高校合并檔案的整合與管理

高校合并檔案的整合與管理

21世紀初，中國開始了大學的一體化趨勢。為了整合和管理完整的原學校的文件資源，文件管理應考慮這一點。本人所在學校也為合并院校,本人一直在檔案部門工作,參與了學校合并期間和合并后的檔案資源整合、管理工作的全過程,因此有些不吐不快的想法,在此作一闡述。學校檔案資源是指保障學校檔案工作開展的學校檔案管理辦法、規(guī)章制度、檔案人員、檔案機構、檔案財力、物力以及檔案信息資源。由此可見檔案資源整合必須是對檔案管理辦法、規(guī)章制度、檔案機構、檔案人員、財力、物力、檔案信息資源的全面整合,并不是簡單地將原各校區(qū)檔案放置在同一個館內。要做好合并高校檔案資源的整合,必須從以下幾個方面著手。一、檔案隊伍結構的變化大家都知道人是可持續(xù)發(fā)展的最重要資源,對人力資源的整合,也絕不是對原來各校區(qū)檔案部門的人員的簡單合并。隨著高校合并,檔案部門原有人員必然合到一起辦公,但學校對檔案機構及其領導和人員都會有所調整,加之由于檔案部門在實際中的地位,就會有些人員外流到其他部門,因而檔案人力資源的整合也不是一件簡單的事情。首先,學校對檔案部門負責人的安排一定要科學合理。檔案部門負責人必須熱愛檔案事業(yè),具備檔案專業(yè)或相近專業(yè)知識,有領導和協(xié)調能力,敢于負責,積極進取。其次,學校要建立健全檔案管理網(wǎng)絡,不僅加強檔案館專職檔案人員隊伍建設,還要注重兼職檔案人員的配備。檔案部門內部機構要合理設置,人員要合理調配,做到人盡其才。合并前由于學校規(guī)模和檔案庫存的關系,各高校檔案部門附屬于校長辦公室,人員少,工作量也少,所以機構單一,每個人都是全面手。合并后,學校規(guī)模提升,檔案管理部門必須獨立出來,由于總工作量是以前的數(shù)倍,工作人數(shù)也大大增加,為了工作的有序開展,根據(jù)工作實際必須成立相應的部門,每個部門各管一攤,每個人各司其職,盡可能發(fā)揮每個人的最大能量,提高工作效率。再次,要吸收新鮮血液加入檔案隊伍?，F(xiàn)在檔案管理數(shù)字化已成趨勢,計算機人才進入檔案隊伍已不容置疑;科技檔案在高校檔案中的比例成分愈來愈大,配備一定數(shù)量的科技人才從事科技檔案工作,有助于改善科技檔案管理和提高科技檔案開發(fā)利用工作的水平。第四,穩(wěn)定檔案工作者隊伍,高校檔案是學校歷史的產物,具有連續(xù)性,管理好檔案,檔案人員要有扎實的檔案業(yè)務基礎,只有檔案隊伍穩(wěn)定,才能保證檔案工作的正常運轉和發(fā)展。第五,加強對檔案人員的教育和培訓。由于社會的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理理念受到了嚴重的挑戰(zhàn),檔案理論在不斷發(fā)展,檔案管理模式也在不斷更新改進,這就要求檔案人員的知識也要不斷更新。何況,高校合并后檔案隊伍有很大的變化,比如我所在學校,原來各校區(qū)檔案室人員在合并過程中有調出現(xiàn)象,而今的檔案館專職檔案人員,有一半是從別的部門調入,如果不進行檔案專業(yè)知識的培訓和教育,根本無法勝任檔案管理工作。所以必須對檔案專兼職人員進行檔案專業(yè)知識的培訓和教育,同時要進行計算機技術和檔案管理軟件操作的培訓,以保證檔案工作的正常開展。二、學校合并前各學科的管理體制合并前,雖說都是高校,由于隸屬不同,采取的檔案管理辦法也不相同。有些學校的檔案管理并不是采用《高校檔案管理辦法》中高校檔案分類辦法。比如我所在學校合并前其中一所學校不屬教育廳管轄,而屬煤炭資源部管轄,其檔案管理所采用的管理辦法也是企事業(yè)檔案管理辦法,而其他學校采用的是高校檔案管理辦法。由于各校情況不同,檔案管理規(guī)章制度也不盡相同,所以高校合并后必須根據(jù)《檔案法》、《高校檔案管理辦法》等一系列檔案法律法規(guī),對檔案管理制度進行調整、整合,統(tǒng)一制度,制訂新的學校檔案管理辦法,建立健全完善的檔案管理體系和制度,同時要加強檔案法制建設的宣傳,保障檔案工作的順利進行和開展。三、合理使用檔案資源的重要性學校合并后,建立了新的檔案機構,必然根據(jù)檔案法的要求進行統(tǒng)一集中管理,檔案財力物力的整合尤為重要。物力的整合也絕不是把原各校區(qū)檔案部門的財物放到一起那么簡單,由于地理位置,有些校區(qū)的檔案室不能搬遷,內部的財物也就隨之不動。搬遷的各校區(qū)檔案部門的財物林林總總,如何合理安排使用這些財物必須有統(tǒng)一規(guī)劃,做到物盡其用。比如檔案密集柜的使用,不能是以前是哪個校區(qū)的密集柜就放哪個校區(qū)的檔案,必須對所有檔案進行科學分析,再合理放置排架,最大可能地利用密集柜,使其發(fā)揮最大價值,從而節(jié)約財力和物力。檔案資源的整合中,必然牽涉到財力的問題。如何合理使用檔案經(jīng)費,使有限的財力發(fā)揮最大作用,要堅持能省則省,絕不能揮霍浪費。有些高校檔案負責人,為了面子,為了所謂的“好看”,在對檔案資源的整合過程中,要求所有檔案換新盒,而且一卷一盒,這樣不僅浪費了財力,也浪費了人力,更使物力受到了嚴重的制約,使得原來本有空余的檔案密集柜竟然放不下原有的檔案,而且也破壞了原有檔案的保管特征。俗話說有錢要用在刀刃上,上面的做法實在不敢茍同,如果只是對破舊檔案盒更換,把用在換檔案盒和密集柜的經(jīng)費用于檔案管理數(shù)字化建設中,豈不妙哉!檔案財力物力的整合,一定要堅持科學規(guī)劃,合理使用,物盡其用,財盡其力,這樣才能使檔案工作順利進行,使學校檔案工作水平有所提高。四、定規(guī)范后的排列方法,重新規(guī)范館藏檔案信息合并院校檔案信息資源的整合是高校檔案工作的重頭戲,這是由檔案工作的性質所決定的。能否做好檔案信息資源的整合,關系到檔案工作能否順利開展乃至學校的科學發(fā)展。第一,必須做好檔案全宗管理。檔案全宗就是一個獨立的機關或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。一個機關就是一個立檔單位,一個立檔單位形成的全部檔案就構成一個全宗。全宗是檔案整理和編目工作必須采用的核心原則,是檔案著錄的中心所在。合并院校必然會存在多個全宗,如果不處理好檔案全宗號的排列,勢必會使檔案管理一塌糊涂,嚴重制約檔案工作的正常開展。根據(jù)檔案全宗來源原則,檔案全宗號的給予習慣性為大流水排號,可是有的學校在此合并之前也已經(jīng)多次與其他院校合并,已形成了自己的一個全宗流水號,如果簡單地再重新全部使用大流水排號做法,不僅打亂了原有檔案的內在聯(lián)系,也將使檔案人員重復性勞動。在合并院校檔案全宗號的給予上,我認為可使用多層次檔案全宗號的排列方法。例如我所在檔案館館藏9個全宗,其中院校主校區(qū)原來已設立了三個全宗,還有一所校區(qū)檔案有四個全宗,其他兩所學校歷史單一,都只有一個全宗。如果采取以合并主校全宗號的排列為主其他學校順延大流水號,就會影響到已有四個全宗院校檔案的內在聯(lián)系,也將增加檔案人員的勞動。為此我認為采取多層次檔案全宗號的排列方法。這個方法仍以合并主校全宗號的排列為主,其他學校順延,但是對于已有四個全宗的校區(qū)可采用二級全宗號。結構為:這樣,既維護了檔案學歷來堅持的來源原則,沒有割斷原來檔案內在的聯(lián)系,又合乎全宗號大流水的一貫性做法,使館藏檔案清清楚楚,便于排架和管理,也方便了查閱利用時的檢索。如此一來,即使原來檔案館保管利用工作人員調動或者退休,新來的保管利用工作人員也會迅速熟悉館藏結構,進入工作狀態(tài),不會影響檔案的查閱利用,極大提高了檔案工作的效率。第二,對檔案信息資源進行數(shù)字化整合。由于計算機技術的普及,高校檔案數(shù)字化建設已勢在必行,合并前各學校檔案管理水平不盡相同,有的已使用檔案管理軟件,檔案信息數(shù)字化工作已開展,有的還停留在傳統(tǒng)手工管理模式。合并后,檔案信息資源數(shù)字化整合是一項緊迫而又繁重的工作。做好此項工作必須做好以下幾點(1)構建檔案管理網(wǎng)絡,使用有效的檔案管理軟件,建立檔案管理數(shù)字化平臺。(2)專業(yè)計算機人才和檔案管理人員要做好溝通、協(xié)作,對館藏檔案信息資源進行全部電子錄入。在電子錄入同時必須保存好原來的紙質檔案目錄。(3)對館藏檔案進行電子錄入的同時,檔案人員發(fā)現(xiàn)問題要及時解決問題,對不合規(guī)范的檔案進行重新歸類、整理,比如我在對某校檔案進行電子錄入時發(fā)現(xiàn),有一部分教學類