ISMS0102文件控制程序

ISMS-01-02文獻(xiàn)控制程序樣式編號HP10[]號01編制***審核密級內(nèi)部版本V0.5編寫日期1月15日變更履歷版本變更日期變更條款變更內(nèi)容目錄1目的2范圍3職責(zé)4工作程序4.1文獻(xiàn)分類4.2文獻(xiàn)的編制和搜集4.3文獻(xiàn)編碼規(guī)定4.4文獻(xiàn)的格式和內(nèi)容4.5文獻(xiàn)歸檔4.6文獻(xiàn)的發(fā)放和接受4.7文獻(xiàn)的更改4.8文獻(xiàn)的管理與銷毀4.9文獻(xiàn)的評審4.10受控印章管理目的保證生產(chǎn)經(jīng)營全過程的有效籌劃、運(yùn)行和控制所需的文獻(xiàn)、資料（包括外來文獻(xiàn)）受控，對質(zhì)量、環(huán)境、安全管理體系（如下簡稱綜合管理體系）運(yùn)行有關(guān)的文獻(xiàn)、資料進(jìn)行有效控制。范圍合用于綜合管理體系運(yùn)行有關(guān)的文獻(xiàn)、資料，包括外來文獻(xiàn)，如法律法規(guī)、技術(shù)原則、有關(guān)提供的文獻(xiàn)、規(guī)章制度等。3.職責(zé)3.1信息安全工作小組是綜合管理手冊、程序文獻(xiàn)的歸口管理部門；負(fù)責(zé)手冊、程序文獻(xiàn)的編制，環(huán)境、安全管理體系覆蓋的程序文獻(xiàn)及有關(guān)的法律法規(guī)及其他規(guī)定的搜集、更新。3.2技術(shù)部是技術(shù)文獻(xiàn)及外來技術(shù)文獻(xiàn)的歸口管理部門；負(fù)責(zé)產(chǎn)品原則的獲取、更新、貫徹執(zhí)行；技術(shù)文獻(xiàn)的發(fā)放、回收、保留、并做好有關(guān)記錄。3.4行政部門負(fù)責(zé)外來行政類及政策類文獻(xiàn)的搜集及企業(yè)外部公文的發(fā)放工作，負(fù)責(zé)外來文獻(xiàn)的搜集、發(fā)放、保留，并做好有關(guān)記錄。3.5規(guī)定了信息安全管理手冊、方略文獻(xiàn)、方針目的文獻(xiàn)由信息安全小組以及有關(guān)部門共同編寫,總經(jīng)理審批、公布。3.6程序文獻(xiàn)和各類三層文獻(xiàn)由有關(guān)責(zé)任部門編寫,各部門領(lǐng)導(dǎo)參與審核，管理者代表同意、公布4.工作程序 4.1文獻(xiàn)分類 4.1.1文獻(xiàn)分為：管理文獻(xiàn)、技術(shù)文獻(xiàn)、外來文獻(xiàn) 管理文獻(xiàn)分為：手冊、程序文獻(xiàn)、管理制度（包括管理制度及管理原則）、登記表單等。 4.1.2外來文獻(xiàn) 1）國家、行業(yè)、地方頒發(fā)的合用的法律法規(guī)、政策等文獻(xiàn)； 2）有關(guān)原則（如產(chǎn)品原則，國際原則等）、國家和行業(yè)技術(shù)原則、產(chǎn)品圖樣和規(guī)范； 3）顧客提供的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)（如圖樣、規(guī)范等）； 4.2文獻(xiàn)的編制和搜集 1）手冊、程序文獻(xiàn)由體系中心負(fù)責(zé)編制、更改，各部門協(xié)助。按文獻(xiàn)編碼規(guī)定編號。2)管理制度、管理原則由歸口部門編制，部門主管審核，有關(guān)責(zé)任部門會簽后報體系中心編號、原則化檢查后，報歸口負(fù)責(zé)人同意。 3)技術(shù)類文獻(xiàn)由有關(guān)業(yè)務(wù)部門編寫并按編號規(guī)則編號，部門負(fù)責(zé)人審核，部門主管副總經(jīng)理同意，各部門負(fù)責(zé)將文獻(xiàn)有關(guān)信息登記到部門【受控文獻(xiàn)清單】中。 4)文獻(xiàn)需要采用統(tǒng)一的格式，首頁需有編制、審核、同意人簽字（統(tǒng)一中文簽字），文獻(xiàn)審批紙質(zhì)流程。 5)外來文獻(xiàn)的搜集和管理技術(shù)部負(fù)責(zé)與產(chǎn)品有關(guān)的國內(nèi)外原則，行業(yè)原則的搜集和管理，負(fù)責(zé)產(chǎn)品圖樣和規(guī)范的搜集和管理。運(yùn)行部負(fù)責(zé)顧客有關(guān)的文獻(xiàn)的搜集和管理行政部門負(fù)責(zé)安全管理體系有關(guān)的法律，法規(guī)的搜集、登記、更新和組織評審、宣貫。企業(yè)級的法律法規(guī)、政策等文獻(xiàn)的搜集和管理。各部門所搜集到的外來文獻(xiàn)必須加蓋“外來文獻(xiàn)”章，以區(qū)別于企業(yè)內(nèi)部文獻(xiàn)，并以清單形式提交給體系中心，由體系中心及時更新企業(yè)級【外來文獻(xiàn)清單】。記錄格式的審批，各部門根據(jù)需要，自行設(shè)計記錄格式，統(tǒng)一編號后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報體系中心立案。體系中心定期檢查各部門的記錄編號、填寫、保管等狀況。 4.3文獻(xiàn)編碼規(guī)定 文獻(xiàn)類別文獻(xiàn)內(nèi)容編碼一級文獻(xiàn)綜合管理手冊HP-M-二級文獻(xiàn)程序文獻(xiàn)HP-P-**(次序號)三級文獻(xiàn)管理類文獻(xiàn)HP-10-***(部門代碼)-**（次序號）技術(shù)類、其他類文獻(xiàn)HP-**(文獻(xiàn)類型代碼)-***（部門代碼）-**（次序號）四級文獻(xiàn)記錄樣式HP-文獻(xiàn)編號-*（次序號）（*/*）（版次）備注1：文獻(xiàn)類型代碼見4.3.1-文獻(xiàn)類型代碼規(guī)定備注2：次序號從01開始登記，依次增長4.3.1文獻(xiàn)類型代碼規(guī)定文獻(xiàn)類型名稱類型代碼管理制度、規(guī)范類文獻(xiàn)10技術(shù)類文獻(xiàn)（指導(dǎo)書、操作手冊等）籌劃指導(dǎo)書20設(shè)備指導(dǎo)書21檢查指導(dǎo)書22平臺操作手冊23技術(shù)規(guī)范24項目開發(fā)進(jìn)度25協(xié)議、協(xié)議保密協(xié)議30包外協(xié)議31推廣協(xié)議32勞動協(xié)議33圖書00外來文獻(xiàn)按照外來文獻(xiàn)固有的文獻(xiàn)號登記外來公文按照如下備注樣式登記備注：外發(fā)公文編號樣式規(guī)定如下：HP-**[****]**號序列號年份部門簡稱其中部門簡稱：運(yùn)行部-MT;年份：即；序列號：第幾份公文，如第一份即01；例如文獻(xiàn)編號為HP-MT[]01號，即運(yùn)行部外發(fā)的第一份公文。4.3.2部門分類代碼序號部門代碼1總經(jīng)辦0102人力資源0113財務(wù)部0204運(yùn)行部0305技術(shù)部-研發(fā)組0406技術(shù)部-運(yùn)維組0504.4文獻(xiàn)的格式和內(nèi)容4.4.1文獻(xiàn)頁面設(shè)置規(guī)定1）用A4（210*297mm）原則，頁邊距按如下原則設(shè)置；上邊距為：2.54cm;下邊距2.54cm；左、右邊距為：2.5cm;裝訂線：0mm;頁眉：1.5cm；頁腳：1.8cm.字體與間距：首頁文獻(xiàn)名稱為一號宋體，文獻(xiàn)編號、版次等為四號宋體，正文五號宋體，字間距為原則字間距，行距設(shè)置為1.5倍行距。1級章節(jié)標(biāo)題采用四號宋體，行距設(shè)置為1.5倍行距，段前、段后間距0行，居左。2、3級標(biāo)題采用五號宋體，行距設(shè)置為1.5倍行距，段前、段后間距為0行，居左。2）LOGO圖標(biāo)如下：在文獻(xiàn)中使用企業(yè)LOGO時，尺寸設(shè)定如下：文獻(xiàn)首頁中如使用企業(yè)LOGO時，則尺寸大小設(shè)定為高1.5cm，寬：5.46cm；正文頁文獻(xiàn)表頭中如使用企業(yè)LOGO時，則尺寸大小設(shè)定為高1.0cm，寬3.69cm；其他有關(guān)表單設(shè)計時，如需要使用企業(yè)LOGO，則設(shè)定尺寸：高1.2cm,寬：4.3cm。4.4.2文獻(xiàn)版次的更改：文獻(xiàn)版次包括版本號和修改次數(shù)，其中文獻(xiàn)版本號采用英文字母大寫方式，從A開始登記，修改次數(shù)采用0，1，2，3方式，當(dāng)文獻(xiàn)修改次數(shù)超過3次時進(jìn)行文獻(xiàn)版本升級。例如：某文獻(xiàn)初始制定期版次為A/0，修改一次版次為A/1，修改第二次版次為A/2，修改第三次版次為A/3，當(dāng)修改到第四次時，則版次為B/0，依次類推進(jìn)行登記。4.5文獻(xiàn)的歸檔文獻(xiàn)編制、審批、整頓完畢后須進(jìn)行歸檔處理，申請人負(fù)責(zé)在OA系統(tǒng)上填寫【歸檔申請單】經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后告知并且提供歸檔文獻(xiàn)給文獻(xiàn)管理員。文獻(xiàn)管理員在接受到【歸檔申請單】后仔細(xì)查對歸檔文獻(xiàn)的名稱、編號、數(shù)量、完好狀態(tài)等無異常后，填寫完【歸檔登記表】中信息。非技術(shù)類體系文獻(xiàn)由體系中心負(fù)責(zé)存檔保留，技術(shù)文獻(xiàn)由信息中心負(fù)責(zé)存檔保留。4.6文獻(xiàn)的發(fā)放和接受4.6.1手冊、程序文獻(xiàn)、管理制度、管理原則類文獻(xiàn)由體系中心在OA上公布，各部門直接在OA上查閱。紙質(zhì)版本只在信息安全小組保留，各部門不再發(fā)放。4.6.2技術(shù)文獻(xiàn)由信息中心根據(jù)下發(fā)需求下發(fā)。下發(fā)的文獻(xiàn)在分發(fā)前必須加蓋文獻(xiàn)受控印章和分發(fā)號（部門代碼）。接受文獻(xiàn)的人員在【發(fā)放-回收登記表】上簽字并在本部門的【文獻(xiàn)接受臺賬】上登記，便于后續(xù)文獻(xiàn)發(fā)放、接受的追溯性查找。4.6.3對于需要提交給第三方的文獻(xiàn)必須通過歸口負(fù)責(zé)人同意審核通過后方可提供。所有文檔未經(jīng)得直接提交給第三方。電子文檔提交時必須處理為不能任意修改的形式方可發(fā)出。4.7文獻(xiàn)的更改文獻(xiàn)（除技術(shù)協(xié)議、籌劃文檔）需要變更時，由變更申請者填寫【文獻(xiàn)變更申請單】進(jìn)行變更。綜合管理手冊由管理者代表審核、總經(jīng)理同意變更；程序文獻(xiàn)由體系中心更改，管理者代表同意變更；其他文獻(xiàn)由歸口負(fù)責(zé)人同意后進(jìn)行變更。體系中心負(fù)責(zé)接受【文獻(xiàn)變更申請單】和修改受控文獻(xiàn)清單，以顯示文獻(xiàn)的最新狀態(tài)和版次；同步更新OA上更新文獻(xiàn)的版本。體系中心負(fù)責(zé)在作廢文獻(xiàn)上蓋“作廢”章，同步要保留一份舊版文獻(xiàn)底稿，在底稿文獻(xiàn)上蓋“作廢”和“留存”章，便于追溯。4.8文獻(xiàn)的管理與銷毀4.8.1受控文獻(xiàn)清單的整頓各部門負(fù)責(zé)整頓本部門的技術(shù)文獻(xiàn)和外來文獻(xiàn)的受控文獻(xiàn)清單，部門新增長文獻(xiàn)或者文獻(xiàn)更新時需要及時更新【受控文獻(xiàn)清單】并報部門領(lǐng)導(dǎo)同意后提交體系中心匯總，體系中心將企業(yè)級【受控文獻(xiàn)清單】匯總更新后經(jīng)管理者代表同意。4.8.2文獻(xiàn)的保管：體系文獻(xiàn)中管理手冊、程序文獻(xiàn)、管理類文獻(xiàn)由體系中心負(fù)責(zé)存檔保留；技術(shù)類文獻(xiàn)由信息中心負(fù)責(zé)存檔保留；記錄文獻(xiàn)由各部門文獻(xiàn)管理員負(fù)責(zé)搜集，分類保管；有關(guān)的帶有受控標(biāo)識的文獻(xiàn)，應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改，不得污損，以便存取和查閱。4.8.3文獻(xiàn)的銷毀：各部門文獻(xiàn)管理員對作廢的文獻(xiàn)及時做好標(biāo)識并登記到【作廢文獻(xiàn)銷毀清單】中，由部門歸口負(fù)責(zé)人同意，由文獻(xiàn)管理員提交總經(jīng)辦，對作廢文獻(xiàn)清單及文獻(xiàn)進(jìn)行核查無誤后銷毀，文獻(xiàn)到保留年限不需要再保留的由總經(jīng)辦統(tǒng)一搜集銷毀，所銷毀的文獻(xiàn)應(yīng)及時記錄在【作廢文獻(xiàn)銷毀清單】中。4.9文獻(xiàn)的評審各部門每年對本部門內(nèi)文獻(xiàn)的有效性和合用性進(jìn)行檢查，整頓需要修訂的文獻(xiàn)目錄，提交有關(guān)部門對制度的版本和有效性進(jìn)行評審，或提出修改意見由制定部門進(jìn)行修訂完善，以保證文獻(xiàn)是合適的、有效的。4.10受控印章管理4.10.1文獻(xiàn)受