采購助理崗位說明書

#一、崗位基本信息所屬部門崗位代碼崗位定員職等職級采購助理采購主管崗位名稱直屬上級一、崗位基本信息所屬部門崗位代碼崗位定員職等職級采購助理采購主管崗位名稱直屬上級采購部1人直轄下屬、人數(shù)二、工作內(nèi)容崗位設置的目的（崗位概要）：合同管理，數(shù)據(jù)錄入,月度對賬結(jié)算，預算三、工作職責事項職責工作標準/關鍵控制點工作依據(jù)合同管理1、收貨更新2、做新的采購合同，新合同錄入，跟進訂單回傳3、剩余訂單更新（一周一次）4、當月月底或下月初裝訂合同（另復印整月合同給財務）1、收到的所有貨物都要進行進倉登記并及時更新對應的表格.2、根據(jù)月度采購計劃要求，經(jīng)主管領導批準后做相應的采購訂單（做到及時、準確），由主管簽名蓋章確認后，傳真給對應的供應商，且跟進訂單的回傳情況，整理好所有訂單后，錄入年度采購訂單表格中。3、每周一根據(jù)年度采購訂單表更新剩余訂單，如上一年度也有剩余訂單，也應計算入內(nèi)，如此類推。4、當供應商確認好合同并蓋章回傳后，在月結(jié)時統(tǒng)一裝訂，并復印一套給財務對賬。注：以上各項，每有不當?shù)牟僮髟露瓤己嗽擁椏垡环?數(shù)據(jù)錄入收料錄入1）更新相應訂單收貨情況（表格：2012年訂單編號）2）更新月度總收貨明細（表格：2012原料收票明細）收票錄入1）收到發(fā)票后檢查我司名稱是否正確。2）與相應的紅色收料單核對，收貨數(shù)量及總金額必須一致。如有問題，需與倉管、供應商進行核對.1、每天倉管把最新進倉單或收料單（附供應商送貨單）送至采購部，采購部根據(jù)對應原料或包裝桶合同填寫詳細信息，并同時更新剩余訂單明細、當月收料收票明細，以便每月底統(tǒng)計結(jié)算，核對完后把黃色聯(lián)交給儲運部樊洪波處核對，紅聯(lián)跟綠聯(lián)放在特定的文件袋中，紅聯(lián)等發(fā)票收到時與發(fā)票一起交給財務，綠聯(lián)由采購部保管，確保無遺漏、丟失。2、不開票、現(xiàn)金付款部分備注清楚并標明顏色。原料不開票部分的紅色收料單直接交給采購主管，包裝桶不開票部分的紅單月底需要交給銷售服務部，黃聯(lián)都交給儲運部樊紅波核對。注

3）更新收料、交票表格。3.交票1）收票明細表（一式兩份）+整理好的發(fā)票一起交給財務經(jīng)理2）月底需與財務經(jīng)理確認月度最終交票數(shù)3）催發(fā)票（尤其是已付款未開票部分）4）如發(fā)票確認有誤，當月發(fā)票盡量當月退還給供應商意所有交給財務的紅單、報給財務的數(shù)字都必須是開票的。收料單/進倉單相關數(shù)據(jù)需與供應商的送貨單核對。3、注意開票日期為當月的發(fā)票，如有誤，應立即與供應商確認，當月退回給供應商。整理收票表時，要注意原料名稱只能由原料代碼代替，以保證原料價格數(shù)量的保密性。如開票名稱、單價、數(shù)量等與進倉單不符時，都要進行備注，以保證各項數(shù)據(jù)的準確性.每月15號后，根據(jù)合同及收料情況，與供應商落實當月開票時間與金額，統(tǒng)計好交予財務統(tǒng)計.并隨時與供應商保持溝通確認，確保發(fā)票當月能及時收回。注：以上各項，每有不當?shù)牟僮鳎露瓤己嗽擁椏垡环?月度數(shù)據(jù)匯總1、當月所有收料錄入完2、更新總應付表3、包裝桶收料、進倉單及明細表格核對無誤后，交給銷售服務部4、原料包裝明細表格及相應原料收料單（紅色）交給財務核對、統(tǒng)計5、需提交到財務的表格：當月已收料未開票的明細（需與紅色收料單核對）、原料包裝桶明細及匯總（按包裝桶規(guī)格）1、與儲運部確認好當月收料完成后，根據(jù)當月收料單或進倉單，可進行當月月結(jié)。2、把當月所有未付款貨物明細更新到總應未付款明細表中，以便每月付款計劃的制定與實施，也用于供應商賬目管理.3、把當月所有包裝桶或包裝袋等進倉明細表，并且把需要開票的進倉聯(lián)（藍色聯(lián)），不需要開票的（紅色聯(lián)）給予銷售服務部進行包裝材料對賬付款。4、把當月所有原料收料明細表及相應的原料進倉單（紅色）交給財務核實5、辦公用品、標簽等其他類物品的米購，也應落實好相應的進倉單，以及對應的發(fā)票，固定資產(chǎn)類還需組織固定資產(chǎn)驗收。當月已收料未開票明細也應一并統(tǒng)計給財務核實。注：數(shù)據(jù)錯誤一處扣一分。辦公用品、標簽等采購1、采購各類辦公用品（如電腦、文具等）2、各部門所需用到的各式標簽（如生產(chǎn)類標簽、質(zhì)檢類標簽），各類記錄本，單據(jù)印刷3、日常用品類1、文具類辦公用品，根據(jù)行政人事部統(tǒng)計出來的辦公用品清單，經(jīng)過簽名批準后，固定在雅閱文具購買，一些電子產(chǎn)品，如鼠標鍵盤、盤等，還有一些辦公耗材如硒鼓等，另外在網(wǎng)上購買，價格有明細的優(yōu)勢。固定資產(chǎn)類，如電腦固定在戴爾官網(wǎng)上購買，其他打印機等，根據(jù)貨比三家的原則，必須

經(jīng)過合同的會簽確認，方可購買。2、各部門把需要用到的標簽經(jīng)過請購確認后，采購部在收到請購單時，根據(jù)標簽的種類在（已有固定）的供應商里選擇采購，如果沒有合適就另外尋找供應商，同理采購各類記錄本，單據(jù).3、臨時采購一些日常用品類，如藥品、生粉等生活用品，根據(jù)需求的基礎上，貨比三家的原則，進行采購.供應商對賬1、與應付款及已付款明細進行核對。確認無誤后回傳并復印留存2、如有問題，需查出差異后致電供應商進行核對3、澤明&雅閱：澤明：確認的對賬單、澤明銷售紅單（有收貨人簽字）及相關部門進、出倉單連同對應發(fā)票起交到財務部。雅閱：確認的對賬單、進出倉單連同對應的發(fā)票起交到財務部（如有雅閱公司送貨單，也隨發(fā)票起上交）1、對賬過程必須嚴謹認真，由主管確認無誤方可回傳，對賬單據(jù)必須留存，以備查賬。發(fā)現(xiàn)問題，必須第一時間與供應商聯(lián)系核實.2、對于明細項目比較多的對賬單，必須落實到每一個項目都有對應的進倉單,結(jié)算時連同進倉單一起交予財務，做最終的核實。注：對賬信息不正確扣一分，遺漏扣一分.試劑儀器采購1、根據(jù)各實驗部門的請購單，先進行詢價，詢價確認后再與請購人員確定，確定無誤后就即可申請，一般在澤明采購。2、特殊儀器器材根據(jù)需求，以貨比三家的原則去詢價購買。1、試劑器材種類比較多，一定要與請購人確認清楚，主要供應商現(xiàn)在只有一家，也可以根據(jù)需要增加多幾家供應商。2、試劑儀器用品對賬必須一項項核查，每個物品都應有相應的送貨單跟進出倉單.付款計劃1、每月1日跟15日前制定好付款計劃，一般按賬期付款,特殊時候按照需求原料的緊迫程1、付款計劃的指定一定要結(jié)合賬期以及最新的物料需求計劃，以免出現(xiàn)貨供應不及時的情況。2、一定要落實好最新的付款情況，以免數(shù)據(jù)不準確性

度安排。2、付款完成后必須與財務核實付款的金額，完成后根據(jù)最新的收料收票明細跟付款情況及時更新總應付表報表2012年訂單編號表、2012原料收票明細表、每月交票明細表、每月未交票明細表、剩余訂單統(tǒng)計表、包裝桶統(tǒng)計表、原料收料統(tǒng)計表1、每天必須進行更新2012年訂單編號表、2012原料收票明細表。2、剩余表格進行月度統(tǒng)計。注:數(shù)據(jù)不正確扣一分，表格遺漏一個扣一分。其他完成上級交辦的其它臨時性工作.按時、保質(zhì)、保量完成四、程序與流程主要業(yè)務流程是否受控1、合同管理2、數(shù)據(jù)錄入3、月度數(shù)據(jù)匯總4、每月預算5、付款計劃6、供應商對賬OOOOOO五、關鍵績效指標1。定量考核指標：1—1.工作態(tài)度權(quán)重10%1—2。工作能力權(quán)重30%1—3。工作業(yè)績權(quán)重60%定性考核指標：勤務態(tài)度、工作責任心、語言表達能力、溝通能力、采購計劃完成率、采購及時率、采購物資質(zhì)量合格率、采購成本控制、供應商信息管理六、工作權(quán)限采購合同、采購數(shù)據(jù)，采購匯總的支配權(quán)

七、工作關系內(nèi)部協(xié)調(diào)關系儲運部、銷售服務部、財務部、質(zhì)量管理部、研發(fā)部、生產(chǎn)部外部協(xié)調(diào)關系各供應商八、任職資格學歷：大學?？萍捌湟陨蠈I(yè)：化工相關專業(yè)知識：日化類，造紙類技能：電腦使用熟練，能夠使用