紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理登記表匯總

1紙質(zhì)檔案數(shù)字化治理登記表匯總紙質(zhì)檔案數(shù)字化治理登記表例如見表1至表22。表1檔案數(shù)字化監(jiān)控硬盤更換狀況登記表號號監(jiān)控起止時間更換人更換日期審核人備注年月日—年月日表2檔案數(shù)字化安全巡查狀況登記表序號巡查時間序號巡查時間巡查狀況巡查人備注巡查數(shù)字化現(xiàn)場時，應(yīng)重點(diǎn)檢查前處理區(qū)、掃描區(qū)、圖像處理區(qū)、名目著錄區(qū)、裝訂區(qū)、休掃描儀、消防等設(shè)備的安全狀況。巡查檔案保管庫時，應(yīng)重點(diǎn)檢查溫濕度、門禁、燈、柜架、空調(diào)、除濕機(jī)等狀況。表3檔案數(shù)字化訪客出入狀況登記表序來訪單位號 (部門)

理由 人數(shù)來訪人員伴隨人員簽名 簽名

入場時間

離場時間表4檔案數(shù)字化設(shè)備維護(hù)檢修狀況登記表序號序號時間(編號)維護(hù)檢修方式處理結(jié)果檢修人審核人備注表5檔案數(shù)字化成果備份清單時間：年月日備份內(nèi)容概述備份內(nèi)容概述載體類型載體規(guī)格載體數(shù)量備份數(shù)據(jù)明細(xì)載體編號號備份數(shù)據(jù)內(nèi)容卷(件) 案卷級文件級數(shù) 名目數(shù)名目數(shù)格式備注總計(jì)備份部門保管部門經(jīng)辦人經(jīng)辦人負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人表6檔案數(shù)字化存儲數(shù)據(jù)遷移/修改狀況登記表序序數(shù)數(shù)據(jù)類型數(shù)容號 據(jù)地址和內(nèi)容 量 量操作描述 作人審核人時備間注硬盤/光盤編號表硬盤/光盤編號讀取/刻錄刻錄設(shè)備和領(lǐng)用時間領(lǐng)用人用途編號/IP/光盤歸還時間審核人備注表8檔案數(shù)字化加工環(huán)節(jié)實(shí)體流轉(zhuǎn)狀況登記表序號(□前處理□掃描□圖像處理□圖像質(zhì)檢□名目著錄□名目質(zhì)檢□裝訂序號起止卷(件)號卷(件)數(shù) 領(lǐng)取時間領(lǐng)取人歸還時間 庫管員備注月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分表9檔案數(shù)字化加工流程單流水號：案卷總體狀況案卷總體狀況非密件處理狀況密件處理狀況數(shù)據(jù)掛裝訂序檔號號頁數(shù)數(shù)頁數(shù)理掃描處理質(zhì)檢著錄質(zhì)檢理掃描處理質(zhì)檢著錄質(zhì)檢頁密件密件前處圖像圖像名目名目前處圖像圖像名目名目接備裝裝訂(頁)(件)(頁)(頁)(頁)(頁)(頁)(條)(條)(頁)(頁)(頁)(頁)(條)(條) /訂)(頁)(頁)條質(zhì)檢注注：流程單隨檔案在數(shù)字化各環(huán)節(jié)中流轉(zhuǎn)，集中記錄每卷/件紙質(zhì)檔案(以檔號為單位)從抽取密件到裝訂每個環(huán)節(jié)的數(shù)量、操作人員和時間等信息。表10檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場工作日志日期：年月日時間時間主要事項(xiàng)記錄人備注表11檔案數(shù)字化審批書批次批次數(shù)字化對象單位意見部門負(fù)責(zé)人：年月日部門負(fù)責(zé)人：年月日現(xiàn)批準(zhǔn)對等全宗，共計(jì)卷(件)檔案進(jìn)展數(shù)字化。分管領(lǐng)導(dǎo)：年月日表12檔案數(shù)字化實(shí)體出庫申請單填寫時間：年月日調(diào)卷部門調(diào)卷部門調(diào)卷目的調(diào)卷人負(fù)責(zé)人全宗號 名目號 案卷號 數(shù)量(卷) 備注案卷明細(xì)檔案保管部門檔案保管部門調(diào)卷人辦理狀況 歸卷人時間時間年月日年月日表13檔案數(shù)字化抽取密件狀況登記表檔號檔號起止頁號頁數(shù)密級備注責(zé)任人：日期：表14檔案數(shù)字化實(shí)體修復(fù)狀況登記表序號序號檔號提交人接收人提交日期修復(fù)狀況歸還日期備注表15檔案數(shù)字化圖像命名與存儲例如(以件為單位)全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問題)代碼-件號注：檔案門類代碼檔號構(gòu)造和機(jī)構(gòu)(問題)0131全宗2006年永久辦公室第1件檔案(共5頁)，檔號為0131-2006-Y-BGS-0001。JPG圖像命名：全宗號-年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)代碼-件號-每頁頁號.jpg例如：0131-2006-Y-BGS-0001-0001.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0002.jpg0131-2006-Y-

BGS-0001-0003.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0004.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0005.jpgPDF圖像命名：全宗號-年度---件號.pdf0131-2016-Y-BGS-0001.pdf圖像存儲圖像存儲JPG圖像存儲：PDF圖像存儲：表16檔案數(shù)字化圖像命名與存儲例如(以卷為單位)

案卷級：全宗號-名目號-案卷號文件級：全宗號-名目號-案卷號-件(頁)號注：有分卷號的，可在案卷號后加“分卷號”。例如：0131全宗第1目第1卷第1件檔案(1頁，共5頁)0131001-0001-0001。JPG圖像命名：全宗號名目號案卷號件頁號.jpg0131-001-0001-0001.jpg0131-001-0001-0002.jpg0131-001-0001-0003.jpg0131-001-0001-圖像命名0004.jpg0131-001-0001-0005.jpgpdf圖像命名：全宗號-名目號-案卷號-件(頁)號.pdf例如：0131-001-0001-0001.pdf圖像存儲

JPG圖像存儲：PDF圖像存儲：表17檔案數(shù)字化圖像抽檢狀況登記表第批次畫幅總數(shù)：抽檢數(shù)：抽檢率：序號序號檔號畫幅數(shù)(頁數(shù))抽檢狀況備注總責(zé)任人：日期：序號檔號名目數(shù)(條序號檔號名目數(shù)(條數(shù))抽檢狀況備注總責(zé)任人：日期：表19檔案數(shù)字化圖像驗(yàn)收單第批次序號全宗號序號全宗號名目號起止卷(件)號(年度)卷(件)質(zhì)檢人驗(yàn)收人果備注注：“名目號(年度)”欄目中，以卷為單位的檔案填寫“名目號”，以件為單位的檔案填寫“年度”。審核人：審核時間：審核結(jié)果：表20檔案數(shù)字化名目驗(yàn)收單第批次序號序號全宗名目號起止卷(件)號(年度)號卷(件) 數(shù) 名目數(shù)文件級名目數(shù)質(zhì)檢人驗(yàn)收人果備注注：“名目號注：“名目號(年度)”欄目中，以卷為單位的檔案填寫“名目號”，以件為單位的檔案填寫“年度”。審核人：審核時間：審核結(jié)果：表21檔案數(shù)字化成果移交單第批次移交內(nèi)容概述移交內(nèi)容概述移交數(shù)據(jù)明細(xì)序全宗名目號號號(年卷(件)起度) 止號卷(件) 案卷數(shù) 錄數(shù)文件級目錄數(shù)式備注總計(jì)移交部門門經(jīng)辦人負(fù)責(zé)人移交時間經(jīng)辦人負(fù)責(zé)人接收時間分管領(lǐng)導(dǎo)注：“名目號(年度)”欄目中，以卷為單位的檔案填寫“名目號”，以件