會議接待流程及準備工作

精心整理會議款待流程及準備工作一、會議先期工作1、依照客戶的要求，作出初步計劃和建議書，安排好客戶察看，踩線的款待工作，協(xié)調(diào)相關關系。2、協(xié)助客戶最后確定款待單位和察看路線，務求高質(zhì)量、低價位.3、代表客戶與各相關單位洽談，簽訂相關合同協(xié)議。4、制定圓滿的款待計劃，交客戶判斷。5、做好會務組抵達前的社會配套服務、市場檢查及各項準備工作。二、接送站、司機服務1、人員：依照會務要求，由營銷部經(jīng)理率領專業(yè)會務工作人員分別負責火車站、機場接送站工作。2、車輛：有計劃有償供應各樣汽車接送站。3、款待標準：（1）提前舉牌候客。（2）款待人員規(guī)范服務。（3）重要客戶、領導由公司老總進站臺或機場鮮花接送，必要時請相關領導和媒體出頭迎送并警車開道。（4）24小時服務。三、報到、返程服務精心整理1、選派一名優(yōu)秀工作人員隨會務組協(xié)助報道工作；2、提前做好返程票源的準備工作，并準備酒店功能表，火車、飛機時刻價目表，返程票預約建議書。3、所有客房提前擺放鮮花、水果、會務組的祝?？?。4、24小時解答客戶咨詢，完成會務組隨時交給的其他任務。備注：機票：可依照客戶要求代辦，免放手續(xù)費。火車票：無論多少人都能100%保證（包括節(jié)假日時期）。手續(xù)費：收5元/張（異地手續(xù)費按采買成本計算）四、文秘、宣傳服務1、可供應一臺電腦，一套打印設備供會務組使用。2、可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟悉當?shù)厍闆r的秘書，隨會服務。3、提前做好文印、宣傳、廣告、醫(yī)療衛(wèi)生、菜單表、作息時間表、會議日程、議程、旅游安排表，領導席位表等會議文件及會場內(nèi)外面署等后勤服務工作.五、財務服務1、公司選派一名財務人員詳細協(xié)助會務財務工作；精心整理2、協(xié)助會務組及時清理，互簽用房、用餐、用會議室等酒店開支情況，精打細算，節(jié)約開支。六、酒店服務1、提前20天簽訂會議款待協(xié)議，明確、詳細、嚴格規(guī)范責任和義務。2、酒店營銷部經(jīng)理全程跟會，詳細協(xié)調(diào)酒店房、餐、會議、娛樂、財務、交通、后勤、動力保衛(wèi)、醫(yī)療等方面的工作。3、提前做好會議報到，控房，臨時用餐、用車、車輛擺放，酒店安全保衛(wèi)等方面的工作。4、提前準備房間、會議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會標、指示牌等工作。5、每日及時簽任房態(tài)、用餐及其他開支情況，協(xié)助客房結帳，為客房供應其它財務服務。6、完成客戶會務組交給的其他工作。七、保安服務1、酒店內(nèi)部保安按酒店要求，加強警衛(wèi)，保證會議時期汽車進出暢達，人身財產(chǎn)絕對安全。精心整理2、旅游時期依照需要可安排警車開道，重點領導可安排全程貼身護衛(wèi)。3、接送站及介紹的社會娛樂場所，提前做好安全警衛(wèi)工作。4、公司選派一名從事過軍警工作的同志負責保衛(wèi)協(xié)調(diào)工作。八、總結、結算服務1、協(xié)助會務組、旅游社、車隊等相關單位結算，搞好客戶結算。2、按會務組要求做好財務清理、清退工作，視情況