制度管理辦法

制度管理措施（03版）第一章總則第一條為推進企業(yè)內部制度規(guī)范化、科學化，提高企業(yè)經營管理效率，保障企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實行，根據國家法律法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定，并參照《企業(yè)信息管理條例》（如下簡稱“條例”），制定本措施。第二條本措施合用于總企業(yè)及所轄各級機構。第三條我司內部制度建設按照“分類確定、分級管理、集中審核”的原則進行。第二章分則制度定義、層級和分類第四條內部制度的定義企業(yè)內部制度是指以企業(yè)名義頒布、對企業(yè)經營管理進行規(guī)范、指導的各類文獻。黨團工會及企業(yè)章程、股東大會議事規(guī)則、董事會議事規(guī)則、董事會專業(yè)委員會議事規(guī)則等企業(yè)治理有關制度，不合用本措施。第五條制度層級（一）一級制度根據企業(yè)管理及業(yè)務需要，以企業(yè)名義頒布并負責解釋、對企業(yè)經營業(yè)務和員工行為起指導性作用、并規(guī)定企業(yè)全員知悉并受其約束的規(guī)范性文獻為一級制度；作為規(guī)定全員知悉并受其約束的制度，一級制度可以用章程、規(guī)定、規(guī)則、條例等形式頒布。（二）二級制度基于一級制度、以企業(yè)各職能部門名義頒布并負責解釋的、用來約束和規(guī)范企業(yè)詳細經營業(yè)務及員工工作行為的規(guī)范性文獻為二級制度。二級制度可以用管理措施等形式頒布。（三）三級制度以企業(yè)各職能部門名義頒布并負責解釋的、用來對規(guī)定和管理措施進行補充、明確詳細業(yè)務流程及實行細則并規(guī)定有關人員遵照執(zhí)行的各類規(guī)范性文獻為三級制度。三級制度可以用操作手冊、實行細則等形式頒布。（四）其他規(guī)范性文獻對企業(yè)平常管理起到規(guī)范作用的告知、通報、風險提醒函、意見等屬于其他規(guī)范性文獻。其他規(guī)范性文獻可以作為制度建設的補充。第六條制度的分類企業(yè)內部制度根據所波及領域不一樣可分為八大類：（一）業(yè)務管理（二）財務管理（三）運行管理（四）人事行政（五）風控合規(guī)（六）宣傳培訓（七）信息安全（八）審計監(jiān)察第二節(jié)制度管理的內容、部門和流程第七條內部制度管理的內容包括計劃、探討、確定（起草）、會簽、（法務/合規(guī)）審核、提案（oa流轉）決策（領導批復）、公布、調整、廢止和存檔。第八條內部制度的管理（一）發(fā)生下列狀況應當進行內部制度的制定、調整和廢止：1.國家法律法規(guī)及監(jiān)管規(guī)定發(fā)生變化；2.集團戰(zhàn)略發(fā)生調整；3.企業(yè)經營管理規(guī)定發(fā)生變化。（二）制定、調整和廢止企業(yè)內部制度時，應當遵守如下規(guī)定：1.內容符合國家法律法規(guī)及監(jiān)管規(guī)定的規(guī)定2.確定制度與其他現(xiàn)行企業(yè)制度、尤其是與其上位制度無沖突；3.對業(yè)務原則和行為規(guī)范的描述必須明確；4.文字描述應簡潔明了、防止歧義；5.內部制度的確定格式應當符合本措施的基本規(guī)定；6.內部制度的確定、調整和廢止必須通過總企業(yè)風險合規(guī)部門及法務部門；7.對已經有內部制度進行調整時，應當參照本措施附件一制作新舊對照表第九條制度管理責任部門總企業(yè)辦公室是企業(yè)內部制度的管理機構，負責內部制度的整頓與存檔，并根據國家法律法規(guī)的規(guī)定，以及企業(yè)經營管理的需要，提請有關部門制定和調整內部制度，同步對需要廢止的內部制度進行確認?？偲髽I(yè)法務部、合規(guī)風險管理部是內部制度的協(xié)助管理機構，負責對擬頒布制度出具審核意見。

第十條制度制定的流程部門流程環(huán)節(jié)闡明發(fā)起部門法務/合規(guī)審核會簽確定制度探討決策存檔公布提案（ＯＡ）法務/合規(guī)審核會簽確定制度探討決策存檔公布提案（ＯＡ）1.發(fā)起部門根據監(jiān)管規(guī)定或內部管理草擬、修訂有關制度。2.總企業(yè)辦公室、法務部、風險合規(guī)部對有關制度進行審核并出具修訂意見。3.發(fā)起部門將經審核修訂后的的制度提交總經理室審批。4.總經理室領導審批意見反饋辦公室。5.總企業(yè)辦公室負責公布審批通過的內部制度并存檔。辦公室法務、風險合規(guī)部發(fā)起部門總經理室辦公室第十一條制度廢止的流程部門流程環(huán)節(jié)闡明發(fā)起部門探討會簽決策存檔公布提案探討會簽決策存檔公布提案1.根據業(yè)務需求發(fā)起部門可以提出廢止內部制度。2.總企業(yè)辦公室會同法務部及風險合規(guī)部根據企業(yè)經營規(guī)定，同意或駁回發(fā)起部門提出廢止內部制度的申請。3.發(fā)起部門應將可以廢止的內部制度及時提交總經理室領導進行審批。4.總經理室領導根據權限審批已報需要廢止的內部制度。5.總企業(yè)辦公室負責公布審批通過的需要廢止的內部制度信息并進行制度檔案管理工作。辦公室法務部風險合規(guī)部總經理室辦公室第三節(jié)制度的構成、構造及格式第十二條制度的構成制度由名稱、正文、落款、頁眉頁腳四部分構成：（一）制度名稱須明確后綴。后綴可根據制度層級定義為“規(guī)定”或“管理措施”等；制度名稱表述須簡要易懂，原則上限定在十五個字以內。（二）制度名稱末尾須用小括號提醒版本，版本信息由阿拉伯數(shù)學以年月表達，并跟“版”一種字，如：“內部制度管理措施（07版）”。（三）正文表述制度內容，并可分為如下層次層次（級）正文標題簡稱備注1第一篇篇有需要時2第一章章有需要時3第一節(jié)節(jié)有需要時4第一條條5（一）項有需要時61.款有需要時7（1）點有需要時8a.有需要時9（a）有需要時（四）頁眉左對齊記錄制度類型和制度名稱，制度類型與制度名稱以減號相連，如：“經營管理－制度管理措施（08版）”；頁眉右對齊記錄版本更新日期，用阿拉伯數(shù)字記錄年月日，并跟“版本”兩個字，年月日以減號相連，如：“-7-30版本”。（五）頁腳左對齊書寫大寫英文字母V并跟阿拉伯數(shù)字版本號年月，空一格后跟“內部資料，注意保密”字樣，如：“V07內部資料，注意保密”；頁腳右對齊為頁數(shù)與頁碼，如：“共11頁，第7頁”或７／１１。（六）根據需要，內部制度可以有目錄。（七）正文中可以根據需要插入圖表，圖表的格式參照本措施附件一。（八）制度須有落款，注明發(fā)起部門和日期；由多部門共同起草的制度，須作為發(fā)起部門同步注明。第十三條內部制度的構造（一）總則部分，明確制度制定的目的意義及基本原則和合用范圍。（二）分則部分，按照制度內容明確重要框架，有關業(yè)務流程，詳細規(guī)定，以及違反有關規(guī)定的問責機制等。（三）附則部分，重要明確制度的制定和解釋部門以及制度生效的時間（四）附件部分，重要對制度正文中波及的詳細規(guī)定提供模板或示例，以便參照執(zhí)行。第十四條制度的行文原則（一）內部制度均采用A4版Microsoftword（微軟文字處理軟件）。（二）頁眉和頁腳的字號為“小五號”，字體為“宋體”。（三）制度名稱的字號為“小二號”，字體為“黑體”。（四）目錄的字號為“四號”，字體為“宋體”。（五）正文的字號為“三號”，字體為“宋體”，一般每面排22行，每行排25個字。（六）正文中第一、二、三級標題加粗，第四級標題僅標題序號加粗，目錄中“目錄”兩個字相稱于正文的第一級標題。（七）制度名稱、正文中第一、二、三級標題應居中，其他標題文本左對齊，首行空4個字符。（八）內部制度均使用白紙黑字，未作特殊闡明的圖文也使用黑色。（九）正文行為應為肯定句式，用詞正式、嚴謹，防止歧義。如需使用簡稱的，須在正文中加以注明。（十）正文中第一、二、三級標題的上下均有一空行，其他標題與正文間空2個字符。第十五條流程圖（表）的格式（一）流程圖（表）為圖表結合的形式出現(xiàn)，先制作有三列的表格，然后在表格中繪制流程圖。（二）流程圖（表）可以根據排版需要，選擇不不小于“三號”的字號，流程圖（表）的字體為“宋體”。（三）流程圖的圖標采用MicrosoftWord（微軟文字處理軟件）中插入里所含的流程圖圖標。（四）流程圖（表）范例可參照本制度第十條。第十六條表格的格式（一）表格可以根據排版需要，選擇不不小于“三號”的字號，表格的字體為“宋體”。（二）表格范例可參照本制度第十二條第三項。（三）新舊內容對照表的格式如下（示例見附件）。１.新舊對照表為三列表格，第一列為修改前的制度內容，第二列為修改后的制度內容，第三例為修改原因。２.第二列與第三列的內容，應當與第一列的相對應內容在同一水平線上。３.在第二列中，新增和修改的內容應當用黑體或加粗形式突出表達，以區(qū)別未修改的內容。第十七條其他原則化票據（文本）的格式及規(guī)定（一）其他原則化票據（文本）指根據經營業(yè)務需要，在平常工作中使用的具有文字或表格的印刷制品。（二）有需要使用的原則化票據（文本），應當在對應的制度中以附件形式闡明其原則和使用措施，并提供指導范例。第四節(jié)制度的附件、法定程序及問責機制第十八條正文之后可以根據需要增長附件。附件是對制度正文所涉內容的詳細示例、模板或有關備注闡明。第十九條附件的行文原則參照本措施執(zhí)行。第二十條附件應當另起一頁，附件的標題應當居中加粗。第二十一條有附件的制度，應當在正文最終空一行的位置居中加粗注明“（有附件）”；如附件為多種，需在正文有關位置注明（示例見附件×）。第二十二條企業(yè)在制定、修改或者決定有關勞動酬勞、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接波及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，須按照有關法律規(guī)定履行法定程序，并留存有關法律文獻備查。第二十三條企業(yè)須根據法律規(guī)定將直接波及勞動者切身利益的規(guī)章制度及其他重大決定進行公告，或以其他合法途徑告知員工。第二十四條企業(yè)各職能部門、各省分企業(yè)作為制度建設的主體，承擔制度建設的重要職責。保監(jiān)會及其他監(jiān)管機關規(guī)定必須具有的制度，由總企業(yè)辦公室根據文獻規(guī)定提請總經理室簽批后貫徹責任部門并限期完畢；各地保監(jiān)局規(guī)定及有關監(jiān)管機關規(guī)定必須制定的屬地化制度，由各省分企業(yè)作為責任單位貫徹有關規(guī)定；第二十五條內部制度建設作為企業(yè)強化經營管理的重要手段，納入企業(yè)年度考核范圍，由風險合規(guī)部根據各單位內控制度建設及貫徹狀況提供考核根據。第二十六條總企業(yè)各部門、各分企業(yè)未按照本措施規(guī)定履行制度制定、審核、廢止等責任的，按照“一把手負責制”實行問責；因內部制度建設不到位引起行政懲罰的，對負責人予以對應的行政或經濟懲罰。第三章附則第