公司檔案管理?xiàng)l例

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檔案管理的目的

為了適應(yīng)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的要求，規(guī)范檔案管理的基本流程，保證檔案整理的質(zhì)量，維護(hù)檔案的安全，便于資料的利用和查找。

檔案管理的基本原則

實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。

文件材料的處理流程

1、發(fā)文處理

由擬稿部門(mén)擬稿、核稿，并由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。會(huì)簽完畢后進(jìn)行簽發(fā)工作。

2、收文處理

簽收登記后由公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并由擬稿部門(mén)簽字領(lǐng)回已審批文件。將文件復(fù)印留底、分發(fā)，最后回收歸檔。

歸檔流程

3、文件材料的分類

A、分類別

一般分為規(guī)章制度、計(jì)劃安排、總結(jié)、記錄、合同五類。同一類別的文件應(yīng)該放在一起。

B、分年度

按文件形成年度分開(kāi)。

分保管期限

將同一年度的文件材料按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)。

4、排列編號(hào)

將同一類別、同一年度、同一保管期限的文件材料按其類別、年度、保管期限進(jìn)行排列。排列完畢后，將同一年度、同一保管期限的文件材料各編一個(gè)順序號(hào)，即件號(hào)。同一年度、同一保管期限內(nèi)的件號(hào)不得重復(fù)。

5、加蓋檔號(hào)章

文件材料排列完畢后，在每件文件材料首頁(yè)的右上方加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)。

6、裝訂

歸檔材料應(yīng)該以件為單位裝訂。裝訂時(shí)，要求正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；正件在前，附件在后。

7、裝盒

同一保管期限的文件材料按件號(hào)順序裝入檔案盒，厚度不超過(guò)檔案盒厚度，每盒裝滿后再換下一盒。

8、編制檔案目錄

檔案目錄包括件號(hào)、題名、責(zé)任人、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)、備注。檔案目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，以便于手工檢索和檔案移交。

9、填寫(xiě)檔案盒封面和背脊

檔案盒封面應(yīng)填寫(xiě)立檔單位全稱或通用簡(jiǎn)稱。

檔案盒背脊項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)。其中起止件號(hào)為盒內(nèi)文件材料的起止件號(hào)。

10、填寫(xiě)備11、考表

備考表包括盒內(nèi)檔案情況說(shuō)明、整理者、日期。說(shuō)明盒內(nèi)檔案的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。

檔案盒由深圳市檔案局監(jiān)制，檔案盒封底下部應(yīng)印有“深圳市檔案局監(jiān)制”字樣。

12、歸檔時(shí)間

前一年的檔案規(guī)整工作應(yīng)該在第二年的六月份前完成。

（六）檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)該根據(jù)檔案的成分和狀況，進(jìn)行一系列的存放和安全防護(hù)措施。存放要遠(yuǎn)離易燃易爆場(chǎng)所，盡量不使用底層和最高層做檔案庫(kù)房。定期對(duì)檔案的保管工作進(jìn)行檢查，排除各項(xiàng)危險(xiǎn)隱患。

（七）檔案的查找

任何人在需要進(jìn)行檔案的查找時(shí)，首先要進(jìn)行登記工作，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能進(jìn)入檔案管理庫(kù)查找，在獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件的復(fù)印。任何人不得任意查找和翻閱檔案。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔工資標(biāo)準(zhǔn)表職位職位等級(jí)基本工資職務(wù)補(bǔ)貼技術(shù)補(bǔ)貼特殊補(bǔ)貼總經(jīng)理副總經(jīng)理部門(mén)經(jīng)理部門(mén)