公文管理制度

公文管理制度編號：總則本制度重要對我司各職能部門的公文管理事務(wù)進(jìn)行規(guī)定。職責(zé)行政人事部是我司公文事務(wù)歸口管理的職能部門。公文概念本制度所定義的公文是指我司所屬各部門之間以及其與外部組織之間為處理我司事務(wù)而形成的多種記錄文本。通用公文我司重要使用如下公文文種：決定、決策：對重要事項或重大運(yùn)作做出安排，用“決定”。經(jīng)會議討論通過并規(guī)定貫徹執(zhí)行的事項，用“決策”。公告：向社會公眾公布企業(yè)重大事項用“公告”。告知：公布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)機(jī)構(gòu)以及批轉(zhuǎn)下級機(jī)構(gòu)的公文，規(guī)定下級機(jī)構(gòu)辦理和需要周知的共同執(zhí)行事項，用“告知”。通報：表揚(yáng)先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要狀況，用“通報”。章程、制度、規(guī)定、條例：企業(yè)設(shè)置人或發(fā)起人制定的、載明機(jī)構(gòu)的設(shè)置、職責(zé)以及運(yùn)作程序等內(nèi)容的文本用“章程”；對企業(yè)工作事務(wù)進(jìn)行原則性的規(guī)范和約束用“制度”或“規(guī)定”、“條例”。一般而言，原則性的規(guī)范用“制度”，實(shí)行細(xì)則和詳細(xì)管理措施用“規(guī)定”或“條例”。匯報、請示：向上級機(jī)構(gòu)匯報工作，反應(yīng)狀況，提出提議，不需要明確答復(fù)的，用“匯報”。向上級機(jī)構(gòu)祈求指示、同意，需要明確答復(fù)的，用“請示”。批復(fù)：答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。函：互相商洽工作，問詢或答復(fù)問題，以及向有關(guān)政府機(jī)構(gòu)和行業(yè)機(jī)構(gòu)祈求同意等，用“函”。會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項和重要精神，規(guī)定有關(guān)部門共同遵守、執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要”。工作志、工作簡報、大事記：記錄日、周、月工作狀況者用“工作志”；記錄并傳播、公布階段性工作狀況者用“工作簡報”；記載年度發(fā)生的重大事項用“大事記”。常用名詞簡稱和其他約定為規(guī)范行文，對某些常用名詞的使用和其他事項約定如下：在企業(yè)制度和其他公文中可直接使用如下名詞簡稱和其他約定，不必另作解釋。我司：是有限企業(yè)的簡稱。各部門：指企業(yè)屬下各職能部門。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)：指我司董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理。中層干部：指經(jīng)我司正式任命的中層管理人員，包括職能部門經(jīng)理、主管等。基層管理人員：包括我司管理人員，各部門業(yè)務(wù)員、現(xiàn)場管理等。員工：包括企業(yè)簽訂勞動協(xié)議的協(xié)議制固定工和計時工（即臨時工）。其他簡稱：行政人事部簡稱行政部，物業(yè)管理部簡稱物業(yè)部。數(shù)據(jù)和其他跨度：一般狀況下，在制度和其他公文中，波及至數(shù)據(jù)跨度的，如無尤其闡明，均包括下線，不含上線。如10（人、元、個等）以上，100（人、元、個等）如下，即包括10，而不含100。在公文中還常常波及學(xué)歷、職稱、職務(wù)等其他跨度，也是含下線，不含上線。如大專以上，碩士如下人員，即是含大專，不含碩士。其他事項：一般狀況下，公文標(biāo)題用宋體或黑體，正文用小4號宋體。公文格式我司公文格式分為六類，即企業(yè)文獻(xiàn)、企業(yè)公文、部門公文、公函、會議紀(jì)要和傳真件。（一）企業(yè)文獻(xiàn)合用范圍：重要用于印發(fā)企業(yè)重要規(guī)章、公告、通報、告知、請示、匯報、批復(fù)、決定、決策等。一般狀況下，制度、規(guī)定，重要工作計劃，機(jī)構(gòu)和人事變動，對外信息公布，國家和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)的有關(guān)政策、規(guī)定轉(zhuǎn)發(fā)，以及有關(guān)我司權(quán)益構(gòu)造、資產(chǎn)重組等事項的決定，均用企業(yè)文獻(xiàn)。（格式見附件一）。（二）企業(yè)公文合用范圍：重要用于以我司名義發(fā)出的一般告知、通報等文本。（格式見附件二）。（三）部門公文合用范圍：重要用于以我司各部門名義發(fā)出的公文。一般狀況下，在已得到我司同意的工作計劃、財務(wù)預(yù)算和審批權(quán)限范圍內(nèi)布署有關(guān)工作的，應(yīng)使用部門公文。（格式見附件三）。（四）公函合用范圍：以我司所轄部門名義向我司以外的單位發(fā)出的商洽有關(guān)事項，通報有關(guān)信息的文本用此格式。（格式見附件四）?！稌h紀(jì)要》合用范圍：用于波及我司經(jīng)營或生產(chǎn)工作會議。（格式見附件五）?！秱髡婕泛嫌梅秶河糜谖宜旧虅?wù)往來傳真件的封面。（格式見附件六）。處理公文的表格（一）《發(fā)文稿紙》：用于制發(fā)我司文獻(xiàn)。（格式見附件七）。（二）《公文審批表》：用于處理各部門向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報送的請示或請示性公文（如需報批的方案、計劃等）。（格式見附件八）。（三）《文獻(xiàn)審批（傳閱）箋》：用于各部門對收悉的公文（除例行公文、擬發(fā)文獻(xiàn)、和請示性公文外）的處理。（格式見附件九）。公文密級：我司起草和來往的部分公文在一定期限內(nèi)需要保密。秘密公文分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級，詳細(xì)密級和保密期限由擬辦部門提出，經(jīng)行政人事部審核確定。公文緊急程度：根據(jù)處理時限，我司公文分為一般公文和緊急公文。一般公文是指對處理時限無特殊規(guī)定，只需在一般工作周期內(nèi)處理完畢的公文。緊急公文分為：“急”、“特急”兩級。因工作需要，規(guī)定有關(guān)部門或人員自公文送達(dá)之時起半個工作日內(nèi)處理或知曉的公文標(biāo)“急”，在一種小時內(nèi)處理或知曉的標(biāo)“特急”。公文緊急程度由擬辦部門確定，經(jīng)行政人事部審核確定。我司公文處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個階段。有關(guān)人員在工作中，應(yīng)高效優(yōu)質(zhì)地處理公文事務(wù)，嚴(yán)守公文秘密。公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限：我司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)在分管范圍內(nèi)可以簽發(fā)以我司名義制發(fā)的公文；各部門正職或得到其授權(quán)的副職有權(quán)簽發(fā)以本部門名義制發(fā)的公文。（二）簽發(fā)方式：除企業(yè)文獻(xiàn)和對外行文外，所有內(nèi)部公文（包括本制度未規(guī)定的內(nèi)部公文、表格等資料）均采用直接簽發(fā)方式，不再加蓋公章。企業(yè)文獻(xiàn)的簽發(fā)：擬辦部門按本制度規(guī)定流程傳遞簽發(fā)后，由行政人事部制作成正式文本并蓋章印發(fā)。企業(yè)公文的簽發(fā)：有兩種形式，一種是蓋章，所有對外公文均按前述紅頭文獻(xiàn)的簽發(fā)流程簽發(fā)后，蓋章發(fā)出。另一種是對內(nèi)部的公文，按前述流程傳遞后，由簽發(fā)人直接簽發(fā)，不需蓋章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名。各部門公文的簽發(fā)：各職能部門公文由其部門負(fù)責(zé)人直接簽發(fā)，不必蓋我司公章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名，但主送一份行政人事部立案。公函的簽發(fā)：如以各部門名義行文，則由部門負(fù)責(zé)人同意后蓋部門公章，如以企業(yè)名義行文的，則依管理職責(zé)，由對應(yīng)副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意后，蓋對應(yīng)公章發(fā)出。會議紀(jì)要的簽發(fā)：經(jīng)營性會議紀(jì)要由總經(jīng)理（或會議主持人）審定后，蓋章發(fā)出。傳真件的簽發(fā)：有關(guān)當(dāng)事人直接簽發(fā)傳真件，但如雙方有約定或?qū)Ψ揭?guī)定，可在“發(fā)件單位”處同步加蓋公章（須經(jīng)我司正職或具有對應(yīng)權(quán)限的副職同意）。第十二條公文印發(fā)范圍公文印發(fā)范圍由擬辦部門確定，行政人事部審核，公文簽發(fā)人或?qū)徟舜_定。各部門公文的印發(fā)范圍自行確定。第十三條公文分送（一）我司公文分送重要采用簽收、傳真、電報、郵遞、電子郵件等分送方式。一般狀況下，分送公文應(yīng)采用簽收方式，對秘密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送。采用其他方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。（二）收件工作人員應(yīng)對公文進(jìn)行信封、文獻(xiàn)、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口，應(yīng)立即告知發(fā)文機(jī)構(gòu)，并登記出錯文獻(xiàn)。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。第十四條企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，根據(jù)《發(fā)文稿紙》、《公文審批表》或《文獻(xiàn)審批（傳閱）》的提醒作出處理意見（一般每人用時不適宜超過兩個工作日，如確需延遲處理，應(yīng)及時知會有關(guān)部門。對“急”和“特急”件，一般應(yīng)按規(guī)定期限處理）。第十五條公文反饋與跟蹤行政人事部文員接到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示后，應(yīng)及時將指示件和原件反饋給擬辦部門（一般不超過半個工作日，同步保留指示件及原件的復(fù)印件。）第十六條公文清理、存檔和銷毀各部門文員或有關(guān)工作人員應(yīng)對收發(fā)的公文每周進(jìn)行一次整頓，對有存檔價值的公文應(yīng)按《檔案管理制度》規(guī)定期限向檔案管理部門整頓移交；對各部門公文存檔價值確實(shí)定由本部門正職或具有對應(yīng)權(quán)限的副職按《檔案管理制度》規(guī)定確認(rèn)。各部門在每年第一季度內(nèi)，須對上年度形成的公文進(jìn)行清理，有存檔價值的須及時送檔案管理部門保留，對不具存檔價值的公文經(jīng)本部門正職或具有對應(yīng)權(quán)限的副職確認(rèn)后，用碎紙機(jī)或其他方式徹底銷毀。第十七條公文處理一般流程公文處理的四種方式對例行公文的處理：各部門月度工作匯報（填寫表格用《部門月度工作匯報》格式見附十）等例行公文，由各部門按規(guī)定期限交行政人事部分流。對擬發(fā)文獻(xiàn)的處理流程：擬發(fā)企業(yè)文獻(xiàn)（含企業(yè)文獻(xiàn)和企業(yè)公文）時，首先由擬辦部門擬好文稿、填寫《發(fā)文稿紙》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后（如需部門會簽，則送各有關(guān)部門會簽），按職責(zé)權(quán)限送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會簽后送總經(jīng)理簽發(fā)，或直接送總經(jīng)理簽發(fā)（如超越總經(jīng)理權(quán)限，則在總經(jīng)理簽發(fā)后送董事長簽發(fā)），最終由行政人事部制作下發(fā)。擬發(fā)部門文獻(xiàn)，由擬辦部門自行制作發(fā)出。對請示性公文的處理流程：各部門請示性公文由經(jīng)辦人填寫《公文審批表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，按職責(zé)權(quán)限送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核審批。審批后的請示性公文如需以企業(yè)文獻(xiàn)形式印發(fā)，且請示的重要內(nèi)容（人員、金額等）得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接交行政人事部制成企業(yè)文獻(xiàn)后發(fā)出；如請示的重要內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)指示相差較大，應(yīng)由擬辦部門按指示意見修改后按擬發(fā)文獻(xiàn)的流程重新上報。審批后的請示性公文如需以部門文獻(xiàn)形式印發(fā)，則參照本項流程，由擬辦部門制作發(fā)出。對其他來文（除例行公文、擬發(fā)文獻(xiàn)和請示性公文外）的處理流程：行政人事部或各部門文員收到公文后，應(yīng)及時填寫《文獻(xiàn)審批（傳閱）箋》，送本部門負(fù)責(zé)人閱處，再由文員根據(jù)閱處意見分送。公文處理流程圖表例行公文的處理流程：例行公文報送流程表：填寫部門例行公文報送時間及接受部門備注各部門月度工作匯報每月第1個工作日內(nèi)送行政人事部例行公文分流表：例行公文分流處理部門處理方式時間備注月度工作匯報行政人事部行政人事部保留，復(fù)印件送有關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)除2、4、10月外每月第4個工作日內(nèi)季度工作匯報4月和10月11日內(nèi)員工狀況月報表行政人事部原件行政人事部保留，復(fù)印件送有關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)每月第4個工作日內(nèi)財務(wù)報表隊建設(shè)財務(wù)部原件財務(wù)部保留，復(fù)印件送有關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)每季度首月17日內(nèi)注：六個月和年度工作匯報的上交時間臨時告知。2、擬發(fā)企業(yè)文獻(xiàn)處理流程：3、請示性公文處理流程：擬稿部門負(fù)責(zé)人審核后的擬文稿，附《發(fā)文稿紙》經(jīng)擬辦部門負(fù)責(zé)人簽名的請示，附《公文審批表》如需部門會簽，則先會簽如需部門審核，則先會審行政人事部經(jīng)理核稿有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)副總會簽總經(jīng)理總經(jīng)理會簽董事長董事長行政人事部文員保留正本行政人事部印發(fā)擬辦部門（三）其他來文（除例行公文、