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文檔簡介
OA系統(tǒng)實施方案OA系統(tǒng)實施方案一、項目實施目標1、實現(xiàn)無紙化辦公根據(jù)辦公的具體需求,建立內部OA信息通信平臺,便于內部協(xié)同工作與溝通交流。結合OA功能,使系統(tǒng)順暢安全運行,并滿足日常辦公應用,形成連接單位內各部門的信息網(wǎng)。如企業(yè)公告、新聞發(fā)布等,使內部的規(guī)章制度、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)內部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠即時的了解企業(yè)內部的發(fā)展動態(tài),使企業(yè)內部的信息交流快捷通暢。2、實現(xiàn)分布式辦公多分公司、跨地域的辦公模式和移動辦公。企業(yè)員工在任何地方只需要上網(wǎng)進入OA系統(tǒng)就可以查看和處理自己的工作。通過網(wǎng)絡辦公系統(tǒng),員工在工作中的交流、寫作、溝通更為方便快捷,消除時間、空間上的障礙,各地分支機構和外出人員都可訪問系統(tǒng),實現(xiàn)異地化辦公。3、實現(xiàn)集團化、標準化管理落實集體化管理制度,統(tǒng)一標準,推進工作流程化、標準化,實現(xiàn)協(xié)同辦公。集團化管理通過同一標準工作流程設定得以實現(xiàn)。工作流程是OA系統(tǒng)的核心思想,可實時監(jiān)控、跟蹤、解決多崗位、多部門、多分公司之間的協(xié)同工作問題,從而提高工作效率。企業(yè)內部大量流程化的工作;比如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等,都是一些流程化的工作,通過實現(xiàn)工作流程的自動化,可以規(guī)范各項工作,提高協(xié)同工作效率,實現(xiàn)工作流程制度化、標準化,從而使集團化管理落地。4、規(guī)范文檔管理在OA辦公系統(tǒng)中,各類文檔(比如各類文件、知識、信息、制度等)能夠按權限進行保存、共享和下載,對于Office文件還可以分權限在線閱讀和編輯等,對于檔案文件還可以使用電子檔案管理進行歸檔保存。通過知識文檔管理實施,保證文件文檔規(guī)范化管理和安全管理。5、規(guī)范資源管理通過深度有效使用OA辦公系統(tǒng)中集成的“辦公用品管理、固定資產管理、圖書管理、車輛管理、會議管理、人事檔案管理”等模塊,實現(xiàn)公司的信息、人力、財產等資源信息化管理。在OA系統(tǒng)中管理這些資源,可以輕松的查詢、使用、登記、統(tǒng)計、分析,這一切都由系統(tǒng)自動化完成,以前需要去文件柜慢慢找,通過系統(tǒng)只需要幾分鐘甚至幾秒鐘即可獲取。充分利用OA系統(tǒng)中的信息資源管理,可將企業(yè)的各類信息統(tǒng)籌到系統(tǒng)中,人、財、物、文件、報表、數(shù)據(jù)等信息資源由系統(tǒng)統(tǒng)一管理,相應崗位管理人員的工作效率大大提高。6、員工行為規(guī)范管理通過OA辦公系統(tǒng)中的資源管理模塊中的審批管理和工作流程審批,可實現(xiàn)員工日常工作、資源使用、工作匯報總結等行為規(guī)范管理,大大提高員工個人工作效率和整體協(xié)同工作效率。二、OA實施功能及實施時間根據(jù)我司情況,長春住邦城市廣場、德惠住邦城市廣場兩公司已使用OA系統(tǒng),本次實施重點是東北電器城、東北酒店用品城兩公司。因2017年10月集團成立采購中心,并啟用OA采購流程網(wǎng)上審批,使兩公司主要領導都已使用和會用OA審批,采購管理模塊的成功實施為我們下一步推廣其它模塊提供了條件。1、實施功能:人事行政模塊財務管理模塊業(yè)務模塊最終實施模塊表單以各單位實際情況為主,可以增加和減少。2、實施步驟:東北電器城和東北酒店用品城同時實施。3、實施時間排期:2018年3月1日:需求調研、表單收集、節(jié)點確定、表單制作、流程開發(fā)等2018年4月1日:使用培訓并試運行。各公司、各部門跟進自己的業(yè)務模塊開始啟用OA系統(tǒng),可以紙質表單和網(wǎng)上表單同時進行。在運行過程中各使用部門提出問題,對合理的需求進行表單、流程修改。并進行再次培訓,共性問題集中培訓,差異問題單獨培訓、解答。可以對部門、流程發(fā)起人單獨培訓。2018年5月1日:正式實施。正式實施后各公司業(yè)務以網(wǎng)簽為主,并根據(jù)OA系統(tǒng)管理制度,嚴格按照制度要求進行及時審批!實施后也要根據(jù)各公司使用情況,收集意見及時反饋和調整。三、財務預算現(xiàn)公司使用的OA系統(tǒng)是華天動力5.20增強版,屬于老版本,老版本有兩個小問題,一個是個別流程跳節(jié)點,另一個是對手機支持一般。廠家說新版本解決了這兩個問題,新版本的價格大約在15萬元。我建議這次不升級成新版本,還用老版本實施。因為老版本的核心功能能滿足我們的需要,并且我們對老版本已經適應。如果升級后長春住邦、德惠住邦還要重新開發(fā)表單、流程,使用人員也要重新適應。同時也節(jié)省了資金,待電器城、酒店用品城兩個單位都正式使用了,進入穩(wěn)定期后我們再考慮是否有必要進行升級。四、OA實施小組的組成為了保證項目的順利實施,各部門都必須積極參與并配合OA系統(tǒng)的實施。由于OA系統(tǒng)會改變我們原有的辦公習慣,所以都會有一定的排除情緒,所以一定要有一個項目的推導和實施部門或者領導層。主要構成如下:1、由董事長簽發(fā)文件,決定全集團實施OA辦公系統(tǒng)。2、成立OA實施小組,由集團行政中心負責兩公司的OA系統(tǒng)推進和監(jiān)督,由電器城、酒店用品城總經理負責落實。3、信息中心負責OA的各類技術問題處理及日常維護,信息中心技術人員主要與三個部門(行政、財務、業(yè)務)OA負責人對接,以免對接的人太多,反而沒有責任到人。4、各部門必須由部門領導確定一名OA負責人員,負責兩個內容,一是將本部門在使用OA過
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