高校物資采購(gòu)審計(jì)中存在的問(wèn)題及對(duì)策

高校物資采購(gòu)審計(jì)中存在的問(wèn)題及對(duì)策

高校材料交換監(jiān)督活動(dòng)是指高校內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)學(xué)校相關(guān)職能部門在材料交換過(guò)程中使用學(xué)校資金的真實(shí)性、合法性、有效性和有效性進(jìn)行監(jiān)督和管理的活動(dòng)。隨著教育投入的加大,高校辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)張,對(duì)于儀器設(shè)備的采購(gòu)?fù)度肓舜罅康馁Y金,如何利用有限的資金,盡可能多的采購(gòu)高質(zhì)量的儀器設(shè)備是各高校都面臨的一個(gè)課題,如何加強(qiáng)物資采購(gòu)的審計(jì)監(jiān)督值得探討。一、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)監(jiān)督的重要性1.物資采購(gòu)審計(jì)高校審計(jì)工作的基本任務(wù)是通過(guò)對(duì)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)督,促進(jìn)高校資金的有效利用。目前物資采購(gòu)審計(jì)已經(jīng)是高校的常規(guī)審計(jì)工作,對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)從項(xiàng)目立項(xiàng)到采購(gòu)實(shí)施再到最后的驗(yàn)收入庫(kù)進(jìn)行全面審計(jì)監(jiān)督。通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)實(shí)行全程監(jiān)督,不斷規(guī)范采購(gòu)行為,促進(jìn)學(xué)校的有關(guān)職能部門嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)。2.加強(qiáng)高校黨風(fēng)廉政建設(shè)通過(guò)加強(qiáng)物資采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督,確保物資采購(gòu)工作在公平、公正、公開(kāi)的環(huán)境中進(jìn)行,規(guī)范辦事程序,遏制采購(gòu)過(guò)程中的暗箱操作、串標(biāo)、圍標(biāo)、收受回扣等現(xiàn)象,減少和防止腐敗行為發(fā)生,成為加強(qiáng)學(xué)校黨風(fēng)廉政建設(shè)的有力措施,保護(hù)學(xué)校干部隊(duì)伍。3.加強(qiáng)高校內(nèi)部管理,保障高校事業(yè)健康發(fā)展隨著高校的快速發(fā)展,教育投入總量逐年增加,物資采購(gòu)經(jīng)費(fèi)占教育經(jīng)費(fèi)的比重也越來(lái)越大,如何更有效地使用和管理好高校資金,使其產(chǎn)生最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,客觀上要求加強(qiáng)高校的內(nèi)部管理,加強(qiáng)對(duì)高校物資采購(gòu)工作的有效監(jiān)督,避免和減少高校資金的損失和浪費(fèi),提高資金的使用效益,保障教學(xué)、科研工作的順利開(kāi)展,促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展。二、大學(xué)的資金結(jié)構(gòu)1.采購(gòu)過(guò)程“暗箱操作”有些高校物資采購(gòu)實(shí)際操作中就由某一職能部門全權(quán)負(fù)責(zé),所謂的“陽(yáng)光”“透明”只是走程序,招標(biāo)形式也往往采用邀請(qǐng)方式進(jìn)行議標(biāo),這就為采購(gòu)過(guò)程暗箱操作、以權(quán)謀私提供了機(jī)會(huì)。這種做法不可避免地造成了高校采購(gòu)工作運(yùn)作不協(xié)調(diào),采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高,質(zhì)量問(wèn)題頻發(fā),資金浪費(fèi)等現(xiàn)象。還有些高校在物資采購(gòu)工作中,雖然制定了一些規(guī)章措施,如成立招標(biāo)小組、分管校領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)等,但是由于制定的制度本身不完善或存在漏洞,實(shí)際執(zhí)行中又不嚴(yán)格按章辦事,造成物資采購(gòu)工作隨意性大。2.采購(gòu)項(xiàng)目采購(gòu)不夠規(guī)范大多數(shù)學(xué)校會(huì)制定有比較詳細(xì)合理的物資采購(gòu)計(jì)劃,但在年度執(zhí)行中,往往臨時(shí)性增加的采購(gòu)項(xiàng)目也較多,又都是急用于教學(xué)、科研及學(xué)生活動(dòng)的,由于時(shí)間緊,往往造成采購(gòu)項(xiàng)目審批不嚴(yán)格,對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研不充分,采購(gòu)活動(dòng)不夠規(guī)范,采購(gòu)的物資性價(jià)比不高,未達(dá)到物資采購(gòu)物美價(jià)廉的要求。3.中小企業(yè)在會(huì)簽稿紙上簽署的合同內(nèi)容應(yīng)采用擴(kuò)張型部分高校在合同簽訂階段都會(huì)有合同會(huì)簽程序,主辦單位擬稿,相關(guān)單位會(huì)簽,但是這種會(huì)簽,往往就是走形式,幾個(gè)會(huì)簽單位履行公事樣的在會(huì)簽稿紙上簽字,并沒(méi)有詳細(xì)研究合同的內(nèi)容,對(duì)合同中應(yīng)該由自己部門把關(guān)的內(nèi)容細(xì)細(xì)琢磨,指出對(duì)校方利益有損害的條款。出現(xiàn)合同內(nèi)容與招標(biāo)文件不符,付款方式、送貨地址和運(yùn)費(fèi)支付方與談判文件不符等等,造成合同執(zhí)行中問(wèn)題頻出,這時(shí)卻沒(méi)有一個(gè)部門為之負(fù)責(zé)任。4.驗(yàn)收、考核的過(guò)程就是走過(guò)場(chǎng)部分高校在物資采購(gòu)過(guò)程中,參與驗(yàn)收的人員為招標(biāo)小組成員,這樣招標(biāo)小組成員自己驗(yàn)收自己采購(gòu)的物資,既做運(yùn)動(dòng)員又做裁判員,而且驗(yàn)收的過(guò)程往往也是走過(guò)場(chǎng),驗(yàn)收時(shí)只是對(duì)采購(gòu)物資的品名、型號(hào)規(guī)格、生產(chǎn)廠商進(jìn)行核對(duì),但對(duì)于儀器設(shè)備所具備的技術(shù)參數(shù)和達(dá)到的技術(shù)效果沒(méi)有能力進(jìn)行驗(yàn)收和評(píng)價(jià),往往造成所采購(gòu)儀器設(shè)備容易蒙混過(guò)關(guān),以次充好,采購(gòu)到質(zhì)量和技術(shù)達(dá)不到使用要求的儀器設(shè)備,浪費(fèi)物資采購(gòu)資金。5.實(shí)驗(yàn)室使用設(shè)備對(duì)于重大項(xiàng)目,往往在立項(xiàng)環(huán)節(jié),申請(qǐng)部門非常重視,組成專家組,對(duì)為什么要立項(xiàng)、為什么需要采購(gòu)論證的嚴(yán)謹(jǐn)、周密,一旦立項(xiàng)成功,就基本置之不理,等著儀器設(shè)備采購(gòu)回來(lái)放到實(shí)驗(yàn)室使用。在采購(gòu)中關(guān)于儀器設(shè)備的技術(shù)參數(shù)等指標(biāo)要求任由相關(guān)部門或者不太懂行的老師把關(guān),造成所購(gòu)買的有些儀器設(shè)備在使用中未能達(dá)到理想的技術(shù)效果。三、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)監(jiān)督的對(duì)策1.招投標(biāo)工作的公平建立健全學(xué)校物資采購(gòu)及招投標(biāo)相關(guān)制度并有效執(zhí)行,使得物資采購(gòu)工作制度化,招投標(biāo)工作公平、公開(kāi)、公正。并且,內(nèi)部審計(jì)部門要定期或不定期對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)部控制制度的合理性和執(zhí)行的有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查,并出具書面的評(píng)審報(bào)告,對(duì)存在的問(wèn)題提出管理建議書,這樣可以維護(hù)制度的嚴(yán)肅性,以免制度形同虛設(shè)。2.信息系統(tǒng)的功能為了采購(gòu)到性價(jià)比高的物資,我們常常要貨比三家。建立物資采購(gòu)信息系統(tǒng)的目的,就是要通過(guò)比價(jià)、比質(zhì)、比服務(wù),達(dá)到花最少的錢,采購(gòu)到質(zhì)量最好的物資。物資采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)該包括物資信息數(shù)據(jù)庫(kù)、供貨商數(shù)據(jù)庫(kù)、價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫(kù),并隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新。3.科學(xué)合規(guī),銜接配合審計(jì)過(guò)程中,重點(diǎn)評(píng)審是否編制了采購(gòu)計(jì)劃,采購(gòu)計(jì)劃的編制是否科學(xué)和合規(guī),是否有偏離實(shí)際的情況;采購(gòu)計(jì)劃與使用計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、科研計(jì)劃是否銜接配合,保障有力;有無(wú)存在超計(jì)劃、無(wú)計(jì)劃采購(gòu)的現(xiàn)象等,嚴(yán)格要求相關(guān)部門按計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)。4.項(xiàng)目審核部門需積極審核合同條款是否與招標(biāo)文件不符,審計(jì)部門對(duì)審核合同的審核建立完善的合同會(huì)簽制度,明確相關(guān)部門的會(huì)簽責(zé)任,如財(cái)務(wù)部門應(yīng)該負(fù)責(zé)合同審核中款項(xiàng)支付等方面的把關(guān),招標(biāo)部門應(yīng)該負(fù)責(zé)審核合同條款是否與招標(biāo)文件相符等等,審計(jì)部門在審核合同時(shí),主要審核相關(guān)部門的審核意見(jiàn)是否明確,主辦單位是否按要求查驗(yàn)修改等等。并建立責(zé)任追究制度,合同在執(zhí)行中若出現(xiàn)了問(wèn)題,應(yīng)該找相關(guān)負(fù)責(zé)的部門問(wèn)責(zé)。5.生成驗(yàn)收單位領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)方案儀器設(shè)備所應(yīng)達(dá)到的技術(shù)能力和技術(shù)效果,只有經(jīng)過(guò)專業(yè)的評(píng)審和測(cè)試才能真正驗(yàn)收,比如對(duì)于多媒體設(shè)備、高科技設(shè)備等,唯有真正內(nèi)行的專家才了解,只憑招標(biāo)部門、采購(gòu)管理部門、審計(jì)部門和實(shí)驗(yàn)室管理人員不具有相關(guān)儀器設(shè)備的知識(shí),容易造成所采購(gòu)儀器設(shè)備在驗(yàn)收中蒙混過(guò)關(guān),以次充好,浪費(fèi)物資采購(gòu)資金。所以,在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中,審計(jì)部門在參與重大項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí),要明確要求承辦部門邀請(qǐng)一定數(shù)量的有關(guān)專家參與驗(yàn)收,對(duì)購(gòu)買儀器設(shè)備的技術(shù)水平和技術(shù)效果進(jìn)行評(píng)審,把好驗(yàn)收關(guān)。否則,審計(jì)部門不應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。6.學(xué)校采購(gòu)部門是否可為儀器設(shè)備采購(gòu)重大項(xiàng)目采購(gòu),不能只重視立項(xiàng)而輕視采購(gòu)過(guò)程中的嚴(yán)格把關(guān)。申請(qǐng)部門立項(xiàng)時(shí)組成專家組進(jìn)行論證,而對(duì)于設(shè)備儀器的采購(gòu),認(rèn)為是學(xué)校采購(gòu)部門應(yīng)該做的事,學(xué)校采購(gòu)相關(guān)部門將儀器設(shè)備買回來(lái)用就可以了。殊不知大型的儀器設(shè)備所應(yīng)達(dá)到的技術(shù)要求和具體的技術(shù)參數(shù)只有專家清楚了解,若沒(méi)有經(jīng)過(guò)專家組細(xì)心的討論確定,采購(gòu)的儀器設(shè)備有可能達(dá)不到預(yù)期的效果,造成采購(gòu)資金的浪費(fèi)。所以,在物資采購(gòu)過(guò)程中,從采購(gòu)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)備的具體參數(shù)、設(shè)備的驗(yàn)收都應(yīng)該有專家組進(jìn)