前臺崗位操作手冊

行政前臺崗位操作手冊一、前臺管理（一）前臺物品擺放；1. 抽屜內(nèi)辦公和私人物品分開抽屜放置，兩位前臺熟悉辦公用品擺放位置。（統(tǒng)計辦公用品后）2. 桌面前臺的衛(wèi)生清理以及桌面擺放并保持干凈整潔。（二）前臺環(huán)境保持1. 前臺桌面衛(wèi)生保持、無灰塵。2. 桌下網(wǎng)線、電線規(guī)整整潔，避免凌亂現(xiàn)象。3. 前臺周邊保持整潔。4. 每日下班前保持好自己崗位環(huán)境，每七天保潔人員進(jìn)行一次徹底清掃與消毒。（三）前臺人員形象1. 著裝：工作日著裝要保持大氣端莊，干凈利索，不超短，不露肩。2. 妝容：淡妝或素顏。（四）前臺紀(jì)律1.工作時間前臺必須確保有一人在崗，如有特殊狀況須請同事幫忙代崗。3. 有人前來詢問事微笑回復(fù)，接待。4. 辦公區(qū)嚴(yán)禁奔跑、有失穩(wěn)重的行為舉止。5. 嚴(yán)禁凝聚同事在前臺工作區(qū)域內(nèi)攀談。二、大廳管理（一）大廳環(huán)境改善1. 改善項目涉及：大廳擺放物的添置、更換、維護(hù)，以美化環(huán)境為目的；2. 每月前臺提交兩條改善項目，最少貫徹1個改善項目；3.門廳綠植，無塵土，每七天綠植養(yǎng)護(hù)2次；4.門廳地面干凈、整潔，無雜物；每天由保潔進(jìn)行清掃。（二）公共設(shè)施管理維護(hù)1. 沙發(fā)（1）保潔每七天五進(jìn)行一次表面清潔；（2）保持大廳內(nèi)通風(fēng)，避免空調(diào)直吹沙發(fā)。2.飲用水（1）每天上班前巡視辦公區(qū)，檢查桶裝水與否充裕；（2）及時告知行政人員協(xié)助更換桶裝水；3.綠植（1）每天巡視2次辦公區(qū)綠植擺放狀況；（2）檢查發(fā)現(xiàn)綠植枯葉、衰敗等狀況，及時告知綠植養(yǎng)護(hù)人員更換。（三）前臺公共區(qū)域管理1.正門自動玻璃門保持干凈；2.地面、柱面、批示牌等保持光亮整潔；3.大廳綠植有灰塵，花盆內(nèi)無雜葉；4.公共區(qū)域全部開關(guān)擦拭干凈；（四） 大廳人員流動管理1.來訪客戶需在門衛(wèi)處登記，并持環(huán)球智達(dá)訪客證進(jìn)入；2.面試人員在前臺一側(cè)會議室填表，休息等待，不得隨意走動；3.臨時來訪客戶若臨時無人接待，前臺需將客戶請到會議室同時協(xié)助聯(lián)系接待人員；4.執(zhí)法機(jī)關(guān)來訪，前臺應(yīng)妥善安排后告知有關(guān)接待人員；5.上班期間管理員工不得在大廳聚眾聊天以及在大廳內(nèi)大聲喧嘩；6.若發(fā)現(xiàn)閑雜人等在大廳走動，前臺應(yīng)詢問來訪緣由并及時反饋部門主管進(jìn)行解決。三、前臺物品擺放規(guī)范（一）辦公桌面上，應(yīng)擺放各部門信件欄、電腦、電話機(jī)、筆筒、水壺、臺歷等工作必備用品；可適宜放置綠植、水杯等生活用品（二）辦公桌面上不可長時間堆放私人物品（三）文獻(xiàn)資料等不應(yīng)在辦公桌上積壓過多、過久（四）左側(cè)儲物柜1.一次性紙杯2.快遞文獻(xiàn)封、底單3.崗位人員私人物品（五）右側(cè)儲物柜1.客戶接待有關(guān)用品2.藥品包（六）推柜1-3號推柜：前臺日常使用有關(guān)辦公用品（七）其它1.不使用的物品，應(yīng)放于庫房內(nèi)，不可堆放于公共區(qū)域。2.員工臨時寄存前臺的物品應(yīng)盡量擺放在抽屜下方。3.嚴(yán)禁將快遞擺放在后方公共區(qū)域。4.座椅嚴(yán)禁擺放任何物品。5.垃圾桶周邊不得有垃圾，影響整潔程度。6.將前臺桌面整頓干凈，全部物品歸位，收拾整潔后離開公司。四、客戶接待（一）工作內(nèi)容1. 日?？蛻艚哟暾埵芾?；2. 客戶接待申請單信息核對，有問題與申請人聯(lián)系及時解決；3. 前期客戶接待用品按接待原則提前30分鐘準(zhǔn)備好；4. 接待期間依申請人規(guī)定主動配合接待工作，如合影、會議期間添加茶水；5. 接待結(jié)束告知保潔人員清理睬議室，前臺回收接待用品放回客戶接待用品庫；（二）接待用品管理1. 管理物品：客戶接待前期、接待期間有關(guān)物品；2. 管理方法：（1）跟部門采購專人溝通購置；（2）到貨客戶接待用品及時錄入；（3）日常接待所用物品及時出庫，確保出入庫數(shù)量一致；（4）客戶接待有關(guān)物品定時清潔；（5）臨時借用的客戶接待用品需在《客戶接待用品借用表》登記五、快遞和名片管理（一） 日常郵件寄送1. 前臺負(fù)責(zé)公司郵件寄送的受理工作，快遞種類涉及申通及順豐快遞；2. 郵件寄送按日保存底單，必要時提供單號給寄件人查詢；（二） 費用報銷1. 每月核對快遞賬單，按部門進(jìn)行費用分?jǐn)偅?. 經(jīng)行政主管確認(rèn)費用后提交OA報銷。（三） 日?？爝f收取1. 簽收文獻(xiàn)類快遞前，在名冊中查詢并確認(rèn)收件人為環(huán)球智達(dá)員工，再簽收；如果在名冊中查無此人，則由快遞人員電話確認(rèn)或送給本人。2. 為了確保安全，包裹類文獻(xiàn)原則上不予簽收，由員工本人或部門人員代簽。（四）名片制作1.及時匯總員工OA需求，每七天五統(tǒng)一匯總制作名片，核對精確；2.收到名片1個工作日內(nèi)告知領(lǐng)取。六、信件的解決方法由郵局送