyLogo進行標識定位、標識方法步驟2–整頓三、如何做好5S34CompanyLogo怎么辦？步驟2–整頓三、如何做好5S35CompanyLogo[管理責任者]管理此架責任者姓名[架子表示標簽]表示架子種類的標簽[柜子內(nèi)表示標簽]用此標簽表示下段的內(nèi)容如何整頓文件柜？步驟2–整頓三、如何做好5S36徹底整理，只留下需要的物品

合理利用空間，

100%定位放置根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護規(guī)定擺放方法步驟2–整頓37問題點在哪里？步驟2–整頓三、如何做好5S38CompanyLogo給文件夾貼上標簽，按順序排列，按虛線索引安裝托盤，貼上對象標簽步驟2–整頓三、如何做好5S39CompanyLogo二、5S是什么？清掃經(jīng)常清掃保持清潔，將各個角落的臟物清理掉

保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質(zhì)達到零故障、零損耗目的40CompanyLogo二、5S是什么？①看不見的地方，也要徹底打掃干凈。②經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。如何清掃？步驟3–清掃41CompanyLogo徹底清掃步驟3–清掃三、如何做好5S42CompanyLogo自己動手，不依賴外人

(所有部門、人員都一起執(zhí)行)三、如何做好5S43CompanyLogo清潔將整理、整頓、清掃進行到底，并且標準化、制度化。目的成功慣例和制度是標準化的基礎(chǔ)企業(yè)文化開始形成三、如何做好5S44CompanyLogo整潔的辦公環(huán)境如何維持？連續(xù)不斷的進行整理、整頓、

清掃活動花時間改掉壞習慣及眼不見為凈的態(tài)度三、如何做好5S45CompanyLogo步驟4–清潔清掃桌面和設(shè)備，系緊電線三、如何做好5S46CompanyLogo規(guī)范以下各項：文件夾上的虛線架子上的標簽標示證書的展示公司建立5S文件夾數(shù)據(jù)庫中共享最佳實踐，以便在團隊成員之間維持5S的標準化實踐步驟4–清潔-維持三、如何做好5S47CompanyLogo素養(yǎng)對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習慣。讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質(zhì)習慣的人才鑄造團隊精神三、如何做好5S目的48CompanyLogo語言問候、禮貌語您好!早上好!下午好!大家好!著裝步驟5–素養(yǎng)三、如何做好5S49CompanyLogo☆持續(xù)推動4S活動直至習慣化☆嚴格遵守公司的規(guī)章制度☆不斷地培養(yǎng)責任感、改變意識☆充滿熱情的開始每一天的工作要領(lǐng)步驟5–素養(yǎng)三、如何做好5S50CompanyLogo要主動整理、整頓傳真？傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們的工作都是非常重要的。不管是不是發(fā)給自己的傳真，我們都應該認真對待。主動把自己認識的人的傳真送過去，以便同事可以及時得到客戶的寶貴信息。打印前，我們應該做什么？步驟5–素養(yǎng)三、如何做好5S確認打印機是否正常工作。

①小故障請按照提示排除。②無法解決時，請及時與管理員聯(lián)系。確認打印紙。

①及時更換所需的紙型，以免產(chǎn)生作廢文件。②發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時，請及時丟到紙簍內(nèi)。③發(fā)現(xiàn)紙張快用完時，請及時領(lǐng)取。51CompanyLogo建立5S布告欄，用來顯示：5S理念–強化5S的“技巧”成功故事–用實例證明5S是可以實現(xiàn)的5S績效-提供績效的反饋

5S行動-

提供持續(xù)改進方面的指導

或公司相關(guān)信息的及時知曉步驟5–素養(yǎng)三、如何做好5S52CompanyLogo整理整頓清掃員工討論辦公室中如何維持三、如何做好5S53CompanyLogo辦公室5S活動早上5S1.檢查你的著裝狀況和清潔度。2.整理和徹底清潔桌面。3.檢查存放文件的位置，將文件放回他們應該放置的地方。4.扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品。5.檢查文件柜、書架等，將放得不恰當?shù)奈锲犯恼^來。下班前5S三、如何做好5S1.實施早上5S活動的所有內(nèi)容2.用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設(shè)備3.清潔地面4.傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾5.檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上。54CompanyLogo辦公室5S檢查表辦公室5S檢查表

文檔

雜志

收發(fā)室

辦公設(shè)備

紙

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打印機/傳真機

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電路接線Email

5S

管

理

的

維

持三、如何做好5S55CompanyLogo辦公室5S檢查表辦公室5S檢查表缺乏評價程序感覺5S就是“打掃衛(wèi)生”感覺這是一次性活動…不是一個持續(xù)的過程不把5S看作是一個管理工具將5S視為其他人的責任將5S看得很“簡單”，每個人都“知道怎么做”維持5S的常見誤區(qū)56CompanyLogo辦公室5S檢查表辦公室5S檢查表如何避免常見誤區(qū)討論避免5S常見誤區(qū)的方法57CompanyLogo辦公室5S檢查表辦公室5S檢查表5S總結(jié)5S是改善的基礎(chǔ)目視