銷售管理制度及流程圖

./一、合同管理1、管理規(guī)定及制度9個合同審核管理規(guī)定銷售合同評審管理規(guī)定合同錄入及信息維護管理規(guī)定資源計劃平衡制度關于簽訂銷售協(xié)議相關約定事項的規(guī)定銷售合同管理規(guī)定銷售印章使用規(guī)定合同檔案管理規(guī)定合同跟蹤管理規(guī)定2、業(yè)務管理流程6個生產(chǎn)銷售業(yè)務總流程圖資源平衡及合同下發(fā)流程勤人員報價管理流程勤人員與合同室銜接流程勤人員業(yè)務實施流程勤人員業(yè)務協(xié)調(diào)流程二、風險管理1、管理規(guī)定及制度〔6個首次訂貨資質(zhì)審核管理規(guī)定驗資發(fā)貨〔應收賬款、預案監(jiān)控管理規(guī)定廠商銀業(yè)務管理規(guī)定往來賬核對管理規(guī)定票據(jù)傳遞、財務收據(jù)使用管理規(guī)定銷售價格監(jiān)控管理規(guī)定2、業(yè)務管理流程〔8個發(fā)貨驗資〔應收賬款監(jiān)控管理流程往來帳目核對工作流程保兌倉監(jiān)控管理流程財務收據(jù)領取、使用管理流程承兌匯票傳遞管理流程承兌匯票退票管理流程承兌匯票找零管理流程銷售回款業(yè)務流程三、價格管理1、管理規(guī)定及制度〔2個銷售價格執(zhí)行管理規(guī)定信息工作管理規(guī)定2、管理流程〔2個銷售價格執(zhí)行流程市場信息管理及應用流程四、發(fā)運管理1、管理規(guī)定及制度〔5個上交、外發(fā)管理規(guī)定收發(fā)存對賬管理規(guī)定銷售庫存管理規(guī)定運輸意外的處理辦法自提貨物管理規(guī)定2、業(yè)務管理流程〔3個發(fā)運室貨源組織業(yè)務流程發(fā)運室裝車后票據(jù)整理業(yè)務流程發(fā)運庫存管理流程五、服務管理1、管理規(guī)定及制度〔4個質(zhì)量異議處理相關規(guī)定質(zhì)量異議退貨鋼材管理辦法售后服務用戶調(diào)研管理規(guī)定服務室質(zhì)量異議管理程序2、業(yè)務管理流程〔7個服務營銷管理流程外部質(zhì)量異議處理流程外部質(zhì)量異議來函信息處理流程外部質(zhì)量異議現(xiàn)場處理流程外部質(zhì)量異議退貨處理流程外部質(zhì)量異議賠償損失流程外部質(zhì)量異議整改意見反饋流程六、生產(chǎn)經(jīng)銷部汽運作業(yè)區(qū)《崗位職責》、《管理制度》合同審核管理規(guī)定為加強合同的管理,維護訂貨合同的嚴肅性,提高企業(yè)部合同執(zhí)行質(zhì)量,機動靈活地適應千變?nèi)f化的市場需求,更好地為顧客服務、開拓、占領市場,特制定本管理規(guī)定：一、合同的簽訂1、合同經(jīng)評審后,手續(xù)齊全,方可簽訂正式合同文本,合同的簽訂必須符合《經(jīng)濟合同法》的有關規(guī)定；2、合同的簽訂應根據(jù)用戶的要求及框架協(xié)議及預付款情況進行簽訂,堅持無款不簽訂合同；3、簽訂的有效合同應在合同約定的時間執(zhí)行完畢；4、合同的解除或變更必須手續(xù)齊全,在確定不影響回款、不產(chǎn)生積壓鋼材的前提下,由負責人簽字方可變更；5、為便于管理及統(tǒng)計,對各用戶應編制合同號。二、合同的容1、當事人的名稱、住所、郵編、、聯(lián)系人等；2、標的；3、數(shù)量；4、質(zhì)量要求〔包括一般要求和特殊要求；5、價款〔含讓利部分；6、履約期限、地點和方式；7、違約責任；8、解決爭議的方法。銷售合同還需約定或標明合同編號、簽約日期、地點、方式及包裝方式、執(zhí)行標準和方法、結算方式、運輸方式、收貨方式、到站、特殊要求、合同使用的文字及其效力條款、隨貨票據(jù)、證明、資料等。銷售合同評審管理規(guī)定1、銷售合同評審包括常規(guī)合同評審與非常規(guī)合同評審。非常規(guī)合同是指該鋼種、規(guī)格**第一次生產(chǎn),或該標準第一次生產(chǎn)以及超出國家標準要求,用戶技術協(xié)議訂貨未形成標準的合同,具體界定每年由技術部門下發(fā)明細為準。2、按照體系管理有關規(guī)定,銷售常規(guī)合同實行集體會簽評審方式,即合同由銷售部有關人員實行分別簽字認可,形成有效的草卡合同；勤人員對集體會簽評審的合同交交合同室主任,合同室主任分解到相關合同員,形式的正式合同,由勤及合同員交叉評審形成正式合同。會簽首先勤做基本的評審,填寫基本情況,之后分別由合同室主任、分管價格的副部長、分管銷售的第一副部長、銷售部長分別簽字認可。合同員對打印出的合同進行加蓋合同章及評審章。3、非常規(guī)合同的評審,需進行技術評審,再履行常規(guī)合同評審有關手續(xù)〔格式見附件。4、勤人員在進行評審前,首先要分清楚是常規(guī)合同還是非常規(guī)合同。勤人員進行評審前,要對近期該用戶價格執(zhí)行情況、該區(qū)域主流鋼廠價格情況、我廠目前價格水平情況簡要說明,作為評審的基礎資料,以便領導決策。5、非常規(guī)合同,首先要依據(jù)用戶的要求,填寫非常規(guī)合同評審申請單,并在分管體系人員處備案,交技術部門評審,其評審單一份要交分管體系人員處備案,另一份付在草卡后,再進行常規(guī)評審。合同評審單訂貨單位使用單位鋼種規(guī)格重量加工方法技術條件備注使用要求：何時訂過貨：申請人：評審人員及意見：合同錄入及信息維護管理規(guī)定為規(guī)電腦合同信息的維護、錄入,使合同信息清晰、準確的反應用戶所定鋼材質(zhì)量、技術及相關信息；同時讓合同信息在股份公司部流轉(zhuǎn)、傳遞有效,統(tǒng)計、匯總標準一致,特制訂本管理規(guī)定。一、合同錄入1、合同的錄入主要包括用戶檔案的維護、用戶所定鋼材鋼種、規(guī)格、數(shù)量、標準以及價格等與合同履行相關的一切信息。2、鋼材銷售合同,不管實際跟用戶采取股份公司規(guī)定的格式合同,還是采取其它形式的合同,只要跟用戶簽訂了最終合同,合同員必須將每一份合同輸入電腦,使其在股份公司部正常流轉(zhuǎn)。3、合同檔案的形成〔1同一個用戶,不同到站或同一到站、不同收貨單位,均需單獨編制合同號,不允許上述不同的情況下的合同,集中在一個合同號,簽訂合同；同時由于部統(tǒng)計的需要,同一用戶所簽訂的同一到站、收貨單位的民品、民品合同號,必須單獨編制,不能為了輸入便利,將民品合同按民品合同號管理或?qū)⒚衿泛贤疵衿饭芾?；管材合同與棒材合同按不同的合同號管理,不能合訂一個合同號?！?合同檔案的容包括合同號、訂貨區(qū)域〔主要是用戶歸屬區(qū)域、收貨單位,到站、通訊地址、用戶開票信息、信件郵寄地址以及合同室部統(tǒng)計需要導入的分管業(yè)務信息等?！?用戶檔案的信息,除分管業(yè)務員的信息、行業(yè)信息外,均實行代碼輸入方式錄入,維護檔案前,按規(guī)定錄入或查詢相關代碼,輸入代碼要細心、謹慎,防止誤輸入產(chǎn)生冠戴的情況發(fā)生。〔4合同檔案原則上同一用戶按上述〔1規(guī)則確定的合同號及檔案,在一個年度是唯一的；不同的月份使用同一檔案。如果由于用戶變更需要變更收貨單位、到站等的,需單獨編制合同檔案,前期簽訂的合同,未履行的,將對應的生產(chǎn)號變更至新合同號,不允許直接變更檔案。4、合同附頁容的形成合同附頁容包括合同必輸入容、統(tǒng)計等需要的選項容等兩種情況。合同員輸入電腦的合同信息,必須與用戶的傳真件上的鋼種、規(guī)格、數(shù)量、標準、加工方法、交貨狀態(tài)及價格要一致,如果用戶的傳真件上上述情況,不清,需用戶來函件說明清楚,不允許合同員通過溝通或主管判斷,隨意選擇或加入?！?合同號必須是與用戶指定收貨單位、到站一致的合同號；〔2生產(chǎn)號的產(chǎn)生：生產(chǎn)號前一位數(shù)字由合同員根據(jù)合同需要在何條生產(chǎn)線生產(chǎn),輸入對應車間代號,其余由電腦自動產(chǎn)生。不允許合同員為了達到完成區(qū)域指標的需要,隨即選擇車間的情況發(fā)生；〔3鋼種的輸入,是優(yōu)質(zhì)鋼、特級優(yōu)質(zhì)鋼,其后綴必須區(qū)分清楚；個別鋼種分屬不同鋼組,要根據(jù)情況進行分類選擇,不允許出現(xiàn)選擇提示,不進行選擇的情況發(fā)生；〔4規(guī)格輸入：規(guī)格必須是明確的,不允許模糊訂貨規(guī)格出現(xiàn)；管材必須是：外徑×壁厚的形式,不允許外徑*壁厚的形式或：外徑×徑的形式；方鋼、扁鋼采取"##×##"或"##×**"形式標注〔5形狀,圓鋼、扁鋼、管還是方鋼,必須細心選擇?！?定倍尺：是定尺、倍尺還是圍尺,原則必須在此明確；由于合同流動卡片在車間打印,長度的單位需在此明確,防止產(chǎn)生歧義；〔7訂貨數(shù)量必須明確；我了便于合同管理,除螺紋鋼外,單筆輸入合同原則不超過180噸?！?技術標準：所定鋼種必須在簽訂的標準之；國家標準必須按現(xiàn)行標準號規(guī)輸入,不允許簡寫、縮寫等形式輸入；**試制、技術、臨時標準要注意其時效性；〔9價格條款：原則上合同電腦輸入價格為含稅價格；原則老線價格均為含稅出廠價格,嚴格控制簽訂包到價格的合同數(shù)量；〔10補充條件欄原則只填寫與合同執(zhí)行相關的技術要求,如成份、尺寸偏差、超標準的其它要求、組坯方式；備注欄原則填寫需要車間注意事項等不需在質(zhì)保書上打印出的容；質(zhì)量要素主要是與質(zhì)量控制相關的容?！?1需要選擇的其它容：如含稅、民品、電渣、整車等便于統(tǒng)計、管理的事項,必須認真選擇。5、合同變更合同變更指從用戶第一次傳真要求簽訂合同,合同未履行完之前,用戶要求對其相關容變更的申請。合同變更,原則上在不增加鋼廠成本,生產(chǎn)組織允許的情況,滿足用戶的變更,但變更過程必須有用戶書面的申請。變更過程必須與相關部門履行變更簽字確認手續(xù)。二、合同信息的維護1、用戶信息維護用戶信息的維護包括收貨單位、到站；結算信息的維護；通訊信息的維護；所屬區(qū)域的維護。合同員對上述信息的維護實行編碼方式,為節(jié)約資源代碼,不允許重復編碼。2、鋼種信息維護鋼種信息由合同室主任統(tǒng)一維護,不允許其它人員任意維護。3、質(zhì)量要素的維護質(zhì)量要素的維護,由指定專人開展,不允許其它人員任意維護。4、分管人員的維護由合同室合同管理員每月維護一次。資源計劃平衡制度資源計劃平衡是指各銷售公司依據(jù)區(qū)域計劃指標,結合公司效益,大客戶管理,品牌及"雙百、雙五"的銷售目標,對所管區(qū)域資源,按規(guī)定組織預收款、評估資金風險、核定組織生產(chǎn)合同的過程；同時包含生產(chǎn)銷售部,對各片區(qū)提請的資源,依據(jù)公司設備產(chǎn)能,效益及各區(qū)域計劃,結合"雙百、雙五"的銷售目標,對下發(fā)生產(chǎn)的資源平衡優(yōu)化管理的過程。各公司資源計劃1、各銷售公司的資源推行計劃管理,用計劃講落實、講進度。2、各公司要按照生產(chǎn)銷售部下發(fā)的月度資源計劃,按車間、品種指標量化到分管業(yè)務人員及用戶,作為銷售控制計劃,指導片區(qū)市場開發(fā)、用戶維護,資源針對性的簽訂；3、各公司的用戶,分協(xié)議運作、預案運作、正常規(guī)定運作三種。正常運作用戶,需按規(guī)定預付款比例訂貨,預付款不到位,不允許排產(chǎn),貨產(chǎn)出后,資金必須到位,確?？梢园l(fā)貨,貨上交由于款不到位,停發(fā)3日以上,將按有關規(guī)定進行考核。協(xié)議運作、預案運作的用戶,要分析是掛賬付款、T+1運作、協(xié)議運作中墊資等不能保證當月貨款結清情況,結合"雙百、雙五"的銷售目標,各公司要確定銷售運作控制方案,如果與已簽訂協(xié)議不符,應給總部提出建議運作方案,進行討論,決定是否與用戶重新談判；沒有協(xié)議的用戶,可據(jù)此確定價格控制依據(jù),利用價格杠桿控制運作規(guī)模。應收帳款的控制,要從價格談判、合同簽訂開始控制,結合"雙百、雙五"的銷售目標,研究運作辦法,資源保證的情況下,保證區(qū)域用戶協(xié)調(diào)發(fā)展,不能只強調(diào)大客戶階段性資源保證,而不考慮資金支付能力。大客戶資源要求在每月20號前全部到位,滿足股份公司生產(chǎn)模塊化管理的要求,20號前不能到位,所有資源排定完以后簽訂合同,影響大客戶資源保證,造成負面影響,所在區(qū)域經(jīng)理要對此負責。4、每月的合同資源,必須按計劃指標,進度到位,首先各公司要平衡分車間的資源,按計劃指標,結合效益、大客戶、協(xié)議用戶平衡月度分車間合同資源,超出計劃指標,可作為次月資源儲備,不能用目前合同相對充裕的一軋、二軋資源代替較少的車間,如鍛鋼、快鍛合同。5、簽訂充裕的合同,按計劃均衡排產(chǎn),滿足股份公司各個車間設備高效運轉(zhuǎn),是生產(chǎn)銷售部的天職。股份公司要求20日前次月合同達到50%,25日前到達80%,28日前合同全部到位,28日后不接收次月合同。電渣合同、步進爐合同、模具鋼等需要開坯產(chǎn)材的合同應在當月15日前將次月合同全部下達。要求各銷售公司,電渣合同、步進爐合同依據(jù)合同室簽訂合同通報情況,簽訂具體月份合同；模具鋼等需要開坯產(chǎn)材的合同應在當月15日前將次月合同到位；23日前所有車間合同必須全部到位。按規(guī)定時間、計劃不能簽訂有效合同的,各公司要進行預期計劃銷售〔預期銷售申請格式附后。各公司要在充分調(diào)研市場,深入了解區(qū)域用戶的基礎上,按計劃缺少的車間合同,可以預銷售申請合同,所申請合同,必須在次月實現(xiàn)銷售,不能實現(xiàn)銷售,將按有關規(guī)定進行考核。對按計劃未簽訂有效合同的公司,提出的預期銷售合同,生產(chǎn)銷售部依據(jù)總體車間到位情況,優(yōu)先安排超出計劃指標簽訂的區(qū)域的合同,在全部簽訂合同排產(chǎn)后,仍不能滿足公司生產(chǎn)計劃的,再安排銷售公司提出的預期排產(chǎn)合同。生產(chǎn)銷售部對各公司提出的預期銷售合同,結合歷史銷售記錄,有權決定是否排產(chǎn)。各銷售公司,在規(guī)定的時間,合同不能到位,又提不出預期銷售合同的,按股份公司資源保證的有關規(guī)定,進行考核。6、在保證效益的前提下,保證長期合作伙伴正常生產(chǎn)量,各區(qū)域資源均衡發(fā)展,合同簽訂后,每月23日前,各區(qū)域副總,經(jīng)理要依據(jù)用戶運作情況,按照區(qū)域計劃,對排產(chǎn)合同有明確的下發(fā)意見,合同下發(fā)后,原則上不進行調(diào)整,貨產(chǎn)出后必須及時外發(fā),不允許停發(fā)。7、對用戶進行誠實銷售,不管是業(yè)務經(jīng)理、經(jīng)理、銷售副總還是公司有關售后及技術服務人員,對用戶承諾的事情,必須按時保質(zhì)、保量完成。涉及到合同交貨期的實現(xiàn),要求各銷售公司對用戶講清**要求合同到位日期,目的是更好的給用戶組織合同,及時交付合同；各公司對用戶講誠信,要結合區(qū)域銷售計劃,公司月生產(chǎn)計劃,了解清楚生產(chǎn)排定規(guī)律,再承諾,不能不了解公司生產(chǎn)情況、設備情況,只承諾,不兌現(xiàn),或根本無法兌現(xiàn)。帶日期的特急合同的簽訂,必須與總部溝通后簽訂,股份公司規(guī)定每個車間不超過5筆,各公司要結合實際,嚴格控制,每個公司特急合同不能超過1筆〔同鋼種、同規(guī)格。二、合同室計劃管理1、合同員要按照下發(fā)片區(qū)的月度計劃,結合簽訂的協(xié)議,及各公司分用戶、分責任人細化的指標,督促各公司合同及時到位,未及時到位,提醒區(qū)域副總,協(xié)調(diào)公司及時到位。2、勤人員要結合預案及有關資金條款,落實預付款按規(guī)定比例到位,合同簽訂后,依據(jù)合同管理規(guī)定,合同約定履行了預付款等手續(xù)后或依據(jù)協(xié)議,具備合同下發(fā)條件的,合同員結合生產(chǎn)計劃,與區(qū)域副總溝通,副總與經(jīng)理溝通,同意組織生產(chǎn),方可對合同申請下發(fā)。預案運作、協(xié)議運作用戶,合同室每月負責對協(xié)議執(zhí)行情況進行統(tǒng)計,并提供給各區(qū)域公司、分公司,不允許依據(jù)協(xié)議只是約束資源的保證,不強調(diào)用戶對協(xié)議的履行情況分析,各區(qū)域公司要結合實際運作情況,對運作規(guī)模適時調(diào)整,應收控制在預案之,同時確保資金安全,防資金風險。3、合同室要結合實際運作規(guī)模,資金狀況,每月對此部分用戶,依據(jù)上月運作情況,進行量化的評定,提出運作控制規(guī)模的建議,供領導決策。4、每月25日前,合同室負責人,召集在總部的區(qū)域副總及有關領導,對各公司建議排產(chǎn)資源,結合股份公司作業(yè)計劃,用戶合同簽訂條款,及生產(chǎn)周期,進行資源平衡后,下發(fā)合同給生產(chǎn)室。5、合同員申請下發(fā)合同后,每天要跟蹤合同所處的位置,合同室負責人未下發(fā)、或平衡后排產(chǎn)的月份,合同員必須及時掌握,有異議要及時提出,或及時與用戶溝通；合同員每天要瀏覽合同在生產(chǎn)的狀態(tài),拒收合同、返回合同必須日清日結。6、合同下發(fā)后,需要變更、返回、注銷的,必須履行審批程序,經(jīng)合同室主任簽字確認后方可變更、注銷及返回。7、每月1日前,依據(jù)用戶合同交貨要求,合同員對所管公司特急合同,提出書面申請,合同室匯總后,與生產(chǎn)溝通,提出銷售對合同上交的總體順序,以便生產(chǎn)合同組織時參考。8、合同員每周星期五結合庫存、資金及用戶交貨期的要求,結合區(qū)域公司、銷售公司反饋的交貨期要求信息,提出下周需要生產(chǎn)合同明細,合同室匯總后,以電子的形式傳給生產(chǎn)室,提供生產(chǎn)制定周計劃參考。9、合同室每周三對每周組距安排要及時以電子的形式反饋到各銷售公司,用戶。10、每月2號前,合同室對上月合同執(zhí)行情況整理,對欠交合同,合同員必須明確是否履行的意見,形成書面材料,以電子的形式傳至生產(chǎn)室,依據(jù)生產(chǎn)反饋的信息,與用戶溝通。需要補產(chǎn)的在制合同,給用戶書面的告知函,以便用戶掌握信息。預期銷售合同申請單發(fā)件人：收件人：申請公司預供貨單位：鋼種規(guī)格訂貨數(shù)量執(zhí)行標準預期價格冶煉方式軋鍛要求備注備注：預期銷售,須在次月實現(xiàn)銷售申請公司經(jīng)理意見區(qū)域副總審核銷售部審核關于簽訂銷售協(xié)議相關約定事項的規(guī)定為進一步明確銷售協(xié)議的簽批權限,規(guī)銷售協(xié)議約定容及操作程序的管理,規(guī)避相關約定事項風險,維護銷售協(xié)議的嚴肅性,保障銷售渠道的穩(wěn)定,特制定本管理規(guī)定。一、簽訂原則1、體現(xiàn)公平、公正、合理、合法的原則；2、具有可操作性,突出體現(xiàn)簽署協(xié)議意圖的原則。二、約定事項至少或應當具備的條款1、協(xié)議量、品種及規(guī)格等條款〔具體協(xié)議必要時約定執(zhí)行標準、驗收方式及方法等條款；2、定價方式及價格條款〔出廠價還是包到價；3、優(yōu)惠、返利方式及額度；4、結算方式〔包括一票制、兩票制、運費承擔、增值稅、運雜費及吊裝費發(fā)票開具等事項；5、支付方式〔包括承兌及現(xiàn)款比例、貼息方式、方法等；6、預付款比例；7、明確雙方的責任和義務；8、服務性條款；9、協(xié)議的有效期；10、協(xié)議正本的份數(shù)〔一式肆份；11、其它需要約定的事項或特殊條款。三、操作要求1、突出體現(xiàn)協(xié)議的導向性〔如規(guī)模、品種、組距、效益等；2、加工分廠用戶原則上簽訂出廠價,當市場發(fā)生較大波動時,未全額預付貨款的,不允許鎖定價格；3、原則上協(xié)議量、資金結構、預付款比例等不能低于上年的實際運作水平；4、原則上要求現(xiàn)款比例不低于30%,預付款比例不低于30%；5、協(xié)議必須要體現(xiàn)貼息、吊裝費等條款；6、協(xié)議經(jīng)銷單位除GCr15連鑄材及Cr13可先定資源后定價外,其它品種不允許暫定價,或先定資源后定價的操作方式。暫定價或先定資源后定價的運作模式必須明確"當月發(fā)貨按當月價格執(zhí)行,次月發(fā)貨按次月價格執(zhí)行"；7、明確不可抗力〔如鐵路方向限制等造成的汽車運費、倒運費由雙方各承擔一半,原則上由于用戶原因造成的汽車運輸費用由用戶承擔,由于交貨期遲延導致的汽車運輸費用由**承擔；8、非經(jīng)股份公司審批備案,任何人無權簽署一票制包到價協(xié)議；9、確定區(qū)域主導銷售商的價格為區(qū)域運作基價,維護其合理的利潤,保護其利益；10、根據(jù)用戶的依賴度和忠誠度,適當控制有優(yōu)惠及返利條款的協(xié)議數(shù)量,要在資源保證和相互依賴方面多做文章；11、返利一律按噸鋼具體金額確定,不允許百分比計算方式；12、銷售協(xié)議的具體談判方案和具體容原則上由區(qū)域分公司經(jīng)理和業(yè)務經(jīng)理提出,經(jīng)銷售總公司審批后組織實施；13、銷售協(xié)議限定由銷售總公司副總經(jīng)理以上的人員簽字,其它人員無權簽署；14、協(xié)議必須明確簽字并蓋章后生效；15、協(xié)議除正常蓋章外,原則上要求逐頁簽字或加蓋騎縫章；16、協(xié)議要按統(tǒng)一的編碼規(guī)則編號,附加頁碼和簽約地點；17、協(xié)議約定事項不得帶有任何不平等及懲罰性條款。四、附則1、本規(guī)定未盡事宜按公司相關要求執(zhí)行；2、本協(xié)議約定要求僅指年度合作的銷售框架協(xié)議,保兌倉協(xié)議、具體訂貨運作協(xié)議等按公司相關要求執(zhí)行；銷售合同管理規(guī)定為規(guī)銷售合同管理,特制定本管理規(guī)定。一、銷售合同格式形式1、合同員簽訂合同,必須按照股份公司合同管理規(guī)定、合同室價格審批管理規(guī)定、合同室訂貨管理規(guī)定確立的原則簽訂合同。2、簽訂合同之前,合同員需先簽字,對執(zhí)行價格與現(xiàn)行價格文件的差異或了解的成本情況、同行報價格情況,做簡要說明,然后分管領導簽字,方可簽訂合同；有關領導出差的,對重大合同,可簡要口頭通知,出差后需補簽。3、合同輸入之前,首先要了解清楚技術要求,尤其對用戶用簡易方式傳真的合同,對以往有訂貨或合同員有疑惑的合同,需查閱前期合同條款；對第一次運作的,用戶用簡易方式傳真訂貨的,必需讓用戶確認標準,技術要求。對未注標準,只寫鋼種、數(shù)量的合同,不允許訂貨。4、一般情況,**文本格式合同作為最終簽訂合同文本,個別企業(yè)需按對方形式簽訂合同的,需報風險控制室批準方可實施?！?**文本格式：依據(jù)訂貨函件,按有關要求輸入電腦,打印正、附頁,檢查無誤,經(jīng)室主任審核后,二日必需郵寄給用戶或公司負責人,進行簽字蓋章,并做好跟蹤工作,督促用戶簽字蓋章后及時返回?！矊κ状喂┴浀?原則上先通過傳真,先蓋章,保留復印件,再郵寄合同蓋原件章,形成留存合同文本；〔2用戶樣本格式：用戶格式樣本簽訂合同的,要仔細研究有關條款,訂貨時需及時提供給風險控制室合同復印件,在合同正、附頁件后黏貼用戶提供的原合同復印件,原件保留在草卡中。鋼材購銷合同正、附頁的管理,要求每批次訂貨合同必須要有正、附頁,正、附頁日期要求一致；所有現(xiàn)貨合同,只要有發(fā)出量必須按上述管理執(zhí)行。二、銷售合同為了讓片區(qū)業(yè)務人員與用戶建立更緊密的業(yè)務關系,規(guī)合同管理,防風險,特制定如下規(guī)定：1、合同科合同員依據(jù)用戶來函要求進行訂貨,函件必須要有用戶公章或合同專用章,經(jīng)合同評審后打印合同正本、附頁；2、合同員每周將所簽訂的合同正本、附頁,統(tǒng)一郵寄給各片區(qū)負責人〔或分管業(yè)務人員,各片區(qū)合同接收人及具體合同號、日期明細附后；要求片區(qū)收到合同后,核對無誤后簽發(fā)收條,并寄回收條；合同科負責收條的索取,監(jiān)督片區(qū)人員依據(jù)合同,對用戶走訪,并對片區(qū)業(yè)務人員所轄區(qū)域用戶走訪、溝通及用戶維護情況的檢查；3、各片區(qū)負責人收到合同后及時分發(fā)給各區(qū)域業(yè)務員,要求業(yè)務員在一周聯(lián)系用戶,并且到用戶單位和具體該單位采購計劃員核對品種、規(guī)格、數(shù)量、執(zhí)行標準、特殊技術要求等合同文本容,核對準確無誤后加蓋用戶單位合同章并簽字后及時返回給合同科合同員；4、要求合同科合同員依據(jù)用戶來函簽字訂貨,打印合同正本、附頁為三個工作日,每周五用特快統(tǒng)一郵寄一次,延遲不寄者,每延遲一天,每份、每天扣罰50元；各片區(qū)接收到合同與用戶聯(lián)系返回合同時間為七個工作日,拖延不辦,收到合同,收發(fā)時間過15天,每延遲一天,依情況,每份、每天扣罰50元；5、對區(qū)域有保兌倉業(yè)務運作的的業(yè)務員,同時負責其所管用戶保兌倉相關業(yè)務,手續(xù)的具體辦理,不主動積極辦理者,將否決當月效益工資25%；銷售印章使用規(guī)定1、銷售合同章采取備案授權管理模式,按照公司有關規(guī)定,可以簽訂合同的人員,必須是股份公司授權的人員。2、合同室主任依據(jù)授權,對合同章的發(fā)放實行備案簽字管理,合同員簽字領取合同章后,合同章的安全,必須在合同員控制之中,合同章必須妥善保管,防止丟失。3、合同員對授權期,對該編號合同章簽訂的一切合同行為負責。4、合同章不允許借給別人使用,包括合同室部。5、合同管理人員離開辦公室后,合同章不允許放在辦公桌面上,不允許放在不上鎖的抽屜里面。6、不許給任何人在空白紙上加蓋合同章。7、不允許給與銷售合同無關的其它函告等上加蓋合同專用章。8、在授權期,發(fā)現(xiàn)合同章丟失,要馬上上報掛失,否則由此造成的風險由合同章持有人負責。由于工作需要,不從事合同管理的合同員,要按程序移交合同專用章。合同檔案管理規(guī)定合同的檔案管理,主要是圍繞合同及相關協(xié)議,用戶資質(zhì),以及跟合同履行相關的價格、合同條款的變更及往來函件的收集、整理及歸檔過程。1、合同管理一般情況,按**文本作為最終簽訂合同文本,個別企業(yè)需按對方形式簽訂合同的,需報告主管部長批準,并報法律部門審核方可實施。〔1合同草卡合同科合同員依據(jù)勤人員按會簽方式,經(jīng)領導審批的用戶來函進行訂貨。函件必須要有用戶公章或合同專用章,勤人員提供給合同員的訂貨草卡,必須是復印件或原件,否則有全拒簽；作為合同簽訂的依據(jù),在履行完相關領導簽字,簽訂合同后,加蓋私章后,按合同號、訂貨時間順序排序整理歸入檔案盒。對一個傳真件,訂二份以上合同的,相關領導簽字完畢,按合同號復印傳真件,分合同號對應裝訂,原則上當日訂貨電腦數(shù)據(jù),合同正、附頁與草卡一一對應?！?合同正附頁勤人員負責收集所管區(qū)域簽訂合同按規(guī)定簽字、蓋章,按時交給合同員；用戶簽字并蓋章返回的合同,合同員負責分類管理,按合同號,時間順序排列歸類,按每月訂貨日期,分區(qū)域裝訂成冊,擺放在指定的位置。對法律、財務部門聯(lián)及時提供給相關部門,交接手續(xù)需留檔保存。合同室負責人隨時抽查合同返回情況,不允許簽訂超過一個半月的合同未返回的情況發(fā)生。原則上合同草卡、用戶簽字并蓋章返回的合同,提供給相財務、法律部門,交接手續(xù),半年整理一次,統(tǒng)一擺放在資料室。2、合同變更函件簽訂合同后,用戶需要變更有關合同的,必須有加蓋公司合同章的書面函件,勤人員需與生產(chǎn)、發(fā)運或技術溝通,可否變更,經(jīng)合同室主任審批交合同員進行變更。合同員對函件復印,按片區(qū),時間順序黏貼在變更本,在函件上要注明變更對應合同號、生產(chǎn)號及變更時間,同時對變更過程生產(chǎn)等部門的變更單,簽字材料附在其上,做為備查材料,按時間段整理完畢,統(tǒng)一編號,一年后交檔案室管理；對同一函件中只做部分變更的,勤人員必須給用戶發(fā)書面說明函,在原件上標注清楚。價格變更的,必須有用戶確認的書面說明,并經(jīng)有關領導簽字后,統(tǒng)一編號,形成備查資料,除合同員作為變更依據(jù)管理外,合同室統(tǒng)一形成書面資料,整理形成記錄,一年后統(tǒng)一移交檔案處管理；暫定價格、鐵鋼軋旬定價及沖減價格等,勤人員在六聯(lián)單修改并加蓋私章,交合同員修改電腦及審核,沖減依據(jù)必須提交合同管理員留底。3、協(xié)議管理合同室協(xié)助辦公室對合作協(xié)議、保兌倉協(xié)議進行管理。所有協(xié)議按規(guī)定,編號管理,簽訂完畢的協(xié)議,需交銷售副總簽字后生效,并將銷售副總簽字后的原件協(xié)議交辦公室管理,合同室及分管業(yè)務員留存復印件。合同室統(tǒng)一對復印件協(xié)議管理,注意協(xié)議的性。5、用戶資質(zhì)的管理對運作用戶,每年對其資質(zhì)證件審核一次,主要是其營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織代碼證、開戶許可證及年審情況,復印上述證件并加蓋其公司紅章留存；新用戶訂貨,必須將資質(zhì)提交合同室負責人,組織部務會議審核后方可訂貨；長期用戶的資質(zhì),在每年3月年檢后進行更新,每年5月前必須完成更新。合同跟蹤管理規(guī)定合同跟蹤是指從合同的邀請或接受要約,合同的談判,簽訂,生產(chǎn)組織,資金的落實,到外發(fā)及用戶使用情況的反饋等有關合同信息的溝通、傳遞及有關商務談判,服務活動。為規(guī)合同跟蹤的管理,結合勤管理、服務的特點,制定本管理程序。1、合同資源計劃跟蹤對公司年度、季度、月生產(chǎn)計劃,及時以電子或傳真的形式傳給各銷售片區(qū)；勤人員協(xié)助片區(qū)副部長、部長助理每月13日前提出所管片區(qū)的次月銷售計劃及工作重點,要求具體到人及用戶,作為次月片區(qū)人員考核指標,勤要結合此計劃,跟蹤及指導片區(qū)人員開發(fā)用戶,簽訂合同。2、用戶資源需求信息的獲取及跟蹤勤人員要與各片區(qū)經(jīng)理及業(yè)務人員,對所管片區(qū)跟**長期運作用戶、協(xié)議戶及不定期訂貨的零散用戶,每月20日前咨詢不少于3次有關企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況及鋼材需求信息,用戶擬采購鋼材或招標的鋼材數(shù)量,時間及供貨單位；對通過、傳真或通過各種渠道介紹來的用戶,要對聯(lián)系方式,需求信息及時形成記錄,以便后期溝通,對需求信息及時反饋給分管領導；對鋼材需求信息,資源方向,每月15日后,每2天形成一次書面匯總,報合同室負責人匯總,以便領導決策。2、報價單跟蹤依據(jù)用戶合同咨詢單、申請報價單等需要報價信息,〔對首次供貨或**第一次生產(chǎn)的鋼種需要技術評審,核定成本按銷售部有關報價程序進行報價,報價后,每天要跟蹤用戶對報價結果的評審情況,包括對報價結果或報價條款中有異議或運作方式、價格等與競爭對手的差異,及時溝通反饋,以便領導決策。3、簽訂合同的跟蹤合同科合同員依據(jù)勤審批過的用戶來函要求進行訂貨,函件必須要有用戶公章或合同專用章,經(jīng)相關領導簽字確認后,按有關訂貨流程訂貨。合同員評審后打印合同正本、附頁,交勤人員評審后,勤郵寄給用戶或各片區(qū)負責人,進行簽字蓋章；要求合同科合同員依據(jù)用戶來函簽字訂貨,打印合同正本、附頁為二個工作日,勤人員在一個工作日用特快郵寄用戶；20日必須加蓋合同章的合同返回,并交相關合同員進行管理；對區(qū)域有保兌倉業(yè)務運作的的業(yè)務員,同時負責其所管用戶保兌倉相關業(yè)務,手續(xù)的具體辦理；集團公司法律顧問處對于合同管理要求為：隔月5日前要求按訂貨日期全部合同正本、附頁上交齊全。4、合同平衡、生產(chǎn)組織及資金跟蹤合同簽訂后,勤人員要依據(jù)約定跟蹤預付款到位情況,預付款訂貨合同,必須預付款到位后方可通知合同員進行合同下發(fā),預付款訂貨合同,在25日合同平衡前必須到位,否則不予當月排產(chǎn)；按協(xié)議運作用戶,同時要跟蹤用戶是否按預定進行品種訂貨、數(shù)量、預付款訂貨,符合協(xié)議約定,可申請合同員進行合同下發(fā),合同室進行總體資源平衡。合同下達到生產(chǎn)科后,結合每周的組距安排情況,預計交貨時間,及時通知給用戶,以便用戶提前安排資金,了解合同履行情況；對用戶對交貨周期有特殊要求的合同,結合組距安排情況,分析可否按時交貨,如在正常組距安排情況下保證不了交貨期,要及時與合同室負責人溝通,協(xié)調(diào)可否建議生產(chǎn)對組距調(diào)整,以便解決用戶的特殊要求。對特急合同,重點用戶的合同,每月初必須分析整理,打印形成書面跟蹤單,有側重點的跟蹤。根據(jù)生產(chǎn)組距安排,及時與生產(chǎn)科分管業(yè)務員溝通,了解所管訂單鋼錠冶煉情況,合同在生產(chǎn)的順序、時間,結合工藝,判斷出上交時間,反饋給片區(qū)業(yè)務人員及用戶,依據(jù)生產(chǎn)量,提前通知用戶需辦理余款數(shù)額。合同上交后,核對是否全部上交完畢,根據(jù)準確重量,核算貨款,運費是否足額。5、外發(fā)及裝車清單、領貨憑證等服務在貨款足額的情況下,依據(jù)用戶指定地點發(fā)貨,并通知用戶；督促發(fā)運室在發(fā)貨后第二天或傳真給用戶發(fā)裝車清單,并將領貨憑證用特快寄給用戶。發(fā)貨后10天要與用戶溝通領貨憑證,貨物是否收到,并溝通使用情況及質(zhì)量信息。首次訂貨資質(zhì)審核管理規(guī)定為進一步規(guī)風險評價工作程序,完善風險控制工作步驟,健全風險管控機制,監(jiān)督經(jīng)營運作,有效防和化解經(jīng)營風險,特制定本管理規(guī)定。一、首次訂貨需提供審核資質(zhì)證明1．需提供合法有效的工商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證〔正、副本、企業(yè)組織機構代碼證〔且經(jīng)銷商要求注冊資金不低于50萬元、實體企業(yè)要求注冊資金不低于100萬元、開戶許可證,所有資質(zhì)證明要加蓋本單位公章〔鮮章。2．必須提供合法有效的企業(yè)法人明〔不做硬性要求。3．必須提供合法有效的企業(yè)法人授權委托書及經(jīng)辦人的明〔不做硬性要求。4．提供近3年的財務報表〔不做硬性要求。二、資質(zhì)審核程序1、勤人員收到審核所需的資質(zhì)證明后,先與區(qū)域公司經(jīng)理及業(yè)務主管落實該用戶情況,并將資質(zhì)證明交給辦公室負責風險監(jiān)控人員,風險監(jiān)控人員及時召集勤人員、辦公室主任、合同室主任、銷售總公司副總進行審核,經(jīng)審核合格后可履行訂貨管理流程,資質(zhì)證明復印件存檔管理。2、資質(zhì)證明每年必須年檢后進行更換,每年7月底前完成。三、處罰有下列之一現(xiàn)象的,按規(guī)定予以處罰：1不履行資質(zhì)審核手續(xù)擅自訂貨的；2不履行變更手續(xù)擅自變更結算單位的；3督管失控的；根據(jù)風險大小損失程度予以500元-2000元的經(jīng)濟處罰。四、風險補救方式〔1訂貨后發(fā)現(xiàn)對方不是一般納稅人,造成增值稅票無法開出,當月聯(lián)系對方要求變更結算單位〔必須是一般納稅人資格,并在當月開出增值稅發(fā)票?！?訂貨后發(fā)現(xiàn)訂貨法人或?qū)嶋H操作人存在不誠信〔欺詐現(xiàn)象,履行完此筆合同后,后期不予訂貨。驗資發(fā)貨〔應收賬款、預案監(jiān)控管理規(guī)定為進一步規(guī)風險控制工作程序,完善風險控制工作步驟,健全風險管控機制,時實監(jiān)控、督察經(jīng)營運作,有效防和化解經(jīng)營風險,特制定本管理規(guī)定。一、風險控制1、風險監(jiān)控人員利用生產(chǎn)銷售清欠管理程序,對應收帳款及預收帳款的變化情況進行實時監(jiān)控。2、每周向合同室勤人員及分管銷售相關領導通報應收賬款的變化情況。3、每月依照預案執(zhí)行情況對應收賬款逐戶進行統(tǒng)計和分析,并對合同價格、保兌倉業(yè)務、外發(fā)驗資、新用戶資質(zhì)審核等風險監(jiān)控情況進行分析。4、對應收賬款催收計劃進行監(jiān)管及考核。5、每月對應收賬款帳時效性進行分析,協(xié)助相關部門及時銜接債權,協(xié)調(diào)法律訴訟,杜絕債權喪失,確保經(jīng)營資產(chǎn)的安全性。二、應收賬款〔預案管理1、企業(yè)的運作嚴格按照預案或協(xié)議執(zhí)行,占用資金不允許超過預案或協(xié)議要求。經(jīng)銷商及其它零散用戶必須堅持預付款訂貨、帶款提貨的原則,不允許產(chǎn)生欠款。2、本著公司債權有保障的原則,對訂貨品種效益好,資金付款有難度的用戶,可采取有效資產(chǎn)抵押、擔保等方式,保證債權的履行。3、應收賬款本著誰造成誰負責的原則進行清理,應收賬款的清理期限為3個月,在清理期間只發(fā)生活費。三、發(fā)貨風險控制驗資所有發(fā)貨均需驗資審批,由勤人員持驗資發(fā)貨審核單經(jīng)辦公室驗資人員進行驗資,發(fā)運室業(yè)務員憑驗資審核單進行發(fā)貨。〔1驗資員在銷售資金管理程序中需對發(fā)貨的資金到位進行審核驗資,資金到位驗資員簽字認可,發(fā)運室見單方可發(fā)貨?！?對欠款〔無款、預案或超預案用戶,驗資員需在資金管理程序中對資金到位進行審核驗資,對資金未到位有欠款,驗資員將用紅筆簽字,在考慮庫存、車皮等因素后,如確需發(fā)貨,必須經(jīng)勤人員、區(qū)域銷售經(jīng)理或部長助理、合同室主任〔部長助理、銷售總公司副總、銷售總公司總經(jīng)理五級審批擔保后,發(fā)運室見單后方可發(fā)貨。四、處罰。對有下列之一現(xiàn)象的,按規(guī)定予以處罰：1、不履行超發(fā)審批手續(xù)擅自發(fā)貨的；2、未按擔保時限清回貨款的；3、督察失控的；4、違規(guī)收取商業(yè)承兌等票據(jù)的；5、由于算賬不細形成小額欠款的。每超預案金額10%考核績效工資300元,每戶考核最多1200元；沒有預案產(chǎn)生欠款金額在10萬元以的,否決當月效益工資300元；欠款金額在10萬元-30萬元之間的,否決當月效益工資600元；欠款金額在30萬元以上的,否決當月效益工資1200元,并限期清回。4、風險補救方式〔1在預測當中出現(xiàn)超預案欠款或沒有按運作模式付款,通知駐外銷售人員跟蹤付款?！?在預測當中出現(xiàn)無預案欠款的,通知駐外銷售人員跟蹤付款〔連續(xù)不得超3個月?！?不在預測當中出現(xiàn)欠款的,勤人員在次月清回貨款。廠商銀業(yè)務管理規(guī)定為進一步規(guī)廠商銀一票通〔保兌倉業(yè)務運作,完善保兌倉業(yè)務在運作中的風險監(jiān)控,防和控制經(jīng)營風險,特制定本管理規(guī)定。一、廠商銀協(xié)議簽訂1、辦理廠商銀業(yè)務的客戶需提交合法有效的工商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證〔正、副本、企業(yè)組織機構代碼證、近期財務報表及經(jīng)銷商同銀行簽訂的協(xié)議等相關加蓋公章資質(zhì)證明的復印件〔鮮章。2、風險監(jiān)管人員及時組織勤人員及分管銷售的相關領導進行審核,資質(zhì)經(jīng)審核沒有問題后,勤人員及風險監(jiān)管員對符合辦理廠商業(yè)務要求的提出建議,報生產(chǎn)銷售部部長審批后,再報經(jīng)法律事務處、財務資產(chǎn)部進行審批,最后由股份公司總經(jīng)理在主協(xié)議上簽字同意后,廠商銀業(yè)務運作協(xié)議方可生效。協(xié)議原件由風險監(jiān)管人員存檔,協(xié)議復印件移交集團公司法律事務處留存。3、協(xié)議不許簽訂回購及擔保條款,必須明確授信額度。4、辦理廠商銀業(yè)務的流通商必須與公司簽訂長期合作協(xié)議,確定銷售品種及銷售量。年訂貨額低于2000萬的用戶不予辦理廠商銀業(yè)務。5、業(yè)務操作備案印鑒辦公室監(jiān)管人員單獨管理,并全程跟蹤和管理廠商銀協(xié)議審批、簽訂、履約事宜。二、購銷合同簽訂、履行及監(jiān)督1、合同簽訂〔1合同簽訂嚴格按照廠商銀協(xié)議約定條款簽署,合同中必須注明出資銀行。〔2廠商銀購銷合同必須一單一簽,專門設立合同編號,不得循環(huán)使用?！?廠商銀合同需由監(jiān)管人員簽字確認后才能蓋章,雙方蓋章后復印件交監(jiān)管員存檔。2、資金確認〔1廠商銀運作協(xié)議項下的來款出票行為廠商銀業(yè)務銀行,出票人為廠商銀業(yè)務中的流通商,收款人為BBB特殊鋼股份?！?廠商銀購銷合同項下的資金與廠商銀業(yè)務流通商自有資金分開使用,嚴禁資金混淆運作?！?收款確認函〔書由銀行或勤人員提供,提交銀行前須經(jīng)風險控制室簽字認可。收款確認函〔書原件或復印件勤人員及監(jiān)管員均要存檔。；〔4勤人員及辦公室要嚴格按照廠商銀協(xié)議簽訂的條款確認資金,辦公室資金錄入注明"保兌倉"字樣,便于識別與統(tǒng)計。3、發(fā)貨管理〔1發(fā)貨前勤員必須通知監(jiān)管員,以便監(jiān)管?！?勤人員在發(fā)貨前認真核對發(fā)貨通知簽字字樣及公章印模、協(xié)議約定的到站、收貨人等信息,確保貨物安全?！?勤人員依據(jù)銀行簽發(fā)的提請發(fā)貨通知函〔書或相關協(xié)議條款約定組織發(fā)貨。并及時通知銀行發(fā)貨狀況或返還發(fā)貨通知函〔書附件?！?"廠商銀發(fā)貨審批表"由監(jiān)管員保存。4、日常管理〔1監(jiān)管員勤人員要對廠商銀運作單位建立臺帳,對廠商銀來款、發(fā)貨逐筆登記匯總,臺帳容要附銀行來款確認函及所對應的發(fā)貨通知函〔書和收到貨物確認函；〔2監(jiān)管員定期核對廠商銀業(yè)務單位來款及發(fā)貨情況,及時審核、溝通和檢查勤人員是否按協(xié)議要求履行廠商銀業(yè)務相關手續(xù)。〔3每筆廠商銀業(yè)務履行完畢后,監(jiān)管員要對相關資料進行整理、核對,確定該筆廠商銀業(yè)務結束,并將資料原件留存,復印件移交法律事務處存檔。三、風險補救方式〔1出現(xiàn)資金混淆使用情況后,通知經(jīng)銷商必須補齊缺口資金?！?出現(xiàn)到站及收貨人與協(xié)議不符現(xiàn)象,聯(lián)系經(jīng)銷商及銀行出具書面變更函。往來賬核對管理規(guī)定隨著股份公司產(chǎn)能的提高,銷售業(yè)務量的增大,用戶數(shù)量增多,同用戶核對往來帳目將成為日常工作的重要容之一,為規(guī)運作,加強考核,確保往來帳目準確無誤,特制定本管理規(guī)定。1、對賬原則〔1銷售股份公司鋼材的往來單位每年核對帳目一次,月均銷售額在600萬元以上的單位,每半年核對往來帳一次?！?預收賬款單位對帳遵循上述原則。二、對賬管理〔1辦公室對帳人員依據(jù)財務部的三位一體財務帳,在征求區(qū)域副總、部長助理及勤人員意見后,經(jīng)生產(chǎn)銷售部務會討論通過后制定出全年往來帳目的對帳計劃?！?區(qū)域銷售人員每月要與分管區(qū)域用戶的勤人員進行業(yè)務帳的核對,會同辦公室對帳人員按照對帳計劃逐戶與對方財務部門進行帳目核對。〔3凡用戶需核對預收帳款〔1年以上、2年以,先由勤人員確定年限,再經(jīng)生產(chǎn)銷售部部長同意后方可核對往來賬目?！?凡正常運作的業(yè)務單位發(fā)函要求對賬〔或因?qū)徲嬓枰_認時,先由勤人員進行帳目核對,經(jīng)財務部復核后,加蓋財務印鑒?！?對帳人員每季度將與用戶對帳結果進行匯總分析,并組織財務、生產(chǎn)銷售部等部門相關人員開會進行通報,對帳目有問題的將在次月底前予以調(diào)整處理完?！?對賬協(xié)議及相關資料原件存檔管理,復印件交財務資產(chǎn)部。票據(jù)傳遞、財務收據(jù)使用管理規(guī)定隨著股份公司產(chǎn)能的增加,銷售回款不斷增加,銀行承兌匯票約占總銷售回款80%,而承兌匯票在郵寄或傳遞過程中存在較大的風險,為有效防和化解經(jīng)營風險,減少因銀行承兌匯票在傳遞或?qū)徍耸д`造成風險,特制定本規(guī)定。一、承兌匯票審核1、銀行承兌匯票票面及背書聯(lián)必須完好無損,不能有破損、缺角、撕破和斷裂。不能缺少必須加蓋的印章〔即：法人章、財務章或公章,銀行加蓋的匯票專用章,銀行經(jīng)辦人私章或簽字。2、銀行承兌匯票上所加蓋的騎縫章及背書章必須清晰；3、銀行承兌匯票的金額、出票日期、到期日等一切票面要素均不能有涂改,如因銀行原因出具的大額票據(jù)〔500萬元以上出現(xiàn)印鑒模糊現(xiàn)象必須去出票銀行予以面查。4、銀行承兌匯票粘單聯(lián)上,必須有"粘單"兩字,銀行承兌匯票背面第一背書人必須是收款人加蓋印鑒。5、銀行承兌匯票票面或背書欄不得注明："不得轉(zhuǎn)讓"、"委托收款"、"質(zhì)押"等字樣。6、銀行承兌匯票背書欄填寫的被背書人名稱必須和所加蓋的財務印章相符,不能填寫錯誤,且字跡要書寫清楚、工整。7、凡是直接出票給BBB特殊鋼股份的〔即收款人為：BBB特殊鋼股份,務必要檢查清楚,收款人的名稱、、開戶行,不能有少寫、錯寫名稱的現(xiàn)象發(fā)生。8、銀行承兌匯票,背書必須要連續(xù),不能有重復背書及背書加蓋錯誤的現(xiàn)象。背書印鑒不清晰或背書字跡有潦草、涂改現(xiàn)象的,背書印章連續(xù)加蓋的,均需附責任單位的承兌證明,背書名稱與財務印鑒不符的按票據(jù)管理制度規(guī)定執(zhí)行〔在票面背書欄處需進行紅字更正,并加蓋財務印鑒。9、承兌匯票所附證明必須是原件,加蓋的財務印鑒和公章必須齊全、清晰并與背書中使用的印鑒相同。二、承兌匯票傳遞1、營銷人員收到銀行承兌匯票后,按票面要素審核無誤后,方可給付款單位出具財務收據(jù)。2、承兌匯票原則上由駐外營銷人員收取帶回或郵寄,盡可能減少用戶郵寄。營銷人員收到?jīng)]有問題的銀行承兌匯票后,用特快專遞及時寄回辦公室,郵寄時必須在特快專遞詳情單上注明承兌票號及數(shù)〔存根聯(lián)由寄件人保管以備查,并及時與辦公室落實確認郵寄的銀行承兌匯票是否收到。3、辦公室收到承兌匯票后進行逐筆登記〔登記日期、付款單位、票號、金額、出票行、出票日及到期日。4、凡用戶要求承兌匯票找零,駐外營銷營銷人員一律不允許私自找零。必須由分管勤人員提出書面報告,并注明找零的原因及金額,生產(chǎn)銷售部部長或副部長審批,報經(jīng)財務資產(chǎn)部銷售結算室簽字確認,報股份公司財務總監(jiān)簽字同意,將書面報告送至財務資產(chǎn)部會計室票據(jù)管理人員,由票據(jù)管理人員統(tǒng)一辦理找零手續(xù),勤人員從票據(jù)管理人員拿到找零的銀行承兌匯票后,先復印,并將復印件交到辦公室逐筆進行登記,之后再寄出〔在特快專遞詳情單上注明找零的承兌票號及數(shù),以備查。3、財務退回的承兌匯票或從財務找零的承兌匯票,勤人員不能直接退給付款單位,要將退票或找零的承兌匯票用EMS特快專遞郵寄給駐外營銷人員〔在特快專遞詳情單上注明所退的承兌票號、數(shù)或找零的承兌票號、數(shù),以備查,再由駐外營銷人員退還給付款單位。三、財務收據(jù)1、財務收據(jù)由辦公室統(tǒng)一編號后到財務部加蓋股份公司財務專用印章。2、駐外營銷人員需財務收據(jù)到辦公室簽字領取,勤人員替駐外營銷人員領取收據(jù),必須注明替誰領取。3、營銷人員開具財務收據(jù)時,除在財務收據(jù)上注明收款單位,還要注明每一銀行承兌匯票的票號及金額〔大寫,便于出現(xiàn)問題及時核對。4、營銷人員將財務退回的承兌匯票或找零的承兌匯票退還付款單位時,必須向付款單位索取收款收據(jù)。5、開具收據(jù)的其它要求按《關于進一步規(guī)收取銀行票據(jù)開具財務收據(jù)的通知》執(zhí)行。銷售價格監(jiān)控管理規(guī)定為規(guī)經(jīng)營運作行為,杜絕因價格錯化而給公司造成不必要的損失,特制定本規(guī)定。1、銷售價格監(jiān)控原則〔1月抽查外發(fā)合同量的10%,抽查筆數(shù)約占總合同筆數(shù)的10%?！?抽查對象以經(jīng)銷商為主,企業(yè)為輔。2、銷售價格監(jiān)控依據(jù)〔1根據(jù)當月銷售價格文件、技術加價要求、招投標書、"一事一議"審批單,每月1-10日對上月銷售價格進行抽查。3、風險補救方式〔1在抽查過程中如發(fā)現(xiàn)有違反銷售價格現(xiàn)象的,立即與勤人員核實情況,是否是招標、一事一議、異議沖減等情況,如有上述情況作備忘說明?！?如因責任心不強所造成價格錯劃,必須予以糾正,挽回經(jīng)濟損失。4、價格監(jiān)控人員每月對抽查的銷售價格中所存在的問題進行總結及分析,并提出下步建議。銷售價格執(zhí)行管理規(guī)定為進一步規(guī)銷售運作政策,理順現(xiàn)行銷售價格操作體系,正確處理規(guī)模、品種、效益之間的關系,本著以效益為中心,以保證公司生產(chǎn)順暢運行為宗旨,以提高銷售人員談價議價能力為目標,在堅持適度靈活性和原則性相結合的多層次價格運作模式的基礎上,特制定本規(guī)定規(guī)定。一、報價權限1、對外報價一律統(tǒng)一由銷售總公司總經(jīng)理、分管區(qū)域副總、區(qū)域公司經(jīng)理、業(yè)務經(jīng)理及勤人員實施,其它人員無權直接進行價格談判。2、嚴禁跨區(qū)域運作,特殊情況下經(jīng)請示批準后,與所在區(qū)域公司相關人員溝通后方可報價；3、各區(qū)域大企業(yè)招標、大經(jīng)銷商合同定價統(tǒng)一由銷售總公司本部報出。區(qū)域公司負責提供大企業(yè)招標定價決策的基礎參考依據(jù)及報價意見,并對反饋信息的真實性負責。二、報價依據(jù)1、報價依據(jù)當期價格文件、價格指導意見及銷售操作政策,兼顧前期執(zhí)行價格、資金結構及支付能力；2、技術加價規(guī)定執(zhí)行**價字[2008]7號文；3、就近區(qū)域銷售報價、新品報價、市場開發(fā)及市場滲透報價、競爭性報價,參考區(qū)域市場主流鋼廠價格,報請價格委員會"一事一議"；4、報價要注明報價有效期、吊裝費及貼息條款。三、執(zhí)行權限1、區(qū)域公司經(jīng)理C、Cr<H>、CrMo<H>、CrMnTi<H>、SiMn、Mn2、MnB<H>、CrMoAl、Q345、GCr15、GCr15SiMn、T等鋼種,在當期價格文件的基礎上有50元/噸的向下浮動權限。除上述品種外,單價在10000元/噸以的鋼種,在當期價格文件的基礎上有100元/噸的向下浮動權限,單價10000元/噸以上的鋼種,在當期價格文件的基礎上有200元/噸的向下浮動權限；2、區(qū)域副總權限C、Cr<H>、CrMo<H>、CrMnTi<H>、SiMn、Mn2、MnB<H>、CrMoAl、Q345、GCr15、GCr15SiMn、T等鋼種,在當期價格文件的基礎上有100元/噸的向下浮動權限；除上述品種外,單價10000元/噸以的鋼種,在當期價格文件的基礎上有200元/噸的向下浮動權限,單價10000元/噸以上的鋼種,在當期價格文件的基礎上有300元/噸的向下浮動權限；4、相關說明1超過上述權限的合同報價格委員會審議；2符合價格文件、價格指導意見、銷售操作政策的談判價格,一律執(zhí)行,無需請示,但超計劃的合同承接需報請相關領導批準〔二軋步進爐產(chǎn)材、鐵鋼軋小規(guī)格材、非標準規(guī)格材承接比例按當期合同室的相關通知執(zhí)行；3必須執(zhí)行先定價后訂貨的合同承接原則,特殊情況下,未確定結算價格的企業(yè)用戶,在發(fā)貨前必須確定當期結算價格。特殊品種、模鑄產(chǎn)材的一般碳合結鋼必須事先確定價格,特別是大棒線產(chǎn)材。4按西北地區(qū)價格執(zhí)行的C、Cr、CrMnTi、CrMo等價格不執(zhí)行此權限。四、其它1、其它未盡事宜按公司相關操作規(guī)定執(zhí)行；信息工作管理規(guī)定為有效開發(fā)和利用信息資源,加強對信息工作的計劃、組織、領導和控制管理,增強信息工作的預測性和前瞻性,使信息管理規(guī)化、系統(tǒng)化和長效化,特制定本管理制度。一、信息管理定義1、宏觀信息。指國家有關政策、法律法規(guī)、社會經(jīng)濟、科技發(fā)展動態(tài)、行業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、大型工程等信息。2、中觀信息。指地方法律法規(guī)、政策文件,地方社會經(jīng)濟、科技發(fā)展動態(tài),有關綜合統(tǒng)計匯總信息。3、微觀信息。指對競爭對手、下游終端用戶、中介商的基本信息,包括經(jīng)營信息、管理信息、企業(yè)整體規(guī)劃和計劃信息、區(qū)域市場競爭力信息及分析。本信息管理規(guī)定的側重點是微觀信息管理。二、信息管理容1、主要同行企業(yè)的信息企業(yè)性質(zhì)、年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃,主要生產(chǎn)裝備、產(chǎn)能、產(chǎn)品及規(guī)格、錠坯型、技改等基本信息。合同、產(chǎn)銷率、合同兌現(xiàn)率、主導產(chǎn)品、產(chǎn)品賣點、價格、銷售收入、回款、利潤、結算方式、資信狀況等經(jīng)營信息、企業(yè)管理信息及相關的銷售操作政策。區(qū)域市場和相關企業(yè)中的競爭力分析；2、下游用戶的信息1企業(yè)性質(zhì)、年度產(chǎn)經(jīng)營計劃,分類別年度鋼材需求量,主要規(guī)格圍、主要供貨廠家、采購價格及各家所占的供貨比例及再開發(fā)難點；付款方式及各鋼廠的操作模式；主要產(chǎn)品及用途,單位產(chǎn)品的鋼材消耗量；各類產(chǎn)品的年、月產(chǎn)量及價格變化,尤其是銷售風險和企業(yè)的信用風險。3、主要中介商的信息企業(yè)性質(zhì)、年度經(jīng)營計劃,主要供貨廠家、分類產(chǎn)品庫存、本企業(yè)產(chǎn)品庫存,年、月銷售量、銷售價格、與各企業(yè)的銷售操作模式,資金來源與資金狀況、銷售經(jīng)營模式,對產(chǎn)品質(zhì)量的要求及對本企業(yè)的忠誠度、對本企業(yè)產(chǎn)品及銷售工作的建議及對本片區(qū)銷售量、銷售收入的貢獻率等。4、區(qū)域市場競爭信息各銷售區(qū)域主要經(jīng)營產(chǎn)品在該區(qū)域市場上的競爭能力及所占份額。5、臨時性的專項市場調(diào)研。三、信息的收集方式及管理要求以營銷人員實地調(diào)查反饋為主,以本部走訪為輔,結合調(diào)查和網(wǎng)絡、電視、報刊、雜志等媒體。四、信息反饋1、建立信息反饋的長效機制,月度總結評估信息反饋的實效；2、信息管理容是營銷人員必須掌握的基本經(jīng)營信息,是公司完善客戶檔案的直接來源,要求必須每半年提供更新信息一次。3、調(diào)研企業(yè)基本信息全部以調(diào)查表形式填寫,建立健全企業(yè)信息檔案。4、日常性的調(diào)研信息全部以統(tǒng)一模板形式反饋；5、充分發(fā)揮公司OA平臺,及時反饋同行價格信息、用戶要求服務等信息,建立周小結、周督辦及周反饋制度。五、信息的整理對收集到參考價值大、有前瞻性和啟發(fā)性的信息,核實、查證信息偽真及衡量效用后,按需實施。六、信息管理考核信息調(diào)研作為營銷人員的重要職責之一,納入日常管理和考核。缺乏日常例行信息反饋每次扣罰效益工資200元,并予以通報批評,缺乏專項調(diào)研反饋按專項調(diào)研時的要求和規(guī)定處罰。七、附則1、前期與此相抵觸的所有信息管理文件同時廢止。上交、外發(fā)管理規(guī)定為規(guī)發(fā)運室對各車間上交進行入庫管理和外發(fā)鋼材的及時、準確外發(fā)特制定本規(guī)定。1、車間上交鋼材入庫后,發(fā)運室業(yè)務員將入庫票據(jù)錄入微機。錄入時必須核對合同信息,發(fā)現(xiàn)與合同不符時,與勤人員及生產(chǎn)計劃室業(yè)務員聯(lián)系確認再錄入庫存。2、錄入庫存如上交量大于合同量與勤人員聯(lián)系后,如需返回車間,勤人員出具返回通知單并經(jīng)分管副部長簽字?？哿亢笸ㄖ善费b車返回。3、每日按照庫存票據(jù)與微機庫存數(shù)量核對,保證數(shù)據(jù)相符。4、根據(jù)庫存以及當日車間送判量報請次日請求車,確保承認車數(shù),并要求成品工段嚴格按照鐵路要求依據(jù)承認車實現(xiàn)裝車。5、發(fā)運室業(yè)務員配車原則上按照每車≥59噸組織貨源外發(fā)。6、發(fā)運室提前將待發(fā)等貨整車合同信息返饋給勤人員提前落實資金,減少整車停發(fā)。7、發(fā)運室每日核對鐵路運費的結算及運雜費的登記和核對,保證領貨憑證與質(zhì)保書及時郵寄用戶。8、隨時掌握局車在廠情況,安排日歷裝車計劃并與勤人員及時溝通保證外發(fā)車皮、貨源數(shù)量。9、發(fā)運室發(fā)貨依據(jù)驗資審批單組織發(fā)貨。收發(fā)存對賬管理規(guī)定為保證公司產(chǎn)品上交、入庫、外發(fā)等數(shù)據(jù)的準確,為公司各項經(jīng)營決策提供可靠的成品收發(fā)存依據(jù)。特制定本規(guī)定。1、上交票據(jù)成品工段驗收人員由各加工分廠取回,與實物鋼材對照批號相符并卸車完畢后。將六聯(lián)單中二、三聯(lián)交成品工段統(tǒng)計人員作入庫統(tǒng)計,并與微機上交數(shù)據(jù)對賬。2、發(fā)運室依據(jù)上交四聯(lián)信息與合同對照相符后,錄入微機上交數(shù)據(jù)。錄入上交數(shù)據(jù)后,發(fā)運室與庫存對照按鐵路局車標記載重組織外發(fā)貨源。裝車完畢后成品工段驗收將四聯(lián)交統(tǒng)計人員作外發(fā)統(tǒng)計,并與微機外發(fā)數(shù)據(jù)對賬。3、發(fā)運室錄入外發(fā)數(shù)據(jù),并與財務結算室按小品種準確對賬。每月一日與全廠加工分廠進行全月上交量結算,并保證票據(jù)數(shù)據(jù)量與微機數(shù)據(jù)準確無誤。4、每月初將所有庫存票據(jù)與微機庫存數(shù)據(jù)進行盤票,并依據(jù)盤票結果進行實物盤點。5、每月一號準確出具產(chǎn)銷存報表,并報公司企管部、財務資產(chǎn)部。銷售庫存管理規(guī)定為加強成品庫房管理工作,對驗收入庫的產(chǎn)品分區(qū)、分類堆放平穩(wěn)整齊,確保安全通道暢通,保證安全工作,提高外發(fā)效率特制定銷售庫存管理規(guī)定：1、根據(jù)訂貨合同及《質(zhì)量保證書》要求,對上交產(chǎn)品的鋼種、爐號、規(guī)格、支數(shù)、捆數(shù)、重量進行驗證,確保無誤時,方可入庫。2、上交入庫鋼材必須按"同一收貨單位、同一貨位"的原則堆放整齊,標簽指向東面,區(qū)位之間鋼材堆放間距不得小于0.8米。3、庫房每道鐵路線兩側保證1米不許擺放鋼材,確保安全通道暢通。4、庫房擺放的鋼材應包裝捆扎完好,標簽清晰。5、定期進行鋼材的盤點和查實工作,確保庫存鋼材實物與票據(jù)相符。6、鋼材外發(fā)時,驗收工要認真審票,仔細算量,能發(fā)整號堅決不產(chǎn)生半號,裝車前提前點貨,裝車時不許離開劃驗鋼材現(xiàn)場,裝完車后立刻同監(jiān)裝人核對所裝件數(shù),無誤后方可排車,防止發(fā)生鋼材串發(fā)、漏發(fā)質(zhì)量事故的發(fā)生。7、發(fā)運室每日組織貨源按照"先入先出"原則組織,并審核合同量和上交量。以整車及倍數(shù)組織貨源。8、入庫鋼材量按照合同規(guī)定量上交入庫,超出合同規(guī)定入庫量由發(fā)運科向勤人員、生產(chǎn)計劃室確定可以銷售的部分,發(fā)運室進行上交錄入,否則不予錄入,并通知成品將鋼材退回車間。運輸意外的處理辦法為適應青藏鐵路公司局車裝載規(guī)定要求,嚴肅執(zhí)行操作規(guī)程,提高裝車質(zhì)量,確保執(zhí)行青藏鐵路公司貨物裝載加固方案,嚴格按生產(chǎn)銷售部成品工段制定的標準化操作進行操作,特制定運輸意外的處理辦法。

一、驗收員嚴格按發(fā)運科配貨要求算量裝車,所裝局車重量不得大于局車標載重量,由于工作失誤造成少裝、超裝產(chǎn)生的費用損失,全部由事故責任人承擔。二、因責任心不強,工作失誤造成鋼材漏發(fā)、串發(fā)事故產(chǎn)生的費用損失按照公司規(guī)程規(guī)定由事故責任人承擔。三、不按青藏鐵路公司貨物裝載加固方案裝車,局車出廠后被查扣產(chǎn)生的處理費用損失由裝車責任人承擔。四、因工作失誤,造成配貨錯誤,產(chǎn)生的費用損失由發(fā)運科責任合同員承擔。五、因吊具有缺陷檢查不到位和超重吊運鋼材造成斷繩、鋼材散落砸壞車皮,鐵路扣、罰款損失由掛鋼責任人承擔。自提貨物管理規(guī)定為規(guī)鋼材、生鐵等銷售貨物外發(fā)工作中汽車自提管理,理順汽車運輸工作各環(huán)節(jié)的程序,防自提運輸風險,合理控制運輸成本,特制定本管理規(guī)定。一、汽車運輸類型1、用戶帶車提貨用戶出具加蓋公章的提貨介紹信,注明合同號、生產(chǎn)號、重量及提貨司機號、車號等足夠證明所提貨物屬性的信息,該提貨信息中不得帶有勤人員的或委托勤人員代辦等字樣。成品工段依據(jù)勤人員、合同室主任、分管合同副部長、分管發(fā)運副部長在介紹信上的審批簽字安排相關提貨事宜,介紹信等提貨原始資料由成品工段存檔備查。2、用戶委托代辦汽車提貨用戶出具加蓋公章的提貨委托介紹信,合同室出具可發(fā)貨物的合同號、生產(chǎn)號、重量、目的地、到貨日期、聯(lián)系人等詳細資料,經(jīng)勤人員、合同室主任、分管合同副部長、分管發(fā)運副部長審核簽字后,由發(fā)運室統(tǒng)一對外詢價并聯(lián)系適合承運的裝載車輛。成品工段依據(jù)發(fā)運室出具的自提通知單〔附貨運信息部門委托人員號、提貨司機號、車輛行駛證復印件等和介紹信安排提貨,提貨通知單原件及介紹信由成品工段存檔備查。3、延誤交貨因產(chǎn)品質(zhì)量問題、生產(chǎn)進度等原因?qū)е陆回浧跍笄覈乐赜绊懹脩羯a(chǎn)經(jīng)營,經(jīng)供需雙方協(xié)商需汽車運輸?shù)暮贤?由勤人員提交變更自提報告,寫明事由、造成的原因及運費承擔方式等事項,經(jīng)合同室主任或分管合同室副部長簽字認可后,提交發(fā)運室履行汽車運輸?shù)南嚓P手續(xù)。4、市場開發(fā)對于西北地區(qū)民品、高合金品種等附加值較高但無法組織火車運輸?shù)暮贤?由勤人員提交自提運輸報告,經(jīng)合同室主任或分管合同室副部長簽字認可后,提交發(fā)運室履行汽車運輸?shù)南嚓P手續(xù)。5、其它BBB及其周邊地區(qū),、地區(qū),地區(qū)允許汽車運輸,相關規(guī)定參照上述有關條款執(zhí)行,其它地區(qū)原則上不允許汽車運輸。二、運輸費用承擔1、上述用戶帶車提貨、用戶委托代辦汽車提貨等相關條款的運輸費用均由用戶承擔；2、上述延誤交貨、市場開發(fā)等相關條款下的汽車運費由供需雙方協(xié)商解決,原則上除合同約定執(zhí)行包到價外,公司承擔的費用至少要扣除用戶正常承擔的火車運費；3、由于用戶本身原因引起的汽車運輸,其費用原則上均由用戶承擔；4、按照"先價后車"的原則,最大限度的降低汽運成本,減少供需雙方的運費支出,確保合理的承運費用。三、承運管理1、發(fā)運室建立穩(wěn)定的協(xié)議運輸渠道和承運信息聯(lián)絡體系,統(tǒng)一談判汽車運費及承運事宜；2、為降低貨運風險,要求協(xié)議運輸公司提交100萬元的承運保證金,保證金原則上以現(xiàn)金為主；3、汽車運輸費用統(tǒng)一由發(fā)運室按公司相關規(guī)定結算報銷,原則上累計運費達到十萬元時支付一次；4、每半年由發(fā)運室、勤人員聯(lián)合對協(xié)議運輸公司的承運質(zhì)量、送達時間、服務質(zhì)量、運輸費用、信譽等進行考核,對用戶意見大、承運不及時、信譽等級低、運輸費用高的公司,取消其協(xié)議承運資格。四、其它成品工段嚴格審核自提手續(xù),認真記載相關裝運記錄,杜絕自提運輸風險。提貨及存檔資料順為勤人員、發(fā)運室出具的原件,介紹信無印鑒無效,生產(chǎn)銷售部管理人員簽字復印無效；質(zhì)量異議處理相關規(guī)定為了進一步明確售后服務職責,提高工作效率和工作質(zhì)量,加快質(zhì)量信息反饋,達到改善產(chǎn)品質(zhì)量,并不斷改進和提高,實現(xiàn)服務營銷的目的,制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于生產(chǎn)銷售部售后服務室的管理。1管理職責〔1是質(zhì)量異議歸口管理部門?！?負責用戶質(zhì)量異議信息反饋管理、質(zhì)量異議處理、質(zhì)量異議處理過程管理?！?負責各類質(zhì)量異議損失統(tǒng)計、相關報表提供工作?！?按時向有關領導和車間提供質(zhì)量異議信息、質(zhì)量異議損失明細?！?新產(chǎn)品、重點產(chǎn)品及重大質(zhì)量異議發(fā)生后,向有關領導建議相關單位參與處理質(zhì)量異議人員。售后服務室人員職責分工：室主任〔或代理負責人：主要負責室日常工作的管理和協(xié)調(diào)；負責與在外售后服務人員的聯(lián)系、管理；負責與用戶、分廠的溝通與協(xié)調(diào)工作,按公司相關規(guī)定對造成損失的質(zhì)量異議進行責任劃分。負責對所有反饋回來的質(zhì)量信息進行分析、匯總,向勤人員、責任單位及相關領導進行反饋和匯報。負責對當期所發(fā)生和處理的質(zhì)量異議進行分析和總結。統(tǒng)計：主要負責質(zhì)量異議來函登記、分類統(tǒng)計及信息反饋、質(zhì)量異議協(xié)議管理；負責質(zhì)量異議損失錄入、各類報表提供；負責與財務部的銜接等。協(xié)助人員：配合負責人接收用戶質(zhì)量異議信息并就具體問題給予答復；負責退貨鋼材調(diào)撥及鋼材退回公司后的處理過程跟蹤及損失統(tǒng)計；負責質(zhì)量異議鋼材相關信息的查詢。售后服務人員：服從服務室和區(qū)域副總及其他領導的安排,按照公司的相關規(guī)定和要求,妥善處理公司銷售的鋼材在用戶處發(fā)生的質(zhì)量異議；從10份開始,業(yè)務統(tǒng)一由售后服務室管理,人員實行動態(tài)管理,每個區(qū)域安排兩名售后服務人員,納入?yún)^(qū)域公司管理,并將工資的60%與所在區(qū)域公司總指標掛鉤,在時間和處理順序上服從本區(qū)域銷售公司副總經(jīng)理的安排,每3-4個月或不定期進行輪換。2、質(zhì)量異議處理程序工作流程及程序用戶或直接用戶用戶或直接用戶異議信息備案現(xiàn)場核實異議確認協(xié)商處理簽訂協(xié)議整改措施協(xié)議歸檔退稅折讓證明檢驗、試驗財務沖賬情況匯報3、質(zhì)量異議處理原則3.1堅持以用戶為中心,樹立竭誠為用戶服務思想,兼顧各方利益,友好協(xié)商、妥善處理。3.2質(zhì)量異議處理要堅持以事實為依據(jù),以合同要求及標準為準繩的原則。3.3堅持合同書、質(zhì)保書、實物"三對照"原則。3.4對計量異議堅持在"商品未曾改變原狀〔指未動用包裝完整、標牌清晰、原始記錄齊全有效、有詳細用戶交換驗收手續(xù)"的條件下處理原則。3.5按《產(chǎn)品質(zhì)量法》規(guī)定,提出異議時間必須在時效期,超過二年不予處理〔特殊情況除外。3.6公司接到用戶質(zhì)量異議來函,1個工作日給予回復,正常情況下3個工作日到現(xiàn)場核實,并與用戶協(xié)商處理。若因特殊原因,3個工作日不能到現(xiàn)場處理的,則與用戶聯(lián)系,溝通到現(xiàn)場時間或處理辦法。3.7根據(jù)公司財務部門規(guī)定,協(xié)議索賠必須由直接用戶提供《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》,如直接用戶在六個月不能出具,則協(xié)議作廢,財務部門不予辦理結算手續(xù)。3.8在目前條件下理化檢驗質(zhì)量異議由專業(yè)人員按標準復驗。不能派專業(yè)人員處理,必須由仲裁機構或雙方認可的第三方進行仲裁檢驗〔仲裁費由敗訴方承擔。異議處理人員憑復驗或仲裁結果進行處理,復驗或仲裁后雙方分歧較大的,應及時請示領導后妥善處理。3.9對于經(jīng)多方轉(zhuǎn)供鋼材產(chǎn)生的質(zhì)量異議,異議處理人員必須同直接用戶共同處理。如直接用戶不能參加,則必須由直接用戶出具《質(zhì)量異議處理委托書》。4、對《質(zhì)量異議處理協(xié)議書》的要求對顧客提出的質(zhì)量異議,異議處理人員經(jīng)與用戶協(xié)商處理后,必須簽訂《BBB特殊鋼股份質(zhì)量異議處理協(xié)議書》〔以下簡稱《協(xié)議書》,具體要求如下：4.1《協(xié)議書》必須與直接用戶簽訂,應寫明異議編號、合同號、鋼種、規(guī)格、爐號、支數(shù)、重量、技術條件、加工方法等項目。4.2《協(xié)議書》要寫明用戶〔或直接用戶名稱、提出異議缺陷和服務人員現(xiàn)場核實確定的缺陷性質(zhì)、程度及處理結果。4.3《協(xié)議書》要寫清雙方〔或多方參與處理人員,并由雙方〔或多方代表簽字蓋章,否則不予生效。4.4《協(xié)議書》中應注明降價或殘值的稅前或稅后價格。4.5《協(xié)議書》應注明直接用戶出具的《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》截止期限。4.6退貨鋼材《協(xié)議書》中,應注明到站、收貨單位、各種費用承擔方及計量地點。4.7所簽訂的《協(xié)議書》,必須附有每批鋼材的質(zhì)保書或復印件、雙方簽字的復驗或仲裁檢驗報告單,保證資料齊全。4.8計量異議《協(xié)議書》必須附有雙方認可并簽字的復磅單。5、簽訂《協(xié)議書》后,應根據(jù)《協(xié)議書》的容,詳細填寫《質(zhì)量異議處理通知單》<簡稱《通知單》>。5.1《通知單》中應注明鋼材降價和殘值的稅前〔稅后價格,各責任單位、承擔損失比例及考核系數(shù)。5.2承擔損失《通知單》一式四份<每增加一個責任單位增加一份>生產(chǎn)銷售部一份、其余轉(zhuǎn)財務部。5.3退貨《通知單》一式六份<一個責任單位,每增加一個責任單位增加一份>。生產(chǎn)銷售部一份、其余轉(zhuǎn)財務部。6、質(zhì)量信息的收集、整理及反饋6.1異議處理人員到用戶后,應對質(zhì)量信息詳細調(diào)查、了解,如實填寫《用戶信息檔案》并與《協(xié)議書》、《通知單》一同寄回。6.2售后服務人員應如實填寫《用戶信息檔案》,服務室負責統(tǒng)一整理。統(tǒng)計分析質(zhì)量缺陷及用戶要求信息,篩選出不同用戶質(zhì)量控制目標。6.3服務室根據(jù)當期質(zhì)量異議處理情況撰寫《重點用戶質(zhì)量控制指導手冊》,反饋給各有關單位,在生產(chǎn)中進行控制。7、質(zhì)量異議缺陷的通報,糾正、預防及整改措施7.1質(zhì)量異議缺陷的通報：〔1超過萬元以上損失的質(zhì)量異議,由服務室以"質(zhì)量通報"形式,及時通報技術質(zhì)量部及各責任車間?！?小于萬元以下?lián)p失的質(zhì)量異議,由服務室每月通報各責任車間。7.2質(zhì)量異議缺陷糾正、預防及整改措施：對于重大質(zhì)量異議或某一時期頻繁發(fā)生的缺陷,由服務室以書面形式反饋給技術質(zhì)量部,技術質(zhì)量部組織糾正預防措施的制定、驗收和管理,需返用戶的,服務室負責及時反饋給用戶。8、退貨鋼材處理8.1因質(zhì)量異議,將鋼材退給第三方時,異議處理人員應向第三方索取檢斤單和付款證明。8.2因質(zhì)量異議,將鋼材退回BBB特殊鋼股份的,實物退回公司后,服務室應及時跟蹤和協(xié)調(diào)鋼材的流向,向相關部門索取相應的資料,并將相關信息反饋給技術質(zhì)量部,以便技術質(zhì)量部與有關單位協(xié)商返修、改制或報廢等處理意見。8.3技術質(zhì)量部每月將退貨鋼材的當期處理結果、發(fā)生的附加成本反饋給生產(chǎn)銷售部。8.4對每批退貨鋼材服務室應準確記錄退貨的相關信息、最終處理結果和實際損失額,并以報表形式報相關領導和單位。9、報表提供在每月8日前,服務室應按規(guī)定和要求,準確提供相應報表和數(shù)據(jù),對當期的質(zhì)量異議信息和質(zhì)量異議處理結果進行分析與總結,對于具備結算條件的要及時與財務進行交接結算。10、其它要求〔1信息反饋方面：在家負責協(xié)調(diào)的負責人或協(xié)助人員要將質(zhì)量異議信息及時反饋給售后服務人員,并做好售后服務人員的協(xié)調(diào)工作,提高服務意識。〔2工作效率方面：所有售后服務人員〔包括在家工作人員要改變思想意識、提高工作效率,能當天完成的工作,絕對不允許拖到第二天,樹立整體和大局觀念?！?工作質(zhì)量方面：所有人員要不斷完善自我,提高處理問題的能力,處理問題時要堅持實事的原則,客觀公正的處理所發(fā)生的質(zhì)量問題,同時有利于市場的開發(fā)與占有。〔4自我約束方面：所有售后服務人員〔包括在家工作人員在任何情況下要從維護和樹立"AAA"的利益和良好形象為出發(fā)點,不得做有損公司利益的事情?！?部信息溝通方面：所有售后服務人員〔包括在家工作人員要牢固樹立質(zhì)量異議的處理是為了保證公司鋼材在市場占有率的意識,要將遇到的質(zhì)量問題以不同的方式直接反饋給售后服務室,由售后服務室分析匯總后,以書面形式反饋給合同室和責任單位,導入合同要求和生產(chǎn)過程控制?！?質(zhì)量異議匯報方面：單筆質(zhì)量異議損失小于5000元時,異議處理人員向區(qū)域副總匯報后可直接處理,但需向服務室負責人匯報備案；單筆質(zhì)量異議損失5000-10000元時,異議處理人員在向服務室負責人匯報的同時必須向分管副部長匯報；單筆質(zhì)量異議損失大于10000元時,異議處理人員在向服務室負責人、分管副部長匯報的同時,必須向分管副總〔部長匯報；如因用戶不能開具退稅折讓而需沖減貨款〔或從以后供貨價格中沖減時,異議處理人員必須向分管副總匯報；有下列情況之一時,異議處理人員必須向總工程師匯報并征得總工程師同意：〔1單筆質(zhì)量異議損失大于20000元時；〔2同一類型質(zhì)量異議在同一用戶重復發(fā)生時；〔3重點用戶發(fā)生的質(zhì)量異議；〔4用戶對某一質(zhì)量異議要求進行整改時；〔5在質(zhì)量異議處理過程中需技術支持和其他單位配合時?！?監(jiān)督與檢查方面：生產(chǎn)銷售部將采用不同的方式和措施,不定期的對處理過質(zhì)量異議的用戶進行調(diào)查和回訪,如發(fā)現(xiàn)所處理的質(zhì)量異議有弄虛作假或在處理質(zhì)量異議過程中存在違紀現(xiàn)象,將廢止所簽《協(xié)議書》并按公司規(guī)定追究責任人相關責任?！?要求每名在外售后服務人員每月將當期質(zhì)量異議處理情況、用戶使用情況及對公司生產(chǎn)單位、管理單位的建議和要求以書面總結方式或反饋給服務室及分管副部長。〔9在外售后服務人員應在每月15日前將前期所簽訂的協(xié)議等相關資料寄回服務室。質(zhì)量異議退貨鋼材管理辦法本管理辦法適用于因質(zhì)量異議需退貨及退回公司后鋼材的處理及損失計算。1、因質(zhì)量異議退貨,可將鋼材就地二次銷售給第三方時,異議人員〔銷售區(qū)域銷售人員應向第三方索取檢斤單和付款證明。2、協(xié)議簽訂后,需將鋼材退回BBB特殊鋼股份時,由生產(chǎn)銷售部服務室負責督促用戶及時將貨物退回公司,并將退貨信息反饋單提供給技術質(zhì)量部及有關單位。由技術質(zhì)量部與有關單位協(xié)商返修、改制或報廢等處理意見,通知承改單位。3、鋼材退回BBB特殊鋼股份后,由生產(chǎn)銷售部、產(chǎn)材車間共同驗收,由設備能源部進行檢斤,檢斤單一式三份報產(chǎn)材車間<自存一份>,產(chǎn)材車間出具二份"收貨證明"并附二份檢斤單,三天報生產(chǎn)銷售部<若不報按協(xié)議重量考核產(chǎn)材車間>,由生產(chǎn)銷售部將一份《通知單》、《退貨協(xié)議》、"收貨證明"附檢斤單、《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》及費用票據(jù)轉(zhuǎn)財務部,扣除產(chǎn)材車間當月上交量和成本,二次上交后正常計算產(chǎn)材車間上交量。。注："收貨證明"包括：鋼號、爐號、規(guī)格、支數(shù)、重量、日期、簽字蓋章。4、該批鋼材由產(chǎn)材車間處理完<報廢、改制、返修>后,由設備能源部重新檢斤,檢斤單一式三份報產(chǎn)材車間<自存一份>,產(chǎn)材車間將物資管理部出具的"廢鋼票"或該批鋼材上交的《十聯(lián)單》<必須注明是退貨鋼材>及檢斤單,分別報生產(chǎn)銷售部、技術質(zhì)量部各一份。由技術質(zhì)量部按當筆退貨損失剔除廢品殘值或上交價值,結算實際損失并通知產(chǎn)材車間和財務部。5、產(chǎn)材車間與責任單位互轉(zhuǎn)退貨損失成本時,應具備：<1>退貨鋼材必須處理結算后。<2>必須經(jīng)技術質(zhì)量部簽字認可。若不具備上述兩條件,責任單位有權拒絕接受損失。6、產(chǎn)材車間每處理完一筆退貨鋼材,必須將"退貨鋼材處理明細"報技術質(zhì)量部一份,以便對帳確認,否則互轉(zhuǎn)損失成本時不予認可。注："處理明細"包括：用戶、價格<含稅或不含稅>、改制或返修費、鋼號、爐號、規(guī)格、支數(shù)、重量、日期、蓋章。7、損失確認在每月8日前,由生產(chǎn)銷售部、技術質(zhì)量部共同審核,確認前一月的質(zhì)量異議損失,由生產(chǎn)銷售部匯總制表。8、其它〔1生產(chǎn)銷售部負責對異議處理人員處理質(zhì)量異議結果的監(jiān)督與檢查,如發(fā)現(xiàn)弄虛作假等現(xiàn)象,有權廢止所簽《協(xié)議書》。改制品退回承改車間后,應在一個月改制完畢,質(zhì)量必須達到二次銷售標準條件要求。對于改制完的退貨鋼材,生產(chǎn)銷售部根據(jù)合同,