打造高效會議

打造高效會議前言（1）無效會議沒人把開會當回事；開會開到天荒地老；內容離題再也回不來；決而不行；會議里大家說很多，但是都不是真話；忘記帶重要資料，讓決策一拖再拖。（2）高效會議與會者積極參與；內容精簡、開會時間把控適當不拖延；會前充分準備、目的明確、形式適當；與會者，具備聆聽力、發(fā)問力、回答力、決策力；選取適當時間對會議內容跟進解決；對每次會議予以總結經驗和更新流程1.充分的會前準備第一步會前準備（1）5W1HWhy--明確會議目的What--會議任務Who--確定出席對象、主持人When--召開時間、所需時間Where--規(guī)模/地點議程How—會議的形式（2）會議準備召集人告知與會者扮演的角色(組織人、主持人、與會者、提報人、計時員、記錄員）便于會議順暢進行；與會者準備合適的會議資料，給決策強力依據(jù)，給會議質量加分。2.明確的會議目的第二步會議目的無目的的會議純粹是浪費時間、扼殺生命。（1）決策執(zhí)行總經理例會；直管人員會議；確認團隊目標與方針、分配工作；了解運營情況、擬定傳達決策。（2）解決問題管委會；目標和現(xiàn)實有落差時，找出填補差異方法；發(fā)現(xiàn)問題研擬對策。（3）創(chuàng)意提案頭腦風暴；透過眾人之力、無中生有，找出新奇好點子；搭乘他人智慧的便車。（4）凝聚向心力中心協(xié)調會；部門內部會；建立信賴理解共識團隊；促進組織內部交流，強化團隊意識。3.合理的組織形式第三步會議組織形式針對不同的會議目的需選擇合適的會議組織形式。目的規(guī)模決策執(zhí)行解決問題創(chuàng)意提案凝聚向心力少人數(shù)（3-30人）禁帶電子設備視覺會議頭腦風暴午餐會議舒適環(huán)境多人數(shù)（30人以上）時間限制圍桌對話創(chuàng)新突破移地會議主管離場小組研討會目的1：決策執(zhí)行適合會議：總經理例會適合規(guī)模：少人數(shù)（3-30）人；多人數(shù)（30以上）人適合形式：禁帶電子設備（5-10人）；時間限制（30人以上）；主管離場（10人以上）總經理例會適合形式1禁帶電子設備（30人以下）優(yōu)點：收起電腦、手機，專注做決策、想創(chuàng)意，避開電子產品干擾，開會效果會更好要求：干擾會議進行的事物、全留在會議室外所需時間：1小時為主、最多不超過4小時總經理例會適合形式2時間限制（30人以上）優(yōu)點：提升工作效率、減少開會次數(shù)與長度要點：1、設定詳細議程，嚴格控管開始與結束時間2、適合時間和頻率：一月1-2次，每次1-1.5小時3、展開方法：搭配各類會議事先規(guī)范會議開始與結束時間，并且設定詳細的議程，嚴格地監(jiān)控會議的進行4、成本控制：包含會議成本、直接會議成本、會議時間成本、效率損失成本5、注意事項：（1）每次開會，都拿出表來計時，事先準備充分，強制控制時間的進行（2）不要在過短的時間，塞進過長的議程（3）就算時間要結束了，也不能略過“做結論”步驟，即使結論是“擇期再開”（4）適合例行報告、工作進度報告等會議總經理例會適合形式3主管離場（10人以上）要點：不害怕禁忌、不揣測上意，做最該做的決定所需時間：1小時-1天不等、不可超過一天適合頻率：不定，適合已有明確議題、征求（大量）提案并做出決策時①討論議題產生提案：主管離場決策者在討論階段易主導意見流向②決定提案實行是否：主管進場決策者進場時，議題已討論出數(shù)個可能方案，主管只需要說明同意與否。將“提案權”與“決策權”分開③決策：決策者扛下成敗責任，與會者盡情發(fā)表意見。提案被否決主管必須當心說明原因，取得理解目的2：解決問題適合會議：管理委員會、各集運中心跨部門協(xié)調會適合形式：視覺會議（30人以下）、圍桌對話（12人以上到數(shù)千人不等）、小組研討會（5-3000人）管委會協(xié)調會適合形式1視覺會議（30人以下）所需道具：白板或大海報適合時機：解說抽象概念或條列式流程開展方法：在頭腦風暴會議中，搭配整合圖像與文字，簡單涂鴉，運用以下7種圖形或者人物、樹木、云朵、手勢傳達抽象議題掌握7種基本圖形含義，視覺會議立即上手：管委會協(xié)調會適合形式2圍桌對話（12人以上到數(shù)千人不等）優(yōu)點：透過集體對話，讓想法萌芽，凝聚有質量的觀點，促成有效行動所需時間:至少90分鐘，2小時更理想適合頻率：不限①會前準備：理清會議目的，為對話范圍劃定好界限；營造出宜人好客的環(huán)境空間，給與會者安全感，放松心情。②開始對話：4到5個人一桌，選桌長一名，邊討論邊寫下記錄與結論；把注意力集中在幾個問題上，以集思廣益鼓勵大家踴躍發(fā)言。③交換桌次：除桌長外，其他人換到下一桌次，新討論開始，桌長向新成員展示先前結論。依次輪流3次，每次約30分鐘；交流連結不同的觀點，降低與會者“堅持”與“固執(zhí)”的機率。共同聆聽其中的觀點及更深層的問題寫在桌子白紙上。④集體分享：三回合討論后，主持人安排一段“反思時間”，讓與會者寫出最核心或最深刻的想法；最后的記錄公布，再行動規(guī)劃與討論議題整合。管委會協(xié)調會適合形式3小組研討會（5-3000人）所需時間：1-3天不等適合頻率：半年-一年/次眾人提出各種議題，然后張貼在會場跳脫上司主導議程讓眾人的意見都被看到開放所有人各自選擇自己感興趣的議題參與小組討論哪些議題重要取決于會場上多少人參與認定破除所有對群體意見的控制，無限可能隨之誕生讓議題深化發(fā)想和相關行動的執(zhí)行都得到真正的落實真正的問題被發(fā)現(xiàn)獲得確實解決會議結束不由議程安排而定，完全取決于本次會議所需時間目的3：創(chuàng)意提案適合會議：管理層高層會議、各種探討會適合規(guī)模：少人數(shù)（3-30）人；2.多人數(shù)（30以上）人適合形式：頭腦風暴（5-10人）、環(huán)境引導（5-10人）、創(chuàng)新激蕩（30人-上萬人）高層會議探討會適合形式1頭腦風暴（5-10人）要點：集合眾人智能，搭乘別人創(chuàng)意的便車、適合激發(fā)創(chuàng)新所需時間：60-90分鐘適合頻率：每天或視需求與目的不定期舉行會前：1、理清會議主題2、請出出席者“會前”15-20分鐘“獨自”進行頭腦風暴千萬個點子：1、鼓勵自由奔放，瘋狂古怪的構想2、禁止對提出的點子當場評量、非議3、不要局限與會者想象力，點子多瘋狂都得鼓勵聯(lián)想補充：1、腦力寫作，寫下觀點放在桌子中間2、拿起別人的構成，補充設想，補強別人構想，展開構想接龍高層會議探討會適合形式2舒適環(huán)境（5-8人）適合范圍：任何企業(yè)根據(jù)會議需要“擁有白色墻壁和普通桌椅的會議室”和“有著橘色墻壁、鋪著繽紛地毯時髦會議室”中，同樣的時間后者環(huán)境產出的點子遠比普通會議室多出44%原則：1.除了圓桌還是圓桌2.選擇輕盈家具，營造挑高感3.選擇接近太陽的燈光4.用暖色系激發(fā)熱情高層會議探討會適合形式3創(chuàng)新突破（30人-上萬人）要點：從最大量的原則觀點，找出最有價值的創(chuàng)新提案先從“多元”和“頻率”兩個節(jié)點思考“創(chuàng)意”生成的本質同一個主題，試著匯集大量人的意見獲得許多不同面向、不同層次的看法，角度盡不相同的意見在眾多看似混亂的意見中，以有系統(tǒng)有組織的形態(tài)，逐漸形成一套觀點或概念延展可實行且有價值的計劃1.精準設定題目、搜集多元意見2.在多元前提下，可試著邀請非公司員工的人進入，加強廣度從最大量的原創(chuàng)觀點，找出最有價值的創(chuàng)新提案3.討論的題目務必要跟每個人相關，引發(fā)深層想象目的4：凝聚向心力適合會議：各種懇談會、交流會、討論會適合規(guī)模：少人數(shù)（3-30）人、多人數(shù)（30以上）人適合形式：午餐會議（3-20人）、移地會議（3-100人）適合形式1午餐會議（3-20人）適合任何企業(yè)凝聚力會議優(yōu)點：一邊吃飯一邊開會，節(jié)省時間、提升效率所需時間頻率：1-1.5個小時，一個月2次組織形式步驟：1、事先訂好餐廳包廂，約好一起開會或者外帶餐點回辦公室，在茶水間或會議室舉行2、用餐前前半段可以閑話家常，或稍微提示重點，等用餐進入中后段時再切入主題3、“多任務”易分心，設定主題應以分享為主，經驗或信息分享，只要能夠提升與會者友好人際關系和個人工作技能即可3、會畢即使是各自付款，結賬時也應該先由主辦人負責經費，之后再向與會者收取適合形式2移地會議（3-100人）要點：走出辦公室、改變會議氣氛，暫時拋開繁瑣公務，專心面對問題1、大膽設定會議目標在會前讓與會者知道，無論在何處開會都應該有備而來。2、選擇新鮮地點電影院、體育館、博物館、主題樂園都是耳目一新的感覺3、做好事前場勘除了確認會議場地是否合宜外，不要忘記“后臺管理”財務放置點，干凈充足的廁所、餐點供應4、在工作和游樂間，小心調控事前理清你希望達到的目標一定要確認好玩樂和工作的優(yōu)先級案例1：XXX會議流程要點：1、主管少評論、只負責決策2、鼓勵發(fā)言、表彰個成員的貢獻①會前準備：會議3-4周前，確認議題；跨部門選出與會者選定會議主持人，進行方式與道具。②確認方針：最高主管說明會議目的、與會者扮演的角色主持人說明會議時程規(guī)劃③規(guī)則說明：主持人宣布發(fā)言2規(guī)則；不可對外泄露誰說了什么；討論中不可使用職權壓力、不問上下關系。④現(xiàn)狀分析：分析問題時，主持人盡一切可能廣納與會者意見；將每種提案的成本效益、優(yōu)缺點列出；篩選、歸納各種可能方案。⑤完成提案：列出每個議題的解決方案；方案須明確寫下誰、在何時、應完成什么；盡可能取得各提案的正、反意見。⑥當下決策主管進場后、須當下裁決；選項只有3個：做、不做符合某條件才做；法當下決定的議題，只給24小時考慮。案例2：XX目標指向型會議337原則：所謂337原則是指3種思考（3WaySofThinking）、3個原則（3Principles）和7條規(guī)定（7Rules）3種思考：思考會議的必要性；思考如何最大限度地減少會議；思考是否有能夠與其他會議合并或委托的方法。3種原則：確定召開會議的工作日；將會議時間定為1小時。最多不超過1個半小時；將會議記錄整理成一張紙。7條規(guī)定：嚴格遵守時間；寫明投入會議的經費；盡可能縮小會議規(guī)模；明確會議目的；事先分發(fā)會議資料；讓所有參加者發(fā)言，并且尊重彼此所發(fā)表的意見；會議記錄僅寫入決定了的事項。4.高效的會議跟進第四步會議跟進針對不同的會議目的需選擇合適的會議組織形式。關鍵點一：做好會議紀要你心里想的100%；嘴上說的80%；別人聽到60%；別人聽懂40%；別人行動20%。會議紀要要點：速度優(yōu)先，具體簡潔；正確記載，利于正確追蹤檢討，完美結束會議；對會中的決定事項進行明確分工：將各問題按區(qū)域分類、確定完成時間、執(zhí)行責任人，以便更好的執(zhí)行；紀要分發(fā)給與會者：按主次整理好，通過郵件或者其他形式，確保會議記錄的準確性和透明管理，避免溝通漏洞。關鍵點二：制定會議跟進表（1）制定會議跟進表將每次會議提出的方案、反饋的內容，按時間區(qū)域分類匯總（2）聯(lián)系項目負責人，每周六下午對會議提出項目總體跟進，分別列出完成、未完成、完成修改項，周一統(tǒng)一發(fā)至各與會人員郵箱通報（3）針對超時未完成的項目負責人定責（4）對會中提出的策略方案執(zhí)行情況跟進落實。將執(zhí)行進展、遇到的問題和項目方案的適合度及時反饋給召集人（5）完成的項目，負責人提交執(zhí)行方案跟進人員保存?zhèn)浒?，適用于后期對方案適合度和執(zhí)行情況的跟進。關鍵點三：制度保證例會管理制度會議名稱會議紀律獎罰反饋管理委員會1、必須準時到會，有事提前1小時向組織者請假.

未請假、缺席者罰款XXX元/次

未請假，遲到者罰款XXX元/次

2、禁帶手機等電子產品，違規(guī)打擾會議秩序罰款XXX元/次

3、集中精力，發(fā)言言簡意賅，扣緊主題。

罰款由會議組織者提交品質仲裁組執(zhí)行未完成超時一天罰款XX元，XXX元封頂于會議結束后的每周六（直至完成反饋）18點前，由責任人提交問題執(zhí)行進度的簡報，發(fā)給品質管理部柯鳳備案跟進總經理例會未反饋完成：責任人罰款XX元未完成：超時一天罰款XX元，XXX元封頂集運中心跨部門協(xié)調會各中心自行制定（上海為例）

1、禁止遲到，遲到1分鐘XX元，XX元封頂

2、無故不參加，不請假，XXX元/次

3、手機關機靜音

算入中心總監(jiān)自主獎罰未完成中心總監(jiān)罰款XX元/次每周協(xié)調會完，會議紀要發(fā)至品質管理部柯鳳未反饋視同未完成處罰事業(yè)部總裁例會事業(yè)部、部門自行安排事業(yè)部、各部門自行安排管理事業(yè)部、部門自行安排部