合同管理制度新版

合同管理制度定義本制度所稱的合同管理，是指公司合同承接部門、歸口管理部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門及有關(guān)部門，對公司本身與其它法人、自然人或其它組織訂立、推行合同的各個環(huán)節(jié)所實施的全過程管理。合用范疇本制度合用于公司對外訂立的各類經(jīng)濟合同。（注：不涉及公司承攬合同）合同承接及歸口管理部門1.采購部管理范疇：公司物資采購合同、委托加工合同及有關(guān)合同的訂立、推行以及管理。2.項目部管理范疇：2.1對于主機以外全部需采購的輔機、配套件及分包合同、公司作為EPC或BOT等類似業(yè)務(wù)中的總承包方時，項目部推行合同訂立職責(zé)。2.2產(chǎn)成品、零擔(dān)等對外運輸合同的訂立、推行以及管理。3.工程事業(yè)部管理范疇：3.1機電安裝合作單位、國外駐站服務(wù)的外請翻譯、現(xiàn)場解決設(shè)備缺點的消缺費類合同的訂立和管理。3.2機電安裝外請勞務(wù)的擬定。4.市場部管理范疇：4.1商務(wù)咨詢等合同的訂立、推行以及管理。4.2上述2.1條款所涉及的需投標(biāo)前詢價的輔機、整體配套、專業(yè)性比較強的采購合同的供應(yīng)商選用。5.技術(shù)中心管理范疇：5.1各類合同（涉及但不限于采購合同）中包含的技術(shù)合同的訂立。5.2負責(zé)各類技術(shù)合同的訂立、推行以及管理。6.綜合辦公室管理范疇：公司有關(guān)職工生活設(shè)備、辦公類設(shè)備、低值易耗品及勞保用品、公司廠房修繕、零星土建、招待類用品的采買等合同的訂立、推行以及管理。7.人力資源部管理范疇：勞務(wù)合同的訂立、推行以及管理。8.各有關(guān)職能部門負責(zé)所管轄資產(chǎn)合同的訂立、推行以及管理。8.1生產(chǎn)部：公司有關(guān)生產(chǎn)設(shè)備合同的訂立、推行以及管理。8.2質(zhì)量部：公司有關(guān)檢查設(shè)備、計量器具合同的訂立、推行以及管理。9.各有關(guān)職能部門負責(zé)所管轄業(yè)務(wù)合同的訂立、推行以及管理。合同管理訂立必須遵照的原則合同管理訂立應(yīng)當(dāng)在公開透明、公平競爭、公正、誠實的基礎(chǔ)上，遵照下列原則：1.流通時間短、流通費用低、不產(chǎn)生存貨積壓的原則；2.適質(zhì)、適價、適時、適量、成套原則；3.比質(zhì)比價、貨比多家、信息公開原則（供貨單位和渠道公開；合同價格與人員公開；質(zhì)量原則與驗貨原則公開；合同條款交貨期公開）；4.堅持責(zé)任明確、責(zé)任追究原則（嚴格按照采購流程各節(jié)點權(quán)責(zé)進行分析，擬定責(zé)任部門和人員，權(quán)責(zé)清晰，依規(guī)追責(zé)）；5.堅持“三不購”（無計劃、性價比不合理、規(guī)格不清）的原則；6.增強服務(wù)意識，保障供應(yīng)，堅持管理科學(xué)、運轉(zhuǎn)高效原則；7.對于先試用后采購的物資，不得在試用擬定前采購；8.核心物資及重大特殊物資的采購應(yīng)及時報告狀況，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行；9.公司采購方式在競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等方式的基礎(chǔ)上，大宗或大額采購應(yīng)通過招標(biāo)方式進行；10.優(yōu)先采購環(huán)境標(biāo)記產(chǎn)品、節(jié)能產(chǎn)品。參加合同評審的職責(zé)1.合同承接部門負責(zé)簽約方的主體資格以及有關(guān)資質(zhì)的審查，負責(zé)詢價、比價、議價及合同起草、訂立工作。并負責(zé)合同申報資料的正當(dāng)合規(guī)性、經(jīng)濟性、可行性、嚴密性、合理性、真實性、程序性等。重點關(guān)注下列幾方面內(nèi)容：1.1正當(dāng)合規(guī)性：符合國家法律，符合公司制度。正當(dāng)性涉及主體正當(dāng)、內(nèi)容正當(dāng)和形式正當(dāng)。主體正當(dāng)是指簽約各方含有簽約的權(quán)利能力和行為能力；內(nèi)容正當(dāng)是指簽約各方意思表達真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策，無顯失公平的內(nèi)容。形式正當(dāng)是指合同符正當(dāng)律規(guī)定的形式。合同宜采用書面形式，其上應(yīng)含有基本要素。1.2經(jīng)濟性：符合公司的經(jīng)濟活動范疇；符合公司的經(jīng)濟利益。1.3可行性：資信可靠、資金充裕、有履約能力；含有在額定權(quán)限內(nèi)訂立合同的能力；擔(dān)保方式切實、可靠。權(quán)利義務(wù)的實現(xiàn)含有可操作性。1.4嚴密性：條款齊備、完整；文字表述精確；權(quán)利、義務(wù)具體明確；手續(xù)完備；附加條件適宜、正當(dāng)。數(shù)量、價款、金額、履約期限等標(biāo)示精確；計算方式對的。1.5合理性：采購計劃安排、供應(yīng)商選擇、采購方式、采購機制及合同條款等合理。1.6真實性：合同內(nèi)容真實，訂立主體真實。1.7程序性：符合合同訂立的普通程序。2.綜合辦公室負責(zé)審核合同條款中涉及的有關(guān)法律事項及合同專用章的管理。3.技術(shù)中心負責(zé)審核合同中規(guī)定的有關(guān)技術(shù)條款。4.承接部門負責(zé)簽約方質(zhì)量指標(biāo)確保能力的審核。5.成本管控中心負責(zé)審核合同采購價格的管控。6.財務(wù)部負責(zé)審核付款方式的合理性，有關(guān)票據(jù)的合規(guī)性檢查，做好付款管理。7.審計室、紀委監(jiān)察室等部門構(gòu)成的監(jiān)察組，對合同訂立的各環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。六、評審過程的控制（具體參見合同評審管理方法）七、合同訂立合同訂立必須嚴格按照合同訂立流程，擬定需求，制訂計劃，明確合同承接部門、審批部門和人員，采用合理的招標(biāo)方式，執(zhí)行過程嚴格恪守有關(guān)部門規(guī)則。1.訂立合同前，合同承接部門應(yīng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調(diào)查，不得訂立與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。應(yīng)理解對方委托代理人的身份、代理權(quán)限，以規(guī)避合同推行風(fēng)險。除公司認定的合格供應(yīng)商外，訂立合同前均需對方單位提供三證合一后的《營業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件并加蓋公章。公司普通不與自然人訂立經(jīng)濟合同，確有必要訂立經(jīng)濟合同的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理同意，并由該自然人提供其身份證件公司復(fù)印存檔。2.合同除及時清結(jié)者外一律采用書面形式。“書面形式”是指合同書、補充合同、公文信函（電報、電傳、電子郵件等）除狀況緊急或條件限制外，公司規(guī)定采用正式的合同書形式。如因情勢緊急采用電傳、電子郵件形式的，應(yīng)在事后補簽有雙方簽章的紙質(zhì)合同。3.訂立合同應(yīng)恪守國家的法律、法規(guī)、政策和有關(guān)規(guī)定。對外訂立合同，應(yīng)有雙方經(jīng)辦人員簽字。4.合同的文本一律采用書面格式，宜采用公司統(tǒng)一合同文本，各類供應(yīng)商付款方式經(jīng)財務(wù)部審核備案，如付款方式超出備案，須經(jīng)總經(jīng)理審批，如不是增值稅專用發(fā)票的，須經(jīng)財務(wù)部審核后方可訂立合同，對各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定應(yīng)明確、具體，文字體現(xiàn)要清晰、精確，文字清晰。5.合同內(nèi)容的規(guī)定5.1當(dāng)事人的名稱、住所、合同昂首、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信狀況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。5.2合同標(biāo)的物應(yīng)具唯一性、精確性，標(biāo)的物無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件，數(shù)量、質(zhì)量、價款和酬勞、履約的期限、地點和方式、違約責(zé)任等條款，應(yīng)當(dāng)商定具體的內(nèi)容和規(guī)定。5.3訂立經(jīng)濟合同雙方應(yīng)使用合同專用章。原則上不使用公章，嚴禁使用財務(wù)章。5.4訂立合同時應(yīng)力求將爭議管轄法院擬定為我方所在地人民法院管轄。5.5合同中對方當(dāng)事人規(guī)定提供擔(dān)保，或我方規(guī)定對方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體狀況，根據(jù)《擔(dān)保法》的規(guī)定，辦理有關(guān)手續(xù)。5.6合同文本中全部文字應(yīng)含有排它性的解釋，對可能引發(fā)歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進行解釋。5.7技術(shù)類合同和其它涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同，應(yīng)商定保密承諾和違反保密承諾時的違約責(zé)任。6.付款條件的規(guī)定，按照同意的供應(yīng)商備案付款方式付款。6.1訂立合同需分期付款狀況，宜按照以下比例執(zhí)行。（1）合同生效后公司向供應(yīng)商支付預(yù)付款比例不超出合同總額的10%。（2）公司見到圖紙或發(fā)貨前支付進度款不超出合同總額30%。（3）公司收到貨品并驗收合格后，支付驗收款不超出合同總額50%（4）質(zhì)保金比例不低于合同總額10%，且質(zhì)保期宜為終驗收合格后不少于12個月。6.2特殊狀況涉及（1）根據(jù)業(yè)務(wù)狀況，訂立合同可付全款狀況：=1\*GB3①采購進口材料、設(shè)備，與國外機構(gòu)訂立的勞務(wù)及技術(shù)服務(wù)等。=2\*GB3②公司聘任中介機構(gòu)發(fā)生的審計、評定、驗證、咨詢服務(wù)等費用。=3\*GB3③向行政事業(yè)單位及有關(guān)權(quán)威檢測機構(gòu)支付的有關(guān)費用。=4\*GB3④其它特殊狀況：（2）項目部訂立輔機合同需參考其主機合同訂立的付款比例及規(guī)定。（3）采購部、物流部等訂立采購及運輸合同，對方屬于我公司《供應(yīng)商名錄》中的供應(yīng)商，合同規(guī)定能夠滾動付款的，可不執(zhí)行上述付款條件規(guī)定。（4）售后服務(wù)部在電站現(xiàn)場發(fā)生的消缺費用，及公司與電站訂立合同由電站代為支付貨款或勞務(wù)費的，需提前征得公司同意其代為支付后，可不執(zhí)行上述付款條件規(guī)定。（5）其它特殊狀況，經(jīng)公司同意到財務(wù)備案。7.履約保函、預(yù)付款保函的規(guī)定7.1項目部訂立輔機合同及分包合同（1）項目部訂立輔機合同及分包合同，履約保函條件參考主合同規(guī)定。（2）訂立輔機合同及分包合同供應(yīng)商，如果是公司長久合作供應(yīng)商且在公司有欠款，可不提供履約保函。由該供應(yīng)商提供書面承諾函，允許我公司扣留對應(yīng)履約保函比例金額的貨款，直到項目竣工并驗收合格止。7.2采購部訂立采購合同，對方屬于我公司《供應(yīng)商名錄》中的供應(yīng)商，在普通狀況下屬于滾動付款的可不需提供履約保函。7.3除以上狀況外，訂立合同總金額超出100萬元，且生產(chǎn)周期超出六個月的合同，均需對方提供合同額10%-15%的履約保函。履約保函的使用期限從提交履約保函起，到項目竣工并驗收合格30天內(nèi)。7.4特殊狀況，經(jīng)公司研究決定需由供應(yīng)商提供預(yù)付款保函的，則供應(yīng)商還需提供預(yù)付款保函作為合同生效的前提條件。合同的推行1.合同生效前，不得實際推行。合同生效后，公司有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照合同商定全方面推行自己的義務(wù)，并隨時監(jiān)督對方當(dāng)事人及時推行其義務(wù)。2.合同生效后，如遇未商定事項，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并告知公司有關(guān)部門，與對方協(xié)商訂立補充合同，不能達成補充合同的，可按照合同有關(guān)條款和交易習(xí)慣擬定。3.在合同推行過程中，對方公司的推行狀況，應(yīng)及時做好統(tǒng)計并經(jīng)對方確認。4.在推行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)對方不準(zhǔn)時推行合同或有確切的證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列狀況之一的，應(yīng)當(dāng)立刻中斷推行合同義務(wù)，并及時以書面形式上報公司總經(jīng)理，同時以書面形式向?qū)Ψ教岢霎愖h并保存存根或復(fù)印件等異議證據(jù)材料。4.1經(jīng)營狀況嚴重惡化。4.2轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金、逃避債務(wù)。4.3喪失商業(yè)信譽。4.4喪失或者可能喪失推行債務(wù)能力的其它情形。4.5銷售、采購、運輸合同在推行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定時對賬，獲得有對方簽章的對賬函，以此確認雙方債權(quán)債務(wù)。合同的變更和解除1.在合同推行期間，由于客觀因素需要變更或解除合同的，應(yīng)采用書面形式（涉及當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），變更和解除合同的合同未達成或未同意之前，原合同仍有效，應(yīng)繼續(xù)執(zhí)行。2.變更、解除合同的合同應(yīng)按照合同訂立程序同意。涉及費用條款變更的，要送公司財務(wù)部審查，無異議后方可訂立變更合同。法律、法規(guī)規(guī)定變更合同，應(yīng)當(dāng)辦理登記手續(xù)的，應(yīng)當(dāng)依法及時辦理。合同的審批程序和權(quán)限1.合同在正式訂立前（無論與否為原則文本或格式文本），除公司特別規(guī)定外，應(yīng)進行合同評審并按規(guī)定上報主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方能正式訂立（合同范本應(yīng)由公司法律顧問審核后使用）（審批程序具體參見合同評審管理方法）。2.經(jīng)辦人員擬定合同的初稿后（重要合同原則上由部門負責(zé)人具體經(jīng)辦），填寫合同評審表、附合同初稿（公司特別規(guī)定除外），由部門負責(zé)人審核簽字（重要合同需事先經(jīng)公司法律顧問審查），在合同評審中有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)對合同的真實性、正當(dāng)性、及合同價格負責(zé)。大宗物資采購、加工合同、分包合同等合同金額1000萬元（含）以上，固定資產(chǎn)購置金額10萬元（含）以上（生產(chǎn)設(shè)備購置金額30萬元（含）以上）的合同，需經(jīng)“三重一大”決策管理流程通過。印章管理人員需見總經(jīng)理（或授權(quán)人）簽字后方能蓋章，并備案登記。3.合同審批權(quán)限（具體參見合同評審管理方法）。4.融資合同、擔(dān)保合同，須經(jīng)公司董事會同意，并按規(guī)定上報股東及上級主管單位審批。固定資產(chǎn)購置由總經(jīng)理審批，固定資產(chǎn)處置由董事會審批。合同付款公司應(yīng)當(dāng)加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力。1.財務(wù)部門應(yīng)嚴格審核采購預(yù)算、合同、有關(guān)單據(jù)憑證、審批程序、驗收入庫憑證等有關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。在付款過程中，應(yīng)當(dāng)嚴格審查采購發(fā)票的真實性、正當(dāng)性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明因素，及時報告解決。應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常狀況的，應(yīng)當(dāng)回絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。2.合同承接部門應(yīng)當(dāng)加強預(yù)付賬款和定金的管理。涉及大額或長久的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)定時進行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等狀況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)及時采用方法。3.合同承接部門應(yīng)與供應(yīng)商的合同中明確索賠事宜，及時收回索賠貨款。涉及符合索賠條件的，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時辦理索賠。監(jiān)督管理1.公司根據(jù)狀況成立由審計室、財