建設項目檔案管理

建設項目檔案管理一、嚴把質量驗收關，以合同條款監(jiān)控管理全過程為保證工程項目檔案工作的有序管理，檔案管理從簽訂招投標合同就同步啟動。以合同約定為抓手，嚴格執(zhí)行合同考核條款，嚴抓過程質量驗收關，強化管理執(zhí)行力。在項目合同中列入檔案管理條款，主要包括檔案工作管理職責，歸檔的標準，移交時間及進度，工程檔案的質量，數(shù)字化信息源數(shù)據(jù)、視頻材料及竣工圖紙規(guī)范等。合同執(zhí)行過程中，采取檔案資料移交保證金及檔案室驗收簽名的雙重管控措施，共同約束各參建方檔案資料管理程序。以合同考核條款，控制檔案質量，確保文件內容的真實、準確。接收階段性檔案移交時應注意層層把關，尤其是隱蔽工程材料檢測及驗收記錄等，核查檔案材料以專項驗收標準為準繩，驗收成績?yōu)橹笜耍_到相應的考核成績，各參建單位方可獲取合同條款中約定的相應的檔案質量保證金。以合同條款為依據(jù)，規(guī)范項目檔案工作，是建設項目檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性的有利保障。全過程管理的思路、完善的管理制度標準、健全的監(jiān)督機制、成為電力工程項目檔案管理控制的規(guī)范化、標準化的超強引擎和重要舉措。二、應用信息化手段，數(shù)字化管理提供利用服務1.工程檔案管理的高度數(shù)字化做好檔案資料的收集、歸檔管理工作，其目的就是為了更好開發(fā)利用檔案信息。工程建設檔案的形成，是檔案工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源只有提供利用，才能產生價值和效益。提供檔案信息資源利用服務，是檢驗檔案工作有效性的關鍵指標。近年，檔案信息化建設探索工作在不斷的推進，工程項目信息化管理也列入了工作日程。目前國家重大項目檔案專項驗收標準雖然沒有明確數(shù)字化的具體要求，檔案局對建設項目檔案驗收數(shù)字化要求已經(jīng)更趨于嚴格，而電力工程項目信息化建設在不斷的發(fā)展中已經(jīng)更上了新臺階，基本已經(jīng)實現(xiàn)90%以上的全過程數(shù)字化，這也給檔案人員增加了很大的工作難度和強度。工程建設項目檔案全程電子化管理的創(chuàng)新理念，雖然受到多方的阻力，但是項目檔案全程數(shù)字化管理還是逐步實現(xiàn)了較高的程度。項目檔案信息化管理對電子文件實行全程控制，利用計算機系統(tǒng)對電子文件的全生命周期進行全過程管理，記錄電子文件從“出生”到歸檔，到成為電子檔案的一切活動過程和處理情況。項目建設過程檔案人員對電子文件的生成、運轉、保管和處理情況適時監(jiān)控，以便及時發(fā)現(xiàn)和糾正失誤。在過程管理中，所有有助于電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都記錄在案，以證實電子文件的運轉狀況，確保電子文件的管理質量，保證電子文件的產生、處理過程符合規(guī)范，充分利用管理系統(tǒng)的各種資源，實現(xiàn)系統(tǒng)工程軟硬件資源和信息資源的最大共享。項目建設前期，重要立項文件及前期文件的管理，檔案信息主要來源于辦公室自動化應用系統(tǒng)、工程建設項目管理系統(tǒng)。通過統(tǒng)一的管理流程，規(guī)范電子文件過程管理，包括電子源數(shù)據(jù)的管理，工程資料在信息系統(tǒng)中完成全部審核及發(fā)放流程，以便捷的自動歸集方式實現(xiàn)電子文件信息資源共享及歸檔管理?？⒐D紙審核階段，可以同時發(fā)放至不同專業(yè)專工及參建單位審核簽批，既節(jié)約了審核流程的繁瑣環(huán)節(jié)和等待時間，更重要是解決了修改圖紙版本可能出現(xiàn)的差異性問題、來源的可靠性等問題，大大提高了工程資料的管理效率。工程項目的電子文件應用檔案信息系統(tǒng)，完成各業(yè)務系統(tǒng)電子文件的歸集整理，并生成有效的電子檔案。檔案信息管理平臺依據(jù)《電子文件歸檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》，從各業(yè)務系統(tǒng)收集相關的電子文件數(shù)據(jù)資料，檔案人員經(jīng)過鑒定整理開發(fā)，檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源可再次通過ＯA系統(tǒng)推向各用戶的信息平臺，便捷有效的提供電子檔案閱覽，實現(xiàn)全過程電子檔案的有效歸集和利用。檔案信息系統(tǒng)通過收錄規(guī)范的元數(shù)據(jù)，確保電子文件的真實、完整、安全、有效和可持續(xù)性。2.檔案信息化的高效服務檔案管理工作在項目建設前期提前介入，讓參建各方有明確的目標，建設單位建立統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，包括檔案收集范圍及整理規(guī)范，驗收標準以及電子文件規(guī)范，使國家標準、行業(yè)規(guī)范較好的運用到項目檔案管理中，各參建單位在整個項目的檔案信息網(wǎng)絡中，可直接實現(xiàn)項目信息的資源共享，也可在線查閱和跟進項目的進度和更改，應用效果尤其明顯，得到各方的一致好評。電力建設工程檔案信息化，不僅實現(xiàn)了工作效率的提升，更為實現(xiàn)電子文件網(wǎng)絡與工程建設同步，推動檔案數(shù)字化邁進了一大步。通過合同約定，采