辦公室日常事務(wù)-印信管理（秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件）

印章和介紹信管理案例一張某找到建委辦公室王某，告知王某，他有一筆好買賣，但他是個人身份，不如單位簽合同方便，想借用建委的名義，讓王某給他出具一份建委的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給她，并答應(yīng)給王某一萬元報酬。王某應(yīng)允后，張某利用從建委借用的業(yè)務(wù)介紹信，以建委的名義與XX公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了該公司價值一百萬元的鋼材。張某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事件給建委造成了信譽和財產(chǎn)上的損失。案例一在上述案例中，XX公司在簽訂合同時并不知道張某是借用建委的業(yè)務(wù)介紹信，該公司沒有過錯，所以，建委應(yīng)該承擔賠償責任。案例分析根據(jù)最高人民法院《關(guān)于在審理經(jīng)濟糾紛案件中涉及經(jīng)濟犯罪嫌疑若干問題的規(guī)定》的規(guī)定，個人借用單位的業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書，以出借單位名義簽訂經(jīng)濟合同，騙取財物歸個人占有、使用、處分或進行其他犯罪活動，給對方造成經(jīng)濟損失構(gòu)成犯罪的，除依法追究借用人的刑事責任外，出借業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書的單位，依法應(yīng)當承擔賠償責任。但是，有證據(jù)證明被害人明知簽訂合同的對方當事人是借用行為，仍與之簽訂合同的，出借單位不承擔賠償責任。案例分析使用印章、介紹信，一般應(yīng)該經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不得擅自做主。秘書人員要嚴格執(zhí)行監(jiān)印制度，他們對使用印章有監(jiān)督權(quán)，對不合法或不合手續(xù)的使用印章、介紹信，有權(quán)拒絕蓋印或者提出異議，而不能違反規(guī)定，“有求必應(yīng)”，以避免給自己和單位帶來無法挽回的損失。公章是單位職責權(quán)力的象征，介紹信則是證明本單位員工的身份，介紹聯(lián)系業(yè)務(wù)之用。如果管理使用不當，會給本單位乃至社會造成危害，秘書人員必須認真對待這項工作。印章，即圖章、“印信”，是指國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位使用的公章和上述單位相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人使用的名章。一、印章管理1．印章的效用和地位(1)標志作用(2)權(quán)威作用(3)證明作用。(4)憑信作用。2．印章的式樣。印章的式樣由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。（1）質(zhì)料我國古代官印依品級高低分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴玉質(zhì)，象征其地位。近代公章用過角質(zhì)、木質(zhì)，現(xiàn)代則多用橡膠和塑料到制。另有一種專用于貼有照片的身份證明上的鋼印。近幾年還有將色油或固體色料熱壓而成的“原子印”，無須印泥可連續(xù)使用萬次以上。一、印章管理

嘉慶皇帝冊封當時還是皇子的道光帝為智親王時所頒授的１０公斤重的“和碩智親王”金印引起眾人驚嘆。

南京市博物院有關(guān)專家介紹，“和碩智親王”金印底部為正方形，以龍首、龜身龍爪龍尾的赑屃為印紐。印面刻有６個漢文和６個滿文。該印為純金打造，重約１０公斤。該金印保存完好，沒有明顯的使用痕跡，因該印章是皇權(quán)的象征，十分珍貴，一般會有一枚印面相同、材質(zhì)不同的印章以備日常使用金印。金印漢代中央政府賜給日本的倭奴國王金印

土爾扈特銀印清朝乾隆四十年（1775年）清頒發(fā)給土爾扈特部的官印。印為方形，邊寬10.6厘米，厚3.1厘米；印背上有小型的虎紐，紐高6.5厘米。印的邊款鐫有漢文“乾隆肆拾年玖月，禮部造”，印文系滿文和蒙文合璧。七枚銀印的印文，譯成漢文為：“忠誠的舊土爾扈特部英勇之王”。這是清政府頒發(fā)給土爾扈特渥巴錫的官印。銅印玉璽玉璽木質(zhì)印原子印橡膠章牛角印(2)形狀古代官印為正方形。現(xiàn)代機關(guān)、單位公章則為正圓形，用于其他公務(wù)(如收發(fā)、校對、財務(wù)等)的印章也有長方形、三角形或橢圓形的。領(lǐng)導(dǎo)人和法人代表的印章一般仍為方形。一、印章管理(3)印文按規(guī)定印文應(yīng)使用國務(wù)院公布的規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，自左而右環(huán)行排列。領(lǐng)導(dǎo)人簽名章則由個人書寫習(xí)慣而定，民族自治機關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當?shù)孛褡逦淖?。一、印章管?4)圖案縣以上政府機關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部分刊有國徽；黨的各級機關(guān)印章刊有黨徽；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。一、印章管理(5)尺寸按國務(wù)院規(guī)定：國務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機關(guān)，直徑5厘米；地、市、州、縣機關(guān)為4．5厘米；其他機關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為4．2厘米(包括邊框)。一、印章管理

3.印章的種類(1)正式印章(2)專用印章(3)縮印(4)鋼印(5)領(lǐng)導(dǎo)人手章（簽名章）(6)個人名章(7)校對章(8)戳記一、印章管理（2）專用印章一、印章管理（3）縮印一、印章管理（4）鋼印(5)領(lǐng)導(dǎo)人手章（簽名章）一、印章管理(6)個人名章(7)校對章一、印章管理(8)戳記1．印章的刻制。

印章的制發(fā)一般采用分級負責的原則，下級機關(guān)或單位的印章內(nèi)上級領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)批準后刻制頒發(fā)，其中公章一般應(yīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)批準后頒發(fā)給所屬機構(gòu)使用。牽涉到兩個主管部門的，應(yīng)由兩個主管部門同意后才能刻制。二、印章的管理使用2．印章的頒發(fā)。

(1)頒發(fā)前的檢查。(2)頒發(fā)印章。頒發(fā)正式印章的手續(xù)如下；●頒發(fā)印章必須要有正式行文。通常是向使用機構(gòu)發(fā)布啟用公章的通知。●使用印章的機構(gòu)在領(lǐng)取印章時，應(yīng)派兩名工作責任心強的人員持單位介紹信領(lǐng)取?！裼≌骂I(lǐng)取人在接回印章后，要及時向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示交給印章管理人員驗收管理。二、印章的管理使用3．印章的啟用。

啟用新印章，應(yīng)由制發(fā)或批準刻制機關(guān)頒發(fā)啟用通知，并于文到之后方能正式啟用，如由新印章取代舊印章，啟用新印章后，舊印章同時作廢。二、印章的管理使用

關(guān)于啟用新公章的通知

根據(jù)中共廣西壯族自治區(qū)委員會、廣西壯族自治區(qū)人民政府《關(guān)于自治區(qū)人民政府機構(gòu)設(shè)置的通知》（桂委發(fā)[2009]235號）精神，為了更好的開展廣西企事業(yè)單位專業(yè)管理人員關(guān)鍵崗位培訓(xùn)辦證工作，經(jīng)自治區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳批準，“廣西壯族自治區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳崗位培訓(xùn)辦公室”公章從2019年12月1日起正式啟用，原“廣西壯族自治區(qū)建設(shè)廳崗位培訓(xùn)辦公室”公章同時廢止。廣西住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳崗位培訓(xùn)辦公室二0一0年十一月二日4．印章的保管。(1)應(yīng)確定專人負責管理。(2)應(yīng)放置在安全可靠的地方。(3)應(yīng)注意保養(yǎng)。(4)領(lǐng)導(dǎo)人的手章可由本人自行保管，也可以由負責人委托的代理人保管。二、印章的管理使用5．用印的原則和要求。

(1)首先填寫用印申請單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準后方可用印。(2)在蓋印前，必須檢查有無機關(guān)或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準用印的簽字。(3)蓋印要端正、清晰。二、印章的管理使用(4)加蓋鋼印注意事項：●照片要求近照、免冠、正面、清楚，不帶深色眼鏡，頭部一般要求在1．2平方厘米以上；●鋼印不得加蓋在照片人的頭部，更不得蓋在臉上，以免凸凹作用使照片發(fā)生細微變化，影響辨認效果；●應(yīng)加蓋在脖子和衣領(lǐng)以下與證件交接部位；●鋼印印跡盡量正置，以示加印機關(guān)的權(quán)威性和嚴肅性。二、印章的管理使用(5)要嚴格履行登記手續(xù)，建立詳細的用印登記本。二、印章的管理使用附：印章使用登記表(6)領(lǐng)導(dǎo)人個人名章，需經(jīng)其本人或委托授權(quán)人簽字同意后方可加蓋(7)一般事務(wù)性的公文、介紹信、便函，可用機關(guān)辦公室印章。(8)部門印章使用范圍，只限于上下對口業(yè)務(wù)之間的查詢、解答、介紹和一般性的事務(wù)聯(lián)系，一般情況下不對外。二、印章的管理使用6．印章的停用。

機關(guān)印章在該機關(guān)名稱變更、機構(gòu)撤銷、合并或因其他原因不復(fù)存在時停用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，并在通知中說明停用的原因，印章的印模和停用時間。停用的作廢印章要及時送交原頒發(fā)機關(guān)處理，不得在原機關(guān)留存。二、印章的管理使用7．印章的存檔和銷毀。銷毀方法有兩種，一種是自行銷毀，一種是送刻章部門回爐銷毀，但是銷毀時都必須報單位負責人批準。

銷毀的廢舊印章都要留下印模保存起來，以備日后查考。二、印章的管理使用(一)介紹信的基本知識1．介紹信的作用。介紹信是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位因?qū)ν饴?lián)系工作、商洽事務(wù)而由派出人員所持有的憑證性信函。在身份證制度不完備的情況下，它往往也是個人的身份證明。介紹信管理是辦公室的一項重要事務(wù)工作。介紹信與用印緊密相連。機關(guān)介紹信通常由印章管理人員負責掌管。一、介紹信的管理

2．介紹信的種類機關(guān)使用的介紹信一般分為黨委介紹信、行政介紹信、專用介紹信（如購買機票)三種。所有的介紹信都要嚴格管理，嚴格控制。帶有機關(guān)或單位名稱的介紹信，一般按固定格式印刷，裝訂成冊。介紹信由信文和存根兩部分。信文交持有人攜帶，存根留本機關(guān)或單位存查。一、介紹信的管理介紹信的種類1．介紹信的填寫要求。(1)介紹信內(nèi)容要明確具體，不能含糊籠統(tǒng)。(2)要填寫有效限期。介紹信上一般都有“有效期：X年X月X日止”字樣。不可不填。(3)辦公室工作人員要對開出的介紹信負責。二、介紹信的管理使用(4)介紹信開出后未用，應(yīng)交回保管人員，粘貼在存根上。(5)嚴禁將印章帶出機關(guān)或在空白介紹信上加蓋印章，在印章使用時出現(xiàn)問題，按“誰批準，進負責”的原則追究責任，嚴肅處理。二、介紹信的管理使用2．介紹信的印制和保管。正式介紹信通常為專門印制并有編號，如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹信一般和公章由同一人保管并使用，須與公章同等重視，不可缺頁或丟失。二、介紹信的管理使用3．介紹信的開具。(1)開介紹信要經(jīng)過一定的批準予續(xù)。(2)使用單位的介紹信，須經(jīng)單位的領(lǐng)導(dǎo)人或辦公室負責人批準。

(3)嚴禁開具空白介紹信，同時，嚴格控制蓋有印章的空白憑信、介紹信外流。二、介紹信的管理使用4．介紹信的使用。

(1)凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)主管批準，秘書不得擅自開具發(fā)放。開具介紹信時，應(yīng)由秘書自己填寫領(lǐng)用人姓名、身份、去何單位、聯(lián)系何業(yè)務(wù)、領(lǐng)用日期、有效期限等項，正本和存根必須一致。于落款處及騎縫章上應(yīng)加蓋兩次公章。二、介紹信的管理使用(2)使