綜合部文秘兼翻譯標準工作程序_第1頁
綜合部文秘兼翻譯標準工作程序_第2頁
綜合部文秘兼翻譯標準工作程序_第3頁
綜合部文秘兼翻譯標準工作程序_第4頁
全文預(yù)覽已結(jié)束

下載本文檔

版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請進行舉報或認領(lǐng)

文檔簡介

歡迎閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!文秘兼翻譯一、日常工作1、總經(jīng)辦室內(nèi)衛(wèi)生清潔工作每個工作日7:30之前到辦公室——總經(jīng)理辦公室清潔工作——總經(jīng)辦室內(nèi)清潔工作——保證總經(jīng)理辦公室、總經(jīng)辦室內(nèi)全天清潔。2、復(fù)印機、傳真機和室內(nèi)打印機的維護工作2.1復(fù)印機、傳真機和室內(nèi)打印機加紙每天工作前檢查復(fù)印機、傳真機和打印機是否需要添加紙張——如需要添加——在《打印及復(fù)印內(nèi)容》表格中登記加紙數(shù)量。2.2復(fù)印機加碳粉復(fù)印機沒墨——文秘加——在復(fù)印機上“程序”按鈕中選擇“總打印計數(shù)器”——記錄下總打印計數(shù)器數(shù)字,以方便統(tǒng)計用紙數(shù)量。2.3傳真機和室內(nèi)打印機加硒鼓傳真機和室內(nèi)打印機沒墨——文秘申購硒鼓——加硒鼓。3、報刊雜志、傳真件的傳送工作3.1報刊雜志的發(fā)放根據(jù)公司各部門報刊雜志的訂閱情況,將報刊雜志及時發(fā)放到各部門。3.2傳真件的收發(fā)協(xié)助各部門進行傳真件的收發(fā)工作。4、公司各類文件的管理4.1批復(fù)文件的保管存檔各部門將各類批復(fù)文件交于文秘室——文秘按順序統(tǒng)一進行編號并存檔。4.2董事會文件的保管存檔將董事會文件按順序集中編號并進行存檔。4.3外部文件的收發(fā)4.3.1集團總部下達文件:收到集團總部來文——按外來文件編號(wl-07-ⅹ)——制作收文批示單——將批示單和文件一并呈遞給公司領(lǐng)導(dǎo)批示——按照領(lǐng)導(dǎo)的批示將任務(wù)傳達給有關(guān)部門——將部門反饋的結(jié)果記錄在外來文件目錄里—存檔。4.3.2外來文件:在外來文件目錄里記錄——將編號寫在文件右上角——編制公司收文批示單——將批示單與文件一并呈公司領(lǐng)導(dǎo)批示——按照領(lǐng)導(dǎo)的批示將任務(wù)傳達給相關(guān)部門或人員執(zhí)行——執(zhí)行后將承辦結(jié)果記錄在外來文件目錄里——存檔。4.4、公司發(fā)文或通知的草擬、張貼和存檔4.4.1公司發(fā)文或通知草擬完成后——綜合部經(jīng)理審閱——行政總監(jiān)審閱——如必要,總經(jīng)理審閱。4.4.2發(fā)文或通知的正稿完成后,復(fù)印6份并加蓋公章,分別張貼于辦公樓一樓、港務(wù)部、制麥塔、化驗室、電氣車間、制冷站以及污水處理站等地。4.4.3發(fā)文或通知張貼在辦公樓一樓一個星期后,收回并存放在指定文件夾里。4.5公司內(nèi)部請示的存檔公司各部門內(nèi)部請示的文件交于文秘室進行歸類存檔。4.6各類零星合同協(xié)議的歸類存檔公司各部門移交的各類零星合同和協(xié)議交于文秘處——文秘進行編號——歸類存檔。5、合同管理5.1合同蓋章5.1.1合同移交部門填寫加蓋公章(合同章)申請單——部門主管簽字確認——總經(jīng)理批閱后由文秘加蓋合同專用章。5.1.2將一式四份(通常情況下為四份)的合同平均分配給我公司和對方公司——加蓋正副章。5.2合同編號將給予我公司的兩份合同進行編號。5.3合同存檔5.3.1將編號后的合同正本留存在文秘室。5.3.2將合同副本復(fù)印兩份,副本原件交于財務(wù)部負責(zé)人處,副本復(fù)印件一份交于合同移交人,另一份交于工程部存檔。5.4合同復(fù)印、下發(fā)工作協(xié)助合同移交部門做好合同的復(fù)印和下發(fā)工作。6、公司各類重要印章的管理員工首先填寫“加蓋公章(合同章)申請單”——部門主管簽字確認——公司總經(jīng)理簽字審批(或電話審批)——文秘處給予蓋章。7、公司各類重要證件的管理將公司各類文件進行歸檔整理,根據(jù)員工需要,及時提供各類文件的復(fù)印件。8、各類訂票、訂房業(yè)務(wù)8.1飛機票、火車票的預(yù)定工作公司各部門由于公差或探親需要預(yù)訂飛機票和火車票——通知文秘——文秘撥打“86811111”(航空售票中心電話)進行預(yù)訂。8.2客房的預(yù)訂工作公司外來客人需要預(yù)訂客房——通知文秘——按客人具體要求通知相關(guān)酒店進行預(yù)訂。9、辦公用品管理9.1辦公用品領(lǐng)用公司各部門由統(tǒng)計員或指定人員在規(guī)定的時間(周二、周四)內(nèi)到文秘處領(lǐng)取辦公用品并登記。9.2辦公用品盤點庫存每月末,文秘盤點辦公用品庫存——統(tǒng)計出每個部門該月領(lǐng)取各類辦公用品的情況——制成報表由部門經(jīng)理簽字確認后交于財務(wù)部。9.3辦公用品申購辦公用品報表完成后——將報表中庫存為“0”或者常用用品庫存剩余較少的辦公用品進行申購——填寫申購單——部門經(jīng)理審批——主管領(lǐng)導(dǎo)審批——公司領(lǐng)導(dǎo)(李總)審批。10、各類報銷工作10.1郵政費用報銷每月初獲得上月EMS快遞費用單據(jù)——將所有單據(jù)(按部門-人員-日期)進行分類——將每個部門每位員工上月的快遞費用合計后制成表格附在單據(jù)之后——填寫報銷單——交綜合部經(jīng)理審批——交財務(wù)部。10.2飛機票、火車票費用報銷飛機票、火車票費用合計累積到人民幣一萬元左右——將飛機票、火車票(按部門——人員——日期)進行分類——請每位報銷此項費用的員工在其報銷的飛機票和火車票后寫明事由并附上本人簽名——將每個部門每位員工報銷的機票、火車票費用進行合計——制成表格附在票據(jù)之后——填寫報銷單——交綜合部經(jīng)理審批——交財務(wù)部。10.3書費報銷監(jiān)督層以上員工每個季度將該季度內(nèi)按公司書費報銷制度購買的書籍提交文秘處進行登記并將發(fā)票提供給文秘——文秘登記書名、日期、費用——報銷費用的本人簽名確認——每個季度的第一個月份初將上個季度所有監(jiān)督層以上員工書費發(fā)票收齊并按部門、人員進行合計——制成表格附在票據(jù)之后——填寫報銷單——交財務(wù)部。10.4住宿、餐飲費用報銷綜合部經(jīng)理將酒店上月公司消費的發(fā)票移交給文秘——文秘核對發(fā)票金額——按照部門-人員將發(fā)票進行分類并合計各部門消費的金額——制成表格——請每位消費簽賬人員或者各部門經(jīng)理在表格上簽名確認——填寫報銷單——交綜合部經(jīng)理審批——交財務(wù)部。10.5固定電話費用報銷綜合部經(jīng)理提供上月公司電話消費明細——文秘按部門-崗位-電話編制每月固定電話消費明細表格——財務(wù)部提供上月我公司固定電話費用發(fā)票以及銀行托收憑證——文秘將發(fā)票和托收憑證附在表格之后——填寫報銷單——綜合部經(jīng)理審批——交財務(wù)部。10.6員工手機費用報銷10.6.1從財務(wù)部負責(zé)人處取得所有報銷手機話費員工的名單及額度并向其本人收集充值發(fā)票后在電腦上登記。10.6.2將報銷手機話費員工的名單按照聯(lián)通和移動分別匯總成word表格——移動的名單發(fā)送傳真至移動客戶經(jīng)理處——由其負責(zé)聯(lián)系移動前臺打印出每月話費發(fā)票——取發(fā)票時將第一步收集的充值發(fā)票補交給移動總部的前臺;聯(lián)通的名單則需到澄江路上的營業(yè)廳現(xiàn)場憑充值發(fā)票打印出每月發(fā)票。10.6.3回公司后將所有打印出的發(fā)票按部門匯總,填寫報銷單,每2個月報銷一次。10.6.4公司部分領(lǐng)導(dǎo)的手機費用采用銀行托收形式,待財務(wù)部將銀行托收單據(jù)及發(fā)票交至秘書室后直接填寫報銷單即可。11、工作動態(tài)每月初1-5日收集各部門上月工作總結(jié)和重要工作事項記錄表——文秘進行總結(jié)篩選——將各部門重要事項列表進行匯總編輯成工作動態(tài)——交綜合部經(jīng)理審批——交行政總監(jiān)審批——10日前發(fā)郵件呈公司領(lǐng)導(dǎo)、大連麥芽廠領(lǐng)導(dǎo)和集團領(lǐng)導(dǎo)審閱。12、公司重要信息簡報各部門提供公司重要信息詳情——文秘編輯匯總——部門經(jīng)理審閱——行政總監(jiān)審閱——發(fā)給集團相關(guān)人員并抄送給我公司領(lǐng)導(dǎo)。13、總經(jīng)理客人的接待服務(wù)工作總經(jīng)理客人來訪——按總經(jīng)理要求提前準備會議室——泡茶并擺放好煙灰缸等——做到讓客人滿意、領(lǐng)導(dǎo)滿意。14、總經(jīng)辦室內(nèi)電話接聽14.1公司內(nèi)部日常電話接聽來電鈴聲不能超過三聲,左手接電話右手執(zhí)筆,接聽電話時做到聲音甜美,普通話發(fā)音標準,首先給予對方禮貌性的問候,并且隨時記錄需要交辦的事情并落實到位。14.2公司外部電話轉(zhuǎn)接接到公司外部電話需要轉(zhuǎn)接給總經(jīng)理(來電鈴聲三聲以內(nèi))——首先禮貌詢問對方的單位和姓名,并請對方稍等——按電話機上的“R+7818”轉(zhuǎn)接總經(jīng)理——跟總經(jīng)理說明來電對方的單位和姓名——如果總經(jīng)理同意接聽,直接掛下電話即可;如果總經(jīng)理不同意接聽,則重新按“R”回復(fù)對方總經(jīng)理在會議中、電話忙線中或已出差不在辦公室。15、會議通知和接待準備工作15.1公司內(nèi)部會議通知接到會議通知——確認參會人員名單及人數(shù)——盡量做到逐個通知(——如果通知班組長以上成員到會——首先通知各部門經(jīng)理——請各部門經(jīng)理通知部門內(nèi)班組長以上成員)。15.2外部人員來我司參加會議接到領(lǐng)導(dǎo)會議通知——確認參會人員人數(shù)和會議地點——保證指定會議室室內(nèi)整齊美觀——擺放礦泉水(或茶水)、面巾紙以及煙灰缸等——如有需要,則在會議開始十分鐘前準備好投影儀與電腦,并連接好。(詳見:共享

溫馨提示

  • 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請下載最新的WinRAR軟件解壓。
  • 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
  • 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會有圖紙預(yù)覽,若沒有圖紙預(yù)覽就沒有圖紙。
  • 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
  • 5. 人人文庫網(wǎng)僅提供信息存儲空間,僅對用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護處理,對用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對任何下載內(nèi)容負責(zé)。
  • 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當內(nèi)容,請與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
  • 7. 本站不保證下載資源的準確性、安全性和完整性, 同時也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對自己和他人造成任何形式的傷害或損失。

評論

0/150

提交評論