規(guī)范化管理工作

Word第第頁(yè)規(guī)范化管理工作體育學(xué)院宣揚(yáng)工作規(guī)范化管理規(guī)定

體育技術(shù)學(xué)院宣揚(yáng)工作規(guī)范化管理規(guī)定

為保障學(xué)院良好的進(jìn)展環(huán)境,理順宣揚(yáng)秩序,促進(jìn)宣揚(yáng)工作的規(guī)范化、制度化,依據(jù)上級(jí)有關(guān)文件精神并結(jié)合我院實(shí)際,現(xiàn)對(duì)加強(qiáng)我院宣揚(yáng)工作規(guī)范化管理作如下規(guī)定,請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

一、學(xué)院對(duì)外宣揚(yáng)工作由學(xué)院委辦公室負(fù)責(zé)。凡向校外宣揚(yáng)媒體投送涉及我院事宜的新聞稿件,須報(bào)學(xué)院委辦公室批閱認(rèn)可并備案。

二、學(xué)院向上級(jí)單位上報(bào)信息由學(xué)院委辦公室負(fù)責(zé)。綜治和維穩(wěn)工作信息、重大平安事故信息由人保處或總務(wù)處根據(jù)有關(guān)規(guī)定報(bào)告相關(guān)部門(mén),并通知學(xué)院委辦公室。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向上級(jí)報(bào)送的信息,在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)同意后,由學(xué)院委辦公室負(fù)責(zé)上報(bào)。

三、學(xué)院內(nèi)部刊物、電影、錄像、標(biāo)語(yǔ)等宣揚(yáng)媒介均由學(xué)院委辦公室統(tǒng)一管理,對(duì)內(nèi)容嚴(yán)格把關(guān)。

四、校內(nèi)各部門(mén)、同學(xué)團(tuán)體自辦刊物,如系報(bào)、班刊、社團(tuán)刊物等,須先向?qū)W院委辦公室提交申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)須寫(xiě)明辦刊宗旨、板式、主管部門(mén)、編輯機(jī)構(gòu)、發(fā)行方式和范圍、經(jīng)費(fèi)來(lái)源等事項(xiàng),由主管部門(mén)提出具書(shū)面證明,加蓋主管部門(mén)公章,報(bào)經(jīng)學(xué)院委辦公室批準(zhǔn),予以登記后方能印行。每期刊物除主管部門(mén)審稿外,發(fā)行時(shí)須交學(xué)院委辦公室一份。

五、文藝演出等校內(nèi)文化活動(dòng),內(nèi)容須健康向上,突出愛(ài)國(guó)主義、集體主義、社會(huì)主義主旋律。要保證其思想性、政治性、先進(jìn)性,必要時(shí)應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查。

六、上網(wǎng)須遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)院校內(nèi)網(wǎng)管理?xiàng)l例。嚴(yán)禁接受與傳播*、黃色信息。

七、各部門(mén)須在校內(nèi)網(wǎng)發(fā)布相關(guān)信息時(shí),須遵照學(xué)院規(guī)章制度辦理。嚴(yán)格信息發(fā)布的審批程序。

八、各部門(mén)自主管理的網(wǎng)頁(yè),須遵守國(guó)家和學(xué)院有關(guān)網(wǎng)絡(luò)管理的規(guī)定。各部門(mén)要支配特地網(wǎng)絡(luò)管理人員負(fù)責(zé)網(wǎng)頁(yè)維護(hù)。要確保網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容精確無(wú)誤與準(zhǔn)時(shí)更新,并要確保信息平安。學(xué)院委辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行檢查。

九、各部門(mén)、同學(xué)團(tuán)體的通知、公示材料、宣揚(yáng)標(biāo)語(yǔ)、海報(bào)、廣告等要掌握合適的字體(畫(huà)面)大小,并按學(xué)院統(tǒng)一部署張貼或懸掛于指定地點(diǎn),嚴(yán)禁四處亂貼、亂掛。張貼或懸掛的宣揚(yáng)品要在活動(dòng)結(jié)束后一天之內(nèi)準(zhǔn)時(shí)收回,嚴(yán)禁只貼或只掛不收。利用宣揚(yáng)板進(jìn)行宣揚(yáng)的,也要在規(guī)定地點(diǎn)擺放,并準(zhǔn)時(shí)收回。

十、要講一般話,寫(xiě)規(guī)范字。

十一、此規(guī)定的最終解釋權(quán)歸學(xué)院委辦公室。

十二、此規(guī)定自公布之日起實(shí)行。

集團(tuán)公司規(guī)范化辦公管理工作程序

集團(tuán)公司規(guī)范化辦公管理程序

一、文書(shū)處理程序:

目的:為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完好齊全,能更好的維護(hù)企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績(jī),為企業(yè)開(kāi)拓經(jīng)營(yíng)供應(yīng)服務(wù)。

參考文件:總公司《檔案管理方法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理方法》(××字[2023]第111號(hào))

附件:《檔案庫(kù)房管理制度》

《檔案補(bǔ)充修改制度》

《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》

《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》

(一)收文:

1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦準(zhǔn)時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦,綜合辦準(zhǔn)時(shí)催促催收。

2、綜合辦收到文件后,應(yīng)根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序準(zhǔn)時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做平件不隔日,急件馬上辦,不得積壓。

3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后,按有關(guān)批示準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)簽收辦理,并將承辦結(jié)果準(zhǔn)時(shí)反饋到綜合辦,通過(guò)綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。

4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù),加速公文運(yùn)轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過(guò)一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并準(zhǔn)時(shí)送還綜合辦。

5、涉及幾個(gè)部門(mén)合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示看法交由主辦部門(mén)組織辦理,并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。

6、嚴(yán)格保密制度,根據(jù)文件的密級(jí)加強(qiáng)管理,根據(jù)文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門(mén)和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)馬上逐級(jí)上報(bào),嚴(yán)厲?處理。

(二)發(fā)文:

1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××字”、“××工字”、“××團(tuán)字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。

3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件,由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽,會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4、擬稿需根據(jù)公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書(shū)寫(xiě)清晰,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。

5、文件、資料、報(bào)表的打印,要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負(fù)責(zé)校對(duì),公文應(yīng)在最終打印打字員、校對(duì)員的姓名。

6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。

(三)歸檔:

1、公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。

2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。

(1)收集:對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室?guī)椭⒕聿块T(mén)確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。

(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室?guī)椭鞑渴覍?duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。

(3)檔案價(jià)值鑒定:對(duì)各部室分類后的文件,依據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定,確定其保存價(jià)值,分為永(y)、長(zhǎng)(c)、短(d)三種歸檔文件。

(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間挨次排列。歸檔文件以“件”為單位,請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列挨次為:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。

(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。

(6)編號(hào):歸檔文件按文件編號(hào),在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章,填寫(xiě)年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。

(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)挨次裝盒,并逐件編制歸檔文件名目和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗(yàn)收,辦理檔案移交手續(xù)。

3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見(jiàn)附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必需精確地反映出公文的形成過(guò)程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

4、由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負(fù)責(zé)妥當(dāng)保管證件及文件。

5、重要會(huì)議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。

6、公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍(責(zé)任分工詳見(jiàn)附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門(mén)經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。

7、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。

8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷,由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。

9、設(shè)備儀器檔案在開(kāi)箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、人事檔案中工資審定、職稱評(píng)

審、入入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時(shí)歸檔。

11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件(如:工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤(pán)備份存檔。

12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。

(四)利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總名目和檔案分類名目等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見(jiàn)附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》)。

(五)統(tǒng)計(jì):詳見(jiàn)附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。

(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

(七)銷毀:詳見(jiàn)附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、印信管理程序:

1、分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開(kāi)具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。

2、綜合辦要確保印信工作的正常開(kāi)展,防止濫用和消失漏洞,加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。

3、印信工作要依據(jù)狀況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過(guò)相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記,方能辦理。

4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管,除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。

5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印,并應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

6、介紹信開(kāi)出,內(nèi)容要明確詳細(xì),要填寫(xiě)有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)全都,如介紹信開(kāi)出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。

7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告,涉及重要事項(xiàng),還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。

8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開(kāi)假證明和空白介紹信,如確因特別狀況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

9、各部室印鑒(包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、選購(gòu)專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門(mén)經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。

10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí),需由部門(mén)經(jīng)理填寫(xiě)《用印審批表》,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。

11、印鑒不準(zhǔn)出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要準(zhǔn)時(shí)清洗保養(yǎng),以確保蓋印清楚。

12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要堅(jiān)固加鎖,不能隨便放置。如因管理不善,造成事故,要視狀況追究責(zé)任。

三、公函郵寄程序:

1、公司公函(包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。

2、一般公函(對(duì)時(shí)間及平安系數(shù)要求不高的),本著降低本錢削減辦公費(fèi)用的原則,由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理ems郵寄時(shí),經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)準(zhǔn)時(shí)處理,保證當(dāng)日遞送,不得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。

四、辦公設(shè)備及用品使用程序:

范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目的:為了節(jié)省開(kāi)支杜絕鋪張,確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。

參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2023]第125號(hào))

1、辦公設(shè)備由綜合辦依據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。

2、辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同選購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理,各使用部門(mén)負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。

3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明緣由,聯(lián)系修理,并建立相應(yīng)的修理臺(tái)帳。

4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn),殘?bào)w由綜合辦處置。

5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格根據(jù)操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。

6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。

7、辦公用品要依據(jù)實(shí)際工作需要,于每周的周二上午根據(jù)部門(mén)所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。

8、特別需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。

9、綜合辦依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的選購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置,并將選購(gòu)物品分類進(jìn)帳。

五、圖書(shū)購(gòu)置、借閱程序:

1、圖書(shū)資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書(shū)打算,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由各部室自行購(gòu)置。

2、購(gòu)置圖書(shū)后,購(gòu)置人應(yīng)持圖書(shū)及發(fā)票到綜合辦辦理圖書(shū)入庫(kù)及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。

3、圖書(shū)資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫(xiě)圖書(shū)書(shū)號(hào)及進(jìn)行圖書(shū)資料的登記。

4、綜合辦應(yīng)根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書(shū)資料上加蓋“有效版本”章。

5、借閱人員應(yīng)愛(ài)惜圖書(shū),因個(gè)人緣由損壞、丟失圖書(shū)資料的要照價(jià)賠償。

六、信息傳遞程序:

1、公司上下級(jí)、各部室之間的狀況溝通,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。

2、對(duì)于總公司下行的信息(包括fa*、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。

3、各部室要仔細(xì)對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)馬上作好記錄,將記錄內(nèi)容準(zhǔn)時(shí)傳到達(dá)有關(guān)部門(mén)和人員,并準(zhǔn)時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。

4、各部室間的信息溝通可通過(guò)會(huì)議、簡(jiǎn)報(bào)、個(gè)別溝通等多種形式進(jìn)行。

小站實(shí)行契約化平安管理規(guī)范化——“母子”站契約化管理確保平安工作的責(zé)任制和連續(xù)性4

實(shí)行契約化以后，契約人基本上以站為家，日日月月都待在站里，經(jīng)營(yíng)加油站像經(jīng)營(yíng)自己的家一樣仔細(xì)認(rèn)真。由于簽訂了責(zé)任書(shū)，使他們意識(shí)到自身的責(zé)任重大，假如違章操作，消失平安問(wèn)題，不僅造成的損失要自己彌補(bǔ)，還得接受經(jīng)濟(jì)懲罰，甚至承當(dāng)法律責(zé)任。我們?cè)谄跫s書(shū)中還規(guī)定，假如不遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，違背紀(jì)律，忽視平安，對(duì)社會(huì)造成不良影響，可能會(huì)對(duì)責(zé)任人提前解約。母子站契約化管理后，較好地克服了過(guò)去無(wú)責(zé)任、不管事的大鍋飯現(xiàn)象，確保了平安工作的責(zé)任制和連續(xù)性。

公司規(guī)范化辦公工作程序管理規(guī)定

公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

一、文書(shū)處理程序:

目的:為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完好齊全,能更好的維護(hù)企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績(jī)文秘資源網(wǎng),為企業(yè)開(kāi)拓經(jīng)營(yíng)供應(yīng)服務(wù)。

參考文件:總公司《檔案管理方法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理方法》(××字[2023]第111號(hào))

附件:《檔案庫(kù)房管理制度》

《檔案補(bǔ)充修改制度》

《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》

《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》

(一)收文:

1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦準(zhǔn)時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦,綜合辦準(zhǔn)時(shí)催促催收。

2、綜合辦收到文件后,應(yīng)根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序準(zhǔn)時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件馬上辦,不得積壓。

3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后,按有關(guān)批示準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)簽收辦理,并將承辦結(jié)果準(zhǔn)時(shí)反饋到綜合辦,通過(guò)綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。

4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù),加速公文運(yùn)轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過(guò)一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并準(zhǔn)時(shí)送還綜合辦。

5、涉及幾個(gè)部門(mén)合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示看法交由主辦部門(mén)組織辦理,并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。

6、嚴(yán)格保密制度,根據(jù)文件的密級(jí)加強(qiáng)管理,根據(jù)文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門(mén)和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)馬上逐級(jí)上報(bào),嚴(yán)厲?處理。

(二)發(fā)文:

1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××字”、“××工字”、“××團(tuán)字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。

3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件,由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽,會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4、擬稿需根據(jù)公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書(shū)寫(xiě)清晰,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。

5、文件、資料、報(bào)表的打印,要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負(fù)責(zé)校對(duì),公文應(yīng)在最終打印打字員、校對(duì)員的姓名。

6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。

(三)歸檔:

1、公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。

2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。

(1)收集:對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室?guī)椭⒕聿块T(mén)確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。

(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室?guī)椭鞑渴覍?duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。

(3)檔案價(jià)值鑒定:對(duì)各部室分類后的文件,依據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定,確定其保存價(jià)值,分為永(y)、長(zhǎng)(c)、短(d)三種歸檔文件。

(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間挨次排列。歸檔文件以“件”為單位,請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列挨次為:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。

(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。

(6)編號(hào):歸檔文件按文件編號(hào),在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章,填寫(xiě)年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。

(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)挨次裝盒,并逐件編制歸檔文件名目和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗(yàn)收,辦理檔案移交手續(xù)。

3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見(jiàn)附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必需精確地反映出公文的形成過(guò)程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

4、由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負(fù)責(zé)妥當(dāng)保管證件及文件。

5、重要會(huì)議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。

6、公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍(責(zé)任分工詳見(jiàn)附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門(mén)經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。

7、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。

8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷,由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。

9、設(shè)備儀器檔案在開(kāi)箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時(shí)歸檔。

11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件(如:工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤(pán)備份存檔。

12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。

(四)利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總名目和檔案分類名目等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見(jiàn)附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》)。

(五)統(tǒng)計(jì):詳見(jiàn)附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。

(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

(七)銷毀:詳見(jiàn)附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、印信管理程序:

1、分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開(kāi)具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。

2、綜合辦要確保印信工作的正常開(kāi)展,防止濫用和消失漏洞,加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。

3、印信工作要依據(jù)狀況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過(guò)相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記,方能辦理。

4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管,除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。

5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印,并應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

6、介紹信開(kāi)出,內(nèi)容要明確詳細(xì),要填寫(xiě)有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)全都,如介紹信開(kāi)出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。

7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告,涉及重要事項(xiàng),還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。

8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開(kāi)假證明和空白介紹信,如確因特別狀況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

9、各部室印鑒(包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、選購(gòu)專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門(mén)經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。

10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí),需由部門(mén)經(jīng)理填寫(xiě)《用印審批表》,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。

11、印鑒不準(zhǔn)出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要準(zhǔn)時(shí)清洗保養(yǎng),以確保蓋印清楚。

12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要堅(jiān)固加鎖,不能隨便放置。如因管理不善,造成事故,要視狀況追究責(zé)任。

三、公函郵寄程序:

1、公司公函(包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。

2、一般公函(對(duì)時(shí)間及平安系數(shù)要求不高的),本著降低本錢削減辦公費(fèi)用的原則,由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理ems郵寄時(shí),經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)準(zhǔn)時(shí)處理,保證當(dāng)日遞送,不得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。

四、辦公設(shè)備及用品使用程序:

范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目的:為了節(jié)省開(kāi)支杜絕鋪張,確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。

參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2023]第125號(hào))

1、辦公設(shè)備由綜合辦依據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。

2、辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同選購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理,各使用部門(mén)負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。

3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明緣由,聯(lián)系修理,并建立相應(yīng)的修理臺(tái)帳。

4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn),殘?bào)w由綜合辦處置。

5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格根據(jù)操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。

6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。

7、辦公用品要依據(jù)實(shí)際工作需要,于每周的周二上午根據(jù)部門(mén)所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。

8、特別需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。

9、綜合辦依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的選購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置,并將選購(gòu)物品分類進(jìn)帳。

五、圖書(shū)購(gòu)置、借閱程序:

1、圖書(shū)資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書(shū)打算,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由各部室自行購(gòu)置。

2、購(gòu)置圖書(shū)后,購(gòu)置人應(yīng)持圖書(shū)及發(fā)票到綜合辦辦理圖書(shū)入庫(kù)及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。

3、圖書(shū)資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫(xiě)圖書(shū)書(shū)號(hào)及進(jìn)行圖書(shū)資料的登記。

4、綜合辦應(yīng)根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書(shū)資料上加蓋“有效版本”章。

5、借閱人員應(yīng)愛(ài)惜圖書(shū),因個(gè)人緣由損壞、丟失圖書(shū)資料的要照價(jià)賠償。

六、信息傳遞程序:

1、公司上下級(jí)、各部室之間的狀況溝通,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。

2、對(duì)于總公司下行的信息(包括fa*、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。

3、各部室要仔細(xì)對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)馬上作好記錄,將記錄內(nèi)容準(zhǔn)時(shí)傳到達(dá)有關(guān)部門(mén)和人員,并準(zhǔn)時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。

4、各部室間的信息溝通可通過(guò)會(huì)議、簡(jiǎn)報(bào)、個(gè)別溝通等多種形式進(jìn)行。

5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采納呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理,做到件件有落實(shí),事事有回音。

現(xiàn)場(chǎng)高壓試驗(yàn)工作的規(guī)范化管理

在電力企業(yè)推行狀態(tài)化檢修的進(jìn)程中，規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)工作管理具有極為重要的作用。多年來(lái)，高壓試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)工作始終沒(méi)有一個(gè)全面和程序化的規(guī)范，由此而引發(fā)的盲目蠻干、習(xí)慣性違章、試驗(yàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)、設(shè)備異樣誤推斷等一系列問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，輕則損壞設(shè)備，重則造成人身傷亡。針對(duì)這種狀況白銀供電局景泰變電工區(qū)試驗(yàn)班把高壓試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)工作根據(jù)各種規(guī)程規(guī)定，并結(jié)合多年來(lái)的實(shí)踐閱歷，經(jīng)過(guò)反復(fù)總結(jié)和不斷推敲，對(duì)變壓器、互感器、斷路器、電纜、避雷器等主要設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)工作進(jìn)行了規(guī)范。編寫(xiě)了《高壓試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)工作規(guī)范化手冊(cè)》并嚴(yán)格執(zhí)行，從而到達(dá)保證平安與質(zhì)量的目的。經(jīng)過(guò)兩年多的實(shí)踐證明，這種管理方法是有效的。下面是我們的詳細(xì)做法。

1規(guī)范一日平安工作程序和試驗(yàn)人員的平安行為

平安是企業(yè)的基礎(chǔ)，沒(méi)有這一基礎(chǔ)，人員的價(jià)值就無(wú)法表達(dá)，一切工作都是徒勞。我們?cè)谥贫ìF(xiàn)場(chǎng)工作規(guī)范時(shí)，首先把平安工作放到了首位。結(jié)合多年的工作閱歷和教訓(xùn)具體地制訂了一日平安工作程序和高壓試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)平安行為規(guī)范。

1.1高壓試驗(yàn)一日平安工作程序

(1)工作支配：班長(zhǎng)分解工作任務(wù)，指定工作小組；

(2)出工前的預(yù)備：填寫(xiě)工作票及檢修卡，召開(kāi)班前會(huì)進(jìn)行兩交待，預(yù)備儀器及工具；

(3)途中乘車平安：不影響駕駛員平安行駛，不相互打鬧，器具裝車?yán)慰坎恢骂崏模?/p>

(4)辦理工作票：檢查現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備平安措施；

(5)進(jìn)入工作現(xiàn)場(chǎng)：宣讀工作票，交待工作任務(wù)和平安事項(xiàng)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)分工和提問(wèn)；

(6)試驗(yàn)中的平安：工作負(fù)責(zé)人全過(guò)程監(jiān)護(hù)，工作成員相互監(jiān)督，按規(guī)范進(jìn)行操作；

(7)撤離工作現(xiàn)場(chǎng)：正確恢復(fù)拆開(kāi)的接頭，清理工作現(xiàn)場(chǎng)，清點(diǎn)工器具和儀器設(shè)備并妥當(dāng)裝車；

(8)結(jié)束工作票：填寫(xiě)驗(yàn)收記錄及檢修卡；

(9)召開(kāi)班后會(huì)：總結(jié)當(dāng)日工作，提出存在的問(wèn)題和改良措施，表彰好人好事；

(10)返回：平安乘車，工器具和儀器設(shè)備入庫(kù)歸位。

1.2高壓試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)平安行為規(guī)范

(1)進(jìn)入工作現(xiàn)場(chǎng)必需戴好平安帽并系緊扣帶，戴線手套，穿絕緣鞋，穿工作服，登高中應(yīng)有人扶梯，高處作業(yè)將平安帶系在堅(jiān)固部位；

(2)試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)裝設(shè)臨時(shí)圍欄，并向外懸掛“止步，高壓危急！”的標(biāo)示牌。平安警示燈接于電源盤(pán)刀閘出口并放在醒目的位置；

(3)大電容量被試品在未充分放電前不得直接接觸，升壓設(shè)備的高壓部分在未加壓時(shí)應(yīng)臨時(shí)接地；

(4)直流試驗(yàn)中應(yīng)留意感應(yīng)電危及鄰近設(shè)備檢修人員，試