檔案管理制度住房公積金檔案管理操作規(guī)范

{檔案管理制度}住房公積金檔案管理操作規(guī)范

住房公積金檔案管理操作規(guī)范第一章總則為規(guī)范住房公積金檔案管理，提高檔案管理水平，根據檔案管理有關規(guī)定，對我市住房公積金檔案的收存、移交、整頓、裝訂、系統(tǒng)錄入、歸檔、修改及查詢等具體工作制訂下列操作管理規(guī)范。編寫原則住房公積金檔案管理是一項集專業(yè)性、綜合性、安全性、保密性為一體的重要工作，在檔案部門或上級住房公積金監(jiān)管部門未出臺有關住房公積金業(yè)務檔案管理原則前，本管理規(guī)范只是根據我市住房公積金業(yè)務管理需求和新開發(fā)的《住房公積金檔案管理子系統(tǒng)》特點，在遵照國家檔案局制訂的一系列檔案管理規(guī)范（或管理方法、規(guī)則，下同）的基礎上，對我市的住房公積金業(yè)務檔案管理制訂較為具體的規(guī)范。本次編制檔案管理操作規(guī)程遵照下列原則：㈠一是國家檔案部門已制訂具體規(guī)定，一律按國家檔案規(guī)定執(zhí)行。如對文書類、會計類、科技類及特種載體類檔案，除了對上述檔案的收集、移交、系統(tǒng)錄入等操作過程作具體規(guī)定外，其整頓、裝訂、歸檔等統(tǒng)一執(zhí)行國家檔案管理規(guī)定；㈡二是結合我市實際，對住房公積金業(yè)務類檔案的日常管理作出具體規(guī)定，在制訂具體規(guī)定時，能參考檔案部門有關規(guī)定的，盡量參考執(zhí)行。對于參考部分，本規(guī)范只作提示，不具體表述。二、引用原則㈠文獻類檔案管理原則：《中華人民共和國檔案行業(yè)原則-歸檔文獻整頓規(guī)則》（DA/T22-）及《歸檔文獻整頓工作務實》（見檔案部門下發(fā)文獻）。㈡其它綜合檔案管理原則：涉及《會計檔案管理方法》在內的國家檔案行業(yè)原則（見浙江省檔案[7月]編制的《檔案工作原則聚集》）㈢業(yè)務類檔案管理原則按下列規(guī)定執(zhí)行：⒈住房公積金管理中心檔案管理暫行規(guī)定；⒉住房公積金業(yè)務檔案管理實施細則；⒊住房公積金管理中心檔案分類示意圖（見附件1-1）；⒋住房公積金管理中心文獻材料歸檔范疇及保管期表（見附件1-2）；⒌住房公積金檔案的日常管理需嚴格遵照的綜合檔案管理12項制度；⒍檔案管理人員需遵照檔案工作的3項管理職責。三、綜合檔案分類經市檔案局（受省檔案局委托）對我市住房公積金檔案管理省級目的達標驗收時認定，住房公積金管理機構的綜合檔案按下列規(guī)定分類：㈠文書類。㈡業(yè)務類。下設歸集、貸款和提取3個二類明細：⒈歸集類。為每個繳存單位設立1個案卷號，按年持續(xù)跟蹤歸檔，直至該繳存單位注銷或解散為止。⒉提取類。按月按提取單位整頓歸檔。⒊貸款類。下設個人貸款檔案、綜合貸款檔案2個三類明細，其中個人貸款檔案根據收存檔案性質按“同一歸檔號兩地寄存”原則管理。㈢科技類。下設基建、設備2個二類明細；㈣會計類。下設住房公積金會計、工會會計和管理經費會計3個二類明細；㈤特種載體類。下設照片、錄音錄像、實物和光盤4個二類明細，其中實物又分權證類和榮譽類；光盤又分業(yè)務光盤和綜合光盤。四、檔案管理子系統(tǒng)功效介紹根據檔案管理有關規(guī)定，結合我市住房公積金管理特點，市公積金中心設計開發(fā)了《住房公積金檔案管理子系統(tǒng)》（下列簡稱“檔案管理系統(tǒng)”），作為《住房公積金管理系統(tǒng)》的構成部分，用于各類檔案整頓后的信息錄入、歸檔、查詢等管理，該子系統(tǒng)含有下列特點。㈠系統(tǒng)管理更專業(yè)。檔案管理系統(tǒng)根據住房公積金綜合檔案管理規(guī)定分類設立，整個系統(tǒng)分文書類、業(yè)務類、科技類、會計類、特種載體類及綜合管理6大類（見《住房公積金綜合檔案管理系統(tǒng)分類示意圖》）進行管理，并根據不同業(yè)務的需要，在大類下分設不同小類，根據本單位工作特點，重點突出住房公積金的業(yè)務檔案管理。㈡實物查詢更方便。在綜合管理中設立了庫房管理，以庫房內檔案柜安置平面圖為基礎（見《市公積金中心綜合檔案室密集型柜分布平面圖》，附件1-2），采用輸入具體柜號才干歸檔的方式，將每份檔案貫徹到具體檔案柜，有助于檔案保管的安全性和有序性，方便檔案的查詢與開發(fā)運用。㈢信息共享更充足。檔案管理系統(tǒng)作為公積金管理系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，含有與業(yè)務系統(tǒng)信息共享功效，歸檔資料重要采用手工輸入案卷目錄及部分卷內目錄方式，在輸入時，充足運用業(yè)務系統(tǒng)有關貸款、提取信息，減少了信息的輸入量，特別是減少了文字輸入，加緊了錄入速度。㈣風險防備更全方面。為加強貸款風險防備，在個人貸款檔案管理中增加對普通貸款及重要憑證信息的復核，特別是對期房樓盤竣工后未及時收存抵押權證的催收信息，即能進一步增進貸款系統(tǒng)信息的精確性，又能促使期房抵押早日貫徹，有效地防備貸款風險。㈤系統(tǒng)設計更超前。根據檔案管理規(guī)定，新檔案管理系統(tǒng)增加了文書類與市檔案局有關模塊的接口，以及數據的導出（txt，xls）；增加了對老系統(tǒng)數據的導出、導入與銜接功效；還增加了瀏覽功效，為此后文書或其它檔案掃描作準備，只要能獲得系統(tǒng)硬件支持，可直接通過系統(tǒng)瀏覽歸檔資料，省去了查閱紙質資料的麻煩。五、文獻材料的歸檔范疇及保管期限闡明㈠單位文書材料的明細歸檔范疇應參考經市檔案局同意的本單位《文獻材料歸檔范疇及保管期表》（見附件1-2，下同）中文書材料的明細歸檔范疇及保管期限；㈡住房公積金業(yè)務材料的歸檔范疇需根據本規(guī)范各章節(jié)中規(guī)定的應收存資料執(zhí)行，各類業(yè)務資料的保管期限參考《文獻材料歸檔范疇及保管期表》中規(guī)定的保管期限執(zhí)行。根據《住房公積金業(yè)務受理收存資料范疇暫行規(guī)定》（湖公積金發(fā)[]14號）規(guī)定，本檔案管理規(guī)范中進一步明確了各類業(yè)務檔案的收存對象，三縣分中心、南潯區(qū)管理部、市直屬業(yè)務部在按規(guī)定收存的基礎上，也可結合本地管理需要，少量增加其它資料。第二章文書類檔案管理文書類檔案管理是指根據《中華人民共和國檔案行業(yè)原則-歸檔文獻整頓規(guī)則（DA/T22-）》規(guī)定，對本單位應歸檔的文獻、統(tǒng)計等紙質資料進行收存、移交、整頓、裝訂、系統(tǒng)錄入、歸檔等具體的日常管理。一、文書檔案的收存范疇文書類檔案分文書及統(tǒng)計兩塊。㈠文書檔案的重要收存范疇1.上級監(jiān)管部門下發(fā)的有關住房公積金管理的文獻；2.本地黨委、政府下發(fā)的與本單位工作有關的文獻；⒊單位下發(fā)或制訂的有關住房公積金管理方法、實施細則、具體規(guī)定等文獻；⒋單位與有關業(yè)務單位訂立的合同、合同等；⒌單位黨、政、工、團、協(xié)會在工作中形成的文獻材料；⒍單位日常工作中形成的各類總結、報告、請示、批復、決定、決策、通報及目的考核、規(guī)章制度等文獻材料；⒎單位有關人事管理、職工專業(yè)技術職稱評定、年終考核、職工培訓等形成的文獻材料；⒏單位有關安全保衛(wèi)、綜合治理、行政管理等文獻材料；⒐單位大事記、組織沿革；⒑單位下屬部門有關黨群工件文獻、材料；⒒人民來信及解決、回復材料；⒓非從屬部門下發(fā)的需參考執(zhí)行的文獻、材料等；⒔單位編印的簡報、通訊等；⒕下屬分支機構或派出機構有關業(yè)務管理形成的文獻材料等。以上僅為收存的重要文獻，具體見《文獻材料歸檔范疇及保管期表-文書類》（見附件1-2，下同）所注明的歸檔范疇。文獻檔案由辦公室負責收存，辦公室需擬定專人承當文獻的收發(fā)工作，做好文獻收發(fā)登記工作。㈡統(tǒng)計檔案的重要收存范疇⒈上級監(jiān)管部門規(guī)定報送的有關住房公積金歸集、使用的各類統(tǒng)計月報、季報、年報與年報闡明；⒉本地統(tǒng)計部門規(guī)定報送的勞開工資報表及其它有關報表；⒊市公積金中心設計并規(guī)定報送的有關住房公積金歸集、使用年度計劃表、住房公積金年度財務收支預算表、住房公積金度年度歸集、使用計算執(zhí)行狀況表、住房公積金年度財務收支決算表、住房公積金制度擴面進展狀況統(tǒng)計表，其它有關住房公積金管理方面的統(tǒng)計報表；⒋各縣分中心、區(qū)管理部、直屬業(yè)務部、各管理科室自行設計的各類輔助性統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表由單位的統(tǒng)計部門或負責統(tǒng)計的工作人員負責收存，各科室、各部門設計或產生的報表要及時送達統(tǒng)計部門或統(tǒng)計人員保管。二、文書類檔案的預立卷預立卷指負責收存文獻檔案的部門或工作人員對收存的資料進行清理，并將應當移交檔案室歸檔的資料進行整頓，編制《文獻檔案移交清冊》，已建立文獻收發(fā)制度的單位（或部門）也可根據收發(fā)文獻簿進行預備案，用收發(fā)簿替代《文獻檔案移交清冊》。負責文獻檔案和統(tǒng)計報表檔案收存的部門應當于第二年3月底前完畢預立卷工作。三、文書類檔案的移交文書類檔案應在第二年3月底前移交檔案室，檔案室人員在清點實物無誤的基礎上，在《文獻檔案移交清冊》上簽字承認。四、文書類檔案的整頓根據檔案管理部門對文書類整頓歸檔不同時期的規(guī)定，檔案管理系統(tǒng)將文書類人為地分為“歸檔文獻級”及“文書文獻級”兩類。㈠歸檔文獻級的整頓指從起，檔案室接受移交的文書資料后，及時按新規(guī)定對文書資料進行整頓，并以件為單位裝訂，裝訂時可根據文獻的厚溥程度，選擇用縫紉機縫合或采用“3孔1線”法裝訂，裝訂后要以文獻的保管時間（即永久、長久、短期）為次序各編制一種流水號。㈡文書類檔案的保管期限文書類檔案的保管期限應當嚴格執(zhí)行檔案部門有關規(guī)定，根據文書內容，分為永久、長久和短期三塊，每塊都以收發(fā)文獻時間按序編制單獨的案卷號。㈢文書類管理系統(tǒng)操作進入“檔案管理系統(tǒng)-文獻類-歸檔文獻級管理”窗口，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：⒈目錄信息錄入：點擊外窗口的“增加”，跳出內窗口的“文書歸檔文獻新增”窗口，根據提示輸入歸檔文獻信息。該窗口中如“年度”、“題名”、“文獻編號”、“形成時間”等內容必須錄入，不能為空；有些內容可根據文獻形成狀況選擇與否錄入，如“問題”、“附注”、“備注”、“組織機構”、“附件”等。提示：其中“瀏覽”窗口是指對掃描后的文獻進行查看，在文獻未實施掃描前，此功效不發(fā)揮作用。⒉文獻歸檔：根據檔案管理系統(tǒng)設計，文獻歸檔分逐筆歸檔和批量歸檔兩種，逐筆歸檔指在錄入文書的同時輸入擬定柜號，敲“回車”完畢；批量歸檔指完畢每年文獻錄入后，點擊上方“批量歸檔”欄，選擇需要歸檔的資料，輸入擬定柜號一次性歸檔。⒊案卷目錄打?。和ㄟ^外窗口右方要素搜索需要打印的文獻，點擊“全選”-“打印”，完畢打印工作。⒋信息查詢與修改：將需要查詢的文獻要素，輸入外窗口右邊對應框內，屏幕根據輸入要素顯示有關內容，如在右邊“年度”中輸入“”，“回車”，屏幕即顯示全部文獻；如在右邊“保管期限”中輸入“長久”，屏幕即顯示全部長久保管文獻。查看文獻，應先選擇需要查看的文獻，點擊上方“查看（修改）”欄，屏幕顯示該文獻的具體要素、寄存柜號等，即可查找；如要修改文獻，按上述方式操作，對需要修改的文獻進行修改后保存。㈣文書文獻級資料歸檔。指在以前，根據檔案部門規(guī)定，文書類按年份、問題（如按黨群工作、行政管理、業(yè)務管理等）及保管期限分類裝訂組卷，每年按永久、長久、短期次序排列，編制一種流水號再進行系統(tǒng)錄入。⒈文書檔案錄入。進入“檔案管理系統(tǒng)-文獻類-文書文獻級”窗口（與歸檔級文書基本相似，不另顯示），點擊上方的“增加”欄，跳出“文書文獻增加”，根據窗口內容規(guī)定，錄入有關內容，逐步完畢后點擊“保存”，將已錄入文獻保存。⒉產生案卷目錄、歸檔、查詢。此窗口案卷目錄歸檔、打印、查詢、修改等功效與“歸檔文獻級”基本相似，不具體展開。⒊闡明。此窗口的“增加信息”功效使用至為止，從起，文書類按新辦法整頓裝訂，并輸入到“歸檔文獻級”類內，此窗口的重要功效為查詢調檔。五、需要事項文書類檔案重要著重于日常文獻資料的收集完整性，特別是涉及到有關本單位的人事管理、勞開工資、各類統(tǒng)計資料的收集，都將成為若干年后需要運用的重要資料，公積金中心各科室、部門必須重視對各類文書類資料的收集工作，做到應收盡收、應歸盡歸，才干滿足此后查詢、運用的需要。第三章業(yè)務類-歸集檔案管理歸集類檔案是指公積金中心在受理住房公積金繳存單位的賬戶設立、人員變動、繳存額變更等業(yè)務時留存或系統(tǒng)產生的紙質資料。歸集類檔案的收存范疇歸集檔案由承接公積金業(yè)務的窗口（下列簡稱“窗口”）和歸集管理部門負責收存。在受理公積金業(yè)務中，凡單位新設立賬戶或發(fā)生人員、繳存額變動時，應按規(guī)定收存有關資料加上在解決賬戶設立或變更業(yè)務時系統(tǒng)產生的紙質憑證一起作為歸集類檔案。在受理各項歸集業(yè)務時應當收存的資料：㈠單位辦理繳存登記：⒈《住房公積金單位繳存記錄表》；⒉《住房公積金匯繳結算方式合同書》；⒊單位營業(yè)執(zhí)照或單位設立登記文獻復印件；⒋組織機構代碼復印件。㈡?zhèn)€人賬戶設立：⒈《住房公積金職工賬戶設立記錄表》；⒉開戶職工身份證明復印件（粘貼在職工賬戶記錄表上）；⒊系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證；㈢個人賬戶同城轉移(含同姓名合并):⒈《住房公積金同城轉移告知書》；⒉轉移職工需補繳住房公積金的，加收《住房公積金繳存額度調節(jié)或補繳清冊》；⒊系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈣單位繳存信息變更《住房公積金單位變更繳存記錄表》，變更銀行賬戶的，加收《住房公積金匯繳結算方式合同書》。㈤個人繳存信息變更⒈《住房公積金個人賬戶基本信息更改申請表》；⒉個人姓名變更的，加收本人身份證復印件。㈥單位賬戶注銷⒈《住房公積金單位注銷繳存登記審批表》；⒉單位提供的符合單位賬戶注銷條件的有效證明，如單位撤銷、解散、終止經營或破產文獻的復印件。㈦個人補繳⒈《住房公積金職工補繳清冊》；⒉屬一次性補繳的，加收《住房補貼發(fā)放清冊》；⒊系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈧個人賬戶封存⒈《住房公積金封存告知書》；⒉符合個人賬戶封存條件的有效證明；⒊系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈨個人賬戶異地轉移⒈《住房公積金異地轉移告知書》；⒉轉入方住房公積金管理中心出具的個人賬戶設立證明（我市下屬縣、區(qū)除外）；⒊轉出人身份證復印件；⒋系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈩個人賬戶轉入公積金中心設立的“委托管理賬戶”⒈《住房公積金個人托管賬戶清冊》；⒉轉入職工的身份證復印件；⒊符合轉入托管賬戶條件的證明；⒋系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十一)個人賬戶注銷⒈符合個人賬戶注銷條件的證明復印件;⒉系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證（如職工辦理提取時注銷個人賬戶的，則需要系統(tǒng)產生《單位匯繳變更匯總表》及個人賬戶注銷明細表，收存到歸集資料中歸檔）。(十二)個人賬戶啟封⒈《住房公積金啟封告知書》；⒉系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十三)繳存額度調節(jié)⒈年度調節(jié)時收存:《住房公積金單位繳存額度調節(jié)審批表》和《職工繳存額年度調節(jié)清冊》，開展年度驗審的，加收《住房公積金年度驗審表》。⒉日常調節(jié)時收存：《住房公積金繳存額度調節(jié)或職工補繳清冊》和系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證；經審批的，加收《住房公積金繳存、提取業(yè)務報批單》。(十四)單位減少繳存比例⒈《住房公積金減少繳存比例審批表》；⒉單位規(guī)定減少繳存比例報告；⒊職工代表大會或工會通過的同意減少住房公積金繳存比例決策或報告；⒋單位上年（或上季）財務報表復印件。(十五)單位緩繳住房公積金⒈《住房公積金緩繳審批表》；⒉單位規(guī)定緩繳住房公積金的報告；⒊職工代表大會或工會通過的同意緩繳住房公積金的決策或報告；⒋單位上年（或上季）財務報表復印件。(十六)個人免繳住房公積金⒈《住房公積金職工免繳審批表》或免繳職工清冊（清冊中應涉及職工工資收入證明、個人免繳申請等內容）；⒉系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十七)補充住房公積金⒈《補充住房公積金繳存審批表》；⒉單位規(guī)定繳存補充住房公積金的報告；⒊單位重大事項決策文獻或上級主管部門同意繳存補充住房公積金文獻；⒋《職工繳存補充住房公積金清冊》；⒌系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十八)個人賬戶凍結⒈司法部門出具的個人賬戶凍結告知或法律文獻復印件;⒉系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。二、歸集類檔案的收存歸集類檔案是真實反映每個繳存單位賬戶設立、繳存人員變動、繳存額變動的紙質憑證，是住房公積金的重要業(yè)務檔案，在日常收存歸集類資料時需做到下列事項。㈠資料收集完整首先要確保資料收集的完整性，除特殊變更業(yè)務外，原則上規(guī)定產生1筆歸集業(yè)務，應當留存3份資料：一是單位填寫的公積金業(yè)務變更表；二是用以證明此項業(yè)務變更的根據證明（如人員封存，需提供解除勞動合同或退休等證明）；三系統(tǒng)解決業(yè)務時產生的紙質憑證?？傊總€單位發(fā)生人員、繳存額變更，最少須收存1份紙質資料放在單位檔案盒內，以備單位查詢。提示：由于在辦理個人銷戶提取業(yè)務時，將提取人提供的資料留存在提取資料中，無法精確反映單位的人員銷戶狀況，可采用通過系統(tǒng)打印《單位變更匯總表》及銷戶人員明細表，納入歸集資料中歸檔保管。對以前年度系統(tǒng)未產生《單位變更匯總表》的，可將系統(tǒng)產生的個人提取憑證的上聯《結息憑證》（在此表上注明“×××因×××因素銷戶提取”），作為單位人員減少的憑證，納入歸集資料保管。㈡避免重復收存歸集資料的收集涉及到全市全部單位，收集量特別大，如某個業(yè)務中增加1份資料，意味著全年要增加幾千份資料，因此，在收集完整的基礎上也要避免無為的多收資料，特別是不要與會計憑證（或附件）重復，凡會計憑證（或附件）已保存的，歸集資料不需重復收存。㈢及時整頓裝訂歸集業(yè)務資料重要是在窗口受理業(yè)務時產生的，窗口人員需對收存的歸集資料及時進行整頓裝訂，為方便整頓，應將日常業(yè)務中產生的歸集資料與提取資料分別寄存，月末，根據發(fā)生變更業(yè)務的單位編號從前到后按序排列后裝訂成冊。歸集管理業(yè)務部門也需注意日常歸集資料的收存，并按年或按類進行裝訂，避免遺失。三、歸集類檔案的預立卷與移交歸集資料由窗口或歸集管理部門收存后保管至第二年3月，在第二年3月底前完畢歸集資料的預備案（即編制歸集資料移交清冊）移交檔案室。公積金業(yè)務窗口或歸集管理部門要擬定專人（即兼職檔案員）負責歸集資料的收存、保管與預備案工作，移交時，檔案室接受人員在清點實物無誤的基礎上，雙方簽字承認。四、歸集類檔案的整頓裝訂㈠擬定每個繳存單位的宗卷號，按單位立卷分檔管理根據市檔案局多次規(guī)定，從使用新檔案管理系統(tǒng)起，住房公積金歸集檔案將按每個單位、每年立卷建檔保管，此辦法的最大好處是查檔方便，能夠完整清晰地反映每個單位從在公積金中心設立賬戶繳存公積金起到撤銷該單位賬戶的若干年中，單位人員、繳存額的變化。為方便歸檔與查詢，檔案系統(tǒng)先按序擬定每個單位的案卷號，此案卷號將跟隨單位使用到撤銷單位賬戶止，不得更改。㈡按年分單位分類整頓先將一年中的歸集資料按單位分類整頓，將每個單位一年中發(fā)生歸集業(yè)務所產生的資料全部歸并在一起，再根據賬戶設立、日常業(yè)務變更、特殊業(yè)務三塊內容分別整頓成件，填寫《件內目錄》，《件內目錄》分下列三種：⒈《單位賬戶設立登記件內目錄》（見附件3-1）此件內目錄專用于新開戶單位資料歸檔，應將規(guī)定收存的新開戶資料按件內目錄內容排列，并將不大于A4紙型的資料粘貼在A4紙上并標上頁碼號，附在此目錄背面，再粘上件皮成為獨立件。⒉《單位（或個人）繳存業(yè)務變更件內目錄》（見附件3-2）此件內目錄用途最廣，除單位辦理新設立賬戶、減少或提高繳存比例等特殊業(yè)務外，其它全部繳存變更業(yè)務產生的資料均以此目錄所列內容按次序粘貼整頓，標上頁碼號，附在此目錄背面，粘上件皮后裝訂成件，如單位業(yè)務量較大，可分別裝訂若干件，每件附此目錄、件皮并標明件號。⒊《單位減少或增加繳存基數件內目錄》（見附件3-3）此件內目錄專項用于單位減少繳存比例、申請緩繳等特殊業(yè)務的資料歸檔，可按發(fā)生業(yè)務按序粘貼整頓、標上頁碼，附在此目錄背面，粘上件皮后裝訂成件。㈢立卷⒈每個單位一年立1卷，將單位當年發(fā)生的變更業(yè)務件合并成一卷,面上附卷皮（見附件3-4）⒉卷皮上應當注明發(fā)生業(yè)務變更的單位名稱、單位賬號（即編號）、歸集業(yè)務類專用的案卷號、產生案卷年度、案卷所包含頁碼、件數等要素。⒊如一種單位當年發(fā)生的變更業(yè)務較多，收存的資料裝訂1件太厚，可分訂幾件，并按序在案卷號背面編上件號，如件皮中案卷號為5-2，即此件是案卷號為5號的繳存單位當年發(fā)生的第2件歸集檔案。五、歸集類檔案的系統(tǒng)錄入進入“檔案管理系統(tǒng)-業(yè)務類-歸集資料管理”窗口，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：⒈錄入：點擊外窗口上方“增加”欄，跳出“歸集資料增加”框，輸入“年度”及“單位編號”，回車，跳出內窗口的“住房公積金歸集業(yè)務案卷目錄”，系統(tǒng)已根據單位編號自動產生“分類號”、“案卷號”、“單位名稱”、“年度”、“期限”及備注欄目中的“單位編號”等信息。操作員則需根據件皮注明的件號，在右上方“累計件號”中輸入最后件號，并輸入該卷的“頁數”、寄存“柜號”（也可批量歸檔）后回車結束。⒉打?。寒斠荒曛腥繗w集資料全部輸入完畢后，點擊“全選”、“打印”后，打印當年案卷目錄，見下圖。⒊查詢與修改：點擊“單位歸集資料”窗口右上方，輸入需查詢檔案的“年度”或“案卷號”或“單位編號”，回車，即可顯示需要查詢的檔案，根據寄存柜號查找實物；如需修改，則根據修改內容選中后，點擊上方“修改”，完畢需要修改的內容，回車保存。⒋案卷號查詢：按歸集檔案保管規(guī)定，系統(tǒng)自動產生每個單位的案卷號（根據單位編號按順產生），需要理解單位案卷號，可進入“單位歸集資料”窗口，點擊右上方“單位案卷號”，輸入單位編號，系統(tǒng)即跳出該單位的案卷號、檔案寄存柜號（需提前擬定后輸入）、單位人數等信息。六、注意事項將歸集資料按單位整頓裝訂成卷，以單位建檔案盒保管是公積金中心業(yè)務檔案管理的重點改革之一，工作量大，專業(yè)性強，應注意并重視下列事項：㈠檔案盒與寄存柜的擬定。按檔案局規(guī)定，應當根據案卷號事先編制開戶單位檔案盒，原則上規(guī)定一種單位編放1個檔案盒，考慮到公積金中心檔案柜較少，難于放置幾千個單位檔案盒，加上大部分繳存單位每年發(fā)生的變更業(yè)務較少，容易造成檔案盒空置，因此可根據單位規(guī)模，采用1個或多個單位合并放置，將幾個規(guī)模較少單位的歸集資料按序放在同一檔案盒中，在盒面上表明單位編號從××××號-××××號，案卷號從××××號-××××號，即可節(jié)省寄存面積還便于尋找。開始放置時，每個檔案柜中留有一定空間，便于此后增加檔案盒。㈡進行科學有序的分類整頓。調節(jié)歸集檔案的裝訂方式后，做好整頓與裝訂工作很重要。從理論上講，涉及單位年度調節(jié)繳存額在內，一年中全部單位都會產生資料需要歸檔，規(guī)定檔案人員先按年將歸集類資料按單位整頓，對收存的不到A4面積的資料還應粘貼在A4白紙上（可兩張粘在一張白紙上，但頁碼分別編），再按內容分別不同的三個宗件，填寫“件內目錄”，附上件皮，進行裝訂。裝訂可根據每件的頁數選擇兩種方式：一是參考文書類裝訂，用縫紉機縫好后粘上件皮，此辦法合用于頁數少的宗件；二是采用“三孔一線”法裝訂，此辦法合用于頁數較多的宗件。第四章業(yè)務類-貸款類檔案管理貸款類檔案是指公積金中心在開展公積金個人住房貸款業(yè)務中形成的紙質材料，根據收存對象不同，貸款檔案分為個人貸款檔案、樓盤管理檔案和個人貸款貼息檔案三塊。一、個人貸款檔案管理個人貸款檔案是公積金中心重要的業(yè)務檔案之一，也是貸后風險管理中不可缺少的重要根據，個人住房貸款檔案又分普通檔案和重要檔案（僅指收存的《房屋他項權證》及《貸款綜合保險單正本》）。㈠個人貸款資料的收存范疇個人貸款資料分初次收存和再次收存兩部分，初次收存是指在貸款受理、發(fā)放時產生的資料，窗口受理人員在受理貸款業(yè)務時，需按規(guī)定收存借款人提供的資料和貸款辦理過程中產生的資料，裝入普通檔案袋中保管；再次收存是指在貸后管理期間不停產生的資料，涉及借款人在貸款期間發(fā)生提前部分還貸或其它需要變更借款合同等行為，需要收存用于證明借款合同發(fā)生變更或補充行為所產生的資料等，根據《住房公積金個人住房貸款管理實施細則》規(guī)定，具體收存范疇以下。⒈在受理公積金貸款時應當收存的資料⑴個人資料：借款申請人及配偶的身份證明、戶籍證明和婚姻證明復印件，以共有產權住房申請貸款的，加收共有產權人及配偶的身份證明、戶籍證明（如不能證明親屬關系的，加收親屬關系證明）和婚姻證明復印件。⑵證明發(fā)生購、建房行為，根據不同行為收存不同資料。①購商品房貸款：經房地產管理部門備案的（已取消備案的縣區(qū)除外）商品房銷售合同原件、不低于規(guī)定比例的首付款稅務憑證復印件。購二手房貸款：房屋評定單原件（已實施未經評定即可納稅的縣區(qū)除外）和經房地產管理部門登記（不實施登記的縣區(qū)除外）的二手房買賣合同原件、契稅證及土地使用權證復印件。③自建、翻建或大修住房貸款：房屋評定單原件、有關部門同意建造、翻建或大修房屋的同意文獻、房屋全部權證和土地使用權證復印件。④購拆遷安置房貸款：拆遷安置合同、不低于規(guī)定比例的首付款有效憑證。⑤轉公積金貸款收存：貸款所購房屋全部權證、房屋契稅證、土地使用權證復印件，銀行個人住房借款合同（涉及抵押合同）、銀行提供的申請轉貸日前一年的還貸統(tǒng)計。⑶受理貸款申請時收存：《公積金貸款申請審批表》、《借款合同》、《面談統(tǒng)計》；二手房貸款的，加收買賣雙方在貸款受理現場訂立的《買賣雙方付款合同書》；置換貸款的，加收借款人、開發(fā)商、銀行與中心訂立的《置換貸款合同書》；以共有產權房貸款的，加收《產權份額劃分及持證人聲明》；未婚的，加收《未婚聲明書》；未再婚的，加收《未再婚聲明書》；組合貸款的，加收《組合貸款聯系函》。⒉貸款發(fā)放時應當收存的資料《委托轉賬扣款授權書》，期房貸款的，收存借款人、開發(fā)商與中心訂立的《貸款確保合同》；組合貸款的，加收《組合貸款確認函》。⒊重要憑證的收存房屋他項權證（現房與二手房在貸款發(fā)放時收存、期房在房屋竣工3至6個月內收存）、貸款綜合保險單（由個人自愿購置）。⒋提前還貸時應當收存的資料《提前償還住房公積金貸款申請審批表》、《借款補充合同》、借款人婚前購房貸款，配偶初次提取沖還部分貸款時，收存婚姻證明、配偶身份證復印件。⒌借款合同變更時應當收存的資料《個人住房貸款變更申請審批表》、《借款變更合同》、用于證明借款變更因素的證明復印件。⒍貸后管理中可能收存的資料發(fā)生貸款逾期的，收存《貸款催收告知書》、貸款催收調查統(tǒng)計；處置逾期貸款的，收存司法訴訟中產生的法律文本及其它需要收存的資料。⒎還清貸款時應當收存的資料《提前償還住房公積金貸款申請審批表》、銀行出具的《貸款還清證明》、檔案室出具的《同意撤銷貸款抵押登記證明》。㈡注意事項⒈受理人員應當根據不同的購、建、修住房的貸款業(yè)務收存上述資料。⒉除《商品房購房合同》、《房屋買賣評定單》外，其它規(guī)定借款人提供的資料均為復印件，受理人員應當在與原件核對無誤的狀況下，在收存的復印件上加蓋《與原件核對無誤》印章，確保收存資料的真實性。㈢個人貸款資料的保管與移交個人貸款資料需分別普通資料和重要資料采用不同的保管和移交方式。普通資料的保管與移交。受理人員在收件時應當將收存的資料裝入普通檔案袋內保管，為便于尋找，貸款放發(fā)前可根據受理時間、劃款銀行等因素排列保管；劃款后可根據劃款時間或借款合同編號按序排列保管。業(yè)務窗口要重視個人貸款普通資料的收存與保管，資料需放置在能夠加鎖的柜子或抽屜中，擬定專人（即兼職檔案員）負責保管，責任到人，避免貸款資料遺失。為防備貸款風險，個人貸款普通資料原則上實施“一月一交”，即在下月初，窗口兼職檔案員編制《移交清冊》，連同實物一起交檔案室，檔案室專管員在清點實物無誤的基礎上，雙方簽字承認。⒉重要檔案的保管與移交。重要檔案的保管與移交應當視同現金管理，抵押權證分兩種方式收存與移交。⑴現房貸款抵押權證?，F房貸款抵押權證（涉及二手房）由窗口結算人員在劃款前收存，結算人員應當先收存抵押權證后辦理劃款手續(xù)，即時將抵押權證號碼輸入《貸款管理系統(tǒng)-個人貸款信息》中，下班前編制《重要憑證移交清冊》，連同抵押權證一起移交到檔案室，重要檔案專管員清點、核對抵押權證，移交雙方在清冊上簽字。期房貸款抵押權證。對期房貸款抵押權證，采用由經審核的售房單位提供貸款擔保，先發(fā)放貸款后收存抵押權證，按規(guī)定，期房貸款抵押權證需在購房合同注明的房屋竣工3個月后分批收存入庫（即收到一批即時移交，收存期房抵押權證管理制度另訂）。負責期房抵押權證收存的工作人員應當及時將收到的抵押權證號碼輸入系統(tǒng)的個人貸款信息，并編制《重要憑證移交清冊》，連同抵押權證一起移交檔案室，重要檔案專管員清點、核對抵押權證，移交雙方在清冊上簽字。㈣重要檔案的復核為確保重要檔案收存及系統(tǒng)信息的錄入無誤，重要檔案專管員負有對收到的重要檔案進行系統(tǒng)復核的責任。專管員通過“檔案管理系統(tǒng)-業(yè)務類-貸款資料管理-個人貸款資料歸檔”進行核對，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：⒈系統(tǒng)操作：在外窗口的右方輸入借款合同編號，系統(tǒng)顯示該借款人基本狀況，點擊外窗口上方的“核對”欄目，跳出內窗口，檔案專管員根據收到的《房屋他項權證》所載明的“抵押人姓名”、“房屋他項權證編號”、“借款合同編號”等信息與系統(tǒng)內信息進行核對，無誤后，點擊“核對”回車，系統(tǒng)即可顯示《已核對》，表明收存的重要檔案已經檔案專管員核對。⒉重要提示：重要檔案核對是對收存的貸款抵押資產的復核，特別重要，專管員必須在收到重要檔案的當天或次日上午完畢系統(tǒng)核對工作。如在核對中發(fā)現窗口人員輸入信息有誤，應立刻發(fā)出《重要檔案信息改正單》(見附件4-1)，交貸款業(yè)務人員進行系統(tǒng)信息改正，改正后及時將改正單返回檔案室，檔案專管員再次進行系統(tǒng)復核，直至精確。㈤普通貸款檔案整頓⒈填制《住房公積金個人貸款卷內目錄》（見附件4-2）此卷內目錄所標明內容為貸款發(fā)放時應當收存的資料，需根據目錄注明內容次序進行整頓、對不大于16K紙型的資料應當粘貼在16K紙上，并編上頁碼，放置在檔案袋內。貸款期間產生的檔案需及時放入袋內，并按序添加到卷內目錄中，如卷內目錄不夠填寫時，需增加空白目錄。⒉實施專用檔案袋保管因個人貸款期限較長，普通在5年-30年之間，在漫長的貸款期間，會因調節(jié)貸款利率、部分提前還貸或可能產生的逾期貸款解決等因素，事后增加資料較多，經市檔案局同意，變化原來先采用“三孔一線”裝訂，后期增加時再拆開重訂，重復多次的做法，采用將每筆貸款產生的檔案先根據《個人住房公積金貸款卷內目錄》所列內容按序整頓、并加蓋頁碼章，裝入專用的貸款檔案袋內（見附件4-3），在袋面填寫借款合同編號、借款人姓名、案卷號等內容，再將多個檔案袋放入專用檔案盒內保存。㈥重要檔案的整頓重要檔案同樣按每筆貸款裝1個專用的重要檔案袋保管，檔案專管員收到重要檔案，先完畢系統(tǒng)復核，將重要檔案裝入特制的重要憑證檔案袋（見附件4-4）內，并在袋面填寫借款合同編號、抵押人姓名、抵押權證編號等內容，再將多個檔案袋放入專用檔案盒內保存。㈦個人貸款檔案的立卷為加強貸款檔案管理，采用每筆貸款檔案“編制1個案卷號、放置2個庫房”的方式，即1筆貸款的普通檔案與重要檔案同為1個案卷號，普通檔案放置在普通庫房內，重要憑證放置在重要庫房內。因重要憑證采用即時入庫，普通狀況下，其入庫時間均早于普通貸款檔案，因此，重要檔案在入庫時先不要編制案卷號，以借款合同編號按序放置，待普通貸款檔案整頓并編制案卷號后，再對重要檔案的案卷號進行補編。㈧系統(tǒng)操作進入“檔案管理-業(yè)務類-貸款資料管理-個人貸款資料歸檔”窗口，另外窗口的重要功效為“普通柜號輸入”、“貸款信息輸入”、“重要柜號輸入”、“保存并歸檔”等。（下列為兩個窗口重疊）：⒈進入系統(tǒng)：在外窗口右上方輸入借款合同編號，回車，跳出“貸款資料歸檔”內窗口；⒉輸入普通資料信息：先輸入擬定的“普通柜號”（如事先不能擬定放置的柜號，在此可不輸入，此后啟動“批量歸檔”功效，進行集中歸檔），系統(tǒng)自動跳出該檔案的“案卷號”，再輸入實際頁數；⒊擬定重要柜號：如發(fā)現系統(tǒng)內已顯示《他項權證》號碼或《保險單》號碼的，證明重要檔案已先入庫，即應輸入擬定的“重要柜號”，如系統(tǒng)中未顯示《他項權證》號碼的，則表達該貸款為期房貸款，抵押物尚未貫徹，不能輸入“重要柜號”，待后來收屆時，經核對后再歸檔；⒋系統(tǒng)歸檔：完畢輸入后，點擊“保存”，系統(tǒng)會提示先作“普通檔案保存”，再作“重要檔案保存”，如沒有“他項權證”號碼的，系統(tǒng)會提示“須輸入他項權證號”，再作重要資料保存。⒌提示1：重要檔案涉及《他項權證》及《保險單正本》，如已收到，系統(tǒng)應當顯示兩份資料的號碼，由于以前有些分中心未輸入過《保險單正本》號碼，現在只能以《他項權證》號碼作為進入“重要柜號”的根據，后來如發(fā)生貸款保險業(yè)務的，在收存保險單正本時，需輸入保險單正本編號。提示2：為確保抵押物收存無誤，從使用新系統(tǒng)起，各檔案管理部門需對收存的《他項權證》進行系統(tǒng)核對，必須當“貸款資料歸檔”外窗口反映的《他項權證》號旁顯示（已核對）后方能歸檔，如發(fā)現未顯示（已核對）的《他項權證》出現，應及時查找因素。提示3：檔案歸檔系統(tǒng)對個人貸款資料的歸檔，設計了“單件”與“批量”兩個功效，此內窗口為“單件”資料歸檔，即在輸入信息時，每筆資料已輸入擬定的寄存柜號，經提示，點擊“歸檔”后即完畢每件貸款資料的歸檔，如重要憑證未收存入庫，可先完畢普通資料的歸檔解決。⒍系統(tǒng)增加“個人貸款管理”功效。鑒于個人貸款檔案管理的重要性與特殊性，在系統(tǒng)開發(fā)設計時，除設計了“檔案資料歸檔”模塊外，另增加了“個人貸款資料管理”模塊進行貸款檔案的后期管理，此模塊的重要功效涉及“批量歸檔”、“打印案卷目錄”、“系統(tǒng)信息修改”、“系統(tǒng)信息刪除”、“搜索未入庫的他項權證”等。（見下圖）⒎批量資料歸檔：如在輸入貸款資料時，無法擬定要寄存的柜號，可在上一窗口中先保存信息，在此窗口中對已輸信息進行“批量歸檔”。即當一年的貸款資料通過“貸款資料歸檔”窗口完畢輸入后，進入此窗口，在“年度”欄目內輸入已輸入資料年度，窗口即反映當年已存入的全部個人貸款資料，點擊“全選”再點擊“批量歸檔”，跳出內窗口（見上圖），輸入已擬定的“普通柜號”或“重要柜號”，系統(tǒng)可進行批量歸檔。8.打印案卷目錄：當完畢資料輸入、歸檔后，可打印案卷目錄，進入另外窗口，在“年度”欄目內輸入已輸入資料年度，窗口即反映當年已存入的全部個人貸款資料，占擊“選中”再點擊“打印”，可完畢案卷目錄打印。⒐系統(tǒng)信息修改：指對已輸入的資料內容進行合適改動，可進入另外模塊，在右上方“搜索變更信息”中輸入任意1個尋找要素，外窗口即跳出需要調用的資料，點擊“修改”，對調出的資料進行修改。⒑系統(tǒng)信息刪除：指對已輸入的資料進行刪除，可進入另外窗口，在右上方“搜索變更信息”中輸入任意1個尋找要素，外窗口即跳出需要調用的資料，點擊“刪除”，即可完畢。⑾搜索未收到他項權證：指對已發(fā)放貸款的抵押物進行跟蹤，是本模塊中的重要功效。見下圖（下圖為兩窗口重疊）①點擊外窗口“搜索未收他項權證”，跳出內窗口，在內窗口右方輸入搜索要素（如需搜索1個樓盤未收他項權證，應輸入該樓盤編號或樓盤名稱；如需搜索單個借款人的他項權證，應輸入該借款人姓名或借款合同編號），內窗口即顯示搜索內容，點擊“打印”，即可完畢。②此功效重要用于與與窗口核對未收存他項權證，即使貸款窗口負責期房管理人員也能通過貸款管理系統(tǒng)“搜索未收他項權證”，但與此模塊功效不同，此模塊所搜索到的未收他項權證是指未通過檔案部門（已核對）的他項權證。窗口貸款管理人員在按月填報“期房樓盤未收存他項權證月報表”時，需經檔案室核準，檔案室應通過此模塊查詢核對無誤后簽名承認。㈨還清貸款后的檔案管理。當借款人還清貸款時，檔案室根據銀行出具的《住房公積金貸款還清證明》（見附件4-5）將《房屋他項權證》和《貸款綜合保險單正本》返還借款人，并規(guī)定借款人在收到重要檔案時，出具收到重要檔案書面證明（也可在銀行出具的《貸款還清證明》的空白處寫上“已收到房屋他項權證和保險單正本各1份”，并簽上收件人姓名與收件時間）。銀行出具的《貸款還清憑證》應當作為該貸款檔案收存的最后1份資料。檔案室需對已還清貸款檔案作以下解決：⒈返還重要檔案。將重要檔案返還給原借款人，獲得原借款人書面簽收后，檔案室完畢重要檔案的保管責任。⒉出具《同意撤銷房屋抵押登記證明》（見附件4-6）交原借款人，告知其持《房屋產權證》與《房屋他項權證》到房地產管理部門撤銷所購建房屋的抵押登記。⒊整頓普通貸款檔案。將銀行出具的《貸款還清憑證》及其它資料放入普通檔案袋內，做好卷內目錄補充登記。⒋輸入還清貸款信息。進入“檔案管理-業(yè)務類-貸款資料管理-個人貸款資料管理”模塊，在右上方輸入已還清借款合同編號（或借款人姓名），搜索到該借款保存項目，在該檔案的“備注”欄內輸入貸款還清信息。㈩注意事項鑒于個人貸款資料管理的重要性，在日常管理中需注意下列事項。⒈《房屋他項權證》的及時移交與核對。《房屋他項權證》的及時移交關系到貸款窗口與檔案室的協(xié)調配合，貸款窗口收到《房屋他項權證》后，須及時完畢系統(tǒng)信息錄入，并于當天下班前移交檔案室，移交時需編制《重要憑證移交清冊》，雙方簽字承認。檔案室需擬定重要檔案專管員負責對重要檔案的日常管理，專管員收到《房屋他項權證》后，須及時通過《檔案管理系統(tǒng)》進行核對，再整頓入袋寄存到重要庫房。⒉對未收到《房屋他項權證》的及時催收。檔案室負有對《房屋他項權證》的核對、保管與催收責任，按規(guī)定，期房貸款發(fā)放后，須在購房合同擬定竣工之日的3個月以內（可根據實際合適放寬，但最遲不得超出6個月）收存《房屋他項權證》。檔案室應當及時搜索、打印未收到的《房屋他項權證》名冊，與貸款管理部門核對，督促貸款部門將《房屋他項權證》及時收存入庫。同時，檔案系統(tǒng)產生的未收到《房屋他項權證》也是對貸款業(yè)務部門貸后管理考核的重要根據。⒊加強期房貸款樓盤編號管理，精確使用期房樓盤編號。為加強期房貸款的樓盤編號管理，規(guī)定系統(tǒng)能夠精確辨別不同樓盤，特別是精確辨別同一開發(fā)商、同一社區(qū)中不同期開發(fā)的樓盤的抵押權證回收工作。就規(guī)定貸款管理部門（涉及貸款業(yè)務窗口）必須對通過審同意予貸款的期房樓盤實施“編號管理”，并根據每個樓盤竣工時間的不同，分別予以一種編號。如區(qū)開發(fā)的“麗陽景苑1期”編號為“5”；“麗陽景苑2期”編號為“6”。實施期樓盤編號管理還能提高系統(tǒng)搜索速度，在運用系統(tǒng)對應模塊搜索“未收到他項權證”時，如能精確輸入需搜索的樓盤編號，系統(tǒng)能在幾秒鐘時間顯示，反之，輸入樓盤名稱查找，系統(tǒng)需要一定時間進行搜索后方能顯示。本管理規(guī)范使用后，各縣分中心貸款業(yè)務部門需加強期房樓盤編號管理，對全部期房樓盤實施編號管理，便于精確辨別不同樓盤，及時反映各樓盤貸款后的他項權證歸檔狀況。⒋貫徹貸款還清后的抵押物返還統(tǒng)計。當借款人還清貸款時，檔案室需將《房屋他項權證》和《貸款綜合保險單正本》返還借款人，當兩份重要檔案返還借款人后，檔案室對該借款人的重要檔案保管工作即告結束。為貫徹返還職責，避免引發(fā)不必要的糾紛，規(guī)定借款人在收到重要檔案時，須出具書面證明也可在銀行出具的《貸款還清證明》的空白處寫上“已收到房屋他項權證和保險單正本各1份”，并簽上收件人姓名，《貸款還清憑證》作為該貸款檔案收存的最后1份檔案。⒌規(guī)范已還清貸款的系統(tǒng)輸入。為確保此后打印《還清貸款銷毀檔案清冊》的精確性，還清貸款信息輸入需統(tǒng)一按（年份4位+月份2位+日期2位+還清）輸入，如借款合同編號為25的借款人于2007年4月11日還清貸款，需進入系統(tǒng)，在其個人貸款資料的“備注”欄目中輸入“2007-04-11還清”。在系統(tǒng)輸入貸款還清信息的同時，要對個人貸款檔案的“卷宗目錄”進行注銷，即在“卷內目錄”的“備注”欄目中注明“××××年××月××日還清貸款”，用于備查。二、貸款樓盤檔案管理貸款樓盤檔案管理指公積金中心在對發(fā)放商品房貸款時，對開發(fā)樓盤進行備案、審批、貸款發(fā)放、貫徹抵押物、結案等管理過程中產生的紙質資料的日常管理。按樓盤形狀辨別，可分為現房樓盤檔案管理和期房樓盤檔案管理。㈠期房樓盤檔案管理期房樓盤檔案管理指對公積金中心對預售商品房樓盤發(fā)放貸款管理中所產生的紙質資料的日常管理。在發(fā)放期房貸款時，因用于抵押的住房尚未竣工，只能采用由該樓盤開發(fā)商提供擔保形式，因此需對提供擔保的開發(fā)商的擔保資質、樓盤開發(fā)建設等狀況進行備案與審核，完整地收存期房樓盤資料對于理解期房樓盤開發(fā)狀況、明確開發(fā)商擔保行為、防備期房貸款風險起到十分重要的作用，也是樓盤檔案管理的重點。⒈樓盤資料收存。期房樓盤資料由貸款管理部門負責收存，貸款管理部門應當根據市公積金中心《有關加強預售樓盤發(fā)放公積金個人住房貸款管理若干問題的規(guī)定》（湖公積金發(fā)[]12號）規(guī)定，在受理開發(fā)商有關期房樓盤規(guī)定發(fā)放公積金個人住房貸款業(yè)務時收取有關資料，同時還要收存在對樓盤進行備案審核及受理貸款后產生的資料。根據貸款資料時間辨別，樓盤管理資料可分為貸款受理前收存和貸款受理后收存兩塊，具體收存資料以下：⑴《預售樓盤發(fā)放公積金貸款申請審批表》；⑵開發(fā)公司與公積金中心訂立的《預售樓盤發(fā)放公積金個人住房貸款合作合同；》；⑶貸款管理部門簽發(fā)的《同意配套公積金貸款和提供期間擔保的告知》；⑷開發(fā)公司出具的《規(guī)定對期房樓盤發(fā)放公積金個人住房貸款并提供期間擔保的報告》；⑸《營業(yè)執(zhí)照》復印件；⑹組織機構代碼證復印件；⑺《房地產資質證書》復印件；⑻《建設規(guī)劃用地許可證》復印件；⑼《建筑工程施工許可證》復印件；⑽《建筑施工許可證》復印件；⑾《開發(fā)土地使用權證》復印件，如土地使用權已抵押給銀行的，加收《土地抵押權證》復印件；⑿《新編門牌使用同意書》復印件；⒀《商品房預售許可證》復印件；⒁開發(fā)公司提供的《公司股東會議對擔保事項的承認決策》；⒂開發(fā)公司章程；⒃開發(fā)公司及在本地投資公司、承銷公司建立住房公積金制度證明；⒄開發(fā)公司年度或季度財務報表：⒅商業(yè)銀行已提供個人住房貸款的，需提供開發(fā)公司在銀行的貸款開戶許可證、貸款卡復印件；⒆開發(fā)公司在各銀行開設的結算賬號；⒇有關部門出具的樓盤施工進度證明；(21)貸款管理部門現場查看狀況闡明及同意放貸告知;(22)房地產管理部門出具的《商品房綜合驗收告知書》或《建設工程竣工驗收備案證明書》；(23)中心貸款管理部門出具的樓盤期房貸款的房屋抵押權證已全部收存歸檔證明（檔案室需在通過系統(tǒng)“未搜索他項權證”搜索后，在系統(tǒng)顯示該樓盤全部權證已收存的狀況下，在此證明上注明“此樓盤的抵押權證已全部入檔”并簽上經辦人姓名、日期）；(24)其它需要收存的資料。以上⑴-⒆應當在與開發(fā)商訂立期房貸款合作合同時,受理樓盤貸款申請前收存；(20)-(21)應當在同意發(fā)放期房貸款時收存；(22)在樓盤竣工時收存；(23)在樓盤期房抵押權證全部收存入檔,退還確保金時收存。⒉期房貸款資料的保管與移交。年度內收取的期房貸款樓盤資料由貸款管理部門（或業(yè)務窗口，下同）負責保管，可用普通檔案袋保存，1個樓盤放置1個檔案袋。為方便對樓盤回收他項權證管理，需辨別同一社區(qū)內樓盤的不同開發(fā)時間，如1個社區(qū)的樓盤分兩期開發(fā)，開發(fā)商已分兩次向公積金中心提出規(guī)定發(fā)放貸款申請，檔案收存時應當放置在兩個檔案袋，及時輸入貸款管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)產生樓盤編號（即1個開發(fā)公司編號不變、按樓盤不同開發(fā)與備案時間編排2個樓盤號），貸款管理部門需在第二年3月底前將樓盤資料移交到檔案室，移交時需編制《貸款樓盤資料移交》，雙方需在《移交清冊》上簽字承認。⒊期房貸款資料的整頓與裝訂。由于期房樓盤資料于第二年3月底前移交檔案室，但大部分樓盤不會在移交前竣工并全部回收抵押權證，因此，移交后會陸續(xù)產生部分資料，如施工監(jiān)理部門出具證明可發(fā)放貸款的《樓盤施工進度證明》、房管部門出具的證明可辦理房屋權證的《樓盤綜合驗收告知書》、中心貸款管理部門出具的證明該樓盤期房抵押物全部貫徹，可解除開發(fā)商擔保責任《期房貸款抵押權證全部貫徹證明》等。貸款管理部門負有對該樓盤移交后資料的收存并按月逐份移交檔案室，并于抵押物全部入庫后，出具《期房貸款抵押權證全部貫徹證明》交檔案室，證明此樓盤期房貸款管理檔案已全部收集完整。期房樓盤貸款資料按“1個樓盤裝訂1卷”的原則進行整頓與裝訂，由于存在資料陸續(xù)增加的因素，檔案室可按下列兩種方式整頓裝訂：⑴如該樓盤資料已全部收齊（即《期房貸款抵押權證全部貫徹證明》已收到），可在填寫《樓盤資料卷內目錄》（見附件4-7）的基礎上完畢裝訂。⑵如該樓盤資料尚未收齊，可將先收到的資料整頓并填寫《樓盤資料卷內目錄》后，用夾子夾緊，待資料收齊后再裝訂。⒋樓盤資料保管時間：30年。⒌檔案管理系統(tǒng)操作。樓盤信息的錄入與打印分窗口管理。樓盤信息的錄入。進入“檔案管理-業(yè)務類-貸款資料管理-貸款綜合管理-貸款樓盤管理”，跳出下圖（下圖為兩窗口重疊）:⑴進入內窗口。點擊外窗口“增加”，跳出1小方格，在小方格中輸入“年度”及“樓盤名稱”，即跳出“貸款樓盤信息增加”窗口。⑵輸入信息。輸入擬定的放置柜號，系統(tǒng)自動產生案卷號（需與卷面案卷號一致，也能夠根據系統(tǒng)產生的案卷增補到卷皮上），如公積金中心下列文形式同意該樓盤發(fā)放公積金個人貸款，已產生文獻編號的話，可輸入文號，也可不輸），輸入收存資料和實際頁數，在“題名”欄目中可輸入是現房樓盤還是期房樓盤。輸入信息后點擊“保存”后完畢。提示：當點擊外窗口“增加”，跳出1小方格，需在小方格中輸入“年度”及“樓盤名稱”后跳出“貸款樓盤信息增加”窗口。如輸入的樓盤名稱中一種字段與貸款系統(tǒng)不同，系統(tǒng)無法搜索，不能予以精確的樓盤編號或開發(fā)公司編號，此時需對樓盤名稱進行修改，直至與貸款系統(tǒng)相似，窗口跳出樓盤編號為止。⑶樓盤查詢。進入外窗口，在右方輸入對應的“樓盤編號”或“案卷號”或“年度”，系統(tǒng)可顯示要查詢的貸款樓盤內容，可根據寄存柜號找到紙質檔案，查看具體資料。⑷樓盤信息修改。進入外窗口，在右方輸入對應的“樓盤編號”或“案卷號”或“年度”，系統(tǒng)可顯示要查詢的貸款樓盤內容，選中需要修改的信息，點擊后進行修改。⑸樓盤信息刪除。進入外窗口，在右方輸入對應的“樓盤編號”或“案卷號”或“年度”，系統(tǒng)可顯示要查詢的貸款樓盤內容，選中需要刪除的信息，點擊后刪除。案卷目錄打印放在背面與貸款貼息資料合并操作。⑹注意事項。期房樓盤管理直接關系到公積金個人貸款資產的安全，在期房貸款抵押權證未全部收存入庫前，存在著隨時會與期房貸款擔保人-開發(fā)商發(fā)生仲裁或訴訟的可能性，且在抵押權證未全部入庫前，要常調檔查閱樓盤資料，需重視下列問題：A、確保貸款樓盤資料的完整性與真實性。貸款管理部門在收存期房貸款樓盤資料時，要與開發(fā)商提供的原件進行核對，并在收存的復印件上加蓋“與原件核對無誤”。并根據不同時間收存資料，如發(fā)放貸款前，需獲得施工進度證明；達成購房合同擬定的竣工時，需收存樓盤竣工綜合驗收告知書；抵押權證全部收存后出具證明等，檔案室需加強配合，在收到貸款管理部門移交的單份資料時，應當及時放入并做好卷內目錄登記。B、規(guī)范樓盤名稱的輸入。新的檔案管理系統(tǒng)已實現對整個住房公積金業(yè)務管理系統(tǒng)的信息共享，貸款管理部門要規(guī)范初次樓盤名稱的輸入，初次樓盤名稱的規(guī)范輸入即反映在全部該樓盤貸款戶的借款合同上，也關系到檔案室在錄入檔案時樓盤信息能否匹配。C、重視對未裝訂樓盤檔案的入庫保管?？紤]到樓盤檔案后期陸續(xù)有資料放入，對收存的資料可暫不裝訂，但一是要登記好“卷內目錄”，二是要用夾子夾緊放入檔案盒內，避免資料遺失。㈡現房樓盤檔案管理?，F房樓盤檔案管理指在期房銷售時未提供公積金貸款支持的樓盤，在通過綜合驗收并可即時辦理房屋產權證、土地使用權證時規(guī)定提供公積金貸款時，按規(guī)定所提供的紙質資料的管理。按現房商品房貸款規(guī)定，需在獲得房屋他項權證后才可辦理劃款，對現房樓盤申請公積金貸款所提供的資料可作備案管理。⒈現房樓盤資料的收存?，F房樓盤資料由貸款管理部門負責收存，根據《住房公積金管理中心有關健全現住商品房公積金貸款備案制度的具體規(guī)定》（湖公積金發(fā)[]5號），需收存下列資料：⑴開發(fā)商《有關規(guī)定對所開發(fā)的現住商品房提供公積金個人住房貸款的報告》；⑵房管部門出具的《開發(fā)樓盤項目綜合竣工驗收告知單》或《建設工程竣工驗收備案證明書》：⑶民政部門出具的《新編門牌使用同意書》；⑷房管部門出具的《商品房預售許可證》；⑸土管部門出具的《土地使用證》。⑹公積金中心貸款管理部門《有關同意發(fā)放現住商品房公積金貸款告知書》。貸款管理部門在收到上述資料后，應當將資料進行整頓，并及時輸入貸款管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動產生樓盤編號。⒉現房樓盤資料的移交。年度內收存的現房樓盤資料由貸款管理部門保管，并對資料進行予備案（即編制資料移交清冊），于第二年3月底前將資料移交給檔案室，雙方在《移交清冊》上簽字承認。⒊現房樓盤資料的裝訂?，F房樓盤資料采用按“1個樓盤裝訂1卷”的原則進行，在整頓樓盤資料的基礎上，面上復蓋卷皮，并予以每個樓盤1個案卷號。在入庫時，可將多個樓盤檔案放置在1個檔案盒內，進行保管。⒋現房樓盤檔案的保管時間。30年（因貸款資料未設立短期保管，全部為30年期）。⒌檔案管理系統(tǒng)操作。與期房樓盤檔案管理系統(tǒng)操作相似，不再具體展開。㈢貼息貸款檔案管理貼息貸款檔案是指公積金中心在開展對低收入公積金貸款家庭進行貸款利息補貼時產生的需收存的紙質資料。⒈貼息貸款資料的收存。貼息貸款資料由負責貼息貸款工作的部門收存，根據住房公積金管理委員會辦公室《有關開展住房公積金貸款貼息試點工作的實施意見》，需收存下列資料：⑴《住房公積金貸款貼息申請審批表》；⑵享有貼息的借款人（下列簡稱“借款人”）及其配偶身份證明、婚姻證明、戶籍證明（或居留證明）復印件；⑶授權銀行按月扣劃貸款卡折復印件；⑷住房公積金借款合同；⑸其它需要歸檔的資料。（為減輕公積金中心歸檔量，部分證明資料如已收存到個人貸款資料中，可不需重復收存）貼息管理部門在收存以上資料的復印件時應當與原件核對，并加蓋“與原件核對無誤”印章。⒉貼息貸款資料的移交。收存的貼息貸款資料由貼息貸款管理部門負責保管，并于第二年3月底前將貼息貸款資料按借款合同序號排列、產生《貼息貸款資料移交清冊》后移交檔案室。雙方需在《貼息貸款資料移交清冊》上簽字承認。⒊貼息貸款資料的整頓與裝訂。貼息貸款資料參考提取類資料裝訂，即按借款合同序號排列后多份合在一起并附打印的《卷內目錄》及卷皮進行裝訂。⒋貼息貸款資料的保管期限。30年。⒌貼息貸款管理系統(tǒng)操作。貼息貸款分為“卷內目錄”的產生與打印，“案卷目錄”的產生及打印“案卷目錄”兩個不同窗口管理。⑴進入“檔案管理-業(yè)務類-貸款資料管理-貸款綜合管理-貸款貼息管理”，見下圖（下圖為兩窗口重疊）A、增加卷內目錄。點擊上方“增加卷內目錄”，跳出“貼息查詢-數據輸入區(qū)”小方格，輸入收存資料的日期（至年月，如10）、享有貼息對象的借款合同編號，回車，屏幕即顯示“卷內目錄”中的一條信息，再輸入此份資料的實際頁號，回車或點擊“擬定”均可保存。持續(xù)操作多次，產生完整的“卷內目錄”。B、增加“案卷目錄”信息。點擊“產生案卷目錄”，回車，跳出“貼息卷目錄增加”（見下圖），輸入擬定的寄存柜號，即可保存。C、卷內目錄打印。當完畢一卷的“卷內目錄”輸入并隨即完畢“案卷目錄”信息的補充輸入后，即可打印“卷內目錄”。點擊上方“卷內目錄打印”，系統(tǒng)即顯示全卷目錄，點擊“打印”后完畢。圖上方“案卷目錄管理”指對已輸入的案卷目錄進行“修改”或“刪除”解決，可根據實際需要點擊進入后進行操作。提示：為了及時運用卷內目錄信息，貼息貸款資料采用“每產生1個卷內目錄即輸入1筆案卷目錄”的操作方式。如操作人在輸入“卷內目錄”后忘了及時輸入一條“案卷目錄”信息，在打印“卷內目錄”時，系統(tǒng)會及時提示，規(guī)定先補輸入“案卷目錄”信息，再進行“卷內目錄”打印。⒍案卷目錄打印。因樓盤管理與貸款貼息管理同為一類，因此案卷目錄合并在一起打印。具體做法是先完畢樓盤資料與貸款貼息資料的整頓、貸款貼息卷內目錄的輸入，再逐筆產生貸款貼息案卷目錄，輸入樓盤案卷目錄，并將樓盤管理案卷目錄跟在每年貸款貼息資料背面，形成完整的綜合貸款管理“案卷目錄”。進入“檔案管理-業(yè)務類-貸款資料管理-貸款綜合管理-貸款樓盤、貼息案卷打印”，跳出下圖：⑴在右邊輸入需要打印的樓盤、貸款貼息資料的有關年度或其它要素，窗口顯示與之有關聯的信息；⑵點擊“全選”-“打印”，即進入“貸款樓盤、貼息案卷目錄打印”，打印后裝訂成冊。⒎期房樓盤資料與貸款貼息資料歸檔。將打印后的《樓盤、貸款貼息資料案卷目錄》與整頓好的實物進行核對，精確無誤后，按序將多份資料裝入檔案盒入送到普通庫房中擬定的檔案柜內寄存。業(yè)務類-提取檔案管理提取檔案指公積金管理中心在開展住房公積金提取業(yè)務時產生多種紙質資料，是公積金中心檔案室業(yè)務類檔案管理的重點。一、提取資料的收存根據《住房公積金業(yè)務受理收存資料臨時規(guī)定》，應當根據不同的提取行為，收存以下不同資料：㈠離退休⒈離休退休證或離退休證明復印件或能證明退休年紀的身份證復印件；⒉《住房公積金提取審批表》；⒊系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈡與單位終止勞動關系未重新就業(yè)，并且大部分或全部喪失勞動能力⒈與單位終止勞動關系證明復印件；2.勞動鑒定委員會出具的1至6級（含）傷殘證明復印件；⒊《住房公積金提取審批表》⒋系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈢與單位終止勞動關系未重新就業(yè)滿5年或滿2年且家庭嚴重困難⒈《職工失業(yè)保險手冊》或《再就業(yè)優(yōu)惠證》復印件，服刑滿2年以上人員提取的，需收存服刑證明，在押服刑人員提取，加收書面委托書；2.滿2年未滿5年的，加收本人有關家庭生活困難的聲明;⒊《住房公積金提取審批表》⒋系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈣非我市城鄉(xiāng)戶籍，與所在單位解除合同并不再在我市就業(yè)⒈與單位解除勞動合同證明復印件；⒉非我市城鄉(xiāng)戶籍證明復印件；⒊本人有關不再在我市重新就業(yè)的聲明；⒋《住房公積金提取審批表》⒌系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈤出國、出境定居⒈公安部門出具的出國、出境定居或戶籍注銷證明復印件；2.《住房公積金提取審批表》⒊系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈥異地調動并戶口遷出本地，調入地未建立公積金制度⒈戶籍遷出我市證明復印件；2.單位調令復印件；⒊調入地政府出具的未建立公積金制度證明；⒋《住房公積金提取審批表》⒌系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈦職工死亡或宣布死亡⒈職工死亡證明復印件；2.遺囑或遺贈文書復印件，或親屬證明；⒊授權的提取人身份證復印件；⒋《住房公積金提取審批表》；⒌系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈧購置商品房⒈未辦妥房屋全部權證的，收存經房地產管理部門備案的《商品房買賣合同》編號面、能夠證明購房行為、房屋總價、訂立合同人簽字的重要合同頁面，預付款稅務收據或稅務結算發(fā)票復印件。已辦妥房屋全部權證的，收存購房發(fā)票或房屋契稅證復印件；2.以配偶身份提取的，加收婚姻證明復印件；⒊《住房公積金提取審批表》；⒋系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈨購置二手房⒈房屋契稅證復印件；2.以配偶身份提取的，加收婚姻證明復印件；⒊《住房公積金提取審批表》；⒋系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。㈩購置房改房或拆遷安置房⒈購置房改房的，收存付款憑證、房改房出售審批表或房屋全部權證復印件。拆遷安置購房的，收存拆遷安置合同復印件、預付款稅務收據或稅務結算發(fā)票復印件。拆遷調產的，收存拆遷調產合同復印件、預付調產差價的稅務收據或稅務結算發(fā)票復印件；⒉以配偶身份提取的，加收婚姻證明復印件；⒊《住房公積金提取審批表》；⒋系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十一)建造、翻建住房⒈《建設工程規(guī)劃許可證》或《農村村民建住宅用地呈報表》或《建房審批表》復印件；2.以配偶身份提取的，加收婚姻證明復印件；⒊《住房公積金提取審批表》⒋系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十二)大修住房⒈房屋安全鑒定部門出具的房屋質量鑒定書復印件；2.《房屋全部權證》或《土地使用證》復印件；⒊以配偶身份提取的，加收婚姻證明復印件；⒋《住房公積金提取審批表》⒌系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十三)提取沖還部分公積金貸款⒈同城沖還的,可在提取審批表“提取因素”中注明“提取還貸及借款合同編號”，不收書面證明。異地沖還的（我市縣區(qū)除外），收存銀行出具的還貸證明和借款合同主頁；⒉《住房公積金提取審批表》⒊系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十四)還清個人住房貸款提?、便y行出具的還清個人住房貸款證明；⒉還清商業(yè)性個人住房貸款的，加收借款合同主頁面；⒊以配偶身份提取的，加收婚姻證明復印件；⒋《住房公積金提取審批表》⒌系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十五)支付房租⒈《提取住房公積金支付房租審核表》；2.《租賃住房職工家庭自有住房權屬登記查詢單》；⒊以配偶身份提取的，加收婚姻證明復印件；⒋《住房公積金提取審批表》；⒌系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十六)家庭享有城鄉(xiāng)最低生活保障或特殊困難⒈低確?；蛱乩ёC復印件；2.以配偶身份提取的，加收婚姻證明復印件；⒊《住房公積金提取審批表》;⒋系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十七)本人或家庭直系親屬身患重大疾?、贬t(yī)院出具的重大疾病證明復印件；2.自負醫(yī)療費用證明；⒊以家庭直系親屬身份提取的，加收親屬關系證明；⒋《住房公積金提取審批表》；⒌系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。(十八)管委會擬定的其它住房消費或特殊狀況：⒈收存不同狀況的證明資料;⒉《住房公積金提取審批表》；⒊系統(tǒng)產生的業(yè)務憑證。2、資料的收存與整頓㈠提取資料的收存提取資料由業(yè)務窗口負責收存，業(yè)務窗口工作人員在受理公積金提取業(yè)務時，應當根據不同提取行為規(guī)定提取人出具用于證明提取身份和提取行為的不同資料，工作人員應當先對提供的資料進行審核，通過審核后收取部分資料的復印件，收存的復印件需與原件進行核對，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”印章。㈡提取資料的整頓窗口人員需對收存的提取資料進行整頓裝訂，為方便整頓，可將日常業(yè)務中產生的歸集資料與提取資料分別寄存，次月初，根據發(fā)生提取業(yè)務的單位編號，從前到后按序排列后裝訂成冊。3、提取資料的移交當年收存的提取資料由窗口保存至第二年3月，3月底前完畢提取資料的預備案后移交檔案室。公積金業(yè)務窗口要擬定專人（即兼職檔案員）負責提取資料的收存、保管與預備案工作，移交時，檔案室接受人員在清點實物無誤的基礎上，雙方簽字承認。4、提取資料裝訂根據市檔案局規(guī)定，提取資料需參考文書類檔案，以A4紙規(guī)格進行訂本式裝訂，凡收存的資料不合A4規(guī)格的，需粘貼在空白的A4紙上，并加蓋號碼章。提取資料按月以單位編號按序粘貼并整頓成卷，并在卷面上附《卷內目錄》后裝訂。5、提取檔案的保管期限根據市檔案局規(guī)定，現在對提取檔案實施長久保管。6、檔案管理系統(tǒng)操作㈠卷內目錄的輸入、打印與增加案卷目錄進入“檔案管理-業(yè)務類-提取資料管理”窗口，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：1.輸入卷內目錄信息。點擊“增加卷內目錄”，回車，跳出小窗口，輸入案卷產生的日期（至年、月），輸入單位編號，回車，跳出“提取卷內目錄”，輸入該單位當月提取所產生的其中1人姓名及人數（如張三等5人）、頁碼，回車保存。提示:因提取檔案的入庫要比發(fā)生時間推遲一至兩年，如在輸入時,發(fā)現個別單位已注銷,找不到單位編號,需進入“歸集業(yè)務”模塊中的“增加案卷號”窗口，根據系統(tǒng)提示，增加該單位編號，系統(tǒng)會自動結轉到提取模塊中。⒉增加案卷目錄。當1卷卷內目錄輸完后，需增加案卷目錄信息，1卷提取檔案產生1條案卷目錄信息，只需輸入擬定的柜號，其它內容系統(tǒng)自動產生（涉及案卷號）。⒊卷內目錄打印。每次打印卷內目錄，均需在右方輸入需打印卷內目錄的年度及需打印的案卷號，點擊“全選”-“卷內目錄打印”，即可完畢。提示1因案卷目錄是由多卷檔案匯總而成,每本案卷的序號都是從頭開始,為避免序號與案卷內容發(fā)生錯誤，一是先完畢全年的檔案整頓再逐本輸入卷內目錄；二是完畢1本卷內目錄的輸入，即增加案卷號，然后在外窗口的右上方輸入需要打印的年度與案卷號，完畢卷內目錄的打印。提示2本操作模塊與貸款貼息系統(tǒng)模塊相似，需完畢1卷提取檔案卷內目錄的輸入后即增加案卷目錄信息，如有遺忘，在點擊“卷內目錄打印”時，系統(tǒng)會提示需將本次卷內目錄內容增加到案卷目錄中。⒋修改或刪除卷內目錄。在右邊輸入需要修改或刪除的卷內目錄時間或卷號，選中需要修改或刪除的卷內目錄信息，點擊“卷內目錄修改”或“卷內目錄刪除”即可完畢。㈡案卷目錄打印與修改進入“檔案管理-業(yè)務類-提取資料管理”窗口，點擊“案卷目錄管理”，跳出下圖（下圖為兩窗口重疊）：⒈案卷目錄打?。涸谟疫呡斎胄枰蛴〉哪甓?，系統(tǒng)顯示當年已輸入的案卷目錄信息，點擊“案卷目錄打印”，即可完畢。2.案卷目錄修改或刪除。在右邊輸入需修改或刪除目錄的時間或案卷號，回車，選中后可進行修改或刪除。提示：無特殊因素，已產生的案卷不得隨意刪除。7、提取檔案的歸檔將已打印的“案卷目錄”與實物進行核對，無誤后，將提取檔案放入案卷目錄擬定的檔案柜內?？萍碱悪n案管理科技類檔案指管理機構在購、建辦公用房或購置固定資產時產生的需要歸檔保管的紙質資料。按規(guī)定科技類檔案又分為基建檔案和設備檔案。一、基建檔案的管理基建檔案指管理機構在購置或建造辦公用房時產生的紙質資料，屬于基本建設項目檔案資料管理，應嚴格按照《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國家檔案局、國家計委1988年3月17日公布）的規(guī)定進行管理。㈠基建檔案收存范疇基建檔案的收存范疇應當按照《暫行規(guī)定》所明確的《基本建設項目文獻材料歸檔范疇和保管期限表》所擬定的范疇進行收存。本規(guī)范不作展開。㈡基建檔案的收存基建檔案由負責基建的部門或工作人員進行收集與保管，負責收集部門或人員應當重視基建檔案的收集工作，有時一項基建工程從開始到結束可能需要通過幾年時間，如不重視資料的收集，很容易發(fā)生資料遺失或損壞，負責收集部門或人員應事先準備一種抽屜或一種大型檔案袋，在工程剛開始時就注意將產生的各類資料放入抽屜或檔案袋內，日收月集，確?；ㄙY料的完整性。㈢基建檔案的移交負責基建檔案收集的專職或兼職人員需在工程竣工完畢決算審計后（普通規(guī)定在基建項目竣工后的3個月內）將資料進行整頓及預立卷，并及時移交檔案室。移交時雙方需在移交清冊上簽字承認。㈣基建檔案的整頓與裝訂基建資料原則上按一項工程進行立卷整頓，如工程中發(fā)生的資料較多，可辨別不同類型（如分用地、施工、圖紙、審批文獻、財務報告等）整頓立卷?；n案的裝訂與文獻類檔案基本相似：對于紙質資料數量較少的，可用縫紉機縫合成卷，案卷面上要放置“卷內目錄”，“卷內目錄”需逐筆記載收存文獻的“負責人”、“文獻材料題名”、“收存日期”及收存文獻的頁次；案卷底上需附“卷內備考表”，注明“立卷人”與“立卷時間”以及其它需要闡明的事情。㈤基建檔案的保管期限應根據《基本建設項目文獻材料歸檔范疇和保管期限表》所擬定的保管期限進行保管。㈥基建檔案系統(tǒng)操作進入“檔案管理-科技類-基建”窗口，點擊“案卷目錄管理”，跳出下圖（下圖為兩窗口重疊）：⒈增加案卷目錄：點擊“增加”、回車，跳出內窗口，輸入已擬定的柜號、年份、月份、頁數、保存年限及檔案名稱，持續(xù)回車，完畢保存。⒉批量歸檔：如在輸入“案卷目錄”時不能擬定放置的檔案柜，可啟用事后“批量歸檔”功效，在外窗口的右方輸入需要歸檔的“案卷號”：或“所屬年份”，回車，點擊“全選”、“批量歸檔”，持續(xù)回車完畢批量歸檔。⒊案卷目錄打?。嚎稍谕戤叞妇砟夸?、柜號輸入后直接打印，也可進行一次性打印，即在外窗口的右方輸入需要打印的案卷目錄所屬年份，點擊“全選”、打印后完畢打印。⒋案卷目錄的修改或刪除：如發(fā)生確需要修改或刪除的案卷目錄，可在外窗口右方輸入需要修改或刪除的案卷目錄號或所屬年份（含月份），個別選中后進行修改或刪除。㈦基建檔案的歸檔將打印后的案卷目錄表與實物進行核對，無誤后，將案卷放置在通用的文獻檔案盒中，在盒面上標注“檔號”、“案卷題名”、“編制單位”、“編制日期”及“保管期限”后，放置到案卷目錄中標明的檔案柜內。二、設備檔案管理設備檔案是指管理機構為開展住房公積金管理事業(yè)的需要，在購置各類設備時產生的紙質資料。㈠設備資料收存范疇需要收存的設備資料以下：⒈設備購置計劃及同意文獻；⒉設備購置合同或合同書；⒊進行政策集中采購形成的招投標統(tǒng)計與文獻；⒋設備的裝箱單、合格證、使用闡明書、隨機文獻；⒌設備保修單；⒍設備安裝調試、運行統(tǒng)計；⒎計算機系統(tǒng)軟件開發(fā)文檔（涉及程序開發(fā)合同、程序設計方案、程序開發(fā)文檔、程序測試文檔、系統(tǒng)運行文檔、程序修改需求與修改后運行統(tǒng)計、竣工驗收文獻等）。㈡設備資料的收存設備資料由負責設備采購的部門或工作人員負責收存，因關系到設備的后期維修、質量跟蹤、資產清理等固定資產管理工作，因此，設備資料的收存十分重要。負責設備采購部門或人員應當在設備送達公積金中心經開箱驗收后，先將需要收存的設備資料取出保存。為避免設備資料遺失或破損，可專門準備一種抽屜或專用檔案袋收存設備類資料。㈢設備資料的移交設備資料需在設備安裝、調試完畢、進入進入正常運行時移交。負責設備資料收存的部門或工作人員應當將收存的設備資料進行清理，并編制《設備資料移交清冊》移交到檔案室，移交時，雙方需在移交清冊上簽字承認。㈣設備檔案的整頓設備檔案需根據所購置物品的不同類型、不同時間分別整頓，每件大宗物品單獨立一卷。普通狀況下，設備檔案不用裝訂，只需將整頓后的資料放置在檔案盒內保管，1個檔案盒為1卷。但需在每張紙質資料或光盤、物件上按序加蓋頁碼，案卷面上要放置“卷內目錄”，“卷內目錄”需逐筆記載收存文獻的“負責人”、“文獻材料題名”、“收存日期”及收存文獻的頁次；案卷的底面需附“卷內備考表”，注明“立卷人”與“立卷時間”以及其它需要闡明的事情。如購置汽車一輛，需將購置汽車時收到闡明書、保修單、圖解等全部資料全部整頓編好頁碼、附“卷內目錄”及“卷內備考表”。㈤設備檔案的保存期限。根據國家檔案局規(guī)定,設備類檔案屬于長久保管范疇。㈥設備檔案的系統(tǒng)操作因設備檔案與基建檔案同為一種類型（即科技科），由于需進入同一窗口同樣操作。在具體輸入時，可將一年產生的基建檔案與設備檔案按序排列，在增加“案卷目錄”時，可先增加基建檔案也可先增加設備檔案，但需一種品種連在一起，便于查看。設備檔案的系統(tǒng)操作與本章第一款第五小節(jié)的“基建檔案系統(tǒng)操作”同為一種窗口，操作辦法相似，不另展開。會計類檔案管理會計類檔案管理指住房公積金中心在開展住房公積金會計核算管理中產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其它會計核算中產生的紙質資料，是統(tǒng)計和反映住房公積金資金業(yè)務和管理機構開展管理工作的重要史料和證據。根據會計核算對象辨別，會計類檔案可分為住房公積金會計檔案、管理機構的管理經費會計檔案、管理機構的工會會計檔案。會計類檔案的產生、移交、裝訂與歸檔必須嚴格遵照財政部《會計檔案管理方法》和有關《會計檔案管理方法》修改的有關規(guī)定，本管理規(guī)范僅對住房公積金會計檔案的產生、移交、裝訂與歸檔作較具體的規(guī)定，對管理機構的經費會計檔案、工會及工會下屬組織的會計檔案不作具體規(guī)定。一、住房公積金會計檔案住房公積金會計檔案指在進行住房公積金會