高效的會議管理

高效會議

EfficientMeeting

北京華夏基石人力資源參謀2004.01

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting1引子王大俠華山論會

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting2引子王大俠華山論會

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting3引子王大俠華山論會

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting4引子王大俠華山論會

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting5引子王大俠華山論會

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting6引子王大俠華山論會

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting7第五回會議專門技術有效的管理者知道，如果要管理自己的時間，首先應該了解自己的時間實際上耗用在什么地方。

—彼得·杜拉克北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting8實話實說

1，請大家計算一下：我們平均每天要在會議上花費多少時間？

占一周標準工作時間的百分之幾？

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting9

第一回會議概覽

我們有多少時間在開會？美國權威機構數據：經理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。1996年美國企業(yè)因不當的會議管理導致的損失高達60億美元。

另一個統(tǒng)計顯示：美國每天要召開1100萬次各種會議，經理們花在會議上的時間要占工作時間的40％-70％。據日本效率協(xié)會統(tǒng)計，科長以上的人員僅開會的時間就占整個工作時間的40%以上。日本旭化成公司的一家設備工廠1980年的統(tǒng)計數字：在辦公業(yè)務時間中會議時間占去28%以上，折算本錢10億元。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting10

第一回會議概覽

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

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第一回會議概覽

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

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第一回會議概覽

1，會議的根本功能是什么？■群體溝通■傳達指令，收集信息■協(xié)調矛盾，解決問題■共享資源■集思廣益，開發(fā)創(chuàng)新■鼓勵士氣，制造氣氛北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting13

第一回會議概覽

2，會議的根本類型有哪些？■告知型會議

由特殊身份的人宣布指令，與會者只應接受、討論和理解。

■執(zhí)行型會議

將任務分配給執(zhí)行者，解決“怎么做？誰來做〞的問題。

■立法型會議

受命制定規(guī)章、制度等，或修改舊的、不適應新情況的規(guī)章、制度。

■研究型會議

研究、討論新方法、新技術、非確定性問題等的開放式會議。

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting14

第一回會議概覽

2，會議的根本類型有哪些？〔CONT.)■通過式會議

只有一種意見和主張，提出后讓大家舉手通過，履行認可手續(xù)。

■選擇式會議

在兩種或多種意見中選取一種。

■拼合式會議

在已提出的幾個方案中，采納每個方案中的合理意見，拼成一個新方案?！稣壑允綍h

兩種方案相持不下，只好采用介于兩者之間的第三種方案，雖雙方均不滿

意，但得到局部滿足，尚可以接受?！鼍C合式會議

將所有好的意見綜合起來，形成一個最正確方案。

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting15

第一回會議概覽

3，會議本錢知多少？■3.1時間本錢

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting16

第一回會議概覽

3，會議本錢知多少？〔CONT.)■3.2直接的會議本錢

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第一回會議概覽

3，會議本錢知多少？〔CONT.)■3.3效率損失本錢

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting18

第一回會議概覽

3，會議本錢知多少？〔CONT.)■3.4會議總本錢概算

會議總本錢

=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間〔小時〕

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting19實話實說

1，請大家回想一下，我們的會議效率如何？還存在哪些需要

改進的地方？2，請大家暢想一下：高效會議應當是什么樣子？

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第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

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第一回會議概覽

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

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第二回會議效率

1，低效會議的表現－－

■沒有明確的目的和主題，形成多中心會議■主持人被參會者牽著鼻子跑，無法控制會議局面■參會者缺乏效率觀念，不準時參加■對某些問題反復研究，不能形成決議■重復發(fā)言，重復表態(tài)■會議氣氛沉悶，參會者消極應付、不充分準備、不積極參與■匯報不得要領，像流水帳北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting23

第二回會議效率

2，造成會議低效的原因－－

■會議的任務、目的不明確，或者開會只是走形式■會前準備不充分，通知、議程、資料等沒有提前送達與會者■參會者缺乏必要的技能和準備■時間、地點選擇不當，會議時間過長■主持人缺乏充分的準備，缺乏控制力、影響力和說服力■參會對象選擇不當

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting24

第二回會議效率

3，高效會議的特征－－

■只在必要時召開■事先對時間、地點等進行了認真的籌劃■擬定和分發(fā)了議程表，按部就班，按時開始，按時結束■清晰記錄了所有建議、決定及執(zhí)行的責任人■通過研究、討論，歸納形成了鮮明的結論和成果■在條件允許的情況下，請到了最有經驗和能力的人參與■與會者積極參與，主持人準確引導、控制會議進程與方向北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting25

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

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第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting27第三回會議角色

1，會議中的角色

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting28第三回會議角色

1，會議中的角色

會議主席

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting29第三回會議角色

會議主席的職責：

■致開幕詞，明確會議的背景、基調和目標■對主持人提供支持，協(xié)助把握會議的方向和氣氛■在必要時中止爭論，或者將討論引向需要的方向■在會議出現異常情況時，果斷出手處理■推動會議得到結論或成果，而不是一無所獲■評估會議的效果與成果■跟蹤、檢查會議成果的發(fā)布與落實北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting30第三回會議角色

1，會議中的角色

主持人北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting31第三回會議角色

主持人的職責：

■規(guī)劃會議：

確定會議目標、內容、議程以及時間、地點、方式；

發(fā)出會議邀請，與受邀人員約定會議之前的任務；■啟動會議：

分配會議角色；

組織會議的召開；向與會人員介紹會議背景、目標、議程和規(guī)那么；北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting32第三回會議角色

主持人的職責：CONT.

■促進推動：在會場建立和維護鼓勵討論的氣氛；

對爭論的問題進行解釋、澄清，推動會議的進行；對參會者表述不清楚的地方進行解釋和確認，防止誤解；北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting33第三回會議角色

主持人的職責：CONT.

■監(jiān)控管理：在結束某一個議題的討論后進行總結，確認一致認可的

行動方案、職責和時間期限。

控制會議時間，確保會議按進度進行；

嚴格限制討論時間，及時處理離題；建一座“停車場〞，將沒有時間處理的問題先放在上面；北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting34第三回會議角色

1，會議中的角色

記錄人北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting35第三回會議角色

記錄人的職責：

■記錄會議時、地、人等根本信息■準確記錄和概括會議對于各個議題的討論成果■準確記錄會議的決策以及要采取的實施行動，包括責任人

和截止時間■在會議出現異常情況時，果斷出手處理■評估會議的效果與成果■跟蹤、檢查會議成果的發(fā)布與落實北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting36第三回會議角色

1，會議中的角色

支持人北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting37第三回會議角色

支持人的職責：

■協(xié)助主持人做好會議通知和議程分發(fā)工作■確保會議設施和設備已經被預訂和調整、準備完畢■確保會議所需的材料和設備隨時可用■安排與會人員的膳宿、茶點北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting38第三回會議角色

1，會議中的角色

參會者北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting39第三回會議角色

參會者的職責：

■以會議議程表為指南，進行充分的準備■準時參加會議■遵守會議規(guī)那么■仔細傾聽，不斷驗證聽到的內容，準確區(qū)分發(fā)言者的意圖■積極參與，包括：表達不同的觀點，提問，答復以下問題，

提供相關的背景信息，等等■清晰地組織和表達自己的見解，不重復、不跑題■貫徹、實施會議的決議和行動方案北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting40

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

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第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting42第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點控制跟進會議成果氛圍準備北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting43第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點控制跟進會議成果氣氛準備北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting44第四回會議組織管理

會議準備：

■Wellbegin,halfdone.■好的開始是成功的一半。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting45第四回會議組織管理

會議準備：是否會議非開不可

■如果某些問題不開會也可以解決，就不要開會?！鱿认胍幌耄翰婚_這個會會怎么樣？惜會如金！北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting46第四回會議組織管理

會議準備：作為組織者

■充分了解會議發(fā)起的背景和發(fā)起者的初衷■確定會議的關鍵人物，與他們協(xié)商會議的目標、議程和方式■確定參會人員和時間范圍，收集所有被邀請人員的時間表，

找出最適宜所有人參會確實切時間■準備會議通知、會議議程、會議相關資料，提前至少兩天以

各種方式發(fā)給被邀請者，并確認其已經收到■準備會議主席的開幕詞，準備會議期間需要的資料；資料應

當經過精心篩選，防止過多的信息■準備行政資源北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting47第四回會議組織管理

會議準備：作為被邀請參會者

■充分了解會議發(fā)起的背景和發(fā)起者的初衷■認真閱讀資料，明確會議需要解決的問題以及個人的角色■根據個人在會議中的角色和奉獻，準備相關資料■不清楚的地方，及時向會議的組織者提出和詢問■安排好自己的時間和參會期間的工作■攜帶必要的資料和設備，以飽滿的精神，準時參會北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting48第四回會議組織管理

會議準備：會議規(guī)模

■除非告知型會議，一般會議的規(guī)模：●4－7人最理想；●10人可以忍受；●12人為上限；■如果規(guī)模無法降低，應當考慮：●是否可以用較小的規(guī)模完成某些議題？●是否需要另一次會議？北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting49第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點控制跟進會議成果氣氛準備北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting50第四回會議組織管理

會議時間安排：◆上午8-9點之間：正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業(yè)務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。

◆上午9-10點之間：員工已經開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最正確時機。

◆上午10-12點或下午1-3點之間：最適合調發(fā)動工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。

◆下午3-5點之間：最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting51第四回會議組織管理

會議時間安排：◆會議長度：一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應超過兩個小時。生理學家認為，腦力的最正確狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產生疲勞感的臨界點是一小時

◆如果想縮短會議，一是臨下班開會；二是站著開會；三是限定會議時間，到時就鳴鈴。如果作不出決議，說明這個問題不適合在會議上解決

◆如重要的議程安排在前面，在大家精力比較集中的時間段

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting52第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點控制跟進會議成果氣氛準備北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting53第四回會議組織管理

會議地點與會場布置：■會議地點不應設在經常會被打斷的地方■在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕松■長桌比較適合指令為主的會議，圓桌可以定調為非正式■使全體與會者既能看見又能被看見■座位之間留有一臂長的距離，與會者不能受太陽暴曬■考慮多種座位方案，選擇最適宜的一種■將轉移出會場，請參會人關閉移動北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting54第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點控制跟進會議成果氣氛準備北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting55第四回會議組織管理

會議控制：時間控制■將會議安排在午餐之前，比較容易按時結束■設置鐘表，指定會議的時間管理人■按時開始，按時結束，讓遲到者明白他們的行為對會議不利■主持人應在會議開始重申會議的議程■發(fā)言者應事先進行準備，簡潔明了，并控制發(fā)言時間■一個議題討論根本成型之后，為了節(jié)約時間，主持人要迅速

總結，并將會議迅速導入下一個階段北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting56第四回會議組織管理

會議控制：流程控制■一旦出現討論跑題，迅速糾正■將到時尚未解決的問題，開進“停車場〞■將復雜問題交給一個工作小組，會后再進行匯報■如與會者的發(fā)言有創(chuàng)造性但不成熟，鼓勵其會后完善■制止支流辯論和私下交流■按順序發(fā)言，自由發(fā)言應注意控制時間與方向■不要重復別人的觀點和已經提出的問題■用片刻沉默將會議從爭吵帶回到理智中來■果斷制止無謂爭論或有損會議氣氛的爭吵北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting57第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點控制跟進會議成果氣氛準備北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting58第四回會議組織管理

先聽一個小故事！

－大師的鞋帶北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting59第四回會議組織管理

故事的哲理：保護發(fā)言者的熱情與積極性

人都有自己的性格，當自己的意見被打擊時，就會沉默寡言或者奮起還擊，這就會影響到會議的氣氛和效果，因此，對于研究型的會議，不要簡單地否認別人的觀點，而是應當盡可能地創(chuàng)造寬松、坦誠的氣氛，保護發(fā)言者的熱情。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting60第四回會議組織管理

再聽一個小故事！

－記者與孩子北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting61第四回會議組織管理

故事的哲理：換個角度看問題，海闊天地寬

相同的聲音容易聽到，不同的聲音最難得。意見不同是好事，只有意見不同，結論才能全面。為了到達這樣的效果，甚至有人成心扮黑臉。當我們聽到不同的聲音的時候，先不要急于否認，換個角度看看，也許別人的見解對自己會很有幫助，一個善于取長補短的會議者才是真正的“善會者〞。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting62第四回會議組織管理

還有一個小故事！

－博士生與本科生北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting63第四回會議組織管理

故事的哲理：尊重別人

三人行，必有我?guī)?，會議應當樹立對事不對人的原那么，樹立相互尊重的氣氛。只有從心底里尊重其他的與會者，才能真正聽得進別人的見解，才能做到真正的“善會〞。

不尊重別人的表現包括：

●人身攻擊，惡語傷人

●羞辱、譏諷別人

●隨意打斷別人的發(fā)言，等等

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting64第四回會議組織管理

會議溝通三部曲會前溝通：交流會議的有關信息，對會議的目標、議程和時間等達成一致，以減少會議中的沖突，提高會議效率。

會中溝通：在開會時應該主動聽取意見，善于聆聽，只有善于聽取信息才能成為有洞察力的領導者。在聽對方講話時要專心致志，不要心不在焉；不要心存成見，也不要打斷對方講話；要善解人意，做到心領神會。不僅要會聽，還得會說，會表達自己的意見。在表達自己的意見時，要誠懇謙虛。講話時要力求簡明扼要，用簡單明了的詞句說明自己的意思，語調要婉轉，態(tài)度也要沉著不迫。

會后溝通：會議結束后，主席要及時與承擔任務者溝通，詢問需要的支持，并給予鼓勵；還要與持不同意見者溝通，肯定他的意見的合理處，及做出決定的原因，鼓勵他繼續(xù)努力，發(fā)揮更大的能力。

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting65第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點控制跟進會議成果氣氛準備北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting66第四回會議組織管理

會議成果■時刻檢討：我們的會議是否在為我們既定的目標效勞■每一項議題討論結束，將討論結果及時整理，形成記錄■會議結束之前，回憶會議議程，看是否主要問題都得到了解決■如果時間允許，對于“停車場〞內停放的內容進行處理■對于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責任人和完成時間■如有必要，確定下次會議的大體時間■會議結束，迅速形成會議紀要，請會議主席批準、下發(fā)■任命一個會議決議的督辦人北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting67第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點控制跟進會議成果氣氛準備北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting68第四回會議組織管理

會后跟進■盡快下發(fā)會議紀要，確認每個與會者已經收到■對會上確定的任務承擔者，詢問需要的資源和支持，給予鼓勵■對于會上沒有解決的問題，找到原因，組織新的會議尋求解決■對于會上交給專項小組進行研究的專題，回收研究成果■總結會議成功或失敗的經驗、教訓，持續(xù)改進■會議事項的督辦■將會議精神迅速傳到達當事部門北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting69

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting70

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting71第五回會議專門技術一、會議與時間管理

除非妥善管理時間，否那么無法妥善管理其他任何事情。—彼得·杜拉克北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting72第五回會議專門技術一、會議與時間管理

急迫不急迫重要I緊急狀況迫切的問題限期完成的會議或工作II準備工作與預防措施價值觀的澄清計劃人際關系的建立增進自己的能力不重要III造成干擾的事、電話信件、報告會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事IV忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費時間逃避性活動時間管理矩陣

北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting73第五回會議專門技術一、會議與時間管理

急迫不急迫重要I

壓力

筋疲力竭

危機處理

忙于收拾殘局II不重要IIIIV偏重第I類事件的人北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting74第五回會議專門技術一、會議與時間管理

急迫不急迫重要III不重要III

短視近利缺乏自制力，怪罪他人

危機處理輕視目標與計劃

IV偏重第III類事件的人北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting75第五回會議專門技術一、會議與時間管理

急迫不急迫重要III不重要III

全無責任感依賴他人或社會機構維生

危機處理輕視目標與計劃

IV偏重第III、IV類事件的人北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting76第五回會議專門技術一、會議與時間管理

急迫不急迫重要I

II

有遠見、有理想

平衡、紀律、自治少有危機不重要IIIIV偏重第II類事件的人北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting77第五回會議專門技術一、會議與時間管理

高效能人士的七個習慣：

積極主動、以終為始、要事第一、

雙贏思維、知彼解己、統(tǒng)合綜效、

不斷更新北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting78第五回會議專門技術一、會議與時間管理

時間管理的二八原那么：

*20%的工作時間完成80%的工作價值

*投入20%的精力完成80%的工作

*集中另外80%的精力做另外20%的工作北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting79第五回會議專門技術成功人士與一般人的時間分配比較：北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting80第五回會議專門技術二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

是規(guī)劃高效會議和活動的方法，它通過將一個工程分解成假設干步驟，明確每一步驟應做什么來規(guī)劃工程，以提高效率和效果。流程周期法有五要素：1、目標：答復“我們?yōu)槭裁匆_會〞2、結果：答復“我們能從本次會議中得到什么〞3、步驟：答復“我們應該采取哪些步驟以實現結果〞4、原那么：答復“與會者是誰以及指導我們行動的根本原那么有哪些〞5、反響：答復“會議之后如何評價和貫徹〞北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting81第五回會議專門技術二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

1、目標工作內容：我們?yōu)槭裁匆_會？1、集體協(xié)商會議目標。2、確定2-3個主要的會議目標。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting82第五回會議專門技術二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

2、結果工作內容：我們能從會議中得到什么？1、確定明確的（可衡量或可觀察的）結果陳述。結果陳述描述了參與者和其他利益關系者可以從會議中所得到的利益。為評價會議提供了主題和基礎。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting83第五回會議專門技術二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

3、步驟工作內容：我們應該采取哪些步驟以實現結果？1、集體討論。為了實現預期結果，在會議開始之前，進行之中以及結束之后，必須做些什么。2、根據所追求的結果來確定會議之前的工作委派，并對相關責任達成一致，以確保準備工作得以完成。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting84第五回會議專門技術二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

4、原則工作內容：與會者是誰，指導我們行動的基本原則有哪些？1、誰必須參加本次會議？誰不應該參加？誰的出席無關緊要？2、他們必須表現出什么樣的態(tài)度和行為？3、需要什么樣的基本原則來確保有效參與，打擊諸如貶低他人觀點之類的不受歡迎的行為？北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting85第五回會議專門技術二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

5、反饋工作內容：會議之后如何評價和貫徹？1、如何評估本次會議？2、會議結果必須通知誰？3、如何實現群體學習？4、怎么樣才能使會議獲得持續(xù)改進？北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting86第五回會議專門技術三、提高會議效率的思維方法－六頂思考帽

“六頂思考帽〞是愛德華·德·波諾博士開發(fā)并流行于西方企業(yè)界的，最有效的思維訓練。它提供了“平行思維〞的工具，從而防止將時間浪費在互相爭執(zhí)上。它的主要功能在于為人們建立一個思考框架，在這個框架下按照特定的程序進行思考，從而極大地提高企業(yè)與個人的效能，降低會議本錢、提高創(chuàng)造力、解決深層次的溝通問題。它為許多國家、企業(yè)與個人提供了強有力的管理工具，將會議時間驟然減少了80%。1984年奧運會的組織者運用〞六頂思考帽“思維技術，使一度賠錢的奧運會變?yōu)樯X機器。2000年1月，麥當勞公司開始引進“六頂思考帽〞，到2001年2月，全部員工都參加了培訓，培訓之后平均會議時間縮短25%。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting87第五回會議專門技術三、提高會議效率的思維方法－六頂思考帽

“六頂思考帽〞的設計思想：1、簡化思考，讓思考者在某一時刻只做一件事情。思考者不必同時兼顧情感、邏輯、信息、希望和創(chuàng)意，他可以將它們分別處理。

2、換位思考，讓思考者可以自由地轉換思考方式。如果有人在會議上一直提出負面意見，你就可以要求他摘下黑色思考帽。這就是告訴他，他太固執(zhí)于否認了。你也可以請他戴上黃色思考帽，直接要求他轉向正面肯定的思考方式。北京華夏基石人力資源參謀BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting88CAP含義白色是中立而客觀的。代表著事實和資訊。紅色是情感的色彩。直指我們的感覺、直覺和預感。黃色是頂樂觀的帽子。它代表著與邏輯相符合的正面觀點。黑色是陰沉的顏色。它意味著警示與批判。綠色是春天來到時，爭奇斗艷的美妙色彩。那是創(chuàng)意的顏色。藍色是天空的顏色，籠罩四野。在控制著事物的整個過程。解決的問題我們掌握什么信息?

我們需要什么信息?

如何找到需要的信息?

我現在的情感是什么?

我的直覺怎么說?

我的第六感覺怎么說?

好處是什么?

積極因素是什么?

價值是什么？

這個想法里面有哪些好概念?

它能用于我們的工作嗎?

可能的問題是什么?

存在的困難是那些?

什么是我們的注意要點？

存在的風險是什么?

我們有什么創(chuàng)造性的想法?

其它的可能性有哪些?

“黑帽子”提出的困難怎么克服?我們的討論從哪里開始?

我們的議程是什么?

我們的目標是什么?

我們應該戴哪頂帽子?

我們怎樣做總結?

我們的下一步是什么？使用原則你不能任意提高一件事實的層次，除非你有能力去驗證它。在使用白帽思維時，你的態(tài)度必須是中立的。白帽的使用應該成為一種習慣。防止過度使用白帽。正確認識和運用直覺與情緒。不要證明或解釋自己的感覺。認可預感，但非憑預感作決定。避免爭辯。須在30秒以內作出回答，避免過度使用紅帽。探求事物的優(yōu)點。證明為什么某個觀點行得通，但必須符合邏輯。當未來不確定的時候，黃帽思維通過一些問題建立可行性的基礎。黑帽思維是一種強勢思維?？梢杂煤谏伎济睉逗谏伎济?。黑帽思維應該提出應對方式。行動。解釋。預測。設計。在藍色思考帽下，我們不再思考討論的主題，我們考慮的是那些與主題有關的思維。藍帽經常使用在思維的開始、中間和最后階段。會議主席一般都有藍帽思考功能，但也可以是指定另外的人。藍帽思維有一個重要的