淺談辦公現(xiàn)代化在我國(guó)的應(yīng)用

淺談辦公現(xiàn)代化在我國(guó)的應(yīng)用

1應(yīng)用新理念,提高辦公質(zhì)量一般來(lái)說(shuō)，辦公室現(xiàn)代化是指使用現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，或全面或部分取代辦公人員的工作活動(dòng)，優(yōu)質(zhì)高效地管理辦公室信息和事務(wù)。目前,辦公現(xiàn)代化已將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機(jī)的結(jié)合在一起,應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難于處理的數(shù)據(jù)量龐大的、包括非數(shù)值型信息且結(jié)構(gòu)不明確的辦公事務(wù)上,能夠幫助辦公人員解決很多自身無(wú)法解決的問(wèn)題,有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。辦公現(xiàn)代化如同計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)一樣,它本身不是目的,而是一種技術(shù),一種工具,是一門應(yīng)用學(xué)科和技術(shù)。它可以用電腦代替了手寫文件,用網(wǎng)頁(yè)代替了辦公區(qū)域的布告欄,用電子郵件代替了通信員、機(jī)要員騎著摩托車滿城跑送文件。盡管它也有相應(yīng)的理論做依托,但它對(duì)我們廣大政府和企事業(yè)部門來(lái)說(shuō),主要是應(yīng)用研究。我們著眼于應(yīng)用,也著手于應(yīng)用。離開(kāi)了應(yīng)用,辦公現(xiàn)代化就毫無(wú)價(jià)值,離開(kāi)了提高辦公效率,提高辦公質(zhì)量,辦公現(xiàn)代化就失去了意義。在辦公現(xiàn)代化中“人”是決定因素,是信息加工的設(shè)計(jì)者、指導(dǎo)者和成果享用者;而“機(jī)”是指辦公設(shè)備,它是辦公現(xiàn)代化的必要條件,是信息加工的工具和手段。信息是辦公現(xiàn)代化中被加工的對(duì)象,辦公現(xiàn)代化綜合并充分體現(xiàn)了人、機(jī)器和信息三者之間的關(guān)系。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的大大增強(qiáng)以及現(xiàn)代信息處理技術(shù)的飛速發(fā)展,各企事業(yè)單位等對(duì)辦公現(xiàn)代化的要求也越來(lái)越高。因此,辦公室已從一個(gè)單純的以聽(tīng)、聞為主的交流場(chǎng)所,逐漸演變成為一個(gè)具有多種功能的綜合性的信息資源交流場(chǎng)所,幻燈機(jī)、投影機(jī)、攝錄放像器材、擴(kuò)聲器材等各類電子設(shè)備大量進(jìn)入辦公場(chǎng)所,使現(xiàn)代化辦公室的配置越來(lái)越專業(yè),功能也越來(lái)越強(qiáng)大?，F(xiàn)代化的辦公條件是保障完成業(yè)務(wù)、提高工作效率的后盾。企業(yè)代理機(jī)構(gòu)要重視和舍得投資辦公現(xiàn)代化的建設(shè),讓一切業(yè)務(wù)活動(dòng)均通過(guò)現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)處理,做到電腦上有代理全過(guò)程的詳盡記載,檔案上有詳盡的文字資料;并制定業(yè)務(wù)流程管理制度,建立時(shí)限監(jiān)督機(jī)制,分清職責(zé)、獎(jiǎng)懲分明,大幅度提高辦公的時(shí)效和質(zhì)量。高速公路建設(shè)項(xiàng)目一般都有線長(zhǎng)、面廣、涉及單位多等特點(diǎn),傳統(tǒng)的辦公設(shè)備又基本都是單機(jī)作戰(zhàn),共享方面非常薄弱。對(duì)于一篇文件的修改可能是:首先拿到有掃描儀的地方識(shí)別,然后導(dǎo)入磁盤回到自己的位子上修改,完成后在到有打印機(jī)的地方打印,最后拿到復(fù)印室重新復(fù)印。即使各設(shè)備均能運(yùn)行暢通,單就奔走于不同的辦公室進(jìn)行打印或是復(fù)印就已經(jīng)抑制了辦公效率的提高,更何況高速公路建設(shè)項(xiàng)目涉及的線路短則七八十公里,長(zhǎng)則一兩百公里,各類監(jiān)理、施工單位更是上百家之多,單是文件的上傳下達(dá)就要耗費(fèi)很大物力、財(cái)力。因此傳統(tǒng)的辦公模式在高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理方面就難以避免的存在效率低、費(fèi)用高、等缺點(diǎn)。以國(guó)家高速滬陜線西安至商州段高速公路為例,西商高速公路路線起于西安繞城高速公路灞河大橋,途經(jīng)西安市灞橋區(qū)、藍(lán)田縣、商洛市商州區(qū)兩區(qū)一縣,與已建成通車的商州至陜?cè)ソ绺咚俟废嘟?全長(zhǎng)121km,涉及各類監(jiān)理、施工單位80余家,每天都有大量的文件需要上傳、下達(dá),特別是計(jì)劃、考核等時(shí)效性很強(qiáng)的文件,如果靠傳統(tǒng)的模式辦公,可能文件還沒(méi)有送到施工單位手中,考核的期限都已經(jīng)過(guò)了。因此,對(duì)于高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理,基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。2eb網(wǎng)頁(yè)服務(wù)系統(tǒng)著手進(jìn)行信息系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中,首先要請(qǐng)ADSL寬帶、架設(shè)網(wǎng)站、建立Web網(wǎng)頁(yè)服務(wù)系統(tǒng),解決的是互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題,然后開(kāi)始建立電子郵件系統(tǒng),解決內(nèi)、外部辦公的信息傳遞問(wèn)題。但是要實(shí)質(zhì)感受到辦公效率的提升,還要通過(guò)一臺(tái)服務(wù)器來(lái)實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理、移動(dòng)辦公及文件使用記錄報(bào)告等主要功能。2.1分級(jí)閱讀權(quán)限要實(shí)現(xiàn)信息在建設(shè)單位上下級(jí)之間、建設(shè)單位內(nèi)部、建設(shè)單位與監(jiān)理、施工單位之間的高效傳遞,首先需要解決好的就是信息的分級(jí)閱讀權(quán)限問(wèn)題。什么級(jí)別、什么職位的人能夠看到什么樣的信息必須嚴(yán)格界定,這樣既能保證信息的共享,同時(shí)又能保護(hù)單位的機(jī)密。即讓不同群組角色的人,自動(dòng)賦予不同的權(quán)限,方便管理做不同的事情。2.2數(shù)據(jù)管理與管理當(dāng)需要出差或是不在單位內(nèi)時(shí),隨時(shí)可以在任何地方上網(wǎng),利用自已的賬號(hào)密碼即可進(jìn)入,進(jìn)行數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、管理與交換往來(lái)的文件、圖片及多媒體數(shù)據(jù)等,在需要的時(shí)候即刻提供數(shù)據(jù),節(jié)省工作時(shí)間,加倍提高工作效率。出差在外的員工也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將PC上的重要的數(shù)據(jù)及時(shí)儲(chǔ)存在辦公服務(wù)器上,方便領(lǐng)導(dǎo)決策。2.3提高辦公效率這個(gè)功能可以使管理者隨時(shí)查詢所有工作者所存取文件的訪問(wèn)記錄,包括什么人?在什么時(shí)間訪問(wèn)過(guò)哪些文件等詳細(xì)記錄。這樣可以以最快的時(shí)間完成各類文件的上傳下達(dá),也可以在最需要的時(shí)候,通過(guò)最短的時(shí)間找到所需要的文件,大大提高辦公效率。同時(shí),還可以監(jiān)視機(jī)密數(shù)據(jù)是否有外流的可能,可隨時(shí)注意預(yù)備離職員工近3個(gè)月內(nèi)文件使用的狀況,或查詢機(jī)密工作區(qū)的進(jìn)出訪問(wèn)記錄名單,以掌握使用記錄并確保單位內(nèi)部數(shù)據(jù)不會(huì)外流。使用這種高效的辦公服務(wù)器,確實(shí)能夠?qū)⑽覀儸F(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)一步整合,使他們發(fā)揮出更高的效能,同時(shí)利用自身的強(qiáng)大功能,幫助我們實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升。3堅(jiān)持了計(jì)量支付、財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化為核心的網(wǎng)絡(luò)化在西商高速公路建設(shè)管理過(guò)程中,我們利用現(xiàn)代化辦公系統(tǒng),基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)量支付和財(cái)務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化,最大限度的提高了工作效率,為又好又快的建設(shè)西商高速公路奠定了基礎(chǔ)。3.1實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公,提高計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量效率,提高了計(jì)量效率,提高了計(jì)量效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量支付效率,提高了計(jì)量效率,提高了計(jì)量支付信息化管理系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)設(shè)置施工單位、駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦、管理處4方單位計(jì)量人員的上報(bào)和審核權(quán)限,使計(jì)量在申報(bào)、審核過(guò)程中的信息溝通更加直接、快速,使項(xiàng)目管理在路線長(zhǎng)、合同段多的形勢(shì)下,平穩(wěn)、高效的運(yùn)行,提高了計(jì)量支付工作效率,大大縮短了計(jì)量周期,很好的實(shí)現(xiàn)了計(jì)量過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)化辦公。西安至商州高速公路路線全長(zhǎng)117km,橫跨關(guān)中盆地和秦嶺山地2大地貌單元,沿線地質(zhì)條件復(fù)雜多樣,合同單位達(dá)100余個(gè),參建人員多,如果用舊的計(jì)量支付模式,其計(jì)量支付報(bào)表審核簽署的周期可想而知。西商管理處在工程開(kāi)始就引入計(jì)量支付信息化管理系統(tǒng),并發(fā)揮了較好的作用(見(jiàn)圖1、圖2)。3.1.1推行網(wǎng)絡(luò)+在線審核,解決了計(jì)量支付周期短計(jì)量支付程序比較復(fù)雜繁瑣,而且計(jì)量支付工作量集中,如果采用傳統(tǒng)的人工完成計(jì)量支付所有報(bào)表的編制,數(shù)據(jù)量大且大量數(shù)據(jù)重復(fù)引用,費(fèi)時(shí)、費(fèi)力,而且計(jì)量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也難以保證。在審批過(guò)程中,駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦、管理處各級(jí)單位都需要時(shí)間來(lái)進(jìn)行計(jì)算復(fù)核,從而延長(zhǎng)了審批時(shí)間。另外,任何一個(gè)環(huán)節(jié)審核時(shí),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題都要重新打印、簽署報(bào)表,加之工期緊、任務(wù)重,每月完成的工程量大,整個(gè)審批過(guò)程時(shí)間延長(zhǎng),來(lái)回簽署的報(bào)表多,導(dǎo)致承包人很難及時(shí)獲得計(jì)量工程款,造成工地資金緊張,耽擱了下一個(gè)工序的順利開(kāi)展。為此,在項(xiàng)目開(kāi)始就引入計(jì)量支付信息化管理系統(tǒng),以網(wǎng)絡(luò)為載體,推行無(wú)紙化辦公,各級(jí)單位只要能上網(wǎng)通過(guò)授權(quán)就可以訪問(wèn)計(jì)量系統(tǒng)。管理處將合同條款、各合同段工程量清單、標(biāo)準(zhǔn)表格等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng),按施工單位、駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦、管理處各級(jí)計(jì)量工程師崗位職責(zé)設(shè)置用戶名和密碼,施工單位每月會(huì)同專業(yè)監(jiān)理工程師對(duì)本標(biāo)段已完成的工程量進(jìn)行測(cè)量計(jì)算,經(jīng)專業(yè)監(jiān)理工程師簽認(rèn)后將經(jīng)驗(yàn)收合格的工程按合同規(guī)定的方法統(tǒng)一在計(jì)量系統(tǒng)中各自的用戶中錄入,中間交工證、圖紙、詳細(xì)計(jì)算書(shū)等附件資料掃描或上傳至相應(yīng)模塊,由系統(tǒng)自動(dòng)生成工程計(jì)量證和月支付申請(qǐng)報(bào)表。駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦、管理處各級(jí)單位審核時(shí),只需要從系統(tǒng)中調(diào)出相應(yīng)附件資料備查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)直接通過(guò)計(jì)量系統(tǒng)修改電子數(shù)據(jù)后上報(bào)至上一級(jí)審核單位。最后以管理處審批后的數(shù)據(jù)作為下期計(jì)量基準(zhǔn)數(shù)據(jù)。電子數(shù)據(jù)批復(fù)后,施工單位只需打印審批過(guò)的報(bào)表逐級(jí)完善簽字手續(xù)即可,在此過(guò)程中,縮短了各級(jí)審核單位來(lái)回修改、簽署報(bào)表耗費(fèi)的時(shí)間。不僅減少了傳統(tǒng)計(jì)量的中間環(huán)節(jié),縮短了計(jì)量支付周期,縮短了承包人及時(shí)獲得計(jì)量工程款的間隔,保證了建設(shè)資金的良性循環(huán)使用。而且在項(xiàng)目大干期間,可以實(shí)現(xiàn)每月計(jì)量2次,大大緩解了施工單位的資金壓力。3.1.2信息交流平臺(tái)不完善計(jì)量支付從施工單位申報(bào),到駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦審核,管理處審批,工作流程長(zhǎng),參與人員多,在每個(gè)環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)理解上的不一致,如何將這些不同意見(jiàn)進(jìn)行及時(shí)交流和溝通是保證計(jì)量工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。如果沒(méi)有搭建起有效的信息交流平臺(tái),仍然采用傳統(tǒng)的電話通知等形式必將導(dǎo)致信息反饋不暢通,使各個(gè)環(huán)節(jié)缺少溝通,導(dǎo)致計(jì)量支付工作的不正常延誤或計(jì)量數(shù)據(jù)的偏差。計(jì)量支付信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用,引入了合同條款、管理類文件等信息共享和計(jì)量申報(bào)、審批全過(guò)程監(jiān)督流程管理,通過(guò)計(jì)量系統(tǒng)能隨時(shí)查詢到各級(jí)單位申報(bào)、審核計(jì)量耗時(shí),且數(shù)據(jù)庫(kù)中保留審核修改記錄,流程走到哪里,在哪一級(jí)審核單位出了問(wèn)題,都可以通過(guò)流程圖形象直觀的顯示出來(lái),讓各級(jí)計(jì)量人員隨時(shí)查詢計(jì)量審核的進(jìn)度情況,及時(shí)解決審核過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,有效的促進(jìn)各級(jí)單位計(jì)量人員在第一時(shí)間內(nèi)完成計(jì)量審核,防止了各級(jí)審核單位弄虛作假、隨意應(yīng)付、刻意拖延申報(bào)時(shí)間等不利于計(jì)量的事件發(fā)生(見(jiàn)圖3)。3.1.3應(yīng)用化管理系統(tǒng)的應(yīng)用,有利于期計(jì)工時(shí)的核算誤差計(jì)量支付工作是控制工程造價(jià)的核心環(huán)節(jié),是保證業(yè)主和承包人合法權(quán)益的重要途徑。工程建設(shè)資金數(shù)額巨大,計(jì)量數(shù)據(jù)處理工作量大,重計(jì)、漏計(jì)、超計(jì)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,如果在中期計(jì)量過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正,將會(huì)對(duì)資金的使用帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)量支付信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用,通過(guò)對(duì)每條臺(tái)賬的設(shè)計(jì)數(shù)量、變更增減數(shù)量、可計(jì)量數(shù)量、剩余數(shù)量實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控,對(duì)超出臺(tái)賬數(shù)量的工程量提示,以便中期計(jì)量過(guò)程中查缺補(bǔ)漏,及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)量誤差,防止重計(jì)、漏計(jì)、超計(jì)等現(xiàn)象發(fā)生。另外,如果采用傳統(tǒng)的數(shù)學(xué)公式對(duì)工程量進(jìn)行計(jì)算,各級(jí)計(jì)量人員的理解和操作習(xí)慣不同,數(shù)據(jù)保留小數(shù)點(diǎn)后四舍五入的精度不一致,也可能導(dǎo)致誤差,雖然這些誤差很小,但是這樣的誤差在許多期計(jì)量累加或各級(jí)計(jì)量單位審核匯總后,會(huì)出現(xiàn)很大的差別,這種差別可能會(huì)影響到開(kāi)工預(yù)付款和保留金的扣回等。計(jì)量支付信息化管理系統(tǒng)在項(xiàng)目開(kāi)始統(tǒng)一設(shè)定了將工程量四舍五入保留兩位小數(shù),金額四舍五入取整保留到元,各級(jí)計(jì)量審核單位數(shù)據(jù)共享,減少了計(jì)量過(guò)程中因數(shù)據(jù)四舍五入導(dǎo)致的細(xì)微偏差,使各類扣款項(xiàng)累計(jì)扣回與財(cái)務(wù)賬面金額零誤差。3.2財(cái)務(wù)系統(tǒng)3.2.1保證了會(huì)計(jì)記錄的準(zhǔn)確性會(huì)計(jì)賬務(wù)處理軟件給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)了飛躍式的前進(jìn)。利用賬務(wù)處理軟件,會(huì)計(jì)將已經(jīng)審核的會(huì)計(jì)原始憑證輸入電腦,財(cái)務(wù)軟件便會(huì)對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn),明細(xì)賬、總賬和報(bào)表都由財(cái)務(wù)軟件根據(jù)輸入的會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)生成,大大縮短了財(cái)務(wù)工作者記賬的時(shí)間,并且保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.2.2利用工作簿進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,可將工商會(huì)計(jì)人員或政府資金發(fā)放入形工程財(cái)務(wù)工作涉及到的數(shù)據(jù)量大,一項(xiàng)工程往往跨越幾個(gè)會(huì)計(jì)年度,工程財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的記錄與延續(xù)及保管顯得尤為重要。而且一項(xiàng)工程涉及到的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),如:總投資、累計(jì)完成投資、政府資金累計(jì)已撥款等,要經(jīng)由計(jì)劃統(tǒng)人員再傳遞到會(huì)計(jì)人員及單位領(lǐng)導(dǎo),是與施工隊(duì)進(jìn)行決算結(jié)算的重要數(shù)據(jù)依據(jù),也是一項(xiàng)工程檔案記錄的重要部分。EXCEL工作簿的使用使得數(shù)據(jù)的記錄統(tǒng)計(jì)顯得非常方便。將一些常用的數(shù)據(jù)格式設(shè)計(jì)成統(tǒng)一的EXCEL工作簿格式模板保存起來(lái),這樣不但可以使數(shù)據(jù)保持格式的一致性,方便財(cái)務(wù)分析,也為以后的數(shù)據(jù)記錄減少一些重復(fù)工作。3.2.3納稅人銀行賬扣款網(wǎng)上納稅申報(bào)繳納系統(tǒng)是一個(gè)通過(guò)撥號(hào)上網(wǎng)申報(bào)繳納稅款的系統(tǒng),納稅人可以通過(guò)該納稅申報(bào)系統(tǒng)填寫納稅資料,并將填好的納稅申報(bào)表通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到稅務(wù)機(jī)關(guān),由銀行直接按納稅人申報(bào)的稅額在納稅人的銀行賬上進(jìn)行扣款。3.2.4方便的收款支付操作隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展,各大銀行前后推出了“網(wǎng)上銀行”產(chǎn)品,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)鏈接,進(jìn)入各個(gè)銀行的相應(yīng)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行登陸,進(jìn)入網(wǎng)上銀行版面。通過(guò)網(wǎng)上銀行我們可以立即查詢當(dāng)前的銀行賬戶情況,包括歷史賬務(wù)、當(dāng)天賬務(wù),通過(guò)網(wǎng)上銀行,我們可以進(jìn)行極為方便的款項(xiàng)支付操作。企業(yè)內(nèi)部的控制管理則通過(guò)“付款、授權(quán)、審批”職責(zé)由不同人員進(jìn)行操作來(lái)達(dá)到內(nèi)部控制的目的。我們還利用銀行提供的網(wǎng)上對(duì)賬單打印功能,通過(guò)網(wǎng)上操作打印出蓋有銀行章的對(duì)賬單,財(cái)務(wù)人員無(wú)需每月到銀行領(lǐng)取對(duì)賬單,在辦公室便可輕松打印對(duì)賬單進(jìn)行對(duì)賬了,這就改變了以前要到下月上旬才能領(lǐng)取到由銀行統(tǒng)一打印的上月銀