工程資料檔案管理制度

工程資料檔案管理制度1、編制目的為建立公司在建項目工程資料檔案管理標準，使工程資料檔案管理規(guī)范化、制度化，根據(jù)國家、地方建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范和標準以及集團公司工程資料檔案管理要求，結(jié)合公司實際，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于公司投資建設(shè)的所有開發(fā)項目，及工程資料管理人員對工程文件材料的收發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔、備案、查閱等各環(huán)節(jié)文控管理，以及對工程電子檔案的收集、整理、備份管理。3、管理原則工程文件材料應隨工程進度同步收集、整理，并按規(guī)定移交；工程各參建單位應確保文件材料的真實、有效、完整和齊全，不得隨意對其進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失。4、管理職責4.1公司總經(jīng)理辦公會4.1.1審定《公司工程資料檔案管理制度》。4.2工程部4.2.1負責編制并修訂《公司工程資料檔案管理制度》;4.2.2工程部經(jīng)理：作為工程實施及現(xiàn)場管理的責任人，組織開展工程檔案管理工作，協(xié)助配合工程資料管理各項工作的順利進行；4.2.3工程專職資料管理員：作為工程文檔管理的執(zhí)行者，負責工程開發(fā)建設(shè)全過程資料檔案管理工作，包括工程資料檔案的建立、收集、發(fā)放、整理、歸檔、移交、保管、保密等；4.2.4工程資料管理人員負責工程參建各方進場后的檔案管理交底，并在工程實施過程中監(jiān)督、檢查各施工單位和監(jiān)理單位對所負責項目工程文件材料的收集、整理歸檔工作；4.2.5負責督促公司開發(fā)設(shè)計部、合同預算部定期將相關(guān)資料整理移交工程部歸檔，并建立相應臺賬；4.2.6負責定期將重要檔案整理移交公司綜合管理部；4.2.7負責收集、整理并向首地集團移交需歸檔的重要工程文件（具體文件詳見附表1）;4.2.8工程竣工后，在規(guī)定時間內(nèi)組織參建各方進行竣工檔案移交及工程實施過程文件材料銷毀工作，并按規(guī)定向公司檔案室辦理檔案移交工作。4.2.9負責將工程資料檔案移交物業(yè)公司。4.3開發(fā)設(shè)計部4.3.1負責將項目相關(guān)報批報建成果文件交由綜合部存檔并簽署交接清單，將報批報建上報文件和成果文件復本及文件清單交由工程部歸檔，同時將其復本留存。4.3.2負責將本部門歸檔資料及項目重要的工程設(shè)計資料（詳見附表1）建立相應臺賬，定期整理移交工程部歸檔。同時將其復本和電子版留存。4.3.3負責按集團設(shè)計管理部要求上報相關(guān)報批報建成果文件（詳見附表1）。4.4合同預算部4.4.1負責將本部門歸檔資料及項目重要的工程成本、招采資料（詳見附表1）建立相應臺賬，定期整理移交工程部歸檔。4.4.2負責按集團成本采購部要求上報項目重要的工程成本、招采資料（詳見附表1）。5.工程資料檔案管理5.1工程資料檔案管理的歸口部門為工程部，并設(shè)置專人負責工程資料檔案的管理工作。開發(fā)設(shè)計部、合同預算部配合進行有關(guān)報建、設(shè)計、招標采購、合同預算和成本資料的定期歸檔工作。5.2配合部門歸檔范圍為本部門主辦的批文、發(fā)文、會議紀要、總結(jié)、報告、簡報、合同類文件、招標文件、管理過程文件、首地集團要求移交的項目檔案（詳見附表1）等。5.3配合部門移交工程部的檔案應包括紙版資料、電子版資料（若有）和相應臺賬。5.4工程部專職資料管理人員應根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。5.5工程部及相關(guān)部門應在首地集團對口部門要求的時限內(nèi)及時備案重要的工程文件（詳見附表1）到首地集團相關(guān)職能部門。6、工程資料分級管理6.1為加強公司工程資料檔案管理，根據(jù)資料的重要性程度，對工程資料實行分級管理，管理等級分主控文件和一般文件。6.2主控文件以“★★”表示，一般文件以“★”表示，詳見附表1。7、工程資料的收發(fā)管理7.1.1對于公司內(nèi)部統(tǒng)一模板表單，要求施工單位報送時不可隨意更改原表單格式，內(nèi)容填寫規(guī)范、表單編號正確方可進行流轉(zhuǎn)；7.1.2工程資料管理人員須建立收發(fā)文薄，對外收發(fā)文件材料要求必須進行收、發(fā)、流轉(zhuǎn)登記、簽收，跟蹤、催辦流轉(zhuǎn)過程，使文件的流轉(zhuǎn)處于受控狀態(tài)（詳見附件3、4、5、6）；7.1.3要求工程專職資料管理人員于每月底組織施工單位、對關(guān)于本月所發(fā)生的文件材料（特指：設(shè)計變更、技術(shù)洽商單、施工圖紙、施工方案、收方單、簽證單、工程進度款審核等）事宜進行清理核對并形成記錄，對于未及時完成流轉(zhuǎn)歸檔的文件進行追蹤。7.1.4工程紙質(zhì)文檔歸檔工程實施過程中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位應按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）及建委、城建檔案館的要求，收集、整理、歸檔各類工程檔案。建設(shè)單位工程部專職資料管理人員應定期按規(guī)范及檔案館關(guān)于竣工資料的相關(guān)要求進行檢查，確保項目建設(shè)過程中工程檔案與現(xiàn)場實施進度同步。7.1.5工程文件的主辦人員在文件產(chǎn)生后三天內(nèi)向工程部專職資料管理人員移交文件書面文本或電子文本，由專職資料管理人員分類歸檔，并做好相關(guān)登記（附表2：工程資料歸檔管理臺賬）。7.1.6開發(fā)設(shè)計部在接到設(shè)計單位領(lǐng)取初設(shè)、施工圖紙的通知后，應派專門人員在3天內(nèi)領(lǐng)取，施工圖紙的變更圖紙、零星出圖在通知當天領(lǐng)取。圖紙領(lǐng)取完畢后交由工程部專職資料管理人員登記、發(fā)放。7.1.7工程部專職資料管理人員應及時發(fā)放圖紙，并做好施工圖紙發(fā)放登記；監(jiān)理單位、施工單位領(lǐng)取圖紙時應有公司工程部專業(yè)人員確認。7.1.8工程部專職資料管理人員應適時與設(shè)計單位進行施工圖紙目錄、圖紙接收情況的核對工作，保證工程人員所使用的施工圖是最新版。7.1.9各項目歸檔文件檔案盒脊背文字樣式為XX公司XX項目XX期（標段）+年份+文件類別。7.1.10文件類別按政府、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、供應商、其他等大類區(qū)分，文件類別的細分名錄可根據(jù)需要按以下原則命名。第一冊：政府文件第二冊：公司管理制度工程部人員架構(gòu)及職責工程管理制度工程類表單第三冊：公司內(nèi)部往來文件報公司及各部門文件公司下發(fā)文件概預算文件目標成本文件招采、合同文件結(jié)算文件審計文件其他文件第四冊：會議紀要公司周/月例會紀要公司專題會議紀要工程部例會紀要合同預算部例會紀要現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀要其他會議紀要第五冊：監(jiān)理公司往來文件監(jiān)理合同（含招投標文件）監(jiān)理細則監(jiān)理例會紀要監(jiān)理月報及審核意見監(jiān)理通知及回復意見發(fā)監(jiān)理單位文件其他往來文件第六冊：施工單位往來文件施工合同（含招投標文件）施工組織設(shè)計（施工單位提供）施工方案（施工單位提供）施工單位來文及回復發(fā)施工單位文件及回復工程聯(lián)系單其他往來文件第七冊：供應商考察報告及相關(guān)資料第八冊：設(shè)計變更（按時間順序）方案、擴初階段施工圖階段圖紙會審紀要施工技術(shù)交底記錄第九冊：工程洽商（按時間順序）第十冊：工程簽證第十一冊：驗收檢查記錄中間驗收資料竣工驗收資料竣工圖開竣工報告工程驗收報告7.11工程資料編號由工程資料管理員負責，每一個文件夾須有《文件卷目總索引》、《文件卷目索引表》、《文件目錄表》。《文件卷目總索引》列明歸檔文件各卷目編號及名稱；《文件卷目索引表》列明本卷目歸檔文件的分類及名目；《文件目錄表》作為整理記錄、文件的最終目錄，在文件歸檔時進行登錄，須列明文件的編號、主題及歸檔時間。對施工和供應商合同可按工程部所編序號進行排序，并在首頁打印出目錄表。7.12標識：對已分類和編號的文件，應在檔案盒上進行標識，標識應簡單清晰、明了、易懂。在工程結(jié)束時，原件需交政府部門留存，復印件留存公司，并在復印件上注明原件去處。8、工程資料借閱管理8.1公司各部門管理人員借閱工程資料時，應辦理借閱登記手續(xù)，填寫借閱登記表；外單位人員借閱資料，需由主管領(lǐng)導批準（附表7：借閱登記表）。8.2所有借閱人員借閱資料后，應妥善保管，原則上借閱30日后必須歸還（特殊情況可申請續(xù)借），造成資料檔案損失的，視情況進行賠償或處理。9、工程資料的歸檔管理工程實施過程中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位應按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）及建委、城建檔案館的要求，收集、整理、歸檔各類工程檔案。建設(shè)單位工程專職資料管理人員應定期按規(guī)范及檔案館關(guān)于竣工資料的相關(guān)要求進行檢查，確保項目建設(shè)過程中工程檔案與現(xiàn)場實施進度同步。9.1卷內(nèi)目錄：9.1.1每個檔案盒內(nèi)必須附有卷內(nèi)目錄；9.1.2必須具備文件編號、責任人、文件題名、歸檔日期等要素，建議可利用電子登記臺賬9.1.3要求一周更新一次，可先手寫式，待更新至新檔案盒時，對前檔案盒中完整目錄進行打印，并粘貼至檔案盒內(nèi)側(cè)，要求項目后期檔案盒中目錄均為打印版。9.2歸檔編號9.2.1所有歸檔文件材料必須具備歸檔編號，此編號統(tǒng)一要求寫于歸檔資料封左上角；9.2.2從簡化管理出發(fā)，歸檔編號僅為流水號，但不允許出現(xiàn)斷號、重號現(xiàn)象。9.2.3歸檔文件材料為完成審批的原始文件材料，且參建各方簽字、簽章（鮮章）完善，附件附圖完整，卷內(nèi)歸檔文件材料應與卷內(nèi)目錄一一對應，按順序整理擺放。9.2.4專職資料管理人員有確保項目歸檔文件材料完整性的責任，如被借閱，應在卷內(nèi)目錄中進行標注。9.2.5為保證歸檔文件材料的及時清理，卷內(nèi)文件材料要求至少一周更新一次；9.3工程檔案管理交底9.3.1總包單位、監(jiān)理單位進場后一周內(nèi)，由專職資料管理人員組織各參建方資料員針對本項目工程檔案管理進行交底，并形成交底紀要及存檔；9.3.2工程實施過程中，由于后續(xù)分包單位的不斷入場，由專職資料員對所有參建單位資料員進行二次交底，并形成交底紀要及存檔；9.3.3工程即將辦理竣工檔案前，由專職資料員對竣工檔案的收集、整理、裝訂、移交等工作對參建方資料員進行最后交底，并形成交底紀要及存檔。9.3.4工程電子檔案9.4工程電子檔案管理載體為項目團隊共享平臺；9.4.1工程部成立后，由工程專職資料管理人員聯(lián)系相關(guān)負責人員建立項目團隊共享平臺；9.4.2工程電子檔案要求及時、真實，施工單位報送的工程電子檔案要求與紙質(zhì)文件材料同步、內(nèi)容一致。9.5工程部應將項目立項到工程驗收合格全過程管理中形成的工程資料根據(jù)附表１中的要求分類歸檔，確保同類文件集中歸檔，檔案盒內(nèi)必須附有歸檔目錄。9.6歸檔的工程資料應為原件，當為復印件時提供單位應在復印件上加蓋單位印章，并有經(jīng)辦人簽字及日期。9.7工程資料一律采用A4規(guī)格歸檔（作為附件的圖紙應折疊為A4規(guī)格），文字、圖標、印章應清晰，不得采用圓珠筆或其它易于褪色的墨水書寫和繪制；其內(nèi)容應完整、結(jié)論明確、簽認手續(xù)齊全。9.8圖紙一般采用藍圖，圖面整潔，線條字跡清楚，修改符合技術(shù)要求；竣工圖應真實反映竣工工程的實際情況，竣工圖必須編制各專業(yè)竣工圖的圖紙目錄，竣工圖應有竣工圖章及相關(guān)責任人簽字；圖紙的繪制和折疊應滿足當?shù)貦n案館的有關(guān)要求。9.9移交當?shù)貦n案館的工程資料需在收集完整、系統(tǒng)整理后進行組卷，組卷原則應符合當?shù)貦n案管理部門及當?shù)亟ㄖこ藤Y料管理制度的要求，保證編有卷內(nèi)目錄和移交目錄；對于檔案的形成過程和完整、準確情況要有簡要說明，要有立卷人的簽字。9.10照片要求圖像清晰，聲像資料要求聲音清楚，解說與畫面同步，照片與聲像資料的文字說明準確精煉；電子檔案應符合國家有關(guān)標準。10、工程檔案的竣工驗收10.1公司應在項目開工后三個月內(nèi)派專人與當?shù)貦n案館溝通，了解當?shù)毓こ藤Y料檔案管理規(guī)定及驗收程序等問題。10.2公司在組織工程竣工驗收前，應派專人按當?shù)爻墙n案管理機構(gòu)要求組織工程檔案預驗收。10.3公司在工程檔案的驗收階段應按首地集團要求向集團備案以下資料：工程檔案預驗收工作計劃安排、預驗收后的整改要求及整改反饋。11、工程資料的移交11.1要求項目各參建單位按照當?shù)貦n案管理部門檔案移交的范圍和要求，在工程竣工驗收合格后，按合同、協(xié)議規(guī)定時間，將竣工檔案向公司工程部移交，分包單位資料由總包單位負責匯總。由工程部經(jīng)辦人和專職資料管理人員共同審核、接收。11.2竣工檔案移交時須填寫移交目錄一式兩份，由移交單位和接收單位簽字蓋章后各存一份。11.3項目通過工程竣工驗收后，公司工程部專職資料管理人員配合開發(fā)設(shè)計部前期主管負責將工程檔案移交當?shù)爻墙n案館一套，移交物業(yè)公司一套，留存項目所屬法人公司一套，移交首地集團總部電子版竣工圖紙一套。移交前，公司應與當?shù)爻墙n案館、物業(yè)公司分別確定需移交資料檔案清單，按要求完成移交。12.附則12.1本制度由工程部負責解釋。12.