文書檔案歸檔操作技巧指引

.-文書檔案歸檔操作指引適用范圍本指引明確了文書檔案整理的原則、方法；適用于中鐵房地產(chǎn)集團(tuán)四感謝閱讀川有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）各職能部門/項(xiàng)目，及下屬公司的文書檔案感謝閱讀整理工作。2定義2.1歸檔文件立檔單位在其職能活動(dòng)形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各謝謝閱讀種紙質(zhì)（電子檔）文件材料。2.2歸檔文件整理2.2.1整理是按照一定的原則對(duì)檔案實(shí)體以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列、精品文檔放心下載編號(hào)、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。2.2.2遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，精品文檔放心下載便于保管和利用。3.整理方法3.1件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文、請(qǐng)示與批復(fù)為一件，沒有批復(fù)的重要請(qǐng)示可單獨(dú)為一件。精品文檔放心下載3.2裝訂3.2.1歸檔文件按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附謝謝閱讀.-件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。謝謝閱讀3.2.2裝袋前去除金屬物（回形針、大頭針及普通訂書針），可采用檔案專用不銹鋼釘進(jìn)行裝訂，對(duì)超大紙張進(jìn)行折疊，對(duì)超小紙張進(jìn)行裱糊。3.2.3歸檔文件的裝訂要求保持整齊、完整，便于保管，方便利用。謝謝閱讀3.3分類3.3.1歸檔文件統(tǒng)一采用年度—保管期限—機(jī)構(gòu)·類別（類別參見檔案管理制度附件1《檔案歸檔目錄》）分類法進(jìn)行分類。感謝閱讀3.3.2歸檔文件的保管期限一般劃分為永久、30年、10年三種。歸檔文件保管期限的鑒定與劃分參照《檔案管理制度》中附件1《檔案歸檔目錄》表。保管期限代號(hào)：1—永久，2—30年，3—10年。謝謝閱讀3.3.3歸檔文件的年度。一般情況下，歸檔文件應(yīng)歸入文件的形成年度。跨年度形成的文件歸入辦結(jié)年；跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年；跨年度形成的案件文件歸入結(jié)案年；法規(guī)性文件歸入公布(批準(zhǔn))年；年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及各種統(tǒng)計(jì)資料歸入文件內(nèi)容針對(duì)年；長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及多年工作總結(jié)、報(bào)告、表彰等文件歸入文件形成年；年度總結(jié)和第二年計(jì)劃在一起的文件，歸入文件形成年；會(huì)議記錄不得跨年度歸檔；正本與定稿、來文與復(fù)文、請(qǐng)示與批復(fù)，文件的日期以正本和復(fù)文的日期為準(zhǔn)。精品文檔放心下載3.3.4上級(jí)機(jī)關(guān)和企業(yè)所在省、市下發(fā)的文件及其他外來的文件材料，其內(nèi)容直接針對(duì)公司或公司需要貫徹執(zhí)行、有保存價(jià)值的，應(yīng)依照文書檔案的管理辦法進(jìn)行分類、整理和歸檔。精品文檔放心下載3.4排列3.4.1盒的排列。在一個(gè)全宗內(nèi)，文書檔案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列順序進(jìn)行。感謝閱讀3.4.2盒內(nèi)歸檔文件的排列。應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目(部門)內(nèi)，按謝謝閱讀.-事由（問題）結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。3.4.3沒有文件字號(hào)的文件，如會(huì)議材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等可按內(nèi)容相對(duì)集中，按時(shí)間先后排列。感謝閱讀3.4.4同一立卷部門內(nèi)不同級(jí)別的文件應(yīng)以本級(jí)文件為主，排列時(shí)本級(jí)文件在前，其他文件在后。精品文檔放心下載3.5編號(hào)與填寫歸檔章3.5.1為固定歸檔文件以及案卷在全宗中的位置和（上架）排列順序，必須在每份歸檔文件上加蓋歸檔章（即：檔號(hào)章），由檔案部門對(duì)歸檔的每件文件編制室件號(hào)、館件號(hào)和盒號(hào)并同時(shí)填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)。謝謝閱讀文書檔案歸檔章式樣（單位：毫米）全宗年度機(jī)期限盒號(hào)構(gòu)館件號(hào)室件號(hào)①全宗（號(hào)）：即全宗名稱代號(hào)，集團(tuán)公司給所屬立檔單位的全宗編號(hào)（詳見集團(tuán)公司獨(dú)立立檔單位檔案全宗編號(hào)表）。精品文檔放心下載②年度：指歸檔文件的所屬年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元年。③期限：指歸檔文件的保管期限，一般劃分為永久、30年、10年（詳感謝閱讀見歸檔文件保管期限表）。④機(jī)構(gòu)：指機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)名稱(或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱)。⑤室件號(hào)：編號(hào)方式為：一個(gè)部門、在一個(gè)年度、一種保管期限內(nèi)編謝謝閱讀制盒內(nèi)文件排列順序號(hào)。（PS：脊背填寫起止號(hào)）⑥館件號(hào)：指檔案進(jìn)館時(shí)或?qū)Τ^保管期限的檔案進(jìn)行鑒定銷毀后，精品文檔放心下載檔案部門根據(jù)檔案變動(dòng)情況編制的件號(hào)。它反映每份檔案在全宗中的最終感謝閱讀.-位置。（PS：脊背填寫起止號(hào)）⑦盒號(hào)：指檔案部門對(duì)歸檔文件以盒為單位編制的順序號(hào)。它反映全宗上架的排列方式。其編號(hào)方法為：在一個(gè)全宗內(nèi)，按一個(gè)年度、一種保管期限分別編制盒流水號(hào)。感謝閱讀3.5.2歸檔章蓋在每份歸檔文件首頁(yè)左上角的空白位置。加蓋歸檔章用紅色印泥。精品文檔放心下載3.5.3無歸檔章部門檔號(hào)編寫方式為：全宗號(hào)—年度·保管期限—機(jī)構(gòu)·類別—流水號(hào)。感謝閱讀3.6編目3.6.1編目是指按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。各級(jí)機(jī)關(guān)部門應(yīng)編制歸檔文件目錄（詳見附表2-1）；檔案部門在匯總歸檔文件目錄的基礎(chǔ)上編制歸檔目錄索引（詳見附表2-3）。精品文檔放心下載3.6.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文編目，來文標(biāo)題用〔〕表示。歸檔文件目錄著錄項(xiàng)包括：機(jī)構(gòu)、盒號(hào)、件號(hào)、責(zé)任者、文件字號(hào)、題名、文件日期、張數(shù)、電子文件名、備注等項(xiàng)目。感謝閱讀①盒號(hào)、件號(hào)（同室件號(hào)，詳見3.5.1-⑤、⑦內(nèi)容）。謝謝閱讀②責(zé)任者：文件的制發(fā)單位（部門），即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文時(shí)應(yīng)將所有責(zé)任者都照實(shí)抄錄。填寫責(zé)任者時(shí)，應(yīng)使用全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱。精品文檔放心下載③文件字號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)代字、年度、本年度發(fā)文序號(hào)組成。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來文的文件字號(hào)如不能在文件字號(hào)欄內(nèi)顯示，可在標(biāo)題后加〔〕注明。精品文檔放心下載④題名：文件標(biāo)題。附件、被轉(zhuǎn)發(fā)文件的題名及文件字號(hào)可加〔〕抄在正文標(biāo)題(后);文件有副標(biāo)題的,在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí),副標(biāo)題一般無須抄錄;文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范、含義不清的，可自擬標(biāo)題，謝謝閱讀.-外加〔〕號(hào)；有的正本題名不能反映附件內(nèi)容，可在正本題名后抄錄附件題名外加〔〕號(hào)。謝謝閱讀⑤文件日期：文件形成日期。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。如感謝閱讀2010年9月9日，填寫為2010-09-09。感謝閱讀⑥張數(shù)：指每一件歸檔文件的總張數(shù)（來文與復(fù)文為一件）文件中有圖文的頁(yè)面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前的張數(shù)計(jì)算。在文件的右上角，用鉛筆加編張?zhí)?。精品文檔放心下載⑦電子文件名：電子文件歸檔時(shí)使用的文件名和文件擴(kuò)展名。精品文檔放心下載⑧備注：注釋歸檔文件需要說明的情況。⑨機(jī)構(gòu)（部門）：指機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。3.6.3歸檔文件目錄在一個(gè)年度下按保管期限裝訂成冊(cè)并編制歸檔文件精品文檔放心下載目錄封面（詳見附表2-2）3.6.4歸檔文件目錄及封面采用橫式打印。3.6.5一個(gè)立檔單位的歸檔文件目錄在匯總時(shí)，可按本單位歸檔文件分類感謝閱讀進(jìn)行裝訂。3.6.6為查找方便，應(yīng)編制歸檔文件目錄索引。在每頁(yè)歸檔文件目錄右上角編制頁(yè)號(hào)，將每個(gè)立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)文件的總件數(shù)及歸檔文件目錄所在頁(yè)號(hào)填入歸檔文件目錄索引內(nèi)。感謝閱讀4.裝盒4.1檔案盒①檔案盒的外形尺寸為310毫米×220毫米（長(zhǎng)×寬（）詳見附表2-4）。感謝閱讀脊背厚度分別為20、30、40毫米（詳見附表2-5）等。需加盒舌。感謝閱讀②檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在脊背設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室件號(hào)、館件號(hào)（室、館件號(hào)填寫盒內(nèi)文件起止件號(hào)，中間用“—”連接）、盒號(hào)等項(xiàng)目（詳見附件2-4）。感謝閱讀.-③檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。4.2歸檔文件目錄歸檔文件目錄是固定盒內(nèi)歸檔文件順序的依據(jù)和檢索工具。應(yīng)在一個(gè)年度內(nèi)，按部門—保管期限—盒打印，并置于盒內(nèi)歸檔文件之前。謝謝閱讀4.3備考表（詳見附表2-6）放在盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件的份數(shù)、張數(shù)以及情況說明、整理人、檢查人和日期。謝謝閱讀①盒內(nèi)文件情況說明：填寫文件收集的齊全、完整程度和文件缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。感謝閱讀②整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。③檢查人：檔案部門負(fù)責(zé)檢查案卷質(zhì)量的人員姓名。④日期：歸檔文件整理完畢的日期。檔案系統(tǒng)錄入5.1案卷歸檔時(shí)，由移交單位組卷人負(fù)責(zé)錄入檔案資源智能管理系統(tǒng)。感謝閱讀5.2檔案系統(tǒng)流程1.錄入文書檔案盒目錄>2.錄入盒內(nèi)文件3.卷內(nèi)排序4.移交統(tǒng)計(jì)5.檔案移交謝謝閱讀6.移交6.1各級(jí)機(jī)關(guān)部門將以件為保管單位的歸檔文件整理裝盒后向檔案部門移交。檔案部門經(jīng)過系統(tǒng)整理、排列后，統(tǒng)一填寫盒脊背內(nèi)容和編目(在匯總歸檔文件目錄的基礎(chǔ)上編制歸檔文件目錄索引)，按分類方案排列上架，提供利用。謝謝閱讀6.2各級(jí)機(jī)關(guān)部門移交歸檔文件材料時(shí)，要編制“移交清冊(cè)”（詳見附件謝謝閱讀2-7），并附歸檔文件目錄一式兩份，對(duì)歸檔文件中的特殊情況應(yīng)編寫移交感謝閱讀.-歸檔說明（詳見附件2-8）。交接雙方在認(rèn)真核對(duì)、檢查歸檔文件質(zhì)量合謝謝閱讀格后，方可在移交清冊(cè)上履行簽字手續(xù)，雙方各存一份備查，檔案部門應(yīng)謝謝閱讀將移交清冊(cè)按年度裝訂成冊(cè)并編制封面（詳見附件2-9）。謝謝閱讀.-附表2-1：歸檔文件目錄式樣年歸檔文件目錄部門： 盒號(hào)：件號(hào)

文件日期

責(zé)任者

文件字號(hào)

題

名

張數(shù).-附表2-2：歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱： 保管期限：年.-附表2-3：歸檔文件目錄索引式樣歸檔文件目錄索引期限：

類別：序號(hào)

部 門

總件數(shù)

盒起止號(hào)

目錄所在頁(yè)號(hào)

備 注

序部 門號(hào)

總件數(shù).-附表2-4：文書檔案盒式樣及尺寸式樣.-附表2-5：文書檔案盒脊背式樣 單位：毫米.-附表2-6：文書檔案?jìng)淇急硎綐觽?/p>