文書處理與時效管制作業(yè)研討-成淵高中課件

臺北市立成淵高級中學(xué)行政人員文書處理及公文時效管制作業(yè)研習(xí)報(bào)告人：總務(wù)處文書組日期：中華民國96年8月15日資料提供：臺北市政府教育局秘書室楊明富股長10/14/20231

臺北市立成淵高級中學(xué)10/7/20231文書處理及公文時效管制作業(yè)研習(xí)壹、公文製作要領(lǐng)貳、公文時效管制作業(yè)10/14/20232文書處理及公文時效管制作業(yè)研習(xí)壹、公文製作要領(lǐng)10/7/2文書處理及公文時效管制作業(yè)研習(xí)第一篇：公文製作要領(lǐng)

10/14/20233文書處理及公文時效管制作業(yè)研習(xí)10/7/20233壹、公文製作要領(lǐng)函稿的製作格式來文簽擬參考範(fàn)例簽、便箋、簽稿會核單10/14/20234壹、公文製作要領(lǐng)10/7/20234一、公文函稿的製作格式10/14/20235一、公文函稿的製作格式10/7/20235稿之說明事項(xiàng)

1.文稿種類：以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿、創(chuàng)稿2.送達(dá)方式：電子交換、電子公佈欄、人工交換、郵寄

3.檔號：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號

(例：096/030101.01/1/3/1)(底線部份應(yīng)由承辦人填寫)4.附件：應(yīng)註明內(nèi)容名稱、數(shù)量等有關(guān)字樣（例：如說明二、如主旨等不宜）

5.密等及解密條件或解密期限：密（選擇解密條件，如95年12月31日解密）

6.校對、監(jiān)印、發(fā)文：發(fā)文人員核章並註記８碼。10/14/20236稿之說明事項(xiàng)1.文稿種類：以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿、創(chuàng)稿之說明事項(xiàng)7.會辦單位：內(nèi)會單位在左，外會單位在右，如會辦單位過多時宜使用「簽稿會核單」(裝訂於公文首頁)。8.核章位置原則：由上而下，由左至右，由小至大。9.公文處理過程相關(guān)人員應(yīng)核章及加註8碼。10.正、副本：副本若需含附件應(yīng)加註（含附件）。11.函（簽）稿2頁以上應(yīng)加蓋騎縫章，右下角加註頁碼。(發(fā)文或送歸檔時，由上而下，每頁均需編頁碼。)

12.簽稿如有修改，應(yīng)於修改處蓋職名章。10/14/20237稿之說明事項(xiàng)7.會辦單位：內(nèi)會單位在左，外會單位在右，如會辦稿之處理及注意事項(xiàng)

1.按行文事項(xiàng)之性質(zhì)選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」等。2.定有辦理或復(fù)文期限者，應(yīng)在「主旨」內(nèi)敘明。3.「請核示」、「請查照」等，列入「主旨」，不必在「辦法」段內(nèi)重複。10/14/20238稿之處理及注意事項(xiàng)10/7/20238二、來文簽擬參考範(fàn)例

10/14/20239二、來文簽擬參考範(fàn)例10/7/20239來文之處理及注意事項(xiàng)

1.來文之?dāng)M辦位置，位於文末處下方。擬辦位置不足時，另用便箋擬辦。2.會辦蓋章版面不足時，得調(diào)整為由左而右之方式蓋章，或另用簽稿會核單。3.來文性質(zhì)時若屬於週知性質(zhì)，得於決行後影印分送相關(guān)單位參考，減少非必要之簽會，以避免公文處理時效之逾期。4.最速件公文可參酌來文性質(zhì)修改速別，承辦處室主任應(yīng)於修改處核章。10/14/202310來文之處理及注意事項(xiàng)1.來文之?dāng)M辦位置，位於文末處下方。擬來文之處理及注意事項(xiàng)5.公文若屬存查案件應(yīng)於擬辦文末填註「文存查」或「文擬陳閱後存查」等字眼。6.下列文件不予編總收文號，另登錄通知送文簿：(一)各種定期及例行表報(bào)。(二)通報(bào)及知會之文件。(三)機(jī)關(guān)首長私人往來之文電。（四）邀請參加紀(jì)念性集會之文件。（五）贈送書刊及資料之文件。

10/14/202311來文之處理及注意事項(xiàng)5.公文若屬存查案件應(yīng)於擬辦文末填註「文三、簽、便箋、簽稿會核單範(fàn)例（一）簽範(fàn)例

15110/14/202312三、簽、便箋、簽稿會核單範(fàn)例（一）簽範(fàn)例15110/7/2簽之撰擬要領(lǐng)

簽之一般原則（1）機(jī)關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件：依分層授權(quán)規(guī)定核決，簽?zāi)┎槐財(cái)⒚麝惸衬抽L官字樣。

（2）對機(jī)關(guān)首長之「簽」，文末得用「敬陳○○長」字樣。

10/14/202313簽之撰擬要領(lǐng)簽之一般原則10/7/202313簽之撰擬要領(lǐng)

擬辦方式

1、先簽後稿：＊訂定、修正、廢止法規(guī)案件。＊有關(guān)政策性或重大興革案件。＊牽涉較廣，會商未獲結(jié)論案件。＊擬提決策會議討論案件。＊重要人事案件。＊其他性質(zhì)重要必須先行簽請核定案件。10/14/202314簽之撰擬要領(lǐng)擬辦方式10/7/202314簽之撰擬要領(lǐng)2.簽稿併陳

＊文稿內(nèi)容須另為說明或?qū)σ酝幚砬樾雾氉眉游鍪鲋讣?。＊依法?zhǔn)駁，但案情特殊須加說明之案件。＊須限時辦發(fā)不及先行請示之案件。3.以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉(zhuǎn)之案件。

10/14/202315簽之撰擬要領(lǐng)2.簽稿併陳10/7/202315簽之款式

一、簽應(yīng)按主旨、說明、擬辦三段式辦理。1.「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項(xiàng)，一段完成。2.「說明」：對案情之緣由、經(jīng)過與有關(guān)法規(guī)或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之?dāng)⑹觯瑏K視需要分項(xiàng)條列。3.「擬辦」：為「簽」之重點(diǎn)所在，應(yīng)針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。二、一般存參或案情簡單之文件，得於原件文末下方空白處簽擬，或使用便簽，以條列式簽擬。10/14/202316簽之款式一、簽應(yīng)按主旨、說明、擬辦三段式辦理。10/7/2便箋範(fàn)例（簡單案情簽辦）

（二）便簽範(fàn)例10/14/202317便箋範(fàn)例（簡單案情簽辦）（二）便簽範(fàn)例10/7/20231簽稿會核單格式範(fàn)例

(三)簽稿會核單範(fàn)例備註1:置於首頁。2:超過二頁、與簽之間，簽與本文之間，均請加蓋騎縫章(職名章)。10/14/202318簽稿會核單格式範(fàn)例(三)簽稿會核單範(fàn)例備註1:置於首頁。1四、公文用字用語鈞府、鈞長、鈞座、大院、大部、大局貴局、貴處、貴公司臺端、先生、女士依、依據(jù)諒蒙鈞察、諒達(dá)、計(jì)達(dá)請鑒核、請鑒查、請核備檢陳、檢送、檢附10/14/202319四、公文用字用語鈞府、鈞長、鈞座、大院、大部、大局10/7/五、數(shù)字使用原則

阿拉伯?dāng)?shù)字：0、1、2、3、……9；中文數(shù)字：○、一、二、三、……九；國字?jǐn)?shù)字：壹、貳、叁、……玖、拾；羅馬數(shù)字：I、II、III、……、X、L、。10/14/202320五、數(shù)字使用原則阿拉伯?dāng)?shù)字：0、1、2、3、……9；10/阿拉伯?dāng)?shù)字書寫原則

代號(碼)：例如機(jī)關(guān)代碼379052800U國民身分證統(tǒng)一編號：M123456789

編號：例如附件1、表2、圖3-1

發(fā)文字號：北市成中總字第09530123400號

序號：例如會議期別、名次、次數(shù)、季別日期、時間：95年1月24日下午2時5分電話、傳真：02-25574692

10/14/202321阿拉伯?dāng)?shù)字書寫原則代號(碼)：例如機(jī)關(guān)代碼3790528阿拉伯?dāng)?shù)字書寫原則郵遞區(qū)號：10364門牌號碼：臺北市大同區(qū)承德路2段235號計(jì)量統(tǒng)計(jì)：234,567,000；萬、億、兆

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：如上網(wǎng)人數(shù)為12,345人法規(guī)條項(xiàng)款目、編章節(jié)款目：如事務(wù)管理規(guī)則共15編、415條條文法規(guī)內(nèi)容之引敘或摘述：如依著作權(quán)法第87條規(guī)定

10/14/202322阿拉伯?dāng)?shù)字書寫原則郵遞區(qū)號：1036410/7/202322中文數(shù)字書寫原則

描述性用語：一分子、一支部隊(duì)、一律成語：一日千里、一目十行、十全十美專有名詞：三國演義、恩史瓦第三世慣用語：第一科、第二組、第三課、星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀10/14/202323中文數(shù)字書寫原則描述性用語：一分子、一支部隊(duì)、一律10/文書處理及公文時效管制作業(yè)研習(xí)第二篇：公文時效管制作業(yè)

10/14/202324文書處理及公文時效管制作業(yè)研習(xí)10/7/202324公文時效管制作業(yè)

壹、公文時效管制的意義

貳、公文之分類

參、公文時效管制時限基準(zhǔn)

肆、公文時效管制基本作法

伍、公文時效計(jì)算基準(zhǔn)

陸、公文展期規(guī)範(fàn)柒、公文處理的獎勵懲處規(guī)定10/14/202325公文時效管制作業(yè)壹、公文時效管制的意壹、公文時效管制的意義

何謂公文處理：係指公文自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程。何謂公文時效管制：掌握公文處理過程的每一個環(huán)節(jié)，透過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓牡卿涀鳂I(yè)及確實(shí)的稽催查詢途徑，促使每一件公文皆能在限辦時限之內(nèi)完成。消極的作用：防止公文拖延積壓。積極的目的：提高行政效率。10/14/202326壹、公文時效管制的意義何謂公文處理：係指公文自收文或交辦起貳、公文之分類

一、人民申請案件二、人民陳情案件三、行政救濟(jì)案件四、一般公文(一)專案(二)限期案件：來文或依規(guī)定訂有時限之公文

(三)其他非屬前述之案件10/14/202327貳、公文之分類一、人民申請案件10/7/202327參、公文時效管制時限基準(zhǔn)

一般公文：１、最速件：1日（收文之次日起算）。２、速件：3日。３、普通件：6日。４、限期案件：各機(jī)關(guān)來文訂有處理時限者依來文所訂時限處理，其處理時限包含假日。5、專案案件：包括計(jì)畫、研究、法規(guī)、法令解釋、控案、糾紛案、調(diào)查、鑑定等涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，並需30日以上辦結(jié)者。10/14/202328參、公文時效管制時限基準(zhǔn)一般公文：10/7/202328參、公文時效管制時限基準(zhǔn)

限期案件：受文機(jī)關(guān)所收限期案件時，已逾文中所訂時限者，該文以普通件處理時限管制。來文訂有不同處理時限，以最後時限為預(yù)定結(jié)案日期。來文之處理速別與公文性質(zhì)不符者，得經(jīng)由收文、承辦單位之主管或指定之授權(quán)人員逕於文件首頁上核定後，調(diào)整來文處理速別。10/14/202329參、公文時效管制時限基準(zhǔn)限期案件：10/7/202329其他時效管制基準(zhǔn)注意事項(xiàng)除限期案件、專案、人民申請案件、行政救濟(jì)案件或其他法令另有規(guī)定外，均不含假日。行文之副本機(jī)關(guān)如文中未另行訂定處理時限或要求有所作為者，副本收受機(jī)關(guān)其處理時限一律以普通件(六日)辦理。

10/14/202330其他時效管制基準(zhǔn)注意事項(xiàng)除限期案件、專案、人民申請案件、行政肆、公文時效管制基本作法

管制要求：隨到隨辦，隨辦隨歸，不得拖延、積壓、損毀、遺失；以每一成員之自我管理為主，文書單位及管制考核單位查催處理為輔。管制作法：1.全程管制（收文至發(fā)文）2.全面管制（相關(guān)業(yè)務(wù)之單位或機(jī)關(guān)）3.全案管制（專案案件、人民申請案件）10/14/202331肆、公文時效管制基本作法管制要求：隨到隨辦，隨辦隨歸，不得伍、公文時效計(jì)算基準(zhǔn)

(一)一般公文：1.答復(fù)案件：自收文之次日起至發(fā)文之日止。2.創(chuàng)稿案件：自交辦、首次簽辦或辦稿之日起算。10/14/202332伍、公文時效計(jì)算基準(zhǔn)(一)一般公文：10/7/20233伍、公文時效計(jì)算基準(zhǔn)(二)限期案件：依下列方式，自收文之次日起計(jì)算發(fā)文使用日數(shù)。1.未逾來文所定時限，而實(shí)際處理日數(shù)超過6日者，以6日計(jì)算處理時效，未超過6日者，以實(shí)際處理日數(shù)計(jì)算處理時效。2.逾越來文所訂時限者，依實(shí)際處理日數(shù)計(jì)算處理時效。10/14/202333伍、公文時效計(jì)算基準(zhǔn)(二)限期案件：依下列方式，自收文之陸、公文展期規(guī)範(fàn)公文展期應(yīng)於公文時限屆滿後次一日，立即依規(guī)定辦理展期。第1次展期日數(shù)由基層主管核準(zhǔn)，但不得超過原預(yù)定結(jié)案日期1倍。（例：最速件）第2次以後展期日數(shù)，依案件實(shí)際需要提出申請，由各機(jī)關(guān)主任秘書以上人員核準(zhǔn)。歷次展期累積超過30日以上時，應(yīng)由機(jī)關(guān)首長核準(zhǔn)，並會知研考單位列入管制。

10/14/202334陸、公文展期規(guī)範(fàn)公文展期應(yīng)於公文時限屆滿後次一日，立即依規(guī)定陸、公文展期規(guī)範(fàn)相關(guān)人員應(yīng)辦理之展期作業(yè)(一)登記桌（或?qū)W校文書）人員之稽催作業(yè)

1.預(yù)定結(jié)案日前一日之事先查詢(催辦)2.預(yù)定結(jié)案日後一日之展